Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 grudnia 2022 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego

1.

Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu

komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków

zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich

na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób

zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od

chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych

zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2.

Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego.

3.

Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych

osobowych oraz informacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku

1)

sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej

w podmiocie dozorującym;

3)

czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

Nośnik powinien

1)

zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2)

być przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi;

3)

być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej

40-50%;

4)

zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji

w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, które są przeznaczone do tego

rodzaju nośników.

1.

Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel

podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko;

3)

nazwę podmiotu dozorującego;

4)

dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej

wymianie tych urządzeń;

5)

czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6)

numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7)

w miarę potrzeby - inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2.

W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie

tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować

ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1.

1.

Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji

przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym

mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie w sposób uniemożliwiający

osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania i oznacza opakowanie

sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektronicznych był wykonywany.

2.

Dane i informacje, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili

ich uzyskania w warunkach, w których jest zapewniona ochrona przed ich utratą, zniszczeniem

lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych,

czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

1.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik oraz całą dokumentację, o której

mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu

kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego,

a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru

elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego

do wykonania tej decyzji.

2.

Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia

zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od daty jego otrzymania.

3.

W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza

się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której

zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego

udzieliła komisja penitencjarna - do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był

wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane

na nośniku.

4.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych

upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz

z kopią zarchiwizowanych danych, zwracając uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po

otrzymaniu przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu.

5.

Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu

bez zbędnej zwłoki.

1.

Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie

rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie

dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania

kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego,

są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego przez centralę monitorowania.

2.

Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie

niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące

orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru

elektronicznego.

1.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie

informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego

do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane.

Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności

przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

2.

Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych

systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

3.

Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym

zamieszcza się

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych i informacji;

3)

imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności

usuwania;

4)

numer identyfikacyjny nośnika.

4.

Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu

kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego,

a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru

elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego

do wykonania tej decyzji.

Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 maja 2015 r. w sprawie sposobu archiwizowania

oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku

z wykonywaniem dozoru elektronicznego

(Dz. U. poz. 800).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.