Obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 2 października 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących

pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej,

z tytułu podróży służbowej

1)

na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2)

poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

1.

W przypadku podróży służbowej poza granicami kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed

dniem wejścia w życie rozporządzenia, należności z tytułu podróży służbowej ustala

się

1)

za czas podróży przypadający przed dniem wejścia w życie rozporządzenia - na podstawie

przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu dotychczasowym;

2)

za czas podróży przypadający od dnia wejścia w życie rozporządzenia - na podstawie

przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

2.

W przypadku podróży służbowej na obszarze kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed

dniem 1 stycznia 2023 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się

1)

za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów

rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu dotychczasowym;

2)

za czas podróży przypadający od dnia 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów rozporządzenia

zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu

określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują

1)

diety;

2)

zwrot kosztów

a)

przejazdów,

b)

dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)

noclegów,

d)

innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę

odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem §

1 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.

1.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a

także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

2.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami

lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi

opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika

ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

3.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej

lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym

własnością pracodawcy.

4.

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu

w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr

przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach

wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym

(Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm..

1.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne

niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca

się je w udokumentowanej wysokości.

2.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi

i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne

niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży

zagranicznej.

1.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie

później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

2.

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty,

w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki;

nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu

nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach

braku jego udokumentowania.

3.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach

mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

1.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

2.

Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej

miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

1

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów

wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

2.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu)

do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób

1)

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi

a)

mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b)

od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

a za niepełną, ale rozpoczętą dobę

a)

do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b)

ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3.

Dieta nie przysługuje

1)

za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w

przypadkach, o których mowa w § 10;

2)

jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4.

Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego

wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio

1)

śniadanie - 25% diety;

2)

obiad - 50% diety;

3)

kolacja - 25% diety.

5.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono

wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

1.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi

przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej

za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

2.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu

stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

3.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku,

o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

4.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami

21 i 7.

5.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także

jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości

stałego lub czasowego pobytu.

1.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt

na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

2.

Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów

dojazdów.

3.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę

na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje

zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez

pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej

w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji

1)

lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili

jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2)

lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w

kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3)

morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili

wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

1.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia

i inne drobne wydatki.

2.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może

ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

3.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób

1)

za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)

za niepełną dobę podróży zagranicznej

a)

do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b)

ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

4.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona

w załączniku do rozporządzenia.

1.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne

wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

2.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując,

że każdy posiłek stanowi odpowiednio

1)

śniadanie - 15% diety;

2)

obiad - 30% diety;

3)

kolacja - 30% diety.

3.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono

wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na

wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety,

pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży

zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

1.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości

stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach

w załączniku do rozporządzenia.

2.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości

25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg,

stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust.

1.

4.

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają

pracownikowi bezpłatny nocleg.

1.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego,

autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości

docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik

korzystał z noclegu.

2.

W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie

w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

3.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje

ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

4.

Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik

1)

odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem

lub motorowerem;

2)

ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3)

nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego

o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli

podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

1.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje

zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

2.

Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem

świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia

społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej

finansowanych ze środków publicznych

(Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm..

3.

Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,

koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych,

dentystycznych lub okularów.

4.

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do

kraju.

1.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej,

w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej

równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego

kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z

dnia wypłaty zaliczki.

3.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki,

w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej

wypłacenia.

W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju,

przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

Tracą moc

1)

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie

wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu

w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

na obszarze kraju

(Dz. U. poz. 1990, z 2004 r. poz. 2686, z 2005 r. poz. 1554 oraz z 2006 r. poz. 1661);

2)

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie

wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu

w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

poza granicami kraju

(Dz. U. poz. 1991, z 2003 r. poz. 1951, z 2004 r. poz. 2687 oraz z 2005 r. poz. 1555).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.