Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowe warunki i tryb refundowania pracodawcom ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom, zwanym dalej „młodocianymi”, oraz składek na ubezpieczenia społeczne

od refundowanych wynagrodzeń, w tym

1)

elementy wniosku o zawarcie umowy o refundację oraz rodzaje dołączanych do niego informacji;

2)

terminy składania wniosku;

3)

elementy opinii do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację;

4)

elementy wniosku Ochotniczych Hufców Pracy, zwanych dalej „OHP”, o przyznanie refundacji;

5)

elementy umowy o refundację;

6)

elementy wniosku o zwrot poniesionych kosztów przez pracodawcę.

§ 2. 1. Pracodawca, o którym mowa w art. 349 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, zwanej dalej „ustawą”, składa wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym

oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwany dalej „wnioskiem o zawarcie umowy

o refundację”, w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum edukacji i pracy młodzieży OHP, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 352 ustawy, zwanego dalej „centrum

edukacji”, właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego.

2. Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera

1)

nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;

2)

wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;

3)

nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;

4)

formę prawną prowadzonej działalności;

5)

miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;

6)

numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;

7)

numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;

1)

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej – praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

8)

oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

9)

nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r.

poz. 1043 i 1160), zwanej dalej „prawem oświatowym”, posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład

pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;

10) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący

a)

imię i nazwisko młodocianego,

b) numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku – rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

c)

datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,

d) formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej

pracy,

e)

w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu – nazwę tego zawodu,

a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy – zakres przyuczenia do pracy;

11) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza

1)

poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa

w art. 348 ust. 1 ustawy;

2)

oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora

praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;

3)

zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy

z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);

4)

informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu

w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

5)

deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;

6)

upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie

umowy o refundację przez tę osobę;

7)

oświadczenie o

a)

liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na

czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki – w dniu składania wniosku o zawarcie umowy o refundację,

b) liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach

wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,

c)

spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8

ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,

d) niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń

młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek.

4. Jeżeli dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, były już złożone przez pracodawcę do tego samego centrum edukacji, do którego składany jest wniosek o zawarcie umowy o refundację, nie dołącza się ich ponownie. W tym przypadku

pracodawca składa oświadczenie, że dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, zostały złożone do centrum edukacji

z wcześniejszym wnioskiem o zawarcie umowy o refundację i są aktualne na dzień składania wniosku.

5. Jeżeli pracodawca złożył oświadczenie o niespełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację –

z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy, podaje we wniosku przyczyny niespełnienia tego warunku.

6. Oświadczenie złożone przez pracodawcę, o którym mowa w ust. 3 pkt 7 lit. c, wojewódzka komenda OHP weryfikuje

na podstawie danych udostępnianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 351 ust. 12 pkt 7 ustawy.

7. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać złożony przez organizację zrzeszającą pracodawców reprezentującą

pracodawcę na podstawie upoważnienia.

8. Wniosek o zawarcie umowy o refundację dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych

oraz pozaszkolnych, składa się w terminie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca

zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

§ 3. 1. Centrum edukacji sprawdza wniosek o zawarcie umowy o refundację pod względem formalnym i przekazuje

go w postaci papierowej lub elektronicznej do właściwej wojewódzkiej komendy OHP nie później niż w terminie 14 dni od

dnia złożenia tego wniosku.

2. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji dołącza opinię.

3. Opinia zawiera

1)

ocenę spełniania przez pracodawcę warunków wymaganych do zawarcia umowy o refundację;

2)

rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku;

3)

uzasadnienie rekomendacji;

4)

podpis osoby sporządzającej opinię.

4. W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji wzywa pracodawcę

do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje w tym przypadku

wydłużony o czas, w jakim pracodawca usunął braki formalne.

5. W przypadku rekomendacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację wojewódzka

komenda OHP zawiera z pracodawcą, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią z centrum edukacji, umowę

o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwaną dalej „umową”.

6. Refundacja obejmuje okres przygotowania zawodowego u danego pracodawcy, zgodnie z umową o pracę w celu

przygotowania zawodowego.

7. Jeżeli pracodawca wystąpi z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację w roku kalendarzowym następującym po

roku, w którym zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, refundacja może zostać przyznana najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym został złożony wniosek o zawarcie umowy o refundację.

8. Umowa zawiera

1)

numer oraz datę jej zawarcia;

2)

określenie stron umowy wraz z informacjami, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3–4 i 6;

3)

okres, na jaki zostaje zawarta;

4)

wykaz informacji o młodocianych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10;

5)

deklarację, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 5;

6)

zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do wypłaty refundacji wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek

na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń za zatrudnionych młodocianych wskazanych w umowie

na rachunek płatniczy wskazany we wniosku o zawarcie umowy o refundację;

7)

wysokość refundacji;

8)

okres, przez który będzie wypłacana refundacja, oraz częstotliwość jej wypłaty;

9)

termin wypłacania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w § 8 ust. 1;

10) zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji umów związanych z przyznaną refundacją w miejscu odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych pracowników lub w siedzibie podmiotu

działającego w imieniu pracodawcy;

11) zobowiązanie pracodawcy do niezwłocznego informowania o okolicznościach mających wpływ na realizację umowy;

12) wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis

albo pomocy de minimis udzielanej pracodawcy;

13) skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;

14) sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy, zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego;

15) inne ważne postanowienia istotne dla stron umowy;

16) podpisy stron umowy.

§ 4. 1. Jednostka organizacyjna OHP organizująca przygotowanie zawodowe młodocianych, spełniająca warunki,

o których mowa w art. 349 ust. 1 ustawy, składa wniosek o przyznanie refundacji wynagrodzeń wypłacanych młodocianym

oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwany dalej „wnioskiem OHP o przyznanie refundacji”, do wojewódzkiej komendy OHP właściwej ze względu na miejsce odbywania przygotowania zawodowego za

pośrednictwem centrum edukacji.

