Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym

1.

Rozporządzenie określa szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych przeznaczonych

dla stron, ich pełnomocników oraz świadków, biegłych i innych osób biorących udział

w postępowaniu cywilnym przez

1)

operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe

(Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005 oraz z 2020 r. poz. 695) - zwanego dalej „operatorem”;

2)

osoby zatrudnione w sądzie;

3)

sądową służbę doręczeniową.

2.

Przepisy rozporządzenia dotyczące sądu wysyłającego stosuje się odpowiednio do komornika.

1.

Pismo sądowe jest wysyłane jako przesyłka polecona, zwana dalej „przesyłką”. Na stronie

adresowej przesyłki umieszcza się napis: „Polecona - za potwierdzeniem odbioru”.

2.

Do przesyłki dołącza się formularz potwierdzenia odbioru, którego wzór jest określony

w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

3.

Do przesyłki wysyłanej do organu wymienionego w art. 137 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, zwanej dalej „Kodeksem postępowania cywilnego”, lub zarządu, o którym mowa w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, dołącza się dwa formularze potwierdzenia odbioru, z których jeden jest przeznaczony

dla żołnierza zasadniczej służby wojskowej, funkcjonariusza Policji, Służby Więziennej

lub osoby pozbawionej wolności.

4.

Przesyłkę nadaje się za pokwitowaniem w wykazie nadanych przesyłek poleconych, którego

wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

5.

Jeżeli warunki techniczne sądu wysyłającego oraz operatora na to pozwalają, wykaz

nadanych przesyłek poleconych, o którym mowa w ust. 4, może mieć postać elektroniczną

i jest wówczas przekazywany za pomocą systemu teleinformatycznego służącego odpowiednio

do obsługi elektronicznej książki nadawczej. Do przesyłek nie dołącza się wykazu,

o którym mowa w ust. 4.

1.

Przesyłkę doręcza się wskazanemu na niej adresatowi (doręczenie właściwe), a innemu

odbiorcy w przypadkach, o których mowa w art. 138 Kodeksu postępowania cywilnego (doręczenie

zastępcze).

2.

Doręczenie adresatowi za pośrednictwem dorosłego domownika, administracji domu, dozorcy

domu lub sołtysa, o którym mowa w art. 138 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, nie może być stosowane, jeżeli sąd wysyłający umieścił na stronie adresowej przesyłki

napis wyłączający taki sposób doręczenia w ogóle lub w stosunku do oznaczonych osób.

3.

Doręczenia adresatowi za pośrednictwem osoby upoważnionej do odbioru pism w miejscu

pracy adresata, o którym mowa w art. 138 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, dokonuje się, jeżeli miejsce to zostało wskazane na przesyłce jako miejsce doręczenia.

4.

Jeżeli adresatem przesyłki jest osoba prawna lub organizacja nieposiadająca osobowości

prawnej, doręczenia dokonuje się

1)

którejkolwiek z osób uprawnionych do reprezentowania adresata przed sądem;

2)

pracownikowi adresata upoważnionemu do odbioru przesyłek pod adresem wskazanym na

przesyłce.

5.

Jeżeli adresatem przesyłki jest organ wymieniony w art. 137 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego lub zarząd, o którym mowa w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, doręczenie może być dokonane pracownikowi upoważnionemu do odbioru przesyłek.

1.

Odbierający przesyłkę potwierdza jej odbiór na formularzu potwierdzenia odbioru przez

wpisanie daty otrzymania przesyłki i umieszczenie czytelnego podpisu zawierającego

imię i nazwisko.

2.

Pracownik operatora lub osoba występująca w imieniu operatora, pracownik sądowej służby

doręczeniowej lub osoba zatrudniona w sądzie, zwani dalej „doręczającym”, wpisują

na formularzu potwierdzenia odbioru datę doręczenia przesyłki, imię i nazwisko odbiorcy

i zaznaczają sposób doręczenia, co potwierdzają własnoręcznym podpisem. Na przesyłce

doręczający wpisuje datę doręczenia, co potwierdza własnoręcznym podpisem.

1.

