Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej

Rozporządzenie określa

1)

sposób prowadzenia ewidencji wojskowej;

2)

wzory dokumentów, o których mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 i 3-8 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, zwanej dalej „ustawą”;

3)

dokumenty będące podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej;

4)

sposób odtwarzania ewidencji wojskowej.

1.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

1)

archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej - wydzieloną część informatycznej bazy ewidencyjnej

zawierającą dane osób skreślonych z ewidencji wojskowej, przechowywane do czasu ich

przekazania do właściwego archiwum wojskowego lub ich usunięcia;

2)

archiwum wojskowe - archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie

art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach

(Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

3)

archiwum wojskowego centrum rekrutacji - wydzielone i zabezpieczone pomieszczenie

w wojskowym centrum rekrutacji przeznaczone do przechowywania dokumentów ewidencyjnych,

dokumentów aktualizujących oraz ksiąg ewidencji w zakresie osób skreślonych z ewidencji

wojskowej do czasu zniszczenia tych dokumentów lub ich przekazania do właściwego archiwum

wojskowego;

4)

dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, w postaci elektronicznej

lub innej, w tym wydruk z systemu informatycznego, odpis lub wyciąg z dokumentu, a

także kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną;

5)

ewidencja elektroniczna - ewidencję prowadzoną w postaci elektronicznej w systemie

teleinformatycznym, o której mowa w art. 70 ust. 1 ustawy, obejmującą jawne i niejawne

systemy informatyczne, pozwalające na gromadzenie i przetwarzanie danych, o których

mowa w art. 71 ust. 2 ustawy, w informatycznych bazach ewidencyjnych;

6)

indywidualny zbiór ewidencyjny - zbiór danych osoby objętej ewidencją wojskową, prowadzony

w postaci elektronicznej w informatycznej bazie ewidencyjnej;

7)

informatyczna baza ewidencyjna - bazę danych zawierającą indywidualne zbiory ewidencyjne

poszczególnych osób objętych ewidencją wojskową, zgromadzone w postaci elektronicznej

i zapisane na informatycznym nośniku danych;

8)

kartoteka ewidencyjna - uporządkowany zbiór kart ewidencyjnych poszczególnych osób

objętych ewidencją wojskową;

9)

kandydat - żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową w trakcie kształcenia w uczelni

wojskowej, szkole podoficerskiej, centrum szkolenia lub ośrodku szkolenia oraz żołnierza

odbywającego kurs oficerski;

10)

osoba podlegająca kwalifikacji wojskowej - osobę, która stawiła się do kwalifikacji

wojskowej lub w celu przeprowadzenia rekrutacji w trybie art. 82 ust. 11 ustawy, w

stosunku do której wykonano czynności określone w art. 81 ust. 2 pkt 1 i 6 ustawy;

11)

przekazanie ewidencji wojskowej osoby - przekazanie organowi uprawnionemu do prowadzenia

ewidencji wojskowej całości lub części zgromadzonych i przetwarzanych danych dotyczących

danej osoby bez zaprzestania prowadzenia ewidencji wojskowej tej osoby;

12)

przekazanie prowadzenia ewidencji wojskowej osoby - przekazanie całości zgromadzonych

i przetwarzanych danych osoby organowi wskazanemu w art. 70 ust. 3 ustawy i zaprzestanie

prowadzenia ewidencji wojskowej tej osoby przez dotychczasowego prowadzącego;

13)

skreślenie z ewidencji wojskowej - wyłączenie karty ewidencyjnej z kartoteki ewidencyjnej

i przekazanie jej do archiwum wojskowego centrum rekrutacji lub wyłączenie indywidualnego

zbioru ewidencyjnego z informatycznej bazy ewidencyjnej i przeniesienie go do archiwum

informatycznej bazy ewidencyjnej;

14)

skreślenie z ewidencji jednostki - zaprzestanie dokonywania wpisów we wtórniku karty

ewidencyjnej lub zamieszczania danych w indywidualnym zbiorze ewidencyjnym, wyłączenie

tego wtórnika z kartoteki ewidencyjnej lub tego zbioru z informatycznej bazy ewidencyjnej

i przekazanie tych dokumentów do wojskowego centrum rekrutacji lub innej jednostki

wojskowej (organizacyjnej);

15)

użytkownik

a)

osobę z jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej) przetwarzającą

dane w ewidencji wojskowej tej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki

organizacyjnej) lub jednostek podległych - stosownie do realizowanych przez nią obowiązków

i posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dowódcę lub szefa, lub dyrektora,

lub kierownika tej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej),

b)

osobę, o której mowa w art. 70 ust. 4 pkt 2-14 ustawy, przetwarzającą dane w ewidencji

wojskowej w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, uzgodnionym z osobami, o których

mowa w art. 70 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy, jeżeli przetwarzanie wymaga dostępu do danych

osób spoza jej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej)

lub jednostek podległych,

c)

osobę przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej, posiadającą upoważnienie wydane na

podstawie art. 70 ust. 5 ustawy, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, uzgodnionym

z osobami, o których mowa w art. 70 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy, jeżeli przetwarzanie

wymaga dostępu do danych osób spoza jej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej,

jednostki organizacyjnej) lub jednostek podległych;

16)

wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę podoficerską, ośrodek szkolenia

lub inną jednostkę wojskową w kraju prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy

zawodowych, kandydatów oraz żołnierzy dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej;

17)

wpis do ewidencji - dodanie, skreślenie, usunięcie lub korektę danych na podstawie

informacji, dokumentów ewidencyjnych lub dokumentów będących podstawą wprowadzenia

danych do ewidencji wojskowej, dostęp do zgromadzonych danych w tej ewidencji, jak

również jej założenie przez użytkownika.

2.

Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają

1)

CWCR - Centralne Wojskowe Centrum Rekrutacji;

2)

DZSW - dobrowolną zasadniczą służbę wojskową;

3)

IZE - indywidualny zbiór ewidencyjny;

4)

OZ CWCR - ośrodki zamiejscowe Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji;

5)

WCR - wojskowe centrum rekrutacji.

Przez dowódcę jednostki wojskowej rozumie się szefa, kierownika, dyrektora jednostki

organizacyjnej resortu obrony narodowej lub komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony

Narodowej.

1.

Ewidencję wojskową prowadzą

1)

Szef CWCR - w informatycznych bazach ewidencyjnych;

2)

szef WCR - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej;

3)

kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr - w informatycznej bazie

ewidencyjnej lub w postaci papierowej;

4)

dowódca jednostki wojskowej - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej.

2.

W razie ogłoszenia mobilizacji lub ogłoszenia stanu wojennego i w czasie wojny ewidencję

wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 1-4, 7 i 8, szef WCR prowadzi wyłącznie w

postaci papierowej, w przypadku gdy brak jest możliwości jej prowadzenia w postaci

elektronicznej.

3.

Ewidencję wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 9, prowadzi się w postaci elektronicznej,

z uwzględnieniem § 66 ust. 3.

4.

Jeżeli dowódca jednostki wojskowej nie ma możliwości technicznych prowadzenia ewidencji

elektronicznej, ewidencję tę prowadzi jego przełożony.

5.

Wpisy do ewidencji elektronicznej na podstawie dokumentów w formie papierowej opatruje

się cechami tego dokumentu (nazwą, numerem, datą jego wydania, nazwą organu wydającego)

oraz datą wprowadzenia, a także imieniem i nazwiskiem lub identyfikatorem użytkownika,

który te dane wprowadził.

6.

Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym,

zgodność danych ze stanem faktycznym.

7.

Ewidencji elektronicznej nie prowadzi się w odniesieniu do żołnierzy, którzy pełnią

zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego

oraz w Służbie Wywiadu Wojskowego.

8.

Nadzór nad zgodnością prowadzonej ewidencji ze stanem faktycznym i prawidłowością

dokonywanych wpisów do ewidencji wojskowej, stosownie do posiadanych kompetencji,

sprawują

1)

Szef CWCR - w stosunku do szefów WCR;

2)

kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw

kadr - w stosunku do dowódców jednostek wojskowych.

Za prowadzenie ewidencji wojskowej w odniesieniu do

1)

osób podlegających rejestracji, kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej

- odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu

czasowego trwającego ponad 3 miesiące;

2)

osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, z wyjątkiem DZSW na czas kształcenia

- odpowiada szef WCR, do którego został złożony lub przesłany wniosek o powołanie

do służby wojskowej, a w przypadku gdy wniosek dotyczy powołania do zawodowej służby

wojskowej - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ma pełnić służbę

wojskową;

3)

osób zgłaszających się do DZSW na czas kształcenia - odpowiada szef WCR, do którego

został złożony wniosek o powołanie do służby wojskowej, lub szef WCR właściwy terytorialnie

dla siedziby uczelni wojskowej oraz odpowiednio dowódca jednostki wojskowej, w której

żołnierz ma pełnić służbę wojskową, albo kierujący wojskową placówką edukacyjną;

4)

żołnierzy pełniących zawodową służbę wojskową - odpowiada dowódca jednostki wojskowej,

w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe lub pełni służbę w dyspozycji, a w przypadku

zainicjowania procesu zwalniania żołnierza z zawodowej służby wojskowej - również

szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu żołnierza albo pobytu czasowego

trwającego ponad 3 miesiące;

5)

żołnierzy pełniących lub odbywających inny niż zawodowa rodzaj czynnej służby wojskowej

- odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni lub odbywa czynną

służbę wojskową;

6)

żołnierzy aktywnej rezerwy - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz

pełni służbę;

7)

osób będących w pasywnej rezerwie - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce

stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, a w trakcie

odbywania ćwiczeń wojskowych - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz

ten pełni służbę;

8)

osób podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających inny rodzaj

obowiązku obrony - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu

osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;

9)

pracowników resortu obrony narodowej - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której

pracownik jest zatrudniony, a w przypadku pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym

Ministra Obrony Narodowej - Dyrektor Generalny urzędu obsługującego Ministra Obrony

Narodowej.

