Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 września 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie dokumentów związanych z czynnościami spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych sporządzanych na informatycznych nośnikach danych

Rozporządzenie określa sposób tworzenia, utrwalania, przekazywania, przechowywania

i zabezpieczania, w tym przy zastosowaniu środków identyfikacji elektronicznej, dokumentów

związanych z czynnościami, o których mowa w art. 3 ustawy z dnia 5 listopada 2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, zwanymi dalej „czynnościami kas”, sporządzanych na informatycznych nośnikach danych.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1)

podpisie elektronicznym - należy przez to rozumieć kwalifikowany podpis elektroniczny

albo inny podpis elektroniczny oparty na danych identyfikujących podpisującego, zgodny

z umową stron, a w przypadku dokumentów wewnętrznych spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

zwanej dalej „kasą”, zgodny z jej uregulowaniami wewnętrznymi;

2)

integralności - należy przez to rozumieć właściwość polegającą na tym, że zawartość

dokumentu nie uległa zmianie od chwili jego utworzenia;

3

pieczęci elektronicznej - należy przez to rozumieć kwalifikowaną pieczęć elektroniczną

albo inną pieczęć elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r.

w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji

elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE

(Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73) zgodną z umową stron, a w przypadku dokumentów wewnętrznych kasy zgodną z jej przepisami

wewnętrznymi.

Utworzenie i utrwalenie następuje przez zapisanie w dokumencie elektronicznym danych

związanych z jedną czynnością lub wieloma czynnościami kas oraz jego opatrzenie podpisem

elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną.

Dokument w formie dokumentu elektronicznego może być przekazany na informatycznym

nośniku danych albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w sposób

gwarantujący integralność przekazywanych danych.

1

Dokument przechowuje się w sposób zapewniający jego integralność przez cały okres

przechowywania, gwarantujący przez cały okres jego przechowywania możliwość odczytywania

zawartych w nim danych oraz możliwość weryfikacji podpisu elektronicznego lub pieczęci

elektronicznej, którymi ten dokument został opatrzony.

1a

Dane zapisane w dokumentach mogą być gromadzone w bazie danych prowadzonej w systemie

teleinformatycznym, która może mieć formę rozproszoną i zdecentralizowaną. System

teleinformatyczny zapewnia bezpieczeństwo i integralność gromadzonych w niej danych.

2.

Jeżeli okres trwałości zapisu na informatycznym nośniku danych określony przez producenta

tego nośnika jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, wówczas utrwalony

na nośniku dokument należy przenieść na inny informatyczny nośnik danych przed upływem

gwarantowanego przez producenta okresu trwałości zapisu. Informatyczny nośnik, z którego

przeniesiono zapis, podlega modyfikacji w celu uniemożliwienia odtworzenia dokumentu.

3.

Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokument zostaje usunięty z informatycznego

nośnika danych w sposób nieodwracalny. W przypadku upływu wymaganego okresu przechowywania

wszystkich dokumentów utrwalonych na informatycznym nośniku danych, nośnik ten podlega

modyfikacji w celu uniemożliwienia odtworzenia tych dokumentów.

1.

Dokumenty przechowuje się w co najmniej dwóch kopiach, każda na innym egzemplarzu

lub rodzaju informatycznego nośnika danych. Sposób przechowywania nośników obydwu

kopii powinien zapewniać bezpieczeństwo zapisanych na nich dokumentów.

2.

Dokumenty mogą być kopiowane na inny informatyczny nośnik danych jedynie pod nadzorem

osób, które zostały uprawnione zgodnie z wewnętrznymi procedurami kas, z zachowaniem

zasad bezpieczeństwa obrotu oraz ochrony interesów kas i ich klientów.

3.

Każdy informatyczny nośnik danych użyty do przechowywania dokumentów powinien zawierać

oznaczenie umożliwiające identyfikację tego nośnika (identyfikator).

1.

Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli w sposób ciągły

1)

jest zapewniona jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych oraz

2)

jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, oraz

3)

są zastosowane metody i środki ochrony dokumentu, których skuteczność w czasie ich

zastosowania jest powszechnie uznawana.

2.

Zabezpieczenie dokumentów wymaga w szczególności

1)

systematycznego dokonywania analizy zagrożeń;

2)

opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania,

w tym procedur dostępu;

3)

stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4)

bieżącego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych

sposobów zabezpieczenia, a także okresowego dokonywania oceny skuteczności tych sposobów.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia