Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 26 czerwca 2023 r. w sprawie dokumentów dyscyplinarnych żołnierzy

Rozporządzenie określa

1)

sposób prowadzenia i dokumentowania akt postępowania dyscyplinarnego;

2)

obieg dokumentów, o których mowa w art. 403 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, zwanej dalej „ustawą”;

3)

okres przechowywania, sposób brakowania lub archiwizowania dokumentacji dyscyplinarnej.

Dokumenty związane z postępowaniem dyscyplinarnym są przekazywane adresatom osobiście

przez przełożonego dyscyplinarnego, rzecznika dyscyplinarnego albo przesyłką listową

poleconą lub przesyłką za potwierdzeniem odbioru. Dokumenty przekazywane adresatom

osobiście wymagają uzyskania potwierdzenia ich przekazania, które dołącza się do akt

postępowania dyscyplinarnego.

1.

Akta postępowania dyscyplinarnego, zwane dalej „aktami postępowania”, umieszcza się

w teczce akt postępowania, której nadaje się numer, oddzielając znakami łamania

1)

symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt;

2)

liczbę porządkową oznaczającą akta postępowania zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym rzeczowego

wykazu akt;

3)

liczbę porządkową akt postępowania w danym roku kalendarzowym;

4)

numer tomu zawierającego do 200 kart akt postępowania.

2.

Rzecznik dyscyplinarny prowadzący sprawę zakłada teczkę, o której mowa w ust. 1, i

rejestruje ją w rejestrze postępowań dyscyplinarnych, zwanym dalej „RPD”.

3.

Na teczce oraz na kartach akt postępowania umieszcza się sygnaturę składającą się

z oznaczenia literowego „RPD”, liczby porządkowej akt oraz po znaku łamania „/” dwóch

ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym akta postępowania zostały założone.

4.

Na początku akt postępowania zamieszcza się spis dokumentów i materiałów zawartych

w danych aktach i wymienia kolejno ich liczbę porządkową, numer karty, nazwę dokumentu,

datę wpływu dokumentu oraz ewentualne uwagi.

5.

Dokumenty w aktach postępowania układa się chronologicznie według daty wpływu, poczynając

od pisma inicjującego postępowanie dyscyplinarne, a kończąc na piśmie informującym

o sposobie jego realizacji i zakończeniu.

6.

Akta postępowania układa się w tomach nieprzekraczających 200 kart. Karty zawarte

w poszczególnych tomach należy ponumerować trwałym środkiem kryjącym w prawym górnym

rogu.

1.

Rejestracja postępowania dyscyplinarnego następuje niezwłocznie po jego wszczęciu

i polega na dokonaniu odpowiedniego zapisu w RPD oraz wpisaniu sygnatury akt tego

postępowania w lewym górnym rogu postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego.

2.

W przypadku wydania orzeczenia bez wszczynania postępowania dyscyplinarnego w trybie

określonym w art. 384 ust. 1 ustawy rejestracji w RPD dokonuje się w sposób określony

w ust. 1 po wydaniu orzeczenia.

3.

Postać papierową RPD przełożony dyscyplinarny prowadzi do chwili zakończenia wpisów

w danym roku, po czym przechowuje przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku

następującego po roku, w którym dokonano ostatniego wpisu w tym rejestrze, a następnie

przekazuje ten rejestr do właściwego archiwum wojskowego.

1.

Przełożony dyscyplinarny, który wydał orzeczenie w postępowaniu, przechowuje akta

postępowania do końca roku kalendarzowego, w którym nastąpi prawomocne zatarcie ukarania,

z uwzględnieniem wymogu ochrony danych w nich zawartych. Jeśli orzeczenie nie stanowiło

o ukaraniu, akta postępowania przechowuje się do końca roku kalendarzowego, w którym

ostatecznie zakończono postępowanie dyscyplinarne.

2.

Przełożony dyscyplinarny po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, przekazuje akta

postępowania do kancelarii jawnej jednostki wojskowej, w której przechowuje się je

przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym

nastąpiło prawomocne zatarcie ukarania.

3.