1.

Szef CWCR prowadzi ewidencję wojskową dla terytorium całego kraju w odniesieniu do

danych osób, o których mowa w § 5, za której prowadzenie odpowiadają szefowie WCR.

2.

Szef CWCR może prowadzić ewidencję wojskową z podziałem na terytorialny zasięg zgodnie

z terytorialnym zasięgiem działania OZ CWCR określonym w przepisach wydanych na podstawie

art. 35 ust. 2 ustawy.

1.

Wpisów do dokumentów ewidencyjnych prowadzonych w postaci papierowej dokonuje się

starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, niebieskim

lub czarnym kolorem.

2.

We wpisach do dokumentów ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw

miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek wewnętrznych.

3.

Skreśleń i poprawek w dokumentach, o których mowa w ust. 1, dokonuje się piórem lub

długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie poziomą linią dotychczasowego tekstu

w sposób umożliwiający odczytanie tekstu pierwotnego. Skreślenia i poprawki opisuje

się przez zamieszczenie uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem

użytkownika dokonującego zmiany, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

1.

Skreślenia z ewidencji wojskowej prowadzonej przez

1)

szefa WCR dokonuje się w przypadku

a)

orzeczenia trwałej i całkowitej niezdolności do czynnej służby wojskowej w czasie

pokoju oraz w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

b)

zrzeczenia się obywatelstwa polskiego,

c)

osiągnięcia przez osobę wieku określonego w art. 5 ust. 1 ustawy, z wyjątkiem osób,

którym po ukończeniu 60 roku życia nadano pracowniczy przydział mobilizacyjny,

d)

zgonu lub uznania za zmarłego;

2)

dowódcę jednostki wojskowej w odniesieniu do żołnierzy zawodowych dokonuje się w przypadku

a)

zgonu lub uznania za zmarłego,

b)

zaginięcia,

c)

zwolnienia z zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu wieku określonego w art. 5

ust. 1 ustawy w przypadku, o którym mowa w art. 227 ustawy.

2.

Skreślenia z ewidencji wojskowej dokonuje podmiot prowadzący ewidencję wojskową.

3.

Podmiot, który pozyskał informację będącą podstawą dokonania skreślenia z ewidencji

wojskowej, udostępnia tę informację innym podmiotom odpowiedzialnym za prowadzenie

ewidencji wojskowej w odniesieniu do osoby, której ta informacja dotyczy.

4.

Po skreśleniu osoby z ewidencji wojskowej gromadzone i przetwarzane dane przenosi

się do archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej lub archiwum wojskowego centrum rekrutacji

w celu ich przechowywania przez okres wskazany odpowiednio w art. 71 ust. 10 lub 11

ustawy.

Skreślenia z ewidencji jednostki osób, o których mowa w art. 71 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

dokonuje się w przypadku

1)

zwolnienia z czynnej służby wojskowej, z wyjątkiem żołnierzy pasywnej rezerwy posiadających

nadany przydział mobilizacyjny do tej jednostki wojskowej (organizacyjnej) lub jednostki

przez nią mobilizowanej;

2)

przeniesienia do innej jednostki wojskowej (organizacyjnej);

3)

wygaśnięcia lub uchylenia przydziału mobilizacyjnego lub pracowniczego przydziału

mobilizacyjnego.

Skreślenie z ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR oznacza jednocześnie

skreślenie z ewidencji prowadzonej przez Szefa CWCR.

W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa

Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr może dokonywać wpisów w dokumentach ewidencyjnych

wszystkich żołnierzy zawodowych.

Ewidencję wojskową aktualizuje się niezwłocznie, nie później jednak niż 14 dni po

otrzymaniu informacji o wystąpieniu zmian.

Dane zawarte w informatycznej bazie ewidencyjnej i kartotece ewidencyjnej przetwarza

się w sposób zapewniający przekazywanie ich w drodze teletransmisji oraz odpowiednie

bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem

przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich

środków technicznych lub organizacyjnych.

1.

Dla każdej osoby, której dane gromadzi się i przetwarza w ewidencji wojskowej, prowadzi

się

1)

IZE - w przypadku ewidencji w postaci elektronicznej lub

2)

kartę ewidencyjną - w przypadku ewidencji w postaci papierowej.

2.

Wzór karty ewidencyjnej dla

1)

żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową jest określony w załączniku nr 1 do

rozporządzenia;

2)

żołnierza terytorialnej służby wojskowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3)

osoby niepełniącej zawodowej służby wojskowej, posiadającej stopień oficerski albo

zdany egzamin na oficera, jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

4)

pozostałych osób podlegających obowiązkowi pełnienia służby wojskowej jest określony

w załączniku nr 4 do rozporządzenia;

5)

pracownika niepodlegającego obowiązkowi pełnienia służby wojskowej, któremu planuje

się nadać lub który posiada nadany pracowniczy przydział mobilizacyjny, jest określony

w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

3.

Raz na 3 miesiące z informatycznej bazy ewidencyjnej generuje się plik elektroniczny

zawierający zbiór kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy

jednostki wojskowej. Po wygenerowaniu nowego zbioru usuwa się poprzedni.

4.

Zbiór, o którym mowa w ust. 3, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym

informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.

Ewidencję wojskową osób podlegających rejestracji wojskowej prowadzi się tylko w postaci

rejestru osób objętych rejestracją, o którym mowa w art. 53 ust. 5 ustawy.

1.

Dokumenty ewidencyjne osób, które nie stawiły się do kwalifikacji wojskowej i ukończyły

24 rok życia, zakłada się w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym osoby

te ukończyły 24 rok życia.

2.

IZE lub karty ewidencyjne osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej,

które wcześniej nie stawały do kwalifikacji wojskowej, zakłada szef WCR w czasie postępowania

rekrutacyjnego, o którym mowa w art. 81 ust. 1 i 2 ustawy.

3.

Dla oficerów rezerwy oraz innych żołnierzy rezerwy, którzy zdali egzamin na oficera,

kartę ewidencyjną zakłada się w przypadku prowadzenia ewidencji wojskowej w postaci

papierowej lub uaktualnia się IZE.

1.

Drugi egzemplarz karty ewidencyjnej oznacza się napisem „WTÓRNIK” i przechowuje w

kartotece ewidencyjnej WCR. Szef WCR zakłada go dla osoby, której dane są zawarte

w karcie ewidencyjnej, w przypadku

1)

powołania jej lub skierowania przez szefa WCR po raz pierwszy odpowiednio do

a)

odbycia czynnej służby wojskowej,

b)

służby w aktywnej rezerwie;

2)

nadania jej przez szefa WCR po raz pierwszy pracowniczego przydziału mobilizacyjnego,

jeżeli dotychczas nie posiadała założonego wtórnika karty ewidencyjnej;

3)

otrzymania powiadomienia, o którym mowa w art. 578 ust. 2 ustawy, o skierowaniu osoby

podlegającej kwalifikacji wojskowej do odbycia służby zastępczej w podmiocie;

4)

powołania jej do służby zastępczej w formacji uzbrojonej niewchodzącej w skład Sił

Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

2.

Kartę ewidencyjną z kartoteki ewidencyjnej, dla której założono wtórnik, oznacza się

symbolem „W”.

3.

W przypadku prowadzenia informatycznej bazy ewidencyjnej wydruk z IZE, sporządzony

w przypadkach, o których mowa w ust. 1, oznacza się napisem „WTÓRNIK” z podaniem numeru

identyfikacyjnego wydruku.

4.

Numer identyfikacyjny, o którym mowa w ust. 3, składa się z systemowego kodu WCR,

nazwy WCR, kodu rodzaju wydruku, numeru kolejnego wydruku w ramach rodzaju wydruku,

daty wykonania wydruku i identyfikatora użytkownika drukującego wtórnik.

5.

Jeżeli zakres danych w prowadzonym IZE przekracza możliwości wydruku tych danych we

wtórniku IZE, zamieszcza się w nim aktualne dane, natomiast pozostałe dane, stosownie

do potrzeb i celu jego sporządzania, drukuje się w postaci załącznika do tego wtórnika.

6.

IZE lub wtórniki kart ewidencyjnych prowadzone w jednostce wojskowej podlegają stałej

aktualizacji przez dowódcę jednostki wojskowej w zakresie informacji gromadzonych

w ewidencji wojskowej.

7.

Wtórnik IZE drukuje się zgodnie ze wzorem określonym dla karty ewidencyjnej.

1.

Szef WCR przekazuje dokumenty ewidencyjne osób powołanych do służby wojskowej, w formie

wtórników kart ewidencyjnych, dowódcy jednostki wojskowej lub kierującemu wojskową

placówką edukacyjną co najmniej na 3 dni przed dniem stawienia się tych osób lub rozpoczęcia

przez te osoby służby w tej jednostce lub wojskowej placówce edukacyjnej.