Jeżeli doręczającym jest pracownik operatora lub osoba występująca w imieniu operatora,

niezwłocznie po doręczeniu przesyłki przekazuje formularz potwierdzenia odbioru placówce

pocztowej operatora, która na pierwszej stronie formularza potwierdzenia odbioru umieszcza

odcisk datownika i odsyła formularz potwierdzenia odbioru sądowi wysyłającemu.

2.

Jeżeli doręczającym jest podmiot wskazany w § 1 ust. 1 pkt 2 i 3, doręczający niezwłocznie

po doręczeniu przesyłki przekazuje formularz potwierdzenia odbioru sądowi wysyłającemu.

3.

W przypadkach, o których mowa w § 2 ust. 3, organ wymieniony w art. 137 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego lub zarząd, o którym mowa w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, po uzyskaniu potwierdzenia odbioru przesyłki przez żołnierza zasadniczej służby

wojskowej, funkcjonariusza Policji, Służby Więziennej lub osobę pozbawioną wolności,

oddaje niezwłocznie drugi egzemplarz formularza potwierdzenia odbioru doręczającemu

lub przekazuje placówce pocztowej operatora. Przepis § 4 stosuje się odpowiednio.

1.

Przewidziane w art. 135 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego zawiadomienie dla adresata o pozostawieniu przesyłki sporządza placówka pocztowa

operatora, wskazując w nim placówkę pocztową operatora, z której przesyłkę należy

odebrać w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia.

Placówka pocztowa operatora pozostawia zawiadomienie w skrytce pocztowej adresata.

2.

Przewidziane w art. 139 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego zawiadomienie dla adresata o pozostawieniu przesyłki sporządza doręczający, wskazując

w nim placówkę pocztową operatora lub urząd gminy, z którego przesyłkę należy odebrać

w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia.

Doręczający pozostawia zawiadomienie w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej

skrzynce pocztowej.

3.

Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 i 2, jest określony w załączniku nr 3 do

rozporządzenia.

1.

Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce

pocztowej operatora lub właściwym urzędzie gminy doręczający

1)

dokonuje adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz

adnotacji „awizowano dnia” na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i składa swój

podpis;

2)

oddaje przesyłkę niezwłocznie do właściwej placówki pocztowej operatora lub właściwego

urzędu gminy.

2.

Placówka pocztowa operatora lub urząd gminy potwierdzają przyjęcie od doręczającego

awizowanej przesyłki przez umieszczenie na przesyłce odcisku datownika i podpisu przyjmującego.

3.

Awizowaną przesyłkę przechowuje się w placówce pocztowej operatora lub urzędzie gminy

przez siedem kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia,

o którym mowa w § 6.

1.

Osobą uprawnioną do odbioru przesyłki złożonej w

1)

placówce pocztowej operatora lub w urzędzie gminy jest

a)

adresat,

b)

przedstawiciel ustawowy adresata,

c)

osoba uprawniona do reprezentacji przed sądem adresata będącego osobą prawną albo

jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,

d)

upoważniony pracownik adresata będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną

nieposiadającą osobowości prawnej,

e)

upoważniony pracownik, w przypadku gdy adresatem jest organ wymieniony w art. 137 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego lub zarząd, o którym mowa w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego;

2)

placówce pocztowej operatora jest osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa pocztowego,

o którym mowa w art. 38 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe.

2.

Jeżeli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki złożonej w placówce pocztowej

operatora w terminie, o którym mowa w § 7 ust. 3, placówka pocztowa operatora

1)

sporządza, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, powtórne

zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych siedmiu dni, licząc od

dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia, które doręczający niezwłocznie

pozostawia w drzwiach adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej; w przypadku doręczenia,

o którym mowa w art. 135 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, powtórne zawiadomienie pozostawia placówka pocztowa operatora w skrytce pocztowej

adresata;

2)

zaznacza dokonanie powtórnego zawiadomienia na adresowej stronie niedoręczonej przesyłki

adnotacją „awizowano powtórnie dnia” i podpisem;

3)

przechowuje przesyłkę przez okres siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia

powtórnego zawiadomienia.

