Obwieszczenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 16 kwietnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

Rozporządzenie określa

1)

zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych;

2)

sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;

3)

wzory dokumentów ewidencyjnych.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Wojskowi komendanci uzupełnień w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego

rozporządzenia przekażą teczki akt personalnych żołnierzy zwolnionych z zawodowej

służby wojskowej do właściwych archiwów wojskowych.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

1)

archiwum wojskowe - archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie

przepisów o archiwizacji;

2)

dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub

innej;

3)

dokument ewidencyjny - teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;

4)

ewidencja elektroniczna - system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej,

pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych żołnierzy zawodowych, o których

mowa w art. 48 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy

zawodowych;

5)

ewidencja wojskowa - zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej;

6)

ustawa - ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;

7)

wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art.

128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub

inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych

i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

W czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne

1)

teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do

rozporządzenia;

2)

kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

1.

Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem

lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym

i czytelnym.

2.

Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk,

imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych.

3.

Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez

przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się,

zamieszczając uwagę o przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby

dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, dyrektor

departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr

1)

sprawuje nadzór nad aktualnością ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych;

2)

prowadzi ewidencję elektroniczną na szczeblu centralnym i określa szczegółowy zakres

przetwarzanych w niej informacji;

3)

udziela informacji z ewidencji wojskowej uprawnionym podmiotom;

4)

umożliwia dostęp do ewidencji wojskowej, jeżeli zakres udostępnianych danych wykracza

poza podległość organizacyjną jednostki wojskowej wnioskodawcy.

1.

Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla

1)

żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu służby kandydackiej

- w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub

nauki, w szczególności przenosząc dokumenty zgromadzone w teczce akt personalnych

kandydata na żołnierza zawodowego;

2)

żołnierza rezerwy lub osoby, o której mowa w art. 17a ustawy - w jednostce wojskowej,

nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w

szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.

2.

W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po

powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych.

3.

Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa

załącznik nr 3 do rozporządzenia.

4.

Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym

egzemplarzu.

5.

Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie

do organu właściwego do jej prowadzenia.

1.

Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi dowódca jednostki wojskowej,

na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2.

2.

Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzą

1)

dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, jeżeli

żołnierz zawodowy

a)

pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika

(komandora) lub wyższym,

b)

pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy

zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej

tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego,

c)

pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu

Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,

d)

pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której

mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

e

pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym albo w powszechnej

jednostce organizacyjnej prokuratury,

f)

pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;

2)

kierownicy instytucji cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, jeżeli

żołnierz zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w jednej

z tych instytucji;

3)

bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku

dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor);

4)

szef komórki organizacyjnej Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego wskazanej przez

Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową

w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego

Wojska Polskiego.

1.

Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona),

imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w

drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą

„s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje

się wielkimi literami nazwisko i imię oraz rok urodzenia żołnierza.

2.

Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza

zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem

wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 × 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu

nie wydano munduru wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej

wklejonej fotografii dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym

podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania

tej czynności.

3.

Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych

nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy.

4.

Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do

tego celu kopercie.

5.

Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających

1)

zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia;

2)

dokumenty - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza

zawodowego wymienione w § 18 pkt 1-48;

3)

dokumenty dotyczące karalności - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty

dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 49 i 50.

1.

W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza

zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów zgodnie z opisem rubryk.

2.

Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych

w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza własnoręczność podpisu

żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej,

wpisując datę wykonania tej czynności.

1.

Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do

spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia. Spis dokumentów

prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze

dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

2.

Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji

elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu. Czynność tę realizuje organ, o

którym mowa w § 7.

1.

W uzasadnionych przypadkach jest możliwe trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych

żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów przez

przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej

sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

2.

Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego

prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku, gdy kara uległa zatarciu. Informację

o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub jej uwierzytelnioną kopię włącza się do

działu „Dokumenty dotyczące karalności” teczki akt personalnych oraz sporządza się

nowy spis dokumentów dotyczących karalności.

3.

Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku zatarcia innego rodzaju kar.