2.

Dowódcy jednostki wojskowej lub kierującemu wojskową placówką edukacyjną prowadzącym

informatyczną bazę ewidencyjną zamiast wtórnika karty ewidencyjnej udostępnia się

IZE osoby, o której mowa w ust. 1.

3.

Z chwilą otrzymania informacji o stawieniu się osoby w jednostce wojskowej w celu

pełnienia służby wojskowej szef WCR nie dokonuje dalszej aktualizacji ewidencji wojskowej

tej osoby do chwili zwolnienia jej z tej służby.

1.

Po zwolnieniu żołnierza z czynnej służby wojskowej dowódca jednostki wojskowej przekazuje

ewidencję wojskową niezwłocznie szefowi WCR w formie zaktualizowanego IZE lub wtórnika

karty ewidencyjnej i skreśla go z ewidencji jednostki.

2.

Jeżeli zwolnienie z czynnej służby wojskowej w jednostce wojskowej dotyczy żołnierza

pasywnej rezerwy, który posiada nadany przydział mobilizacyjny do tej jednostki, zamiast

wtórnika karty ewidencyjnej przekazuje się szefowi WCR uwierzytelnioną kopię tego

wtórnika. Jeżeli jednostka wojskowa prowadzi informatyczną bazę ewidencyjną, szefowi

WCR przekazuje się IZE tego żołnierza w drodze teletransmisji danych lub na zewnętrznym

nośniku danych, a następnie usuwa się je z informatycznej bazy ewidencyjnej.

3.

Jeżeli zwolnienie żołnierza zawodowego, który przekroczył wiek określony w art. 5

ust. 1 ustawy, następuje w przypadku, o którym mowa w art. 227 ustawy, skreśla się

go z ewidencji wojskowej.

4.

Dane znajdujące się we wtórniku karty ewidencyjnej, jego kopii lub w IZE przekazane

szefowi WCR podlegają wpisowi w karcie ewidencyjnej lub zamieszczeniu w IZE w zakresie

zmian danych, w szczególności dotyczących przebiegu czynnej służby wojskowej oraz

mających znaczenie dla nadania lub uchylenia przydziału mobilizacyjnego.

5.

Przepisy ust. 1 i 4 stosuje się do żołnierzy zwalnianych z zawodowej służby wojskowej

w zakresie przekazania ewidencji wojskowej tych żołnierzy.

1.

Po zwolnieniu żołnierza aktywnej rezerwy ze służby dowódca jednostki wojskowej przekazuje

ewidencję wojskową niezwłocznie szefowi WCR w formie zaktualizowanego IZE lub wtórnika

karty ewidencyjnej oraz skreśla tego żołnierza z ewidencji jednostki wojskowej i usuwa

IZE z informatycznej bazy ewidencyjnej.

2.

Dane znajdujące się w IZE lub wtórniku karty ewidencyjnej przekazane przez dowódcę

jednostki wojskowej szefowi WCR podlegają wpisowi w karcie ewidencyjnej lub zamieszczeniu

w IZE w zakresie zmian danych zgromadzonych w ewidencji wojskowej, w szczególności

dotyczących przebiegu czynnej służby wojskowej.

W przypadku przeniesienia żołnierza do innej jednostki wojskowej dotychczasowy dowódca

jednostki wojskowej zaprzestaje prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierza w terminie

30 dni od dnia ubycia żołnierza.

1.

Szef WCR przekazuje dowódcy jednostki wojskowej mobilizującej prowadzenie ewidencji

wojskowej, w formie wtórnika karty ewidencyjnej żołnierza pasywnej rezerwy, któremu

nadano przydział mobilizacyjny lub pracowniczy przydział mobilizacyjny, niezwłocznie

po jego nadaniu.

2.

Dowódca jednostki wojskowej, o której mowa w ust. 1, w przypadku wygaśnięcia lub uchylenia

żołnierzowi pasywnej rezerwy przydziału mobilizacyjnego lub pracowniczego przydziału

mobilizacyjnego, przekazuje niezwłocznie szefowi WCR, o którym mowa odpowiednio w

§ 5 pkt 7 lub 8, zaktualizowany wtórnik karty ewidencyjnej tego żołnierza.

3.

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się do osób niepodlegających obowiązkowi pełnienia służby

wojskowej, którym nadano pracowniczy przydział mobilizacyjny.

1.

Księga ewidencji zawiera dane osobowe osób, które są objęte lub były objęte ewidencją

wojskową prowadzoną przez szefa WCR, oraz jest jednocześnie aktualnym skorowidzem

kart ewidencyjnych lub IZE, prowadzonym według roczników, alfabetycznie przez szefa

WCR, osobno dla

1)

osób podlegających kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej

a)

oddzielnie dla każdego rocznika osób podlegających kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi

służby wojskowej oraz

b)

osobno dla poszczególnych obszarów, na których była prowadzona kwalifikacja wojskowa;

2)

osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, które wcześniej nie stawały

do kwalifikacji wojskowej;

3)

żołnierzy zawodowych zwalnianych z zawodowej służby wojskowej;

4)

żołnierzy aktywnej rezerwy;

5)

osób będących w pasywnej rezerwie, oddzielnie dla każdego rocznika

a)

szeregowych rezerwy,

b)

podoficerów rezerwy,

c)

oficerów rezerwy oraz

d)

szeregowych rezerwy i podoficerów rezerwy, ze zdanym egzaminem na oficera;

6)

osób niepodlegających obowiązkowi służby wojskowej, którym planuje się nadanie pracowniczego

przydziału mobilizacyjnego lub posiadających takie przydziały, które to osoby pozostają

lub pozostawały w ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR;

7)

osób podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających inny rodzaj

obowiązku obrony.

2.

W przypadku osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 6, księgi ewidencji prowadzi się

alfabetycznie bez podziału na roczniki.

3.

Wzór księgi ewidencji jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

1.

Książka ewidencyjna zawiera dane osobowe żołnierzy pełniących lub odbywających inny

niż zawodowa rodzaj czynnej służby wojskowej, które są objęte lub były objęte ewidencją

wojskową prowadzoną przez jednostkę wojskową. Książka ta jest jednocześnie aktualnym

skorowidzem wtórników kart ewidencyjnych lub IZE.

2.

Książkę ewidencyjną zakłada i prowadzi dowódca jednostki wojskowej wspólnie dla każdego

rodzaju czynnej służby wojskowej, alfabetycznie według przybycia żołnierzy w danym

roku kalendarzowym do jednostki wojskowej.

3.

Wzór książki ewidencyjnej jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

1.

Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego zawiera dane osobowe żołnierzy pełniących

lub odbywających inny niż zawodowa lub terytorialna rodzaj czynnej służby wojskowej

i osób będących w rezerwie posiadających stopień oficerski lub podoficerski albo odbywających

kursy lub szkolenia wojskowe na potrzeby kształcenia na podoficerów lub oficerów.

2.

Szef WCR zakłada zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego

1)

oficerom i podoficerom pasywnej rezerwy - z dniem nadania tym żołnierzom po raz pierwszy

przydziału mobilizacyjnego,

2)

żołnierzom pasywnej rezerwy powołanym na szkolenie wojskowe lub ćwiczenia wojskowe,

w ramach których jest prowadzone kształcenie na podoficera lub oficera - z dniem doręczenia

karty powołania

- o ile osobom tym nie założono takiego zeszytu wcześniej.

3.

W przypadku żołnierzy aktywnej rezerwy, których mianowano na pierwszy stopień podoficerski

lub oficerski w trakcie pełnienia służby w aktywnej rezerwie, zeszyt ewidencji przebiegu

szkolenia wojskowego zakłada dowódca jednostki, o ile osobom tym nie założono takiego

zeszytu wcześniej.

4.

Szef WCR przesyła dowódcy jednostki wojskowej zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia

wojskowego żołnierza wraz z wtórnikiem karty ewidencyjnej lub niezwłocznie po przesłaniu

IZE tego żołnierza.

5.

Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego prowadzi

1)

dowódca jednostki wojskowej, do której oficer rezerwy lub podoficer rezerwy posiada

nadany przydział mobilizacyjny;

2)

dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz odbywa ćwiczenia wojskowe, w ramach

których jest prowadzony kurs podoficerski lub oficerski;

3)

dowódca jednostki wojskowej, w której ochotnik pełni czynną służbę wojskową w ramach

szkolenia wojskowego studentów i absolwentów studiów na potrzeby kształcenia na oficerów

lub podoficerów;

4)

dowódca jednostki wojskowej, w której oficer aktywnej rezerwy lub podoficer aktywnej

rezerwy pełni służbę w aktywnej rezerwie.

6.

W zeszycie ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego dokonuje się wpisów dotyczących

zdania egzaminu na oficera lub podoficera oraz przebiegu szkolenia wojskowego, w tym

wpisuje się ocenę wywiązywania się żołnierza z obowiązków służbowych w czasie pełnienia

czynnej służby wojskowej.

7.

W razie zwolnienia żołnierza z czynnej służby wojskowej, który nie posiada nadanego

przydziału mobilizacyjnego w jednostce, w której pełnił służbę, zeszyt ewidencji przebiegu

szkolenia wojskowego przekazuje się niezwłocznie szefowi WCR.