Jeśli akta postępowania dotyczą żołnierza pełniącego obowiązki służbowe w urzędzie

krajowym obsługującym organ władzy publicznej, w którym są wykonywane zadania o charakterze

związanym z obronnością (instytucja krajowa), albo urzędzie, organizacji lub instytucji

międzynarodowej albo państwa obcego, w których są wykonywane zadania związane z obronnością

Rzeczypospolitej Polskiej (instytucja zagraniczna), to po upływie okresu, o którym

mowa w ust. 1, podlegają one przekazaniu do komórki organizacyjnej prowadzącej obsługę

kancelaryjną instytucji, w której żołnierz wykonuje obowiązki służbowe, i są w tej

komórce przechowywane przez okres, o którym mowa w ust. 2.

4.

Akta postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem o wymierzeniu kary dyscyplinarnej

zwolnienia z zajmowanego stanowiska służbowego i wyznaczenia na inne stanowisko służbowe

oraz kary zwolnienia z dobrowolnych form służby wojskowej przekazuje się po upływie

okresu, o którym mowa w ust. 2 lub 3, do właściwego archiwum wojskowego.

5.

Odpisy akt postępowania prawomocnie zakończonego udostępnia się na wniosek ukaranego

w czasie trwania okresów, o których mowa w ust. 1-3.

1.

W czasie zawieszenia postępowania dyscyplinarnego rzecznik dyscyplinarny sporządza

i włącza do akt postępowania notatkę służbową z dokonywanych okresowo, nie rzadziej

jednak niż raz w miesiącu, czynności, określając, czy ustały przyczyny zawieszenia

postępowania dyscyplinarnego.

2.

Rzecznik dyscyplinarny sporządza i włącza do akt postępowania notatkę służbową o uzasadnionych

okolicznościach związanych z przyczyną zawieszenia postępowania dyscyplinarnego w

przypadku odstąpienia od czynności, o której mowa w ust. 1.

3.

Rzecznik dyscyplinarny po uzyskaniu informacji o ustaniu przyczyn zawieszenia postępowania

dyscyplinarnego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia, w którym

uzyskał tę informację, przekazuje akta postępowania przełożonemu dyscyplinarnemu wraz

z wnioskiem o podjęcie tego postępowania.

1.

Włączenie do akt postępowania

1)

dokumentu złożonego w toku czynności dowodowych bezpośrednio przez obwinionego lub

inną osobę,

2)

odpisu lub wyciągu z udostępnionych akt innego postępowania

- wymaga sporządzenia przez rzecznika dyscyplinarnego notatki służbowej z tej czynności

i umieszczenia jej w aktach postępowania.

2.

Informatyczne nośniki danych zawierające zapisy obrazu lub dźwięku włącza się do akt

postępowania w zaklejonych kopertach oznaczonych sygnaturą akt postępowania.

3.

Jeżeli informatyczny nośnik danych lub dokument stanowiący dowód w postępowaniu dyscyplinarnym

zawiera informacje niejawne, nie dołącza się go do akt postępowania.

4.

W przypadku, o którym mowa w ust. 3, rzecznik dyscyplinarny sporządza notatkę służbową

zawierającą oznaczenie dowodu, informację o miejscu jego przechowywania oraz okoliczności,

która ma być za jego pomocą udowodniona.

Do akt postępowania dołącza się w szczególności

1)

kopię karty wyróżnień żołnierza;

2)

uwierzytelnioną kopię karty ukarania żołnierza;

3)

kopię ostatniej opinii służbowej;

4)

protokół badania na obecność w organizmie alkoholu lub środka odurzającego, substancji

psychotropowej lub innej podobnie działającej substancji lub innego podobnie działającego

środka;

5)

notatkę z rozmowy dyscyplinującej - o ile została sporządzona;

6)

upoważnienie do przeprowadzenia rozmowy dyscyplinującej - jeśli przełożony dyscyplinarny

upoważnił do jej przeprowadzenia innego żołnierza.

1.

Odpis orzeczenia o ukaraniu żołnierza rzecznik dyscyplinarny przekazuje

1)

obwinionemu lub jego obrońcy - niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia

uprawomocnienia się orzeczenia;

2)

osobie przetwarzającej dane w ewidencji wojskowej jednostki wojskowej będącej miejscem

pełnienia przez żołnierza służby - niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni

od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.

2.

Przełożony dyscyplinarny, któremu czasowo podporządkowano żołnierza, przekazuje odpis

orzeczenia o jego ukaraniu

1)

dowódcy jednostki wojskowej, który skierował żołnierza do wykonywania zadań poza dotychczasowym

miejscem pełnienia służby;

2)

kierownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw

kadr w przypadku żołnierza oddelegowanego do instytucji krajowej lub zagranicznej

albo pozostającego w dyspozycji.