4.

Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu w trybie ust. 1-3 organ, o którym mowa

w § 7, odzwierciedla w ewidencji elektronicznej.

W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów

zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki

dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA

SIĘ Z.... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego

tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM... „ i numer tomu.

Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza

się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem

i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego mają zastosowanie przepisy §

6 ust. 1, 2, 4 i 5.

Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego prowadzi się w jednostce wojskowej, na której

ewidencji pozostaje, w ramach uporządkowanego alfabetycznie zbioru, zwanego dalej

„kartoteką ewidencyjną”, oddzielnie dla

1)

żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w jednostce wojskowej, z podziałem

na oficerów, podoficerów i szeregowych;

2)

żołnierzy zawodowych przeniesionych do rezerwy kadrowej lub dyspozycji, wykonujących

zadania służbowe w jednostce wojskowej.

1.

Ewidencję elektroniczną prowadzi się w jednostce wojskowej.

2.

Jeżeli jednostka wojskowa nie ma dostępu do ewidencji elektronicznej, ewidencję tę

prowadzi jednostka nadrzędna.

3.

Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwa,

numer, data wydania, organ wydający) oraz datą wprowadzenia, imieniem i nazwiskiem

osoby, która te dane wprowadziła.

4.

Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym,

zgodność danych ze stanem faktycznym.

5.

Ewidencja elektroniczna nie obejmuje żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową

na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust.

1 pkt 1 ustawy.

W ewidencji elektronicznej zamieszcza się

1)

dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;

2)

dane o przebiegu czynnej służby wojskowej

a)

kontrakty na pełnienie służby kontraktowej,

b)

rozkazy dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej,

c)

rozkazy dotyczące wyznaczeń na stanowiska służbowe oraz zaszeregowań na stanowiskach

służbowych,

d)

rozkazy kierowania do służby poza granicami kraju i powrotu z tej służby,

e)

rozkazy dotyczące przeniesienia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,

f)

rozkazy dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej i skreślenia z ewidencji

wojskowej,

g)

rozkazy o skierowaniu na szkolenie, o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia,

h)

rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe,

i)

daty objęcia i zwolnienia ze stanowisk służbowych oraz okresy przebywania w rezerwie

kadrowej i dyspozycji,

j)

opinie służbowe,

k)

nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy,

l)

wypowiedzenia stosunku służbowego,

m)

meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej;

3)

dane o stanie zdrowia

a)

orzeczenia wojskowych komisji lekarskich,

b)

informacje o szczepieniach,

c)

zaświadczenia z profilaktycznych badań lekarskich,

d)

oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej;

4)

dane o wykształceniu i kwalifikacjach

a)

uzyskane wykształcenie,

b)

tytuły i stopnie naukowe,

c)

kursy w ramach wojskowego systemu doskonalenia zawodowego,

d)

inne kursy i szkolenia,

e)

klasy kwalifikacyjne specjalistów wojskowych,

f)

znajomość języków obcych,

g)

specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne,

h)

uprawnienia i certyfikaty zawodowe,

i)

poświadczenia bezpieczeństwa i upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych,

j)

przebieg pracy zawodowej;

5)

dane o stanie cywilnym - data i rodzaj zmiany stanu cywilnego;

6)

dane o stanie rodzinnym - data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego;

7)

dane o wyróżnieniach - medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne;

8)

dane o orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym

oraz odpowiedzialności zawodowej;

9)

rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, którego wzór określa

załącznik nr 6 do rozporządzenia;

10)

księgę etatową jednostki wojskowej, której wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.

Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju stanowią

następujące dokumenty

1)

decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji

kadrowych i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji;

2)

wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

3)

wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4)

porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3 ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na których

podstawie organy wojskowe zawierają te porozumienia;

5)

dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji

zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu,

praktyki lub stażu;

6)

protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne,

dokumentujące znajomość języków obcych;

7)

kontrakty na pełnienie służby kontraktowej;

8)

postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych

oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;

9)

opinie służbowe oraz odwołania od opinii;

10)

potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa oraz decyzji o odmowie wydania lub cofnięciu

poświadczenia bezpieczeństwa;

11)

potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

12)

orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

13)

kopia świadectwa służby;

14)

życiorys;

15)

odpis aktu urodzenia;

16)

postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego;

17)

dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej dotyczące

w szczególności miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska

lub imienia;

18)

dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg

pracy zawodowej;

19)

opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień

wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

20)

dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;

21)

wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej;

22)

wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych, o których mowa w art. 62 ust. 11 ustawy,

w celu sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny;

23)

wnioski o udzielenie urlopów, o których mowa w art. 65 i art. 65a ustawy, oraz urlopów

innych niż wypoczynkowy przekraczających wymiar 30 dni;

24)

wnioski o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności

gospodarczej oraz decyzje w tych sprawach;

25)

wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych

lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

26)

powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o

a)

przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

b)

pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki;

27)

oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w instytucjach

cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;

28)

oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym

stanowisku służbowym;

29)

wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej

służby wojskowej;

30)

wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej dokonane przez organ

wojskowy lub żołnierza zawodowego;

31)

wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz

stanowisko właściwego organu w tej sprawie;

32)

wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

33)

decyzje personalne i finansowe oraz wyciągi z nich, inne niż wymienione w pkt 1 i

8;

34)

wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej,

o objęciu obowiązków służbowych, o rozliczeniu i skierowaniu do wojskowego komendanta

uzupełnień właściwego dla miejsca zamieszkania oraz inne dokumenty personalno-finansowe

związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;

35)

umowy zawarte z żołnierzem zawodowym, który

a)

został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację

w kraju lub za granicą,

b)

uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;

36)

fotografie żołnierza zawodowego;

37)

powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w

celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową oraz decyzje w tych sprawach;

38)

metryki spraw;

39)

oświadczenia w sprawie uprawnionych do otrzymania świadczenia wynikającego z umowy

ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków w polskim kontyngencie wojskowym;

40)

dokumenty potwierdzające status weterana;

41)

dokumenty poświadczające przebieg służby poza granicami kraju;

42)

dokumenty poświadczające wymiar przyznanego urlopu aklimatyzacyjnego;

43)

zakresy obowiązków na zajmowanych stanowiskach służbowych;

44)

dokumenty potwierdzające szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

45)

tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych znajdujących się w teczce wykonane przez tłumaczy

przysięgłych;

46)

zaświadczenia z profilaktycznych badań lekarskich;

47)

protokoły i notatki z indywidualnych rozmów kadrowych;

48)

inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;

49)

informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

50)

orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych

lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia

wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności

zawodowej;

51)

dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności fizycznej;

52)

meldunki o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza,

których wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

53)

meldunki o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, których wzór określa załącznik

nr 9 do rozporządzenia.

Ewidencję wojskową aktualizuje się nie później niż 14 dni po otrzymaniu informacji

o wystąpieniu zmian.

1.

Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji

elektronicznej i przesyła do swojego bezpośredniego przełożonego nie później niż 7

dni od dnia wydania rozkazu.

2.

Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego z

zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła dodatkowo

do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.

3.

Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał rozkaz personalny o zwolnieniu żołnierza

z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia

1)

wprowadza meldunek o realizacji zwolnienia do ewidencji elektronicznej;

2)

przesyła meldunek o realizacji zwolnienia do bezpośredniego przełożonego.

1.

W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania lub danych kontaktowych żołnierz

zawodowy w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej

meldunek, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.

2.

Żołnierz zawodowy w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia) przekazuje informację

dowódcy jednostki wojskowej, przedstawiając stosowne dokumenty stanowiące podstawę

aktualizacji ewidencji wojskowej, w przypadku

1)

zmiany stanu cywilnego;

2)

zmiany stanu rodzinnego;

3)

zmiany nazwiska lub imienia;

4)

uzyskania

a)

wykształcenia,

b)

stopni i tytułów naukowych,

c)

specjalizacji zawodowych (uprawnień);

5)

otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych

państw;

6)

zmiany danych dotyczących przebiegu pracy zawodowej;

7)

zmiany danych dotyczących karalności;

8)

uzyskania orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak bez pośrednictwa jednostek wojskowych.