8.

Wzór zeszytu ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego jest określony w załączniku

nr 8 do rozporządzenia.

9.

W razie uchylenia żołnierzowi pasywnej rezerwy przydziału mobilizacyjnego lub zwolnienia

żołnierza pasywnej rezerwy z ćwiczeń wojskowych, który nie posiada takiego przydziału,

zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego tego żołnierza przekazuje się niezwłocznie

szefowi WCR.

1.

Kartę poszukiwania zakłada i prowadzi szef WCR dla

1)

osób podlegających kwalifikacji wojskowej, które

a)

nie zgłosiły się na wezwanie szefa WCR w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

b)

nie dopełniły obowiązku, o którym mowa w art. 36 ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności

(Dz. U. z 2022 r. poz. 1191 oraz z 2023 r. poz. 497, 1394 i 1941),

c)

nie zgłosiły się w ramach kwalifikacji wojskowej na wezwanie do powiatowej albo wojewódzkiej

komisji lekarskiej, a także nie poddały się badaniom specjalistycznym lub obserwacji

szpitalnej,

d)

wymeldowały się z dotychczasowego miejsca pobytu stałego lub miejsca pobytu czasowego

trwającego ponad 3 miesiące i nie zgłosiły nowego miejsca pobytu,

e)

nie zgłosiły zmiany miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące,

f)

nie stawiły się do pełnienia czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej;

2)

żołnierzy pasywnej rezerwy, którzy

a)

nie zgłosili się na wezwanie szefa WCR w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

b)

nie zgłosili się do wojskowej komisji lekarskiej, wojskowej pracowni psychologicznej,

jednostki służby medycyny pracy lub innego uprawnionego organu, zakładu opieki zdrowotnej,

pracowni psychologicznej, lekarza lub psychologa w celu przeprowadzenia badań medycznych

lub psychologicznych na potrzeby obowiązku obrony Ojczyzny,

c)

nie zgłosili zmiany miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące,

d)

nie odbierają wezwań w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

e)

nie stawili się do czynnej służby wojskowej,

f)

nie zgłosili faktu wyjazdu za granicę na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz powrotu

z tego wyjazdu.

2.

Wpisy w karcie poszukiwania prowadzonej w postaci papierowej uwierzytelnia się pieczęcią

urzędową i podpisem szefa WCR.

3.

Wydruki kart poszukiwania z informatycznej bazy ewidencyjnej uwierzytelnia się pieczęcią

urzędową i podpisem szefa WCR.

4.

Wzór karty poszukiwania jest określony w załączniku nr 9 do rozporządzenia.

1.

W czasie pokoju dla żołnierzy zawodowych prowadzi się teczkę akt personalnych, której

wzór jest określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia.

2.

Teczkę akt personalnych zakłada dowódca jednostki wojskowej, z wyjątkiem przypadków,

o których mowa w ust. 3, dla

1)

kandydata, nie później niż 30 dni po dniu powołania do zawodowej służby wojskowej

pełnionej na czas kształcenia, na podstawie dokumentów ewidencyjnych, w szczególności

przekazanych przez szefa WCR przy powoływaniu do DZSW;

2)

żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej, nie później niż 14 dni po dniu

stawienia się w jednostce wojskowej, na podstawie dokumentów ewidencyjnych, w szczególności

przekazanych przez szefa WCR, organ powołujący i organ wyznaczający na stanowisko

służbowe.

3.

Teczkę akt personalnych zakłada

1)

kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw

kadr - dla żołnierza zawodowego powołanego do pełnienia zawodowej służby wojskowej

w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierza zawodowego pełniącego

służbę w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej tworzącej Sztab Generalny

Wojska Polskiego;

2)

szef komórki organizacyjnej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego właściwej w

sprawach zarządzania zasobami osobowymi - dla żołnierza zawodowego powołanego do pełnienia

zawodowej służby wojskowej w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej

wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

4.

W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po

ponownym powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę

akt personalnych, którą szef WCR pozyskuje z właściwego archiwum wojskowego. W przypadku

przeniesienia funkcjonariusza teczkę akt personalnych pozyskuje organ właściwy do

powołania.

5.

Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór jest określony

w załączniku nr 11 do rozporządzenia.

6.

Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym

egzemplarzu.

7.

Teczkę akt personalnych wraz z kartą jej wypożyczeń przesyła się niezwłocznie do organu

właściwego do jej prowadzenia.

8.

Teczki akt personalnych prowadzone w jednostce wojskowej ujmuje się w rejestrze teczek

akt personalnych w ewidencji prowadzonej elektronicznie.

1.

Teczkę akt personalnych prowadzi dowódca jednostki wojskowej, z wyjątkiem przypadków,

o których mowa w ust. 2.

2.

Teczkę akt personalnych prowadzi

1)

kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw

kadr, jeżeli żołnierz zawodowy

a)

posiada stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub wyższy albo pełni zawodową służbę

wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym,

b)

pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierza

zawodowego pełniącego służbę w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej

tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego,

c)

pozostaje w dyspozycji kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej

właściwej do spraw kadr, w związku ze skierowaniem na kształcenie w uczelni wojskowej

w czasie pełnienia przez niego zawodowej służby wojskowej lub szkolenie poza granicami

państwa, a także w związku z wykonywaniem przez żołnierza pracy, o której mowa w art.

200 ust. 3 pkt 2 ustawy, oraz w przypadku, o którym mowa w art. 286 ust. 5 ustawy,

d)

pełni zawodową służbę wojskową w instytucji krajowej lub instytucji zagranicznej;

2)

Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub Szef Służby Wywiadu Wojskowego, jeżeli żołnierz

zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym odpowiednio - w Służbie

Kontrwywiadu Wojskowego lub w Służbie Wywiadu Wojskowego;

3)

bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku

dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor);

4)

szef komórki organizacyjnej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego właściwej w

sprawach zarządzania zasobami osobowymi, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową

w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego

Wojska Polskiego.

1.

Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona),

imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego.

2.

Teczka akt personalnych zawiera fotografię bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym,

z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6

× 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu nie wydano munduru wyjściowego, wkleja się fotografię

w mundurze polowym. Dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym

podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, a także wpisuje datę

wykonania tej czynności.

3.

Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych

nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy lub powołania do zawodowej

służby wojskowej.

4.

Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do

tego celu kopercie.

5.

Do teczki akt personalnych kandydata wkleja się fotografię z pierwszym nadanym stopniem

wojskowym. Fotografie z aktualnym stopniem wojskowym przechowuje się w wersji elektronicznej.

Po zakończeniu kształcenia do teczki akt personalnych wkleja się fotografię w aktualnym

stopniu wojskowym żołnierza.

6.

Teczka akt personalnych składa się z działów zawierających

1)

zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór jest określony w załączniku

nr 12 do rozporządzenia;

2)

dokumenty - do tego działu włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące

żołnierza zawodowego wymienione w § 61 pkt 1-38;

3)

dokumenty dotyczące karalności - do tego działu włącza się, w kolejności napływania,

dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 61 pkt 39 i 40.

1.

Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych

w zeszycie ewidencyjnym albo dokonuje potwierdzenia w ewidencji elektronicznej, o

ile zapewniono techniczne możliwości dostępu do tej ewidencji w sposób zgodny z procedurami

bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzona ewidencja wojskowa,

oraz posiada niezbędne uprawnienia.

2.

W trakcie kształcenia kandydata w uczelni wojskowej nie dokonuje się wpisów w zeszycie

ewidencyjnym w postaci papierowej. Zeszyt ewidencyjny kandydata prowadzi się tylko

w ewidencji elektronicznej.

3.

Zeszyt ewidencyjny aktualizuje się w terminie 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki.

4.

Aktualizacja zeszytu ewidencyjnego może odbyć się przez jego wydrukowanie z ewidencji

elektronicznej i jego wymianę. Przepis ust. 1 stosuje się.

5.

W przypadku gdy zastępuje się zeszyt ewidencyjny jego wydrukiem, przed dokonaniem

zamiany wykonuje się cyfrowe odwzorowanie dotychczasowego zeszytu ewidencyjnego, które

włącza się do ewidencji elektronicznej. Nowy zeszyt ewidencyjny nie wymaga podpisu

żołnierza, jeśli jego aktualność została potwierdzona przez żołnierza w ewidencji

elektronicznej w sposób wskazany w ust. 1.

6.

Jeżeli w zeszycie ewidencyjnym brakuje wolnego miejsca na dokonanie wpisu, kolejne

zapisy dodaje się w polu „uwagi” i poprzedza je numerem grupy danych albo zeszyt ewidencyjny

zastępuje się jego wydrukiem. Przepis ust. 5 stosuje się.

1.

Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do

spisu dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 13 do rozporządzenia.

Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych.

Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

2.

Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji

elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu.

3.

Przed przekazaniem dokumentu w celu dołączenia do teczki akt personalnych aktualizuje

się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu, a informację o

ujęciu danych w ewidencji elektronicznej zamieszcza się w piśmie przekazującym dokument.

1.

Trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych jest dopuszczalne wtedy, gdy

zgodnie z przepisami dokument nie podlega włączeniu do teczki lub gdy jest wystarczające

włączenie poświadczonej kopii dokumentu. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie

dokumentów. Przepis § 7 ust. 3 stosuje się.

2.

Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego

prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku gdy kara uległa zatarciu. Informację

o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub uwierzytelnioną kopię tej informacji włącza

się do działu „dokumenty dotyczące karalności” oraz sporządza się nowy spis dokumentów

dotyczących karalności.

3.

Przepis ust. 2 stosuje się również w przypadku zatarcia innego rodzaju kar.

4.

Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu organ, o którym mowa w § 28, odzwierciedla

w ewidencji elektronicznej.

1.

W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów

zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych. Przepis § 29 ust. 1 stosuje się.

2.

W pierwszym tomie teczki akt personalnych spisy dokumentów kończy się w sposób określony

w § 40 ust. 1.

3.

Kolejne dokumenty włącza się do nowego tomu w sposób określony w § 31, rozpoczynając

od nowa numerację arkuszy.

4.

Wymianę okładki teczki akt personalnych dopuszcza się w przypadku

1)

uszkodzenia okładki teczki;

2)

zmiany wzoru teczki oraz

3)

braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów.

5.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, przepisy § 29 ust. 1 i 2 stosuje się.

1.

Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza

się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem

i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

2.

Wydruk treści dokumentu może być sporządzony z

1)

dokumentów elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

(Dz. U. z 2024 r. poz. 307);

2)

dokumentów z ewidencji elektronicznej;

3)

dokumentów sporządzonych w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, rozumianym

jako system informatyczny wykorzystywany w jednostce (komórce) organizacyjnej do procesu

rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej.

3.

Wydruki treści dokumentu, o którym mowa w ust. 2, wykonuje się w postaci uwierzytelnionego

wydruku zwizualizowanego dokumentu zawierającego

1)

jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w

systemie teleinformatycznym;

2)

datę wykonania wydruku;

3)

imię, nazwisko i podpis osoby wykonującej wizualizację.

4.

W przypadku dokumentów sporządzonych w systemie elektronicznego obiegu dokumentów,

o którym mowa w ust. 2 pkt 3, z wizualizacji usuwa się zapisy dekretacji, z zastrzeżeniem

pozostawienia dekretacji dowódcy jednostki wojskowej.

W ewidencji elektronicznej dotyczącej żołnierzy zawodowych zamieszcza się, w zakresie

określonym w art. 71 ust. 2 ustawy

1)

dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;

2)

dane o przebiegu czynnej służby wojskowej

a)

decyzje i rozkazy personalne dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej,

b)

decyzje i rozkazy personalne dotyczące wyznaczenia na stanowiska służbowe i zwolnień

z tych stanowisk oraz zmian zaszeregowań do stopnia wojskowego w ramach zajmowanego

stanowiska służbowego,

c)

decyzje i rozkazy personalne dotyczące skierowania do służby poza granicami kraju

i powrotu z tej służby,

d)

decyzje i rozkazy personalne dotyczące przeniesienia do dyspozycji,

e)

decyzje i rozkazy personalne dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub

skreślenia z ewidencji wojskowej,

f)

decyzje i rozkazy personalne o skierowaniu na studia lub naukę, staż, kurs lub specjalizację

w kraju i poza granicami oraz o ich rozpoczęciu i zakończeniu,

g)

decyzje i rozkazy personalne o mianowaniu na stopnie wojskowe,

h)

informacje o dacie objęcia stanowisk służbowych i zwolnienia z tych stanowisk oraz

o okresach przebywania w dyspozycji,

i)

opinie służbowe,

j)

informacje o nieobecnościach w służbie, należnych i wykorzystanych dniach poszczególnych

urlopów,

k)

informacje o zamiarze wyjazdu za granicę w celach niezwiązanych z zawodową służbą

wojskową,

l)

informacje o wypowiedzeniu stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz informacje

o skróceniu okresu wypowiedzenia lub wyrażeniu zgody na wycofanie wypowiedzenia,

m)

meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej,

n)

informację o złożonej przysiędze wojskowej,

o)

informację o złożeniu oświadczenia lustracyjnego w przypadku obowiązku jego złożenia,

p)

informacje o okresach pełnienia lub odbywania niezawodowej służby wojskowej,

q)

informacje o powierzonych dodatkowo obowiązkach i funkcjach,

r)

dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych,

s)

informacje o wyrażeniu zgody na dalsze pełnienie zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu

wieku 60 lat;

3)

dane dotyczące zdrowia

a)

orzeczenia komisji lekarskich,

b)

informacje o zastosowanych szczepieniach ochronnych,

c)

orzeczenia z przeprowadzonych profilaktycznych badań lekarskich,

d)

oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej oraz informacje o nieprzystąpieniu do sprawdzianu

sprawności fizycznej,

e)

informacje o pobraniu materiału genetycznego;

4)

dane o wykształceniu i kwalifikacjach oraz o przebiegu pracy zawodowej

a)

uzyskane wykształcenie,

b)

posiadane tytuły zawodowe, stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki oraz tytuł

profesora,

c)

ukończone staże, kursy lub specjalizacje w kraju i poza granicami w ramach wojskowego

systemu doskonalenia zawodowego,

d)

ukończone inne staże, kursy, specjalizacje i szkolenia,

e)

poziom znajomości języków obcych,

f)

prawo wykonywania danego zawodu,

g)

uprawnienia i certyfikaty zawodowe,

h)

przebieg pracy zawodowej,

i)

o udzieleniu zgody na wykonywanie pracy zarobkowej lub na prowadzenie działalności

gospodarczej,

j)

wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki oraz dokumenty potwierdzające

rodzaj udzielonej pomocy;

5)

dane o stanie cywilnym;

6)

dane o stanie rodzinnym;

7)

dane o nadanych medalach i odznaczeniach państwowych, resortowych i innych;

8)

dane dotyczące prawomocnych orzeczeń w sprawach karnych, w sprawach o wykroczenia

oraz w postępowaniu administracyjnym, a także odpowiedzialności zawodowej;

9)

informację o karach i wyróżnieniach wydanych w postępowaniu dyscyplinarnym.

1.

Dowódca jednostki wojskowej, który wydał dokument, wprowadza jego treść do ewidencji

elektronicznej nie później niż 7 dni od dnia jego wydania.

2.

Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej

służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia wprowadza meldunek o realizacji

zwolnienia do ewidencji elektronicznej.

3.

Organ zwalniający, który skrócił okres wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej

służby wojskowej lub wyraził zgodę na wycofanie wypowiedzenia, wprowadza tę informację

do ewidencji elektronicznej.

1.

Zmiany dokumentów ewidencyjnych dotyczących

1)

miejsca zamieszkania oraz zameldowania żołnierza lub

2)

danych kontaktowych żołnierza, lub

3)

danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza do powiadomienia w razie zaistnienia

określonych okoliczności

- dokonuje się na podstawie meldunku żołnierza zawodowego złożonego do dowódcy jednostki

wojskowej w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

2.

Zmiany danych dotyczących

1)

stanu cywilnego,

2)

stanu rodzinnego,

3)

nazwiska lub imienia,

4)

dokumentu tożsamości,

5)

uzyskania

a)

wykształcenia,

b)

tytułów zawodowych, stopni naukowych i stopni w zakresie sztuki oraz tytułu profesora,

c)

specjalizacji zawodowych (uprawnień),

6)

otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych

państw,

7)

przebiegu pracy zawodowej,

8)

karalności,

9)

uzyskania orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak bez pośrednictwa jednostek wojskowych

- dokonuje się na podstawie dokumentów będących podstawą wprowadzenia danych do ewidencji

wojskowej, wydanych przez uprawnione podmioty, przedstawionych przez żołnierza zawodowego

w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia).

3.

Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji

elektronicznej, a dokumenty włącza (przesyła) się do teczki akt personalnych.

W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia aktualizuje się

ewidencję wojskową.

Wojskowe placówki edukacyjne aktualizują ewidencję elektroniczną przez dodanie informacji

o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, stażach, szkoleniach lub kursach

w terminie 14 dni od daty ich zakończenia.

1.

Teczkę akt personalnych przesyła się niezwłocznie do właściwego organu, o którym mowa

w § 28, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu

go do dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie, po uprzednim

wykonaniu następujących czynności

1)

zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 31 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną

pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych

w każdym spisie;

2)

potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej

odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.

2.

Teczkę akt personalnych żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku

służbowym w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego albo w Służbie Wywiadu Wojskowego, po

zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu,

o którym mowa w § 28, po uprzednim

1)

wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2)

trwałym usunięciu z teczki akt personalnych, w sposób określony w § 32 ust. 1, dokumentów

dotyczących przebiegu służby w tej instytucji;

3)

włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w Służbie

Kontrwywiadu Wojskowego albo Służbie Wywiadu Wojskowego lub w byłych Wojskowych Służbach

Informacyjnych. W zaświadczeniu podaje się również okres otrzymywania dodatku specjalnego

oraz służbowego, o których mowa w art. 439 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, wraz z podaniem

ostatniej kwoty tych dodatków, w przypadku ich otrzymywania.

Teczkę akt personalnych żołnierza, wobec którego została wydana decyzja o zwolnieniu

z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia z ewidencji wojskowej,

organ, w którym była prowadzona teczka akt personalnych tego żołnierza, przesyła niezwłocznie

do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu tego żołnierza

z zawodowej służby wojskowej lub o skreśleniu z ewidencji wojskowej.