3.

W przypadku braku sprzeciwu od przeprowadzonej rozmowy dyscyplinującej notatkę z jej

przeprowadzenia przełożony dyscyplinarny przekazuje osobie przetwarzającej dane żołnierza

w ewidencji wojskowej.

4.

Po upływie terminu, o którym mowa w art. 352 ust. 3 ustawy, notatkę z rozmowy dyscyplinującej

niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści w niej zawartych.

1.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia akt postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem

dyscyplinarnym czynności w celu odtworzenia tych akt przeprowadza, na polecenie przełożonego

dyscyplinarnego orzekającego w pierwszej instancji, rzecznik dyscyplinarny, chyba

że akta postępowania były przechowywane przez innego przełożonego dyscyplinarnego

- wówczas czynności te wykonuje rzecznik dyscyplinarny podporządkowany temu przełożonemu.

2.

Rzecznik dyscyplinarny w celu odtworzenia akt postępowania przeprowadza postępowanie

dowodowe w zakresie, jaki uzna za konieczny. W szczególności występuje do właściwych

przełożonych dyscyplinarnych lub osób posiadających dokumenty potrzebne do odtworzenia

akt postępowania o ich udostępnienie.

1.

Kartę ukarania żołnierza sporządza się po wykonaniu kary i przekazuje się ją

1)

bezpośredniemu przełożonemu ukaranego żołnierza, który przechowuje tę kartę do momentu

zatarcia kary, a następnie kartę tę niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie

lub odczytanie treści na niej zawartych;

2)

ukaranemu - na jego wniosek.

2.

W przypadku wszczęcia postępowania na wniosek, o którym mowa w art. 413 ust. 2 ustawy,

kartę ukarania żołnierza sporządza się i przekazuje wnioskodawcy niezwłocznie, nie

później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia orzeczenia. W przypadku gdy wnioskodawcą

był pokrzywdzony, w karcie nie zamieszcza się numeru PESEL ukaranego żołnierza.

1.

Dokumenty stosowane w ewidencji dyscyplinarnej dotyczące

1)

informacji o żołnierzu będącym ofiarą lub sprawcą naruszeń prawa, w wyniku których

doszło do wypadku, lub będącym sprawcą naruszeń dyscypliny wojskowej oraz informacji

o objęciu żołnierza dyscyplinarnymi i karnymi środkami zapobiegawczymi przechowuje

się przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym

miało miejsce zdarzenie;

2)

wyróżniania przechowuje się przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego

po roku, w którym udzielono wyróżnienia, z zastrzeżeniem pkt 3 i ust. 4;

3)

rozkazów lub decyzji, na podstawie których udzielono wyróżnienia, przechowuje się

i archiwizuje zgodnie z przepisami dotyczącymi postępowania z materiałami archiwalnymi

i inną dokumentacją.

2.

Karty wpisu w odniesieniu do wyróżnień, o których mowa w art. 424 ust. 1 pkt 8 i 12

oraz art. 426 pkt 2, 3 i 5 ustawy, przechowuje się przez okres prowadzenia kroniki

lub księgi, a po zakończeniu ich prowadzenia przepis ust. 1 pkt 3 stosuje się odpowiednio.

3.

Księgę Honorową Wojska Polskiego przechowuje się w Muzeum Wojska Polskiego.

4.

Kartę wyróżnień żołnierza przechowuje się do dnia zwolnienia żołnierza ze służby,

a następnie dołącza do teczki akt personalnych żołnierza.

W przypadku rozformowania jednostki wojskowej albo likwidacji instytucji krajowej

przed okresem, w jakim przechowuje się dokumenty stosowane w dokumentacji i ewidencji

dyscyplinarnej, dokumenty te przekazuje się jednostce wojskowej albo instytucji krajowej

przejmującej jej zadania i funkcje, a w przypadku braku następcy prawnego - jednostce

albo instytucji wskazanej w dokumencie dotyczącym rozformowania lub likwidacji.

1.

