Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie postępowania z dokumentami związanymi z dokonywaniem niektórych czynności dotyczących usług finansowania społecznościowego

Rozporządzenie określa sposób tworzenia, utrwalania, przekazywania, przechowywania

i zabezpieczania dokumentów sporządzanych w formie dokumentu elektronicznego, związanych

z czynnościami dotyczącymi usług finansowania społecznościowego dokonywanymi na podstawie

przepisów ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o finansowaniu społecznościowym dla przedsięwzięć gospodarczych

i pomocy kredytobiorcom, zwanej dalej „ustawą”, lub rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1503 z dnia 7 października

2020 r. w sprawie europejskich dostawców usług finansowania społecznościowego dla

przedsięwzięć gospodarczych oraz zmieniającego rozporządzenie (UE) 2017/1129 i dyrektywę

(UE) 2019/1937

(Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem 2020/1503”, oraz związanych z innymi czynnościami

wykonywanymi w ramach działalności dostawcy usług finansowania społecznościowego w

zakresie regulowanym przepisami ustawy lub rozporządzenia 2020/1503.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1)

informatycznym nośniku danych - rozumie się przez to informatyczny nośnik danych w

rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne

(Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 oraz z 2022 r. poz. 1087);

2)

integralności - rozumie się przez to właściwość dokumentu polegającą na tym, że jego

zawartość nie uległa zmianie od chwili jego utworzenia.

Utworzenie dokumentu polega na zapisaniu na informatycznym nośniku danych sekwencji

danych związanych z czynnością dotyczącą usługi finansowania społecznościowego lub

inną czynnością wykonywaną w ramach działalności dostawcy usług finansowania społecznościowego

w zakresie regulowanym ustawą lub rozporządzeniem 2020/1503.

Utrwalenie dokumentu polega na jego trwałym zapisaniu na informatycznym nośniku danych

w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia jego integralności, weryfikacji kwalifikowanego

podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, w przypadku opatrzenia

go takim podpisem, oraz odczytania wszystkich informacji zawartych w tym dokumencie

- aż do zakończenia okresu przechowywania dokumentu.

1.

Przekazanie dokumentu następuje przez przekazanie informatycznego nośnika danych,

na którym dokument został utrwalony, lub dokonanie elektronicznej transmisji dokumentu.

2.

Dokument przekazuje się w sposób zapewniający zachowanie jego integralności.

3.

Przekazanie dokumentu odbywa się zgodnie z warunkami określonymi w § 8 ust. 1 pkt

1 i 2.

1.

Przechowywany może być tylko dokument utrwalony.

2.

Dokument przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty jego utrwalenia.

3.

Jeżeli okres trwałości zapisu na informatycznym nośniku danych gwarantowany przez

producenta tego nośnika jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu,

utrwalone na nośniku dokumenty należy przenieść na inny informatyczny nośnik danych

przed upływem gwarantowanego przez producenta okresu trwałości zapisu. Informatyczny

nośnik danych, z którego przeniesiono dokumenty, podlega modyfikacji w sposób uniemożliwiający

odtworzenie zapisanych na nim dokumentów, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, nośnik

ten podlega zniszczeniu.

4.

Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokument zostaje usunięty z informatycznego

nośnika danych w sposób nieodwracalny. W przypadku gdy wymagany okres przechowywania

wszystkich dokumentów utrwalonych na informatycznym nośniku danych upłynął, nośnik

ten podlega modyfikacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie zapisanych na nim dokumentów,

a w przypadku gdy nie jest to możliwe, nośnik ten podlega zniszczeniu.

1.

Dokument oraz jego kopię przechowuje się na odrębnych informatycznych nośnikach danych.

Sposób przechowywania informatycznych nośników danych, na których zostały utrwalone

dokument i jego kopia, powinien zapewniać bezpieczeństwo zapisanych na nich dokumentów.

2.

Treść kopii dokumentu powinna być identyczna z treścią dokumentu, z którego utworzono

kopię.

3.

Dokument może być kopiowany jedynie pod nadzorem osób, które zostały do tego uprawnione

zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmiotu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz

ochrony interesów inwestorów.

4.

Informatyczny nośnik danych użyty do przechowywania dokumentu albo jego kopii powinien

zawierać oznaczenie umożliwiające identyfikację tego nośnika (identyfikator).

1.

Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli są spełnione łącznie, w sposób ciągły,

następujące warunki

1)

dostęp do niego mają wyłącznie osoby uprawnione;

2)

jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3)

zastosowano metody i środki ochrony dokumentu, których skuteczność w czasie ich zastosowania

jest powszechnie uznawana.

2.

Zabezpieczenie dokumentów wymaga w szczególności

1)

systematycznego szacowania ryzyka w zakresie spełnienia warunków, o których mowa w

ust. 1;

2)

opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentów i systemów ich przetwarzania,

w tym procedur dostępu;

3)

stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do oszacowanego ryzyka w zakresie spełnienia

warunków, o których mowa w ust. 1;

4)

bieżącego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych

sposobów zabezpieczenia dokumentów, a także okresowego oceniania skuteczności tych

sposobów;

5)

bieżącej weryfikacji przyjętych metod i środków ochrony dokumentów.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.