3.

Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji

elektronicznej, a dokumenty włącza (przesyła) do teczki akt personalnych.

1.

W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia rozkaz personalny

dla celów ewidencyjnych wydaje organ, o którym mowa w § 7.

2.

Wyciąg z rozkazu, o którym mowa w ust. 1, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego

wydania do dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy.

Wojskowe placówki edukacyjne przesyłają do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej

właściwego do spraw kadr informacje o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach,

szkoleniach, kursach w ciągu 14 dni od daty ich zakończenia, w celu aktualizacji ewidencji

elektronicznej.

1.

Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się niezwłocznie do właściwego

organu, o którym mowa w § 7, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe

albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia

w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności

1)

zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną

pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych

w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu... Liczba dokumentów:... Liczba

arkuszy:... „);

2)

potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej

lub upoważnioną przez niego osobę, odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym

podpisem i datą wykonania tych czynności.

2.

Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego pełniącego zawodową służbę wojskową na

stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy,

po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu,

o którym mowa w § 7, po uprzednim

1)

wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2)

trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji,

o którym mowa w § 11 ust. 1;

3)

włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w instytucjach

cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub w byłych Wojskowych Służbach

Informacyjnych, zawierającego także ostatnią wysokość tych dodatków.

Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej przesyła

się do dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz wykonuje zadania.

Kartę ewidencyjną i teczkę akt personalnych żołnierza, w stosunku do którego została

podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki

do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona jego teczka

akt personalnych, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje

decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu

z ewidencji wojskowej.

1.

Po upływie sześciu miesięcy od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej

dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu lub skreśleniu żołnierza z ewidencji wojskowej,

przesyła niezwłocznie

1)

w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5 oraz art. 113 ustawy: teczkę akt personalnych

żołnierza i włączoną do niej kartę ewidencyjną żołnierza po ich aktualizacji - do

właściwego archiwum wojskowego;

2)

w pozostałych przypadkach

a)

kartę ewidencyjną żołnierza po jej aktualizacji - do wojskowego komendanta uzupełnień,

do którego skierowano żołnierza po zwolnieniu, wraz z informacją o archiwum wojskowym,

do którego przekazano teczkę akt personalnych,

b)

teczkę akt personalnych po ich aktualizacji - do właściwego archiwum wojskowego.

2.

Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami

kraju, kartę ewidencyjną żołnierza przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień

właściwego dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.

3.

Wojskowy komendant uzupełnień po otrzymaniu karty ewidencyjnej żołnierza zakłada na

jej podstawie ewidencję wojskową i odsyła niezwłocznie kartę ewidencyjną do archiwum

wojskowego, do którego przesłano teczkę akt personalnych żołnierza rezerwy.

4.

Kierownik archiwum wojskowego po otrzymaniu karty ewidencyjnej, o której mowa w ust.

3, włącza ją do teczki akt personalnych żołnierza.

5.

Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w

ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego

żołnierza.

Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych udostępnia się

1)

przełożonym żołnierza zawodowego;

2)

osobom wykonującym zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów

ewidencyjnych;

3)

żołnierzowi zawodowemu, którego dotyczy ta ewidencja.

Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób

1)

teczki akt personalnych są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez osoby

wykonujące zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych;

2)

każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;

3)

w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt personalnych

dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się do kart

wypożyczeń;

4)

osoby, które udostępniają teczki akt personalnych, są obowiązane dopilnować zwrotu

tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;

5)

adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie

wypożyczeń;

6)

żołnierz zawodowy korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek

akt personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością kadrową.

Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych odbywa się w następujący sposób

1)

karty ewidencyjne są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez osoby wykonujące

zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych;

2)

karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;

3)

w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej dokonuje

się ich niezwłocznie po jej zwrocie;

4)

osoby, które udostępniają karty ewidencyjne, są obowiązane dopilnować ich zwrotu w

ustalonym terminie.