W czasie pełnienia służby wojskowej po ogłoszeniu mobilizacji, w stanach nadzwyczajnych,

w czasie wojny, a także podczas wykonywania zadań służbowych w strefie działań wojennych

oraz w przypadku użycia Sił Zbrojnych poza granicami państwa, jak również udziału

w sytuacjach kryzysowych

1)

można odstąpić od wykonania czynności lub sporządzania dokumentów, których wykonanie

lub sporządzenie jest niemożliwe lub szczególnie utrudnione;

2)

można sporządzić adnotację o sposobie rozstrzygnięcia sprawy na wniosku zamiast wydawania

postanowienia;

3)

można dokonać w okresie późniejszym niż przewidziany przepisami

a)

rejestracji akt postępowania w rejestrze postępowań,

b)

nadania aktom postępowania sygnatury,

c)

wpisów dotyczących obiegu akt postępowania;

4)

akta postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem dyscyplinarnym przekazuje się

do wyższego organu dyscyplinarnego na okres przechowywania, o którym mowa w § 5 ust.

2 albo 3; przepis § 13 stosuje się odpowiednio.

2.

Przepisu ust. 1 pkt 1 nie stosuje się, jeżeli nieprzeprowadzenie czynności albo brak

dokumentów może spowodować ograniczenie prawa do obrony obwinionego żołnierza.

1.

Wyciąg z rozkazu lub odpis decyzji, w których stwierdzono udzielenie żołnierzowi wyróżnienia,

przekazuje się prowadzącemu kartę wyróżnień w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia

udzielenia wyróżnienia w celu ich zaewidencjonowania. W przypadku udzielenia wyróżnienia,

o którym mowa w art. 424 ust. 1 pkt 1 ustawy, wyciąg z rozkazu lub odpis decyzji,

w których stwierdzono udzielenie żołnierzowi wyróżnienia, przekazuje się osobie prowadzącej

ewidencję wojskową w celu usunięcia z niej informacji o ukaraniu żołnierza.

2.

W przypadku zmiany stanowiska służbowego żołnierza skutkującej zmianą przełożonego

dyscyplinarnego właściwy przełożony dyscyplinarny przekazuje kartę wyróżnień żołnierza

wraz z jego teczką akt personalnych.

3.

Kartę wyróżnień zakłada się żołnierzowi oraz byłemu żołnierzowi z chwilą udzielenia

mu pierwszego wyróżnienia.

4.

Osoba prowadząca kartę wyróżnień umożliwia żołnierzowi zapoznanie się z jej treścią

na jego wniosek złożony ustnie lub pisemnie.

5.

W nadrzędnych organach wojskowych oraz komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony

Narodowej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej gromadzi się dane statystyczne,

oparte w szczególności na informacjach z ewidencji dyscyplinarnej, w zakresie niezbędnym

do dokonywania okresowych analiz i ocen stanu dyscypliny wojskowej oraz realizacji

zadań związanych z jej kształtowaniem, a także dotyczącym podporządkowanych żołnierzy

oraz jednostek organizacyjnych.

1.

Dowódca jednostki wojskowej po powzięciu informacji o

1)

wypadku lub naruszeniu dyscypliny wojskowej, określonych w zestawieniu liczbowym wypadków

(zdarzeń) wynikłych z naruszenia prawa przez żołnierzy oraz wybranych rodzajów naruszeń

dyscypliny wojskowej, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia,

składa meldunek o wypadku lub naruszeniu dyscypliny wojskowej, którego wzór jest określony

w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

2)

wypadku (zdarzeniu) wynikłym z rażącego naruszenia prawa przez żołnierza, będącym

a)

przestępstwem, oraz o okolicznościach i skutkach jego popełnienia, na podstawie zawiadomienia

organów ścigania o sposobie ukończenia śledztwa lub dochodzenia,

b)

czynem, o którym mowa w art. 351 ust. 1 ustawy,

c)

naruszeniem dyscypliny wojskowej, za które żołnierz został prawomocnie ukarany karą

dyscyplinarną, o której mowa w art. 362 ust. 1 pkt 5 lub 7 ustawy

- składa meldunek o sprawcy wypadku (zdarzenia) wynikłego z rażącego naruszenia prawa

przez żołnierza, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

3)

sposobie ukończenia postępowania karnego, uchyleniu albo zmianie prawomocnego orzeczenia

dyscyplinarnego w stosunku do sprawcy, o którym mowa w pkt 2, składa meldunek o sposobie

ukończenia postępowania karnego, uchyleniu, zmianie prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego,

którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia;

4)

istotnych zmianach w sprawach będących przedmiotem meldunków, o których mowa w pkt

1-3, potrzebie sprostowania błędów lub oczywistych pomyłek, a także w przypadku konieczności

uzupełnienia lub aktualizacji uprzednio przesłanych w tych meldunkach zasadniczych

informacji, składa dodatkowo meldunek uzupełniający.

2.

Dowódca jednostki wojskowej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni

od dnia powzięcia informacji, o której mowa w ust. 1, przekazuje bezpośrednio treść

sporządzonego meldunku drogą służbową w systemie dyżurnych służb operacyjnych do Ministra

Obrony Narodowej. Treść tego meldunku kieruje ponadto do wiadomości kierownika komórki

organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr.

3.

W terminie 14 dni od zaistnienia zmiany dotyczącej karalności lub wystąpienia zdarzenia

będącego podstawą złożenia meldunku, o którym mowa w ust. 1, żołnierz składa informacje

do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.

1.

Jeżeli wypadek lub naruszenie dyscypliny wojskowej, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt

1, dotyczą

1)

żołnierza oddelegowanego lub skierowanego do innej jednostki wojskowej albo poza granicę

państwa - pisemny meldunek składa dowódca jednostki wojskowej (przełożony), któremu

czasowo podporządkowany był żołnierz w chwili zaistnienia wypadku lub naruszenia dyscypliny

wojskowej, a jeżeli wypadek lub naruszenie dyscypliny wojskowej zaistniały w drodze

do miejsca oddelegowania (skierowania) - pisemny meldunek składa dowódca jednostki

wojskowej (przełożony), który żołnierza delegował (skierował);

2)

żołnierza pełniącego służbę w instytucji krajowej lub przeniesionego do dyspozycji

- pisemny meldunek składa kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej

właściwej do spraw kadr, a w przypadku skierowania tego żołnierza do wykonywania zadań

poza dotychczasowym miejscem pełnienia służby - pisemny meldunek składa dowódca jednostki

wojskowej, któremu podporządkowano żołnierza w okresie przebywania w dyspozycji.

2.

Meldunki, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2-4, dotyczące żołnierza wykonującego zadania

służbowe lub przebywającego poza jednostką wojskową, w której żołnierz ten zajmuje

stanowisko służbowe lub pełni (odbywa) służbę wojskową, składa dowódca jednostki wojskowej

(przełożony), który otrzymał informację wymagającą złożenia takiego meldunku.

3.

Jeden egzemplarz meldunku, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 2-4, dowódca jednostki

wojskowej (przełożony) wymieniony w ust. 2 przesyła również dowódcy jednostki wojskowej,

w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe lub pełni (odbywa) służbę wojskową.

W razie popełnienia przez żołnierza czynu zabronionego Dyżurna Służba Operacyjna Komendy

Głównej Żandarmerii Wojskowej przekazuje niezwłocznie

1)

Dyżurnej Służbie Operacyjnej Ministra Obrony Narodowej,

2)

służbie operacyjnej lub dyżurnej w jednostce wojskowej wchodzącej w skład niewymienionych

w niniejszym punkcie struktur organizacyjnych, w której pełni służbę wojskową żołnierz

będący podejrzanym o naruszenie prawa

- informację o tym zdarzeniu w zakresie określonym w meldunku o wypadku lub naruszeniu

dyscypliny wojskowej.

Osoba wyznaczona w rozkazie lub decyzji przez dowódcę jednostki wojskowej sporządza

i włącza do ewidencji dyscyplinarnej notatkę służbową z dokonywanych okresowo, nie

rzadziej niż raz na kwartał, czynności ustalających aktualny stan postępowania prowadzonego

w związku z zaistnieniem zdarzenia, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz

§ 18.

1.

Do celów analitycznych i ewidencyjnych informacje, o których mowa w § 16 ust. 1 oraz

w § 18

1)

Dyżurna Służba Operacyjna Ministra Obrony Narodowej przekazuje kierownikowi komórki

organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr oraz szefowi

komórki organizacyjnej Sztabu Generalnego Wojska Polskiego właściwej do spraw dyscyplinarnych;

2)

szefowie dyżurnych służb operacyjnych lub służb dyżurnych jednostek wojskowych poszczególnych

szczebli dowodzenia przekazują komórkom wewnętrznym dowództw właściwym w sprawach

dyscypliny wojskowej lub osobom funkcyjnym właściwym w sprawach dyscypliny wojskowej,

a w razie ich braku innej osobie wyznaczonej w rozkazie lub decyzji przez dowódcę

jednostki wojskowej.