3.

Jeżeli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki złożonej w urzędzie gminy

w terminie, o którym mowa w § 7 ust. 3, doręczający wykonuje czynności określone w

ust. 2 pkt 1 i 2 oraz niezwłocznie powiadamia o tym urząd gminy, który przechowuje

przesyłkę przez okres siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia

powtórnego zawiadomienia.

1.

Placówka pocztowa operatora lub urząd gminy wydają przechowywaną przesyłkę osobie

uprawnionej po umieszczeniu na stronie adresowej przesyłki adnotacji „wydano dnia”,

podpisu wydającego i odcisku datownika.

2.

W razie odmowy przyjęcia przesyłki placówka pocztowa operatora lub urząd gminy zaznaczają

na formularzu potwierdzenia odbioru przyczynę niedoręczenia, umieszczają datę i składają

podpis.

3.

Po potwierdzeniu odbioru przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru w sposób, o

którym mowa w § 4 ust. 1 i 2, placówka pocztowa operatora umieszcza na wypełnionym

formularzu potwierdzenia odbioru odcisk datownika i niezwłocznie odsyła je sądowi

wysyłającemu. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, placówka pocztowa umieszcza na

stronie adresowej przesyłki odcisk datownika i przesyłkę wraz z formularzem potwierdzenia

odbioru niezwłocznie odsyła sądowi wysyłającemu.

Przesyłkę niepodjętą placówka pocztowa operatora opatruje na stronie adresowej adnotacją

„nie podjęto w terminie” oraz odciskiem datownika i wraz z formularzem potwierdzenia

odbioru odsyła sądowi wysyłającemu niezwłocznie po upływie ostatniego dnia do odbioru

przesyłki.

1.

Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło, w razie odmowy przyjęcia przesyłki, a także

jeżeli przesyłki nie można doręczyć z powodów określonych w art. 136 § 2 i art. 139 § 3-3, doręczający dokonuje adnotacji o przyczynie niedoręczenia przesyłki na formularzu

potwierdzenia odbioru oraz umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis.

2.

W przypadku gdy adresat wyprowadził się spod adresu wskazanego na przesyłce, w adnotacji,

o której mowa w ust. 1, doręczający umieszcza informację o nowym adresie adresata,

jeżeli adresat uzgodnił z operatorem inne miejsce doręczania przesyłek.

3.

Placówka pocztowa operatora, po potwierdzeniu przyjęcia przesyłki od doręczającego

w sposób określony w § 7 ust. 2, niezwłocznie odsyła przesyłkę wraz z formularzem

potwierdzenia odbioru sądowi wysyłającemu.

4.

Przepisy ust. 1 i 3 stosuje się odpowiednio w razie zwrócenia doręczającemu przesyłki

niedoręczonej adresatom określonym w art. 137 Kodeksu postępowania cywilnego.

W przypadku gdy przesyłkę przechowuje urząd gminy, czynności określone w § 9 ust.

3, § 10 i § 11 ust. 3 wykonuje doręczający.

Podmioty, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2 i 3, prowadzą rejestr przesyłek złożonych

w urzędzie gminy, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

1.

Jeżeli warunki techniczne sądu wysyłającego oraz operatora na to pozwalają, formularz

potwierdzenia odbioru, o którym mowa w § 2 ust. 2, ma postać elektroniczną i jest

przekazywany za pomocą systemu teleinformatycznego sądu wysyłającego służącego do

obsługi elektronicznego formularza potwierdzenia odbioru.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, na stronie adresowej przesyłki umieszcza się

napis: „Polecona-e”. Do przesyłki nie dołącza się formularza potwierdzenia odbioru,

o którym mowa w § 2 ust. 2. Sąd wysyłający uzyskuje informacje o doręczeniu wyłącznie

za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

3.

W elektronicznym formularzu potwierdzenia odbioru umieszcza się wszelkie wpisy, adnotacje

i zaznaczenia, które zgodnie z rozporządzeniem podlegają umieszczeniu na formularzu

potwierdzenia odbioru oraz na stronie adresowej przesyłki. Odcisku datownika nie umieszcza

się. Doręczający składa podpis w sposób określony w § 16 ust. 2.