1.

Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom niż wymienione

w § 28 odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

2.

W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym

mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 29 pkt 2-5 stosuje

się odpowiednio.

1.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych następuje w przypadku zniszczenia

jej w całości lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie

z niej w całości lub części.

2.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej zarządza dowódca jednostki wojskowej odpowiedzialny

za jej prowadzenie.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt

personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje

się adnotację „DUPLIKAT”.

2.

Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie

1)

dokumentów uzyskanych z organów wojskowych;

2)

dokumentów ujętych w ewidencji elektronicznej;

3)

dokumentów dostarczonych przez zainteresowanego żołnierza;

4)

danych uzyskanych od

a)

wojskowych komisji lekarskich - w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,

b)

rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych

oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,

c

sądów i powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz Krajowego Rejestru

Karnego,

d)

innych jednostek organów administracji publicznej zobowiązanych do bezpłatnego ich

udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.

3.

Teczki akt personalnych, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty

1)

zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nimi,

2)

odnalezione po uzupełnieniu duplikatu o dokumenty występujące w oryginale teczki,

a nieujęte w duplikacie

- niszczy się protokolarnie.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat karty ewidencyjnej.

2.

Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się na podstawie danych zawartych w teczce akt

personalnych lub w ewidencji elektronicznej, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych

rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza się napisem „DUPLIKAT”.

3.

Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza dowódca

jednostki wojskowej swoim podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

4.

Karty ewidencyjne, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty, niszczy się protokolarnie.

Przejścia z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy

zawodowych dokonuje się z dniem ogłoszenia mobilizacji lub wprowadzenia stanu wojennego.

1.

Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych,

w których żołnierze zawodowi pozostają na ewidencji, prowadzi się wyłącznie karty

ewidencyjne.

2.

Prowadzenie teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych zawiesza się do momentu zakończenia

mobilizacji lub stanu wojennego.

3.

Teczki akt personalnych przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

4.

Zawiesza się eksploatację ewidencji elektronicznej, a jej kopię, na informatycznym

nośniku danych, przekazuje się do Centralnego Archiwum Wojskowego.

1.

Z dniem zakończenia mobilizacji lub stanu wojennego następuje przejście z wojennego

na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.

2.

Po przejściu na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

teczki akt personalnych przekazuje się do właściwych jednostek wojskowych w celu ich

dalszego prowadzenia.

1.

Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru

alfabetycznego teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, który jest jednocześnie

spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.

2.

W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujący

teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje

1)

kto i komu przekazuje teczki akt personalnych, podając stopień wojskowy, imię i nazwisko,

nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;

2)

co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych

i kart ewidencyjnych);

3)

liczbę przekazanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi

dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;

4)

datę przekazania.

3.

Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy przekazującego

i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych i określeniem jednostek

wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową. Między podpisami odciska się

pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.

1.

Archiwa, o których mowa w § 36 ust. 3 i 4, wystawiają pokwitowanie odbioru przekazanych

im dokumentów ewidencyjnych.

2.

Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające

1)

wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,

2)

podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz

datą i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej

- przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.

1.

Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy

zawodowych zachowują ważność.

2.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje się zgodnie z przepisami niniejszego

rozporządzenia.

3.

Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi

się dalej zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia. Dział „materiały opiniodawcze”

zamyka się, wykonując czynności określone w § 24 ust. 1. Nowe dokumenty włącza się

tylko do działów: „materiały uzupełniające” oraz „materiały dotyczące karalności”.

4.

Karty ewidencyjne prowadzone przez organy inne niż określone w § 15 oraz zbędne kopie

i duplikaty kart ewidencyjnych niszczy się protokolarnie.

5.

Karty ewidencyjne i zeszyty ewidencyjne mogą być prowadzone według wzorów dotychczasowych

- do wyczerpania zapasów.

Traci moc rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie ewidencji

wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką

(Dz. U. poz. 393 i 976 oraz z 2012 r. poz. 117).

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia