Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

Rozporządzenie określa

1)

zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji

pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej

w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2)

sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji

pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci

tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także

sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3)

sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi,

byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.

Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują

sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz

kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,

zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do przepisów

rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

§ 3 . Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem §

1 pkt 1 lit. b tiret drugie, który wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.

Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują

1)

w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w

związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie

i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

(art. 229 § 1 pkt 1, § 1);

2)

w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia pracownika, w tym

a)

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem

stosunku pracy,

b)

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie

ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c)

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił

zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d)

dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub

o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych

(Dz. U. z 2023 r. poz. 164 i 1667),

e)

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika

-

z treścią regulaminu pracy (art. 104) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

-

z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237),

-

z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego

rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f)

potwierdzenie poinformowania pracownika

-

o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3),

-

o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22),

-

o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed

zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

-

art. 22),

g)

potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego

informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego,

oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h)

dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa

i higieny pracy,

i)

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków

w innym trybie,

j)

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia

się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej

za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k)

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane

ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące

podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l)

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m)

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego,

urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego

lub urlopu wychowawczego,

n)

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem

pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182),

o)

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego

do urlopu wychowawczego (art. 186),

p)

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku

zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189),

q)

dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174),

r)

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące

-

wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

-

okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

s)

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania

w stosunku pracy (art. 101),

t)

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu

pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do

właściwego inspektora pracy (art. 151),

u)

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową

organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających

takiego współdziałania,

v)

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

w

dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,

x

wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony

lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie

rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy

na ten wniosek pracownika (art. 29),

y

wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę

na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny

z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29),

z

dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188);

3)

w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem

stosunku pracy, w tym

a)

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b)

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c)

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

(art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

d)

kopię wydanego świadectwa pracy,

e)

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku

z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f)

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką

umowę (art. 101),

g)

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami

lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji

i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

4)

w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem

przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w

odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

5

w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność

w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

a)

informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę

(art. 22),

b)

informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony

organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22),

c)

informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność

w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22),

d)

informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających

podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku

publicznego (art. 22).

1.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych

pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części

akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

2.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika,

powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym

przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie

w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów

dotyczy każdej z wydzielonych części.

3.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych

częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1

i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie

oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem

z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną

część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie

numery.

4

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych

częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery

E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie

oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem

z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub

kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do

alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków

działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany

do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji,

a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej,

odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie

lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę

za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy obejmującą

1)

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą

a)

ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o

-

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

-

liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

-

liczbie godzin nadliczbowych,

-

dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

-

liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem

miejsca jego pełnienia,

-

rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

-

rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

-

wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

-

czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których

wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b)

wnioski pracownika dotyczące

-

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

-

ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej

jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

-

ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym

pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

-

stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

-

stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki,

soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

-

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w

dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140),

-

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik

decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla

pracownika dniem pracy (art. 140),

-

art. 148),

-

art. 173),

c)

dokumenty związane

-

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

-

z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian

za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie

pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151),

-

z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami

pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d)

zgoda

-

art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie

w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie

poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

-

pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie

przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2)

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3)

kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą

oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4)

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,

a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży

i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237).

W przypadku, o którym mowa w art. 23 albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w

stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca

przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną

i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i

dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu,

w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury

i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana

w systemie teleinformatycznym zapewniającym

1)

zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2)

integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem

zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3)

stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4)

identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych

przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)

skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13

ust. 3;

6)

wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części

dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;

7)

funkcjonalność wydruku dokumentacji.

1.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa

się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły

są spełnione łącznie następujące warunki

1)

jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

2)

jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3)

jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony

dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

2.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej

polega w szczególności na

1)

systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2)

opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania,

w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3)

stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4)

bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych

sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5)

przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym

jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych,

jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

1.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej

ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona

przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym

podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza

w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej

dokumentacji.

2.

Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym

z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego

dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument

w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

1.

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca

stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania

techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej

do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

2.

Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 94, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie

się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem

w postaci papierowej.

3.

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.

1.

Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego

zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących

się do każdego dokumentu.

2.

Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi

formatów plików

1)

dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje

się w formacie PDF;

2)

dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej

i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje

się w formacie, w jakim były przechowywane;

3)

dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w

określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje

się w formacie TXT.

3.

Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych

w odrębnym pliku XML z metadanymi

1)

identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym

dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;

2)

identyfikator dokumentacji - będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego

pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;

3)

rodzaj dokumentu - będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części

akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy;

4)

data powstania dokumentu;

5)

data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy

albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez

pracodawcę - w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;

6)

numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument,

a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7)

imię i nazwisko pracownika;

8)

nazwa pracodawcy;

9)

data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w

którym znajduje się dokument.

4.

Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją

techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra

właściwego do spraw pracy.

5.

Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do

którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.

1.

Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym

pliku zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w

przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

(Dz. U. z 2024 r. poz. 307).

2.

Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem

zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z

dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

1.

Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację

albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

2.

Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem

1)

operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe

(Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 oraz z 2024 r. poz. 467), zwanego dalej „operatorem”;

2)

osoby upoważnionej przez pracodawcę;

3)

środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

3.

W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia

wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia

tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach

mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu

na posesję adresata.

4.

W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w

ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie

dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

5.

Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego

dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie

włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

1.

Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą

1)

pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94, albo

2)

osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa

w art. 94.

2.

Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej

dokumentacji.

3.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście

i za pokwitowaniem.

4.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje

1)

na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo

2)

za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja

pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem,

a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

1.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w

formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.

2.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem

uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4.

1.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci

papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę

potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2)

w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami

określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną

pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub

osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją

pracowniczą.

2.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci

elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo

2)

w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w

postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa

w § 13 ust. 3 pkt 1-4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę

potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

3.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa

w art. 94, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później

niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części

B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników,

których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

1.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy,

zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z

wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia

w życie niniejszego rozporządzenia.

2.

Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od

dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

3.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych

w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące

przed tym dniem.

Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia

w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2-6 niniejszego rozporządzenia.

1.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia,

stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje

się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej

dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników

do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od

dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.

3.

Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.