Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie

Rozporządzenie określa

1)

sposób sporządzania oraz sposób przekazywania wniosków o dopuszczenie do udziału w

postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa w art.

125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych,

oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu o

udzielenie zamówienia publicznego, zwanym dalej „postępowaniem”, lub w konkursie;

2)

wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych, o których mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia

23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu

do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE

(Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), zwanych dalej „dokumentami elektronicznymi”, zawierających wnioski o dopuszczenie

do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3

ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy,

podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia

lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie;

3)

wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących

do odbioru dokumentów elektronicznych, o których mowa w pkt 2.

1.

Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których

mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa

w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym

mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby,

o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego

zasoby”, przedmiotowe

środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy,

sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach

wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

(Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem

rodzaju przekazywanych danych.

2.

Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane

w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach

danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków

komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1.

3.

W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy,

w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji

elektronicznej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski,

o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o

których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki

dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzone w

postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny,

model w skali lub próbki, w sposób i w zakresie określonym przez zamawiającego.

1.

Dokumenty elektroniczne przekazuje się w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków

komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego zgodnie z art. 67 ustawy.

2.

W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy,

w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji

elektronicznej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski,

o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o

których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki

dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazuje się zgodnie

z art. 65 ust. 2 ustawy, na adres wskazany przez zamawiającego, zgodnie z wyborem

zamawiającego, na informatycznym nośniku danych, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne, zwanym dalej „informatycznym nośnikiem danych”, lub w postaci innej niż elektroniczna.

1.

W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub konkursie, przekazywane

przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę

przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

(Dz. U. z 2020 r. poz. 1913), wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym

i odpowiednio oznaczonym pliku.

2.

W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy,

w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji

elektronicznej, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów

ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je wydzielone

i odpowiednio oznaczone, zgodnie z wyborem zamawiającego, w pliku lub w postaci papierowej.

Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia,

sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie

nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, w przypadkach, o których mowa

w art. 20 ust. 3 ustawy.

1.

W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty,

w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające

umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających

się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach

określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym

zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do

reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca,

wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający

zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny,

przekazuje się ten dokument.

2.

W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty,

w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające

umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako

dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu

opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów

o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem

zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z

dokumentem w postaci papierowej.

3.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku

1)

podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania

- odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia,

podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych

lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich

dotyczą;

2)

przedmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający

się o udzielenie zamówienia;

3)

innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy - odpowiednio

wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie

dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

4.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 2, może dokonać również notariusz.

5.

Przez cyfrowe odwzorowanie, o którym mowa w ust. 2-4 oraz § 7 ust. 2-4, należy rozumieć

dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej,

umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego

dostępu do oryginału.

1.

Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy,

oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe,

dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione

podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się

kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości

mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym

lub podpisem osobistym.

2.

W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art.

117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe

środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione

przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w

postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie

tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań

lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania

z dokumentem w postaci papierowej.

3.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku

1)

podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający

się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie

podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;

2)

przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust. 2 ustawy,

oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego

zasoby - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie

zamówienia;

3)

pełnomocnictwa - mocodawca.

4.

Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 2, może dokonać również notariusz.

W przypadku przekazywania w postępowaniu lub konkursie dokumentu elektronicznego w

formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty

kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości

mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym

lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych

w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym

lub podpisem osobistym.

1.

W przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy,

w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji

elektronicznej i nie przewidział możliwości przekazywania w postaci dokumentu elektronicznego

wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których

mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa

w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków

dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów przekazywanych w postępowaniu

lub w konkursie

1)

wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosek, o którym

mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, ofertę, pracę konkursową, oświadczenie, o którym mowa

w art. 125 ust. 1 ustawy, sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym

podpisem, a także model fizyczny, model w skali lub próbki, o których mowa w art.

65 ust. 1 pkt 4 ustawy, przekazuje się w oryginale;

2)

oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, zobowiązanie podmiotu udostępniającego

zasoby, pełnomocnictwo, sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym

podpisem, przekazuje się w oryginale lub jako kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem;

3)

podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa

w art. 94 ust. 2 ustawy, oraz informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione

w pkt 1 i 2, sporządzone w postaci papierowej, przekazuje się w oryginale lub jako

kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.

2.

Poświadczenia za zgodność z oryginałem, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, dokonuje

1)

w przypadku podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie

ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca

albo uczestnik konkursu, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego

z nich dotyczą;

2)

w przypadku przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust.

2 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu

udostępniającego zasoby - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający

się o udzielenie zamówienia;

3)

w przypadku pełnomocnictwa - mocodawca.

3.

Poświadczenie za zgodność z oryginałem, o którym mowa w ust. 2, następuje przez opatrzenie

kopii, sporządzonej w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.

4.

Poświadczenia za zgodność z oryginałem, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, może dokonać

również notariusz.

5.

W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe lub inne

dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, dokumenty potwierdzające

umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako

dokument elektroniczny, przekazuje się uwierzytelniony wydruk wizualizacji treści

tego dokumentu.

6.

Uwierzytelniony wydruk, o którym mowa w ust. 5, zawiera w szczególności identyfikator

dokumentu lub datę wydruku, a także własnoręczny podpis odpowiednio wykonawcy, wykonawcy

wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, podmiotu udostępniającego zasoby

lub podwykonawcy albo uczestnika konkursu, potwierdzający zgodność wydruku z treścią

dokumentu elektronicznego.

7.

Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii,

wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej

prawdziwości.

Dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub w konkursie spełniają łącznie następujące

wymagania

1)

są utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie,

a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym

nośniku danych;

2)

umożliwiają prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie

tej treści na monitorze ekranowym;

3)

umożliwiają prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;

4)

zawierają dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu

zapisanych informacji.

1.

Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru

dokumentów elektronicznych zawierających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty oraz prace

konkursowe, spełniają wymagania, o których mowa w art. 68 ustawy, oraz dodatkowo

1)

spełniają wymagania przewidziane dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne odpowiadające minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie

art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne;

2)

zapewniają zachowanie poufności i integralności danych w ramach wymiany i przechowywania

tych dokumentów;

3)

zapewniają autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku,

o którym mowa w § 8;

4)

zapewniają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty oraz ustalenie dokładnego

czasu i daty odbioru tych dokumentów;

5)

zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do treści tych dokumentów przed

upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia albo składania;

6)

umożliwiają ustalanie oraz zmiany ustalonych terminów pierwszego zapoznania się z

treścią tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego;

7)

umożliwiają podczas poszczególnych etapów postępowania lub konkursu dostęp do całości

lub części treści tych dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym przez zamawiającego

oraz zapewniają rozliczalność tych działań;

8)

umożliwiają, po określonej dacie, udostępnianie osobom trzecim całości lub części

treści tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego oraz zapewniają

rozliczalność tych działań;

9)

zapewniają ochronę informacji zawierających dane osobowe oraz innych informacji podlegających

prawnej ochronie;

10)

umożliwiają usunięcie oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

lub konkursie w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników

z ich treścią;

11)

posiadają wbudowane funkcje umożliwiające okresowe automatyczne wykonywanie kopii

bezpieczeństwa;

12)

zapewniają możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego

naruszenia lub próby naruszenia wymagań, o których mowa w pkt 4 i 5-10.

2.

Użycie środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych,

o których mowa w ust. 1, wymaga udostępnienia przez zamawiającego zainteresowanym

wykonawcom informacji na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych

oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych.

3.

Użycie środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych,

o których mowa w ust. 1, jest uzależnione od podania danych umożliwiających jednoznaczną

identyfikację użytkownika, a także akceptacji zasad korzystania ze środków komunikacji

elektronicznej udostępnianych przez zamawiającego, o ile zostały one określone.

Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru

dokumentów elektronicznych zawierających oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust.

1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117

ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki

dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, oraz

informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w § 11 ust. 1, umożliwiają

identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty elektroniczne oraz ustalenie dokładnego

czasu i daty ich odbioru.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.