1.

Ewidencję elektroniczną żołnierzy zawodowych zwalnianych z zawodowej służby wojskowej

udostępnia się właściwym szefom WCR.

2.

Po upływie 6 miesięcy, jednak nie później niż po roku, od dnia zwolnienia żołnierza

z zawodowej służby wojskowej dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej

służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej, przesyła teczkę akt personalnych,

po jej aktualizacji, do właściwego archiwum wojskowego. Teczki przekazuje się zbiorczo,

nie częściej niż co 6 miesięcy.

3.

Teczki akt personalnych zwolnionych z zawodowej służby wojskowej żołnierzy zawodowych

w stopniu wojskowym pułkownika (komandora) lub wyższym przekazuje się bezpośrednio

do Centralnego Archiwum Wojskowego.

4.

Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami

kraju, ewidencję elektroniczną żołnierza udostępnia się szefowi WCR właściwemu dla

ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.

5.

Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w

ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego

żołnierza.

1.

Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się przez

1)

przedstawienie na terenie jednostki wojskowej przez osoby wykonujące zadania związane

z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych i w ich obecności

teczki akt personalnych;

2)

odnotowanie w karcie wypożyczeń każdego udostępnienia teczki akt personalnych.

2.

Udostępnienie danych zgromadzonych w ewidencji wojskowej organom, o których mowa w

art. 73 ust. 1 pkt 1-3 i 6 ustawy, może być zrealizowane przez wypożyczenie teczki

akt personalnych, jeżeli jest wymagany dostęp do kompletnych akt osobowych żołnierza,

a przesłanie teczki jest uzasadnione względami ekonomicznymi oraz proceduralnymi.

3.

W przypadku konieczności dołączenia dokumentów do teczki akt personalnych, która została

wypożyczona, dokumenty, które mają być włączone do teczki akt personalnych, załącza

się do karty wypożyczeń.

1.

Żołnierzowi może być również udostępniona dotycząca go ewidencja elektroniczna.

2.

Udostępnienie ewidencji elektronicznej realizuje użytkownik wykonujący zadania związane

z działalnością kadrową, w uzgodnionym z żołnierzem terminie.

3.

Żołnierz może zapoznać się z dotyczącą go ewidencją osobiście przez dedykowany formularz

udostępniony z ewidencji elektronicznej, jeżeli zapewniono techniczne możliwości dostępu

do tej ewidencji w sposób zgodny z procedurami bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej,

w której jest prowadzona ewidencja wojskowa.

4.

W przypadku stwierdzenia przez żołnierza niezgodności danych zawartych w prowadzonej

ewidencji ze stanem faktycznym wymagane korekty mogą zostać wykonane po dostarczeniu

dokumentów źródłowych potwierdzających prawdziwość informacji.

5.

W przypadku zapoznawania się z ewidencją elektroniczną w sposób określony w ust. 3

żołnierz potwierdza zapoznanie się z ewidencją. Fakt zapoznania się rejestruje się

w tej ewidencji.

W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotów, o których

mowa w art. 73 ust. 1 ustawy, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepis § 43

ust. 1 pkt 2 stosuje się.

1.

Wtórniki kart ewidencyjnych będące wydrukami z IZE niszczy się protokolarnie w terminie

do dnia 1 kwietnia roku następującego po roku, w którym zostały one sporządzone lub

wpłynęły do WCR.

2.

Wtórniki kart ewidencyjnych będące wydrukami z IZE, sporządzane na potrzeby jednostek

wojskowych, niszczy się protokolarnie w przypadku potrzeby sporządzenia nowego wtórnika,

niezależnie od terminu, o którym mowa w ust. 1.

IZE przechowywane w archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej po upływie okresów ich

przechowywania niszczy się lub usuwa protokolarnie w terminie do końca następnego

roku kalendarzowego.

1.

Księgi ewidencji przechowuje się w archiwum WCR do czasu zniszczenia kart ewidencyjnych

lub usunięcia IZE, dla żołnierzy oraz osób danego rocznika, których dane znajdują

się w tych księgach.

2.

Księgi ewidencji przechowywane w archiwum WCR po upływie okresów ich przechowywania

przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

Karty poszukiwania niszczy się

1)

w przypadku osób podlegających kwalifikacji wojskowej - po upływie 10 lat od dnia

przeniesienia ich do rezerwy, jednak nie później niż do końca roku, w którym osoba

podlegająca stawieniu się do kwalifikacji wojskowej została skreślona z ewidencji

wojskowej;

2)

w przypadku żołnierzy pasywnej rezerwy - po upływie 10 lat od dnia dokonania ostatniego

wpisu w karcie, nie później niż do końca roku, w którym żołnierz ten został skreślony

z ewidencji wojskowej.

Książkę ewidencji przechowuje się w jednostce wojskowej przez okres 10 lat od daty

jej zakończenia i przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego niszczy protokolarnie szef WCR w terminie

do dnia 1 kwietnia roku następującego po roku, w którym skreślono daną osobę z ewidencji

wojskowej.

Przejścia z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej dokonuje

się z dniem ogłoszenia mobilizacji lub ogłoszenia stanu wojennego oraz wojny.

1.

Ewidencję wojskową w jednostkach wojskowych, w których żołnierze i pracownicy pozostają

na ewidencji, prowadzi się w formie kart ewidencyjnych w postaci papierowej, natomiast

pozostałe dokumenty ewidencyjne i ewidencję elektroniczną prowadzi się stosownie do

możliwości.

2.

Karty ewidencyjne żołnierzy zawodowych drukuje się z ewidencji elektronicznej, a w

przypadku jej niedostępności - z archiwalnego zbioru, o którym mowa w § 14 ust. 4.

3.

Prowadzenie teczek akt personalnych zawiesza się do daty zakończenia mobilizacji,

stanu wojennego lub wojny.

4.

Teczki akt personalnych deponuje się we właściwym archiwum wojskowym.

5.

Zawiesza się eksploatację ewidencji elektronicznej, z wyjątkiem ewidencji prowadzonej

przez Szefa CWCR i szefów WCR, a jej kopię, na informatycznym nośniku danych, deponuje

się w Centralnym Archiwum Wojskowym.

6.

W przypadku braku możliwości prowadzenia przez szefa WCR ewidencji wojskowej w postaci

elektronicznej dokonuje on wydruku z niej kart ewidencyjnych i wtórników kart ewidencyjnych

i prowadzi ewidencję w postaci papierowej.

7.

W przypadku braku możliwości wykonania przez szefa WCR wydruków, o których mowa w

ust. 6, wydruki wykonuje właściwy terytorialnie szef OZ CWCR lub Szef CWCR.

1.

Dla osób, o których mowa w art. 71 ust. 1 pkt 3 ustawy, posiadających pracowniczy

przydział mobilizacyjny, kontynuuje się prowadzenie dotychczasowej ewidencji.

2.

Dla osób posiadających pracowniczy przydział mobilizacyjny, o których mowa w art.

531 ust. 6 ustawy, dopuszcza się odstąpienie od konieczności gromadzenia dokumentów,

informacji i danych będących podstawą dokonania wpisu lub poprzestanie na przekazaniu

informacji ustnej, o czym czyni się stosowną wzmiankę z podaniem powodu tego odstąpienia.

3.

W przypadku osób, o których mowa w ust. 1, kartę ewidencyjną stanowi wydruk z IZE,

według wzoru, o którym mowa w § 14 ust. 2 pkt 5.

W przypadku powołania w okresie trwania mobilizacji, stanu wojennego lub w czasie

wojny

1)

żołnierza do pełnienia służby wojskowej albo

2)

osoby z nadanym pracowniczym przydziałem mobilizacyjnym

- szef WCR przekazuje dowódcy jednostki wojskowej, w której będą oni pełnić służbę

wojskową, ewidencję wojskową tylko w formie wtórnika karty ewidencyjnej.

1.

Razem z deponowanymi teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się

wydruk rejestru teczek akt personalnych, który jest jednocześnie spisem imiennym deponowanych

teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.

2.

Na wydruku rejestru deponujący teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej

stronie wpisuje

1)

dane osób dokonujących przekazania teczek akt personalnych z podaniem stopnia wojskowego,

imienia i nazwiska oraz nazwy stanowisk służbowych przekazującego i przyjmującego;

2)

dokumenty podlegające przekazaniu;

3)

liczbę deponowanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi

dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;

4)

datę zdeponowania.

3.

Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się stopnie wojskowe, nazwiska i imiona

oraz podpisy deponującego i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk

służbowych i określeniem jednostek wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową.

Pomiędzy podpisami odciska się pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.

1.

Archiwa, o których mowa w § 53 ust. 4 i 5, wystawiają pokwitowanie odbioru zdeponowanych

u nich dokumentów ewidencyjnych.

2.

Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające

1)

wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,

2)

podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz

datą i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej

- przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.

Z dniem zakończenia mobilizacji, stanu wojennego lub wojny teczki akt personalnych

przekazuje się do właściwych jednostek wojskowych w celu ich dalszego prowadzenia.

1.

