Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 2021 r. w sprawie sposobu i trybu udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych z Krajowego Rejestru Karnego, udzielanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sposobu zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego dla informacji udzielanych na zapytanie lub wniosek oraz zakresu informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielanej na żądanie

Rozporządzenie określa

1)

sposób zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego oraz sposób i tryb udzielania

informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych, udzielanych na zapytanie

lub wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2)

sposób i tryb udzielania informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych,

udzielanych na żądanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w tym dane, jakie

należy wskazać w żądaniu udzielania informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym,

a także zakres informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielanej w ten sposób.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1)

informacji z Rejestru - należy przez to rozumieć informację o osobie i informację

o podmiocie zbiorowym, udzielane na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze

Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”;

2)

informacji z rejestru karnego państwa obcego - należy przez to rozumieć informację

o osobie udzielaną przez Rejestr, uzyskaną od właściwego organu państwa obcego, o

którym mowa w art. 1a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawą”, w celu realizacji zapytania lub wniosku użytkownika;

3)

użytkowniku - należy przez to rozumieć osobę fizyczną korzystającą z systemu teleinformatycznego

służącego do składania i udzielania informacji o osobach i podmiotach zbiorowych na

zapytanie lub wniosek;

4)

koncie użytkownika - należy przez to rozumieć dane opisujące użytkownika wraz z zasobami

systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego użytkownika;

5)

koncie instytucjonalnym - należy przez to rozumieć dane opisujące

a)

podmiot niebędący osobą fizyczną,

b)

osobę fizyczną uprawnioną do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy,

c)

użytkowników działających na tym koncie w imieniu podmiotu albo osoby, o których mowa

w lit. a i b

- wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego podmiotu

albo tej osoby;

6)

identyfikatorze użytkownika - należy przez to rozumieć unikatowy ciąg znaków alfanumerycznych

jednoznacznie identyfikujący użytkownika;

7)

podpisie elektronicznym - należy przez to rozumieć podpisy, o których mowa w art.

19 ust. 2c i 3a ustawy;

8)

administratorze - należy przez to rozumieć użytkownika uprawnionego do zarządzania

kontem instytucjonalnym;

9)

podmiocie uprawnionym - należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do uzyskania informacji

z Rejestru na żądanie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4-7 i 8 ustawy.

1.

Informacji z Rejestru oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego na zapytanie

lub wniosek udziela się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy użyciu specjalnego

konta użytkownika albo konta instytucjonalnego, które umożliwia składanie i doręczanie

innych pism w toczącym się postępowaniu na podstawie zapytania lub wniosku.

2.

Informacji z Rejestru na żądanie udziela się przy użyciu usługi sieciowej za pomocą

aplikacji dostępowej uprawnionych podmiotów.

1.

Założenie w systemie teleinformatycznym konta użytkownika wymaga podania przez użytkownika

1)

imienia i nazwiska;

2)

numeru PESEL, o ile został nadany;

3)

identyfikatora użytkownika;

4)

hasła;

5)

adresu poczty elektronicznej.

2.

Przy tworzeniu konta użytkownik może wybrać identyfikator użytkownika niewykorzystany

przez innego użytkownika. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości identyfikator

użytkownika zostanie nadany przez system teleinformatyczny.

1.

Założenia w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego podmiotu niebędącego

osobą fizyczną dokonuje się po otrzymaniu przez Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru

Karnego, zwane dalej „biurem informacyjnym”, zgłoszenia osoby prawnej albo jednostki

organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, podpisanego

przez osobę uprawnioną lub osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

2.

W zgłoszeniu wskazuje się nazwę oraz sposób reprezentacji osoby prawnej albo jednostki

organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, a

także

1)

imię i nazwisko,

2)

numer PESEL, o ile został nadany,

3)

adres poczty elektronicznej

- osoby uprawnionej lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu oraz

osoby wskazanej jako administrator.

3.

Wskazania osoby uprawnionej lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu

należy dokonać w taki sposób, aby umożliwić działanie za pośrednictwem konta instytucjonalnego

zgodnie ze sposobem reprezentacji.

4.

Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, lub zostało wniesione

przez osoby nieuprawnione, wzywa się do usunięcia braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie

braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza

się w wezwaniu.

1.

Założenia w systemie teleinformatycznym konta instytucjonalnego osoby fizycznej uprawnionej

do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy dokonuje się po otrzymaniu

przez biuro informacyjne zgłoszenia tej osoby.

2.

W zgłoszeniu wskazuje się

1)

imię i nazwisko,

2)

numer PESEL, o ile został nadany,

3)

adres poczty elektronicznej

- osoby, o której mowa w ust. 1, oraz administratora.

3.

Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, wzywa się do usunięcia

braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem

zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza się w wezwaniu.

O zmianach w sposobie reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej

osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, uniemożliwiających działanie

za pośrednictwem konta instytucjonalnego zgodne ze sposobem reprezentacji, a także

o zmianie administratora zawiadamia się biuro informacyjne. Przepisy § 5 i § 6 stosuje

się odpowiednio.

Zmiany w zakresie uprawnień użytkowników do korzystania z konta instytucjonalnego,

dokonywane przez administratora, wymagają zatwierdzenia przez złożenie w systemie

teleinformatycznym podpisu elektronicznego przez osobę uprawnioną lub osoby uprawnione

do reprezentowania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną,

której ustawa przyznaje zdolność prawną, albo przez osobę, o której mowa w § 6 ust.

