Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

§ 1. Rozporządzenie określa

1)

zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2)

sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku

upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3)

sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.

Rozdział 2

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

§ 2. Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

§ 3. Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują

1)

w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się

o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych

i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1[1] i 1[2] Kodeksu pracy);

2)

w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym

a)

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do

stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c)

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika

wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2024 r.

poz. 1696),

e)

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika

– z treścią regulaminu pracy (art. 104[3] § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237[4] § 3 Kodeksu pracy),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

1)

Na dzień ogłoszenia obwieszczenia w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej działem administracji rządowej – praca kieruje

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

f)

Poz. 474

potwierdzenie poinformowania pracownika

– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29[1] § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia

(art. 29 § 3[2] i art. 29[1] § 4 Kodeksu pracy),

– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22 [2] § 8 Kodeksu pracy),

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226

pkt 2 Kodeksu pracy),

– o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22[1c] § 12 i art. 22[1e] § 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

i)

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

j)

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem

lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l)

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m)2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy

udzielającego tego urlopu (art. 182[1e] Kodeksu pracy),

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186[7] Kodeksu pracy),

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania

z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189[1] Kodeksu pracy),

q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174[1] Kodeksu pracy),

r)

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

s)

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy

(art. 101[1] § 1 Kodeksu pracy),

t)

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników

pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151 [7]

§ 6 Kodeksu pracy),

u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,

2)

Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 335), które weszło z życie z dniem 19 marca 2025 r.

x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym

wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29[3] § 1 i 3 Kodeksu pracy),

y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29[4] § 3 i 4 Kodeksu pracy),

z)

3)

dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188 [1] Kodeksu pracy);

w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym

a)

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c)

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171

§ 3 Kodeksu pracy),

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e)

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym

postępowaniem egzekucyjnym,

f)

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101[2] § 1 Kodeksu

pracy),

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku

z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów

zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

4)

w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary

po upływie określonego czasu;

5)

w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

a)

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22 [1c] § 6 Kodeksu

pracy),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany

do ochrony porządku publicznego (art. 22 [1d] § 10 Kodeksu pracy),

c)

informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie

środków działających podobnie do alkoholu (art. 22 [1c] § 6 i art. 22[1e] § 2 Kodeksu pracy),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22 [1d] § 10

i art. 22[1f] § 2 Kodeksu pracy).

§ 4. 1. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej

oświadczeń lub dokumentów.

2. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1,

C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu

oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

3. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie

w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku

z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą

danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

4. Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą

pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na

obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony

organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym

przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

§ 5. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie

dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub

osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

§ 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem

pracy obejmującą

1)

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą

a)

ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest

dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka

w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty

(art. 142 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta

(art. 144 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie

z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140 [1] § 1 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie

rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140 [1] § 2 Kodeksu pracy),

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148[1] Kodeksu pracy),

– ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173[1] Kodeksu pracy),

c)

dokumenty związane

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie

pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu

pracy (art. 151[3] Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy

w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu

pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu

pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2)

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3)

kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika

o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4)

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237[6]

i art. 237[7] Kodeksu pracy).

§ 7. W przypadku, o którym mowa w art. 23[1] Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy

pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

§ 8. Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Rozdział 3

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

§ 9. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym

1)

zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2)

integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3)

stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4)

identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)

skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;

6)

wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony

w rozdziale 4;

7)

funkcjonalność wydruku dokumentacji.

§ 10. 1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki

1)

jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

2)

jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3)

jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega

w szczególności na

1)

systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2)

opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3)

stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4)

bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5)

przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe

informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do

dokumentacji.

§ 11. 1. W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe

tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

2. Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika

pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

§ 12. 1. Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

2. Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 94[8] § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści

z dokumentem w postaci papierowej.

3. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.

Rozdział 4

Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi

§ 13. 1. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru

dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.

2. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików

1)

dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF;

2)

dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane;

3)

dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.

3. Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML

z metadanymi

1)

identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych

dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;

2)

identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji

pracowniczej, do której należy dokument;

3)

rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;

4)

data powstania dokumentu;

5)

data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym

podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;

6)

numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego

braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7)

imię i nazwisko pracownika;

8)

nazwa pracodawcy;

9)

data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

4. Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.

5. Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.

§ 14. 1. Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku zapisanym

w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy

z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703

oraz z 2026 r. poz. 160).

2. Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią

elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów

przeznaczonych do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

Rozdział 5

Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru

tej dokumentacji

§ 15. 1. Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

2. Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem

1)

operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366,

820 i 1456), zwanego dalej „operatorem”;

2)

osoby upoważnionej przez pracodawcę;

3)

środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

3. W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub,

gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

4. W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

5. Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym

mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

§ 16. 1. Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą

1)

pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 Kodeksu pracy, albo

2)

osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94[9] § 3 Kodeksu pracy.

2. Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji.

3. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.

4. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje

1)

na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo

2)

za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być

wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

§ 17. 1. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej

była przechowywana przez pracodawcę.

2. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się

w sposób określony w rozdziale 4.

Rozdział 6

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

§ 18. 1. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej,

pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym

zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2)

w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku

do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym

podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii

z dokumentacją pracowniczą.

2. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo

2)

w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

3. Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 94[9] § 3 Kodeksu

pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od

dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2

stosuje się odpowiednio.

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 19. Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek

pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

§ 20. 1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się

przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem

wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2. Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

3. Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

§ 21. Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe

pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym

dniem, do § 2–6 niniejszego rozporządzenia.

§ 22. 1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.

3. Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

§ 23. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.3)

3)

Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie

zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt

osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), które utraciło moc z dniem wejścia w życie art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia

2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

(Dz. U. poz. 357).

Warszawa, dnia 7 kwietnia 2026 r.

Poz. 474

O B W IE S Z CZ E N I E

M IN I S TR A R O D Z IN Y, PRA CY I PO L I TYK I SPO Ł EC Z N EJ 1)

z dnia 23 marca 2026 r.

w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

w sprawie dokumentacji pracowniczej

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych

aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

(Dz. U. z 2024 r. poz. 535), z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki

Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 335).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje § 2 rozporządzenia

Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 335), który stanowi

„§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 19 marca 2025 r.”.

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: A. Dziemianowicz-Bąk

1)

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej – praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny,

Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

Załącznik do obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki

Społecznej z dnia 23 marca 2026 r. (Dz. U. poz. 474)

RO ZPO RZ ĄD Z E N I E

M IN I S TR A R O D Z IN Y, PRA CY I PO L I TYK I SPO Ł EC Z N EJ 1)

z dnia 10 grudnia 2018 r.

w sprawie dokumentacji pracowniczej

Na podstawie art. 298[1] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423 i 1661

oraz z 2026 r. poz. 25 i 473) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki

Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 474)

MINIMALNE WYMAGANIA TECHNICZNE DLA ODWZROROWAŃ CYFROWYCH

Rodzaj skanowanego dokumentu

Minimalna rozdzielczość

Minimalna liczba bitów

na piksel

teksty drukowane czarno-białe,

w formacie A4 lub większym

200 dpi

teksty drukowane czarno-białe,

w formacie mniejszym niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności 1 bit (czarno-białe)

od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

teksty drukowane, kolorowe,

w formacie A4 lub większym

200 dpi

teksty drukowane, kolorowe,

w formacie mniejszym niż A4

1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności 16 bitów (kolor)

od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

rękopisy w formacie A4 lub

większym

300 dpi

rękopisy w formacie mniejszym

niż A4

2000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności 16 bitów (kolor)

od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość

fotografie czarno-białe (jeżeli są

włączone do dokumentacji

osobno)

1600 pikseli na dłuższym boku

8 bitów (skala szarości)

lub 24 bity (kolor)

fotografie kolorowe (jeżeli są

włączone do dokumentacji

osobno)

1600 pikseli na dłuższym boku

24 bity (kolor)

1 bit (czarno-białe)

16 bitów (kolor)

16 bitów (kolor)

Dopuszcza się stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF w przypadku, gdy zastosowana kompresja nie powoduje widocznego pogorszenia jakości obrazu.