2.

Niezależnie od przepisów § 15 -18 kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony

Narodowej właściwej do spraw kadr może zwrócić się do przełożonych, przełożonych dyscyplinarnych

oraz komórek wewnętrznych właściwych do spraw dyscypliny wojskowej w jednostkach organizacyjnych

o informacje w zakresie pozostającym we właściwości kierowanej przez niego komórki

organizacyjnej, określając zakres żądanej informacji oraz termin jej udostępnienia.

Podmiot, do którego zostało skierowane żądanie, udziela żądanej informacji w oznaczonym

terminie.

W jednostce wojskowej, dowództwie rodzaju Sił Zbrojnych, Dowództwie Garnizonu Warszawa,

Inspektoracie Wsparcia Sił Zbrojnych, Komendzie Głównej Żandarmerii Wojskowej oraz

w komórce organizacyjnej Sztabu Generalnego Wojska Polskiego właściwej do spraw dyscyplinarnych,

a także w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw

kadr gromadzi się i przetwarza informacje, o których mowa w art. 403 ust. 2 pkt 4

ustawy.

W przypadku utraty lub zniszczenia dokumentacji potwierdzającej nadanie wyróżnienia

przełożony, który udzielił wyróżnienia, na uzasadniony wniosek wyróżnionego żołnierza,

dowódcy jednostki wojskowej, pododdziału, oddziału lub instytucji wojskowej może wydać

duplikat tej dokumentacji.

1.

Do okresu przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji, o której mowa w §

12 ust. 1 pkt 1, którego bieg rozpoczął się przed dniem wejścia w życie niniejszego

rozporządzenia, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia.

2.

Jeżeli okres przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji, o której mowa w

§ 12 ust. 1 pkt 1, jest inny niż określony w przepisach dotychczasowych, dotychczasowy

bieg tego okresu wlicza się do okresu przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji,

o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, określonych w niniejszym rozporządzeniu.

1.

Po upływie okresu przechowywania akta postępowania podlegają brakowaniu, z wyjątkiem

akt postępowań zakończonych prawomocnym orzeczeniem o wymierzeniu kary dyscyplinarnej

zwolnienia z zajmowanego stanowiska służbowego i wyznaczenia na inne stanowisko służbowe

oraz kary zwolnienia z dobrowolnych form służby wojskowej, które podlegają przekazaniu

do archiwum wojskowego.

2.

Brakowanie dokumentacji polega na wydzieleniu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia

oraz fizycznym zniszczeniu tej dokumentacji.

3.

Brakowanie dokumentacji przeprowadza się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku

następującego po roku, w którym upływa okres przechowywania niszczonej dokumentacji.

4.

Brakowania dokumentacji dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powoływana

przez dowódcę jednostki wojskowej (dyrektora, szefa, komendanta, kierownika), w którego

zasobie znajduje się dokumentacja przeznaczona do brakowania. W skład komisji wchodzą

przedstawiciele kancelarii jawnej lub komórki organizacyjnej świadczącej obsługę kancelaryjną.

5.

Powołując komisję, dowódca jednostki wojskowej wskazuje okres, w którym komisja obowiązana

jest przeprowadzić brakowanie dokumentacji.

6.

Brakowanie dokumentacji przeprowadzają członkowie komisji przez jej fizyczne zniszczenie

przy wykorzystaniu urządzenia technicznego uniemożliwiającego odtworzenie lub odczytanie

treści na nich zawartych.

7.

Komisja, dokonując brakowania dokumentacji, sporządza protokół, który zawiera

1)

wskazanie podstaw powołania komisji;

2)

informacje o składzie komisji;

3)

datę przeprowadzenia brakowania;

4)

oznaczenie numerowe akt podlegających brakowaniu;

5)

podpisy członków komisji.

8.

Protokół podlega przedłożeniu właściwemu dowódcy jednostki wojskowej w terminie 7

dni od dnia przeprowadzenia brakowania dokumentacji.

9.

Protokół z brakowania dokumentacji podlega archiwizowaniu i przekazaniu wraz z dokumentacją,

o której mowa w § 5 ust. 4.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.