Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Rozporządzenie określa

1)

sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich

sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami

spraw”;

2)

warunki i tryb przechowywania akt spraw;

3)

warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych;

4)

warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

1.

Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.

2.

Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje

przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów

wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych

(Dz. U. z 2018 r. poz. 2107 oraz z 2019 r. poz. 125 i 914). W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej nie jest możliwe

dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową.

1.

Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się

1)

dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,

2)

dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,

3)

dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej

- wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).

2.

Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.

3.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem

systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych

na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1.

Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej,

przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej

kopii.

2.

Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego

stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie

wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.

3.

Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci

elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu

na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania

dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane

pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia

fragmenty dokumentu.

4.

W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza

się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej,

nieprzekształconego do postaci elektronicznej.

5.

Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych

dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach.

1.

Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych

co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.

2.

Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które

nie degradują struktury fizycznej dokumentu.

Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca

się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego

dokumentu, zawierającego w szczególności

1)

jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w

systemie teleinformatycznym sądu;

2)

datę wykonania wydruku;

3)

podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku.

Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią

A, zwane dalej „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów,

oznaczane kategorią B, zwane dalej „aktami spraw kategorii B”.

1.

Do akt spraw kategorii A zalicza się

1)

akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;

2)

akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub

ze względu na występujące w sprawie osoby;

3)

akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu

źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;

4)

akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo

do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

5)

akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej

Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia

prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej,

lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności

w orzecznictwie sądów administracyjnych;

6)

akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2-5, z każdego roku i z

każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw

sądowoadministracyjnych.

2.

Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1

1)

pkt 2-5 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy

albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;

2)

pkt 6 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.

3.

Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych

stanowiące repertoria i skorowidze.

4.

Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych, niewymienione

w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis

ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

5.

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia

akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.

1.

Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria

i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym

sądu.

2.

Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi,

przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz

możliwość wyodrębnienia metadanych.

3.

Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium

lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz,

ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie

oraz zarządzanie nim.

4.

Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub

skorowidza są

1)

identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza,

który umożliwia jego identyfikację;

2)

twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium

lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;

3)

tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany

- ujawniająca jej dokonanie;

4)

data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;

5)

format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego

repertorium lub skorowidza;

6)

dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne

repertorium lub skorowidz;

7)

typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności

tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;

8)

relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza

z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9)

grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do

zbioru dokumentów;

10)

kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub

skorowidz;

11)

język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka,

o ile nie występuje w normie;

12)

opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium

lub skorowidza;

13)

uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium

lub skorowidzem.

1.

Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych

stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.

2.

Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie

1)

przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;

2)

przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.

3.

Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych zaliczone do kategorii

B przechowuje się przez okres 10 lat.

1.

Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego

następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia

lub zarządzenia kończącego postępowanie.

2.

Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1,

okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub

zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

3.

Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych

stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego

po ich zamknięciu.

1.

Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się

w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych,

a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.

2.

Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia

system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do

właściwego archiwum państwowego.

Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.

1.

Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia

wydaje prezes sądu.

2.

Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia

lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom

państwowym albo do zniszczenia.

Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach

określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw

sądowoadministracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania,

przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.

1.

Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia

czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.

2.

Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw

z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania

akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych

do kategorii A.

3.

Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu

przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4.

Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu

do zatwierdzenia.

5.

Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego

archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 maja 2019 r.