1. Zatwierdzenie jest równoznaczne z udzieleniem, ze zmianą lub z odwołaniem pełnomocnictwa

lub upoważnienia.

Złożenia wniosku poprzez konto użytkownika dokonuje się kolejno przez

1)

uwierzytelnienie użytkownika na koncie użytkownika;

2)

wypełnienie zapytania lub wniosku;

3)

opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4)

wniesienie opłaty za pomocą mechanizmu udostępnianego w systemie teleinformatycznym

zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę.

1.

Złożenia zapytania lub wniosku poprzez konto instytucjonalne dokonuje się kolejno

przez

1)

uwierzytelnienie użytkownika na koncie instytucjonalnym;

2)

wypełnienie zapytania lub wniosku;

3)

opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4)

wniesienie opłaty za pomocą mechanizmu udostępnianego w systemie teleinformatycznym

zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę, jeżeli do uzyskania informacji na

podstawie danego zapytania lub wniosku wymagane jest uiszczenie opłaty.

2.

Jeżeli do złożenia zapytania lub wniosku jest wymagane działanie większej liczby osób,

każda z tych osób opatruje zapytanie lub wniosek podpisem elektronicznym.

1.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

1)

nie są zgromadzone w Rejestrze,

2)

są zgromadzone w Rejestrze z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 20 ust. 1c ustawy,

przy czym skazanie objęte zastrzeżeniem jest jedynym skazaniem osoby, której dotyczy

zapytanie lub wniosek

- wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją

„NIE FIGURUJE”.

2.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone

w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku

z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

Jeżeli dane osobowe osoby albo dane o podmiocie zbiorowym, których dotyczy zapytanie

lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, do informacji z Rejestru nie załącza się

złożonego zapytania lub wniosku.

1.

Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii

Europejskiej udzielona na zapytanie lub wniosek jest przekazywana jako załącznik do

pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym

przez pracownika biura informacyjnego.

2.

W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił udzielenia informacji, powiadomienie

o tym fakcie jest dołączane do informacji z Rejestru bądź przekazywane jako odrębny

dokument.

Przepisy § 9 i § 10 stosuje się odpowiednio do składania innych pism w postępowaniu

toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku złożonego za pośrednictwem systemu

teleinformatycznego.

Do złożenia zapytania lub wniosku oraz udzielenia informacji z Rejestru i informacji

z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego stosuje

się odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2015 r. w sprawie udzielania

informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych

w Krajowym Rejestrze Karnym

(Dz. U. poz. 1025 oraz z 2016 r. poz. 411) dotyczące sposobu i trybu udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach

zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Rejestrze w zakresie

1)

sposobu ustalania danych osobowych lub danych identyfikujących podmiot zbiorowy, podawanych

w zapytaniu lub we wniosku;

2)

jednoczesnego wnoszenia zapytań o udzielenie informacji o więcej niż jednej osobie

lub więcej niż jednym podmiocie zbiorowym;

3)

sprawdzania zgodności zapytań i wniosków z wymaganiami określonymi w ustawie;

4)

sposobu ustalania treści informacji udzielanej z Rejestru, sposobu postępowania z

wnioskiem złożonym przez osobę będącą obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej

innego niż Rzeczpospolita Polska oraz sposobu postępowania w przypadku stwierdzenia

rozbieżności pomiędzy danymi osobowymi albo danymi podmiotu zbiorowego zgromadzonymi

w Rejestrze a danymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku;

5)

sposobu przedstawiania w informacji z Rejestru danych o wydaniu przez polski sąd postanowienia

o wykonaniu orzeczenia wydanego przez organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej;

6)

wydawania ponownej informacji z Rejestru.

1.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby numer

PESEL osoby, której dotyczy żądanie, a także zadanie lub postępowanie, w związku z

którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, można wskazać ponadto inne dane osoby, której

dotyczy żądanie

1)

pierwsze imię;

2)

nazwisko;

3)

imię matki lub imię ojca;

4)

datę urodzenia.

3.

W przypadku gdy osobie, której dotyczy żądanie, nie został nadany numer PESEL, podmiot

uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby dane, o których

mowa w ust. 2, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba

uzyskania informacji.

1.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej podmiotu

zbiorowego

1)

numer w Krajowym Rejestrze Sądowym podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, lub

2)

numer w innym właściwym rejestrze dotyczący podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie

- a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania

informacji.

2.

Jeżeli podmiotowi zbiorowemu, którego dotyczy żądanie, nie został nadany numer w Krajowym

Rejestrze Sądowym lub w innym właściwym rejestrze, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu

o udzielenie informacji nazwę podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, a także

postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji odpowiadają danym zgromadzonym

w Rejestrze, podmiot uprawniony uzyskuje informację obejmującą wszystkie dane tych

osób lub podmiotów zbiorowych zgromadzone w Rejestrze wraz z danymi wskazanymi w żądaniu,

z zastrzeżeniem art. 14a ustawy.

Jeżeli dane wskazane w żądaniu o udzielenie informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym

nie odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, uprawniony podmiot uzyskuje informację

o treści „W Rejestrze nie znaleziono danych odpowiadających danym wskazanym w żądaniu”

wraz z danymi wskazanymi w żądaniu.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.