Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Rozporządzenie określa szczegółowy sposób, tryb i terminy przechowywania i przekazywania

akt spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, oraz zamkniętych

urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

Akta spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, zwane dalej „aktami

spraw”, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na materiały archiwalne oznaczane

kategorią A i dokumentację niearchiwalną oznaczaną kategorią B.

1.

Do materiałów archiwalnych zalicza się akta spraw

1)

o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2)

o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej,

w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3)

o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw o egzekucję należności sądowych;

4)

w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza

dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie

odrębnych przepisów;

5)

uznanych przez komornika sądowego, zwanego dalej „komornikiem”, za mające wyjątkowe

znaczenie ze względu na

a)

materiał zebrany w sprawie,

b)

występujące w sprawach osoby,

c)

charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d)

oddźwięk społeczny.

2.

Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do materiałów archiwalnych

1)

akta co najmniej pięciu spraw z każdego sposobu egzekucji z danego roku, a w szczególności

skutecznej egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów

o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2)

akta co najmniej pięciu spraw z każdego repertorium z danego roku.

3.

Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji niearchiwalnej.

1.

Do materiałów archiwalnych zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne

1)

repertoria;

2)

wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3)

skorowidze alfabetyczne stron;

4)

protokoły dotyczące zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do

dokumentacji niearchiwalnej;

5)

spisy zdawczo-odbiorcze akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników

do Krajowej Rady Komorniczej.

2.

Do dokumentacji niearchiwalnej zalicza się urządzenia ewidencyjne niewymienione w

ust. 1.

Przepisy § 4 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument

elektroniczny.

1.

Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od

początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie

lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2.

Okres przechowywania akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego

(Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm., liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

1.

Materiały archiwalne są przechowywane przez okres 10 lat, a dokumentacja niearchiwalna

przez okres 5 lat, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2.

Przez okres 12 lat przechowuje się akta spraw, w których nie doszło do wyegzekwowania

całości świadczenia.

3.

Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw

1)

o egzekucję z nieruchomości, w których mimo wyznaczenia terminu licytacji nie doszło

do przysądzenia własności nieruchomości - chyba że akta te podlegają archiwizacji

przez okres przewidziany w ust. 2;

2)

o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej,

w których mimo wyznaczenia terminu licytacji nie doszło do przysądzenia własności

nieruchomości.

1.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę

Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 7, z zastosowaniem zabezpieczeń przed

dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i

zniszczeniem.

2.

Do okresów, o których mowa w § 7, wlicza się okresy, o których mowa w § 10 ust. 4.

Niezwłocznie po zakończeniu postępowania w sprawie komornik albo upoważniony przez

niego asesor komorniczy zalicza akta sprawy do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres

ich przechowywania.

1.

Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej komornik albo upoważniony

przez niego asesor komorniczy sprawdza, czy w aktach zostały rozliczone opłaty, zaliczki

oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub

w tytule sprawy.

2.

Przed przekazaniem akt spraw komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy

sprawdza, czy w aktach tych znajdują się nośniki danych zawierające zapis obrazu i

dźwięku utrwalony w trybie art. 809ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego. W takim przypadku, w odniesieniu do akt prowadzonych w postaci papierowej, komornik

dołącza do drugiej strony okładki adnotację, w której wskazuje numery kart, na których

znajdują się nośniki danych.

3.

Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium,

wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję

ze spisu zdawczo-odbiorczego.

4.

Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech

lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w

ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

5.

Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie

spisu zdawczo-odbiorczego.

1.

Dokumentacja niearchiwalna podlega zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii

zapisu, a w szczególności przez jej usunięcie z systemu teleinformatycznego albo zmielenie

dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej. Prezes sądu rejonowego, przy którym

działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem

akt. Komisji przewodniczy osoba zajmująca stanowisko komornika - w miarę możliwości

komornik, w którego kancelarii wytworzono akta spraw.

2.

Komisja może w uzasadnionych przypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw

lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z dokumentacji niearchiwalnej na materiały

archiwalne lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw stanowiących

dokumentację niearchiwalną. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw

zaliczonych do materiałów archiwalnych.

3.

Propozycja komisji na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik,

podlega zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4.

Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi

sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza

się do materiałów archiwalnych.

Akta spraw prawomocnie zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje

się na podstawie przepisów dotychczasowych.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.