W przypadku zgłoszenia zmiany przez osobę objętą ewidencją wojskową lub otrzymania

informacji z organu prowadzącego ewidencję ludności, a także pozyskania danych z innych

źródeł pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące w miejscu położonym

poza terytorialnym zasięgiem działania WCR, szef WCR, którego ewidencją jest objęta

dana osoba, przekazuje dokumenty ewidencyjne tej osoby szefowi WCR właściwemu według

nowego miejsca jej pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące.

Po potwierdzeniu przez szefa WCR właściwego według nowego miejsca pobytu otrzymania

ewidencji danej osoby dotychczasowy właściwy szef WCR usuwa IZE tej osoby ze swojej

informatycznej bazy ewidencyjnej.

2.

W przypadku gdy Szef WCR, w ramach uzgodnień nadania przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego,

zawiadomienia o wyłączeniu z urzędu lub wniosku o wyłączenie, pozyska informacje o

pobycie stałym lub pobycie czasowym trwającym ponad 3 miesiące na obszarze objętym

jego terytorialnym zasięgiem działania osoby, której nie posiada ewidencji wojskowej,

niezwłocznie ustala WCR, w której przechowywane są dokumenty ewidencyjne tej osoby,

w celu pozyskania tych dokumentów.

3.

Przekazanie ewidencji wojskowej w sposób określony w ust. 1 następuje również pomiędzy

szefem WCR a szefem WCR, do którego został złożony lub przesłany wniosek o powołanie

do służby wojskowej. Przekazanie to następuje na podstawie przesłanej kopii wniosku

na czas postępowania rekrutacyjnego.

4.

Przekazania dokumentów nie dokonuje się w przypadku zmiany przez żołnierza miejsca

zameldowania na pobyt czasowy dokonywanej w miejscu pełnienia służby u dowódcy, a

w obiekcie wojskowym u komendanta (kierownika, szefa, dowódcy) obiektu.

Przekazywanie IZE odbywa się drogą elektroniczną lub na informatycznych nośnikach

danych za pośrednictwem operatora pocztowego przesyłką poleconą lub za pośrednictwem

upoważnionego pracownika WCR.

Podstawę dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w odniesieniu do żołnierzy zawodowych

w czasie pokoju stanowią

1)

decyzje (rozkazy personalne) oraz wyciągi z rozkazów dziennych dowódców jednostek

wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych;

2)

wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej;

3)

wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4)

dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu zawodowego, stopnia naukowego

i stopnia w zakresie sztuki oraz tytułu profesora, specjalizacji zawodowej lub innych

uprawnień, w tym prawa wykonywania danego zawodu, albo ukończenie kursu, praktyki,

stażu lub szkolenia;

5)

protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne,

dokumentujące znajomość języków obcych;

6)

opinie służbowe oraz odwołania od tych opinii;

7)

dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych i odbyciu wymaganego szkolenia

z zakresu ochrony informacji niejawnych oraz decyzje o odmowie wydania lub cofnięciu

poświadczenia bezpieczeństwa;

8)

orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

9)

świadectwo służby;

10)

wtórnik karty ewidencyjnej;

11)

dokumenty stanowiące podstawę do zwolnienia żołnierza ze służby wojskowej lub skreślenia

z ewidencji;

12)

dokumenty wydane przez sądy, urzędy stanu cywilnego i inne organy administracji publicznej,

dotyczące w szczególności stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska lub imienia;

13)

dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg

pracy zawodowej;

14)

opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i szefa WCR wystawione w związku

z powołaniem do zawodowej służby wojskowej;

15)

dokumenty potwierdzające złożenie przysięgi wojskowej;

16)

wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych

lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

17)

powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o

a)

przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

b)

pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki;

18)

oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w Służbie Kontrwywiadu

Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, instytucji krajowej lub instytucji zagranicznej;

19)

oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym

stanowisku służbowym;

20)

wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej przez żołnierza zawodowego;

21)

wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz

stanowisko właściwego organu w tej sprawie;

22)

wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

23)

dokumenty personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;

24)

wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej

oraz o objęciu obowiązków służbowych;

25)

umowy zawarte z żołnierzem zawodowym, który

a)

został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację

w kraju lub za granicą,

b)

uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;

26)

fotografie żołnierza zawodowego;

27)

decyzje dowódcy jednostki wojskowej dotyczące niewyrażenia zgody na wyjazd za granicę

w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

28)

akta spraw administracyjnych, których przedmiotem są dane, o których mowa w art. 71

ustawy, wraz z ich metrykami;

29)

dokumenty potwierdzające status weterana;

30)

dokumenty poświadczające przebieg służby poza granicami kraju;

31)

zakresy obowiązków na zajmowanych stanowiskach służbowych;

32)

tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych znajdujących się w teczce wykonane przez tłumaczy

przysięgłych;

33)

protokoły i notatki z indywidualnych rozmów kadrowych;

34)

dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;

35)

wnioski o wyrażenie zgody na dalsze pełnienie zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu

wieku 60 lat;

36)

oświadczenia o nieprowadzeniu przeciwko osobie postępowania karnego, karnoskarbowego,

dyscyplinarnego lub z tytułu odpowiedzialności zawodowej;

37)

informacja żołnierza, że występuje lub nie występuje stosunek podległości, o którym

mowa w art. 223 ustawy;

38)

potwierdzające posiadany stopień służbowy i zajmowane stanowisko w przypadku, o którym

mowa w art. 138 ustawy;

39)

informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

40)

orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych

lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia

wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności

zawodowej;

41)

dokumenty dotyczące uzyskiwanych wyników oraz wypełniania przez żołnierza obowiązku

poddania się sprawdzianowi sprawności fizycznej;

42)

meldunki o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza,

o których mowa w § 37 ust. 1;

43)

powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w

celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;

44)

decyzje związane z udzieleniem zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie

działalności gospodarczej;

45)

postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych

oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;

46)

orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich.

Podstawą dokonywania zmian w ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR są

1)

dane pozyskane z Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL);

2)

dane pozyskane z centralnej ewidencji kierowców;

3)

dane pozyskane z Krajowego Rejestru Karnego;

4)

orzeczenia i zawiadomienia powiatowych i wojewódzkich komisji lekarskich;

5)

orzeczenia i zawiadomienia wojskowych komisji lekarskich;

6)

rejestry osób objętych rejestracją oraz zawiadomienia wójtów (burmistrzów, prezydentów

miast), oraz zawiadomienia innych organów administracji publicznej;

7)

zawiadomienia dowódców jednostek wojskowych, kierowników podmiotów lub formacji uzbrojonych

niewchodzących w skład Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, w których jest lub

była pełniona służba zastępcza, oraz jednostek organizacyjnych przewidzianych do militaryzacji

i jednostek zmilitaryzowanych;

8)

zawiadomienia pracodawców;

9)

zawiadomienia rektorów oraz dyrektorów szkół o osobach, które odpowiednio kończą studia

na kierunkach lub naukę w zawodach, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie

art. 60 ust. 7 ustawy;

10)

zawiadomienia i orzeczenia sądów, zaświadczenia prokuratorów, dyrektorów zakładów

karnych i aresztów śledczych;

11)

zawiadomienia lub oświadczenia osób objętych ewidencją wojskową oraz członków ich

rodzin i innych osób objętych ewidencją wojskową;

12)

zawiadomienia organu udzielającego zgody obywatelowi polskiemu na służbę w obcym wojsku

lub obcej organizacji wojskowej;

13)

zawiadomienia i orzeczenia innych podmiotów zobowiązanych z mocy przepisów prawa do

przekazywania szefom WCR danych o osobach podlegających obowiązkowi obrony;

14)

decyzje, rozkazy personalne i rozkazy wydawane przez dowódców jednostek wojskowych;

15)

wyciągi z postanowień (decyzji) o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych;

16)

opinie i oceny służbowe;

17)

informacja o zrzeczeniu się obywatelstwa polskiego.

Dane z rejestrów, o których mowa w § 62 pkt 1-3, pozyskuje Szef CWCR i przekazuje

je w drodze teletransmisji lub na zewnętrznym informatycznym nośniku danych szefom

WCR.

Założenie ewidencji wojskowej przez szefa WCR oznacza jednocześnie założenie ewidencji

przez Szefa CWCR.

1.

Dokumenty, o których mowa w § 62 pkt 4-17, przechowuje się w WCR przez okres 10 lat

od dnia ich otrzymania.

2.

Dokumenty, o których mowa w § 62 pkt 4-17, niszczy się protokolarnie w terminie do

końca roku kalendarzowego, w którym upłynął okres ich przechowywania.

3.

W przypadku zmiany przynależności ewidencyjnej osoby objętej ewidencją wojskową przekazanie

uwierzytelnionych kopii dokumentów aktualizujących dotyczących tej osoby do właściwego

szefa WCR następuje na żądanie tego szefa.

1.

Podstawą dokonywania wpisów w ewidencji wojskowej w zakresie pracowników resortu obrony

narodowej są

1)

dokumenty znajdujące się w dokumentacji pracowniczej prowadzonej zgodnie z rozporządzeniem

ministra właściwego do spraw pracy wydanym na podstawie art. 298

(Dz. U. z 2023 r. poz. 1465);

2)

inne dane, informacje i dokumenty konieczne do zgromadzenia danych, w szczególności

a)

wypełniona karta ewidencyjna - kwestionariusz osobowy pracownika resortu obrony narodowej,

b)

dodatkowe dokumenty potwierdzające inne kwalifikacje, umiejętności i osiągnięcia zawodowe

niż wymagane do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

2.

Wzór karty ewidencyjnej - kwestionariusza osobowego pracownika resortu obrony narodowej,

zawierający dane wynikające z art. 71 ust. 2 ustawy, jest określony w załączniku nr

14 do rozporządzenia.

3.

Dokumenty będące podstawą dokonania wpisu, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa

w ust. 1 pkt 1, gromadzi się i przechowuje w zbiorze dokumentów w postaci papierowej,

prowadzonym z wyodrębnieniem każdej osoby, w kolejności alfabetycznej według nazwiska.

1.

W przypadku zniszczenia całości lub części danych lub dokumentów zawartych w ewidencji

wojskowej prowadzonej przez jeden z organów, o którym mowa w § 4 ust. 1, a także wystąpienia

zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie z tej ewidencji, organ prowadzący tę ewidencję

występuje do Szefa CWCR z wnioskiem o zarządzenie jej odtworzenia oraz powiadamia

o tym fakcie przełożonego.

2.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, nie jest wymagany, jeżeli odtworzenie dotyczy

1)

ewidencji elektronicznej i jej odtworzenie może nastąpić z kopii bezpieczeństwa informatycznej

bazy ewidencyjnej;

2)

dokumentów ewidencyjnych dotyczących jednej osoby.

3.

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, organ prowadzący ewidencję powiadamia o odtworzeniu

ewidencji wojskowej przełożonego oraz Szefa CWCR, podając zakres i przyczynę tego

odtworzenia.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej może nastąpić w siedzibie

1)

organu, który prowadził wcześniej zniszczoną ewidencję;

2)

innego organu uprawnionego do prowadzenia ewidencji wojskowej wskazanego przez Szefa

CWCR.

1.

W przypadku wystąpienia potrzeby udzielenia pomocy przez wojewodę w odtworzeniu ewidencji

wojskowej Szef CWCR powiadamia o tym wojewodę, określając zakres, sposób i miejsce

jej odtwarzania.

2.

Wojewoda udziela niezbędnej pomocy w zakresie odtworzenia ewidencji wojskowej, a w

razie potrzeby uczestniczy w organizowaniu jej odtwarzania.

3.

Odtworzenia ewidencji wojskowej dokonuje organ prowadzący wcześniej zniszczoną ewidencję,

a w przypadku zaprzestania działania przez ten organ - organ wyznaczony przez Szefa

CWCR.

1.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej przeprowadza się na podstawie danych uzyskanych z

informatycznych baz ewidencyjnych oraz, w zależności od potrzeb, na podstawie danych

1)

uzyskanych od osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej lub okazania książeczki

wojskowej lub innych dokumentów zawierających dane niezbędne do prowadzenia ewidencji

wojskowej;

2)

zawartych w rejestrze PESEL, rejestrach mieszkańców, Rejestrze Dowodów Osobistych,

rejestrze osób objętych rejestracją oraz wykazach osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji

wojskowej;

3)

zawartych w księgach orzeczeń lekarskich i innych dokumentów dotyczących orzecznictwa

zdrowotnego uzyskanych od powiatowych i wojewódzkich komisji lekarskich oraz wojskowych

komisji lekarskich;

4)

uzyskanych od organów biorących udział w kwalifikacji wojskowej;

5)

uzyskanych od pracodawców w zakresie zatrudnienia i zwolnienia pracowników oraz ich

kwalifikacji zawodowych i zajmowanych stanowisk;

6)

uzyskanych od rektorów uczelni i dyrektorów szkół ponadpodstawowych;

7)

uzyskanych od dowódców jednostek wojskowych, w szczególności kopii wtórników kart

ewidencyjnych żołnierzy pełniących czynną służbę wojskową w tych jednostkach, osób,

którym nadano przydział mobilizacyjny, oraz osób, którym nadano pracowniczy przydział

mobilizacyjny;

8)

uzyskanych z sądów i jednostek prokuratury, zakładów karnych, zakładów poprawczych

i aresztów śledczych;

9)

uzyskanych od innych organów administracji publicznej.

2.

Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 2-9, są udostępniane na podstawie pisemnego wniosku,

który określa zakres i przeznaczenie udostępnianych danych osobowych.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej obejmuje dane osobowe i informacje dotyczące osób,

o których mowa w § 5, określone w art. 71 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy, w zależności od

potrzeb.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia wtórnika karty ewidencyjnej, znajdującego się

w ewidencji prowadzonej przez dowódcę jednostki wojskowej, w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się tym dokumentem albo w razie jego zaginięcia dowódca jednostki wojskowej

występuje do właściwego szefa WCR o sporządzenie i przekazanie nowego wtórnika karty

ewidencyjnej.

2.

Otrzymany nowy egzemplarz wtórnika karty ewidencyjnej uzupełnia się o wpisy wynikające

z prowadzonej ewidencji wojskowej w zakresie należącym do dowódcy jednostki wojskowej.

3.

Wtórnik karty ewidencyjnej, w miejsce którego został sporządzony nowy egzemplarz,

odsyła się niezwłocznie do szefa WCR.

1.

W razie uszkodzenia poszczególnych stron księgi ewidencji lub książki ewidencyjnej

odtwarza się pełną treść uszkodzonych stron w wolnej od wpisów części tej księgi lub

książki.

2.

W przypadku gdy księga ewidencji lub książka ewidencyjna ulegnie zniszczeniu w stopniu

utrudniającym posługiwanie się nią w bieżącej pracy, zakłada się nową księgę lub książkę.

3.

Księgi ewidencyjne (strony ksiąg ewidencyjnych) lub książki ewidencyjne (strony książek

ewidencyjnych) odtwarza się na podstawie danych zawartych w kartach ewidencyjnych,

wtórnikach lub IZE.

4.

Do nowo założonej księgi ewidencji lub książki ewidencyjnej wpisuje się dane tylko

tej osoby, która jest aktualnie objęta ewidencją wojskową prowadzoną przez szefa WCR

lub dowódcę jednostki wojskowej.

5.

Uszkodzoną księgę ewidencji przechowuje się w archiwum WCR do czasu zniszczenia kart

ewidencyjnych lub IZE osób tego rocznika, na który założono daną księgę.

6.

Uszkodzoną książkę ewidencyjną przechowuje się w jednostce wojskowej przez okres 10

lat, liczony od dnia ubycia z tej jednostki wojskowej i skreślenia z ewidencji wojskowej

tej jednostki ostatniej osoby, której dane znajdowały się w tej książce.

7.

Odtworzenie księgi ewidencji lub książki ewidencyjnej nie wymaga wniosku, o którym

mowa w § 67 ust. 1.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt

personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje

się adnotację „DUPLIKAT”.

2.

Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie

1)

dokumentów uzyskanych od organów wojskowych;

2)

dokumentów ujętych w ewidencji elektronicznej;

3)

dokumentów dostarczonych przez zainteresowanego żołnierza;

4)

danych uzyskanych

a)

od wojskowych komisji lekarskich - w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa

zdrowotnego,

b)

od kierujących wojskowymi placówkami edukacyjnymi, rektorów uczelni oraz dyrektorów

szkół,

c)

z sądów i powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz Krajowego Rejestru

Karnego,

d)

od organów administracji publicznej.

3.

Teczki akt personalnych, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty

1)

zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nimi,

2)

odnalezione po uzupełnieniu duplikatu o dokumenty występujące w oryginale teczki,

a nieujęte w duplikacie

- niszczy się protokolarnie.

1.

Dotychczasowe dokumenty ewidencyjne, sporządzone do dnia wejścia w życie niniejszego

rozporządzenia, stają się dokumentami ewidencyjnymi, o których mowa w art. 70 ust.

1 i 2 ustawy.

2.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, prowadzi się nadal zgodnie z przepisami niniejszego

rozporządzenia.

Dla kart ewidencyjnych znajdujących się w dniu wejścia w życie rozporządzenia w archiwum

wojskowego centrum rekrutacji nie zakłada się informatycznych zbiorów ewidencyjnych.

Karty ewidencyjne osób skreślonych z ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR,

dla których nie założono IZE, przechowuje się w archiwum WCR w układzie według roczników,

w porządku alfabetycznym, nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym upłynęło

10 lat od dnia skreślenia z ewidencji wojskowej.

1.

W przypadku gdy osoba, której dane gromadzi się i przetwarza w ewidencji, zostanie

zaliczona do innej niż dotychczasowa grupy osób wskazanych w art. 71 ust. 1 pkt 1-3

ustawy, kontynuuje się prowadzenie dotychczasowej ewidencji, z uwzględnieniem sposobu

określonego dla nowej grupy, od dnia wystąpienia zmiany.

2.

Jeżeli osoba, o której mowa w art. 71 ust. 10 lub 11 ustawy, ponownie zostanie zaliczona

do którejkolwiek grupy osób określonej w art. 71 ust. 1 ustawy, kontynuuje się prowadzenie

dotychczasowej ewidencji. Przepis ust. 1 stosuje się.

W terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia organy, o

których mowa w § 4 ust. 1, uzupełnią dane i dokumenty będące podstawą do prowadzenia

ewidencji wojskowej.

Ewidencja wojskowa prowadzona w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym

może być prowadzona w dotychczasowy sposób przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy

od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.