4.

Do przesyłki, o której mowa w § 2 ust. 3, dołącza się jeden formularz potwierdzenia

odbioru przeznaczony dla żołnierza zasadniczej służby wojskowej, funkcjonariusza Policji,

Służby Więziennej lub osoby pozbawionej wolności. Organ wymieniony w art. 137 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego lub zarząd, o którym mowa w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, potwierdza doręczenie przesyłki w elektronicznym formularzu potwierdzenia odbioru

zgodnie z § 15 ust. 1. Przepisy § 4 i § 5 ust. 3 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio.

5.

Jeżeli warunki techniczne sądu wysyłającego oraz organu bezpośrednio przełożonego

funkcjonariusza Służby Więziennej wymienionego w art. 137 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego albo zarządu odpowiedniego zakładu wymienionego w art. 137 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego na to pozwalają, formularz potwierdzenia odbioru przeznaczony dla tego organu albo

zarządu lub formularz potwierdzenia odbioru przeznaczony dla funkcjonariusza Służby

Więziennej albo osoby pozbawionej wolności ma postać elektroniczną i jest przekazywany

bezpośrednio do tego organu albo zarządu za pomocą systemu teleinformatycznego sądu

wysyłającego służącego do obsługi elektronicznego formularza potwierdzenia odbioru.

Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się. Wpisów, zaznaczeń i adnotacji, o których mowa w ust.

3 zdanie pierwsze, dokonuje ten organ albo zarząd.

6.

Przepisu ust. 5 nie stosuje się do formularza potwierdzenia odbioru w postaci elektronicznej

przeznaczonego dla organu albo zarządu wymienionego w tym ustępie, jeżeli doręczającym

przesyłkę jest pracownik operatora lub osoba występująca w imieniu operatora.

1.

Odbierający przesyłkę potwierdza jej odbiór i datę otrzymania przesyłki w elektronicznym

formularzu potwierdzenia odbioru za pomocą urządzenia umożliwiającego odwzorowanie

pisma własnoręcznego, umieszczając czytelny podpis zawierający imię i nazwisko.

2.

W przypadku gdy dla odbierającego jest przeznaczona więcej niż jedna przesyłka, potwierdzenie

odbioru i daty otrzymania przesyłek może nastąpić przez jednokrotne umieszczenie podpisu

odbierającego. W takim przypadku przyjmuje się, że potwierdzenie odbioru zostało dokonane

w stosunku do każdej z przesyłek.

3.

Oprogramowanie obsługujące urządzenie umożliwiające odwzorowanie pisma własnoręcznego

oraz system teleinformatyczny służący do obsługi elektronicznego formularza potwierdzenia

odbioru zapewniają integralność danych zawartych w elektronicznym formularzu potwierdzenia

odbioru z podpisem własnoręcznym złożonym przez odbierającego przesyłkę, w ten sposób,

że są rozpoznawalne wszelkie zmiany tych danych dokonane po złożeniu podpisu.

1.

Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce

pocztowej operatora i oddaniu przesyłki do tej placówki informację o dokonaniu powtórnego

zawiadomienia zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 2 umieszcza w elektronicznym formularzu potwierdzenia

odbioru właściwa placówka pocztowa.

2.

Wypełniony elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru jest opatrywany przez pracownika

operatora lub osobę występującą w jego imieniu podpisem elektronicznym w rozumieniu

art. 3 pkt 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia

23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu

do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE

(Dz. Urz. UEL 257 z 28.08.2014, str. 73) i nie później niż następnego dnia roboczego jest przekazywany do systemu teleinformatycznego

sądu wysyłającego.

3.

Wypełniony elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru, o którym mowa w § 14 ust.

5, jest opatrywany przez organ albo zarząd wymieniony w tym przepisie podpisem elektronicznym,

o którym mowa w ust. 2, i nie później niż trzeciego dnia roboczego od daty wpływu

korespondencji jest przekazywany do systemu teleinformatycznego sądu wysyłającego.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 7 maja 2020 r.