2. Wniosek OHP o przyznanie refundacji zawiera

1)

informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 6 i 9;

2)

nazwę jednostki organizacyjnej OHP prowadzącej przygotowanie zawodowe i adres siedziby;

3)

wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek OHP o przyznanie refundacji, zawierający dane, o których

mowa w § 2 ust. 2 pkt 10.

3. Do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza się dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 i 2.

4. Jeżeli jednostka organizacyjna OHP zatrudnia młodocianych pracowników w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 3 i 4.

5. Przepis § 2 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§ 5. 1. Do sprawdzania wniosków OHP o przyznanie refundacji przez centrum edukacji przepisy § 3 ust. 1–4 stosuje się

odpowiednio.

2. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku OHP o przyznanie refundacji przez wojewódzką komendę OHP

centrum edukacji informuje na piśmie jednostkę organizacyjną OHP o warunkach przyznania refundacji, w tym o wysokości

refundacji oraz terminach jej wypłaty.

§ 6. 1. W przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych określonych w przepisach,

o których mowa w art. 348 ust. 1 ustawy, pracodawca, który zawarł umowę, może w terminie 60 dni od dnia wejścia w życie

nowych stawek wystąpić do centrum edukacji właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego z wnioskiem, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji za okres od dnia wejścia w życie zmiany dotyczącej wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

3. W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po terminie, o którym mowa w ust. 1, refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia

wniosku do centrum edukacji.

4. Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej

wojewódzkiej komendy OHP.

5. Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgodnie z kolejnością ich wpływu.

6. Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 60 dni od dnia otrzymania z centrum edukacji wniosku o zmianę

umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.

7. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji wojewódzka

komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

§ 7. Jeżeli pracodawcą dla młodocianych zatrudnianych w celu przygotowania zawodowego jest jednostka OHP, w przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych określonych w przepisach, o których mowa

w art. 348 ust. 1 ustawy, centrum edukacji informuje na piśmie jednostki organizacyjne OHP zatrudniające młodocianych

w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację, o wysokości refundacji po zmianie stawek.

§ 8. 1. Pracodawca składa wniosek o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń młodocianych oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wypłaconych przez pracodawcę, zwany dalej „wnioskiem o zwrot kosztów”,

w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum edukacji na warunkach

i w terminach określonych w umowie.

2. Wniosek o zwrot kosztów zawiera

1)

informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1–3 oraz pkt 6;

2)

okres, za który pracodawca ubiega się o zwrot kosztów;

3)

wskazanie numeru i daty umowy;

4)

wskazanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne oraz ogólnej

kwoty refundacji;

5)

rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń młodocianych oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne

od tych wynagrodzeń, zawierające

a)

miesiąc lub miesiące, których rozliczenie finansowe dotyczy,

b) imię i nazwisko młodocianego,

c)

rok nauki i zawód lub zakres przyuczenia do pracy,

d) stawkę miesięczną brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę młodocianego,

e)

kwotę wypłaconych wynagrodzeń osobowych w miesiącu,

f)

wysokość składki na ubezpieczenia społeczne,

g) wynagrodzenia chorobowe wypłacone za dany miesiąc,

h) kwotę do refundacji ogółem;

6)

kopie list płac młodocianych wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia na rachunek młodocianego;

7)

poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie

składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych;

8)

zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

9)

upoważnienie do reprezentowania pracodawcy, w przypadku złożenia wniosku o zwrot kosztów przez osobę upoważnioną;

10) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3. W przypadku podpisania przez pracodawcę umowy dotyczącej rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu

zaległych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów jedynie wynagrodzeń

młodocianych, a po opłaceniu składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć wniosek o zrefundowanie opłaconych składek od tych wynagrodzeń. Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie z Zakładu

Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne od pracowników młodocianych,

na rzecz których zrealizowana została uprzednia wypłata refundacji wynagrodzenia.

4. Przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

5. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów wojewódzka komenda OHP przekazuje środki

Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany

w umowie rachunek płatniczy w terminach określonych w umowie.

6. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów jednostki organizacyjnej OHP wojewódzka

komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od

tych wynagrodzeń na wskazany we wniosku OHP o przyznanie refundacji rachunek płatniczy.

7. Komenda wojewódzka OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń w terminie nie dłuższym niż 40 dni od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów.

8. Przepisy ust. 1, 2 oraz ust. 7 dotyczące pracodawcy stosuje się do jednostek organizacyjnych OHP zatrudniających

młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację.

§ 9. 1. Wnioski o zawarcie umowy o refundację i wnioski o przyznanie refundacji złożone i nierozpatrzone przed dniem

wejścia w życie rozporządzenia rozpatruje się na podstawie niniejszego rozporządzenia.

2. Wnioski, o których mowa w ust. 1, wymagające uzupełnienia w zakresie wynikającym z niniejszego rozporządzenia

pracodawca oraz jednostka OHP zatrudniająca młodocianych w celu przygotowania zawodowego uzupełniają w terminie

14 dni od dnia otrzymania wezwania centrum edukacji pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2025 r.2)

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: A. Dziemianowicz-Bąk

2)

Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie

refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz. U. z 2020 r. poz. 1581), które

traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku

pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).

Warszawa, dnia 26 listopada 2025 r.

Poz. 1632

RO ZPO R ZĄ D ZE N I E

M INI S TR A R O D ZI N Y, PR A CY I PO L I TYK I SPO Ł E C ZN E J 1)

z dnia 21 listopada 2025 r.

w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

Na podstawie art. 350 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620) zarządza się,

co następuje