Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Rozporządzenie określa

1)

zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji

pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej

w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2)

sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji

pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci

tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także

sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3)

sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi,

byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.

Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują

1)

w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w

związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie

i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

(art. 229 § 1 pkt 1, § 1);

2)

w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu

zatrudnienia pracownika, w tym

a)

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem

stosunku pracy,

b)

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie

ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c)

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił

zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d)

dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub

o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych

(Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

e)

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika

-

z treścią regulaminu pracy (art. 104Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

-

z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237),

-

z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego

rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f)

potwierdzenie poinformowania pracownika

-

o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3),

-

o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22),

-

o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed

zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

g)

potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego

informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego,

oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h)

dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa

i higieny pracy,

i)

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków

w innym trybie,

j)

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia

się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej

za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k)

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane

ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące

podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l)

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m)

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego,

urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego

lub urlopu wychowawczego,

n)

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem

pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182),

o)

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego

do urlopu wychowawczego (art. 186),

p)

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku

zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189Kodeksu pracy),

q)

dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174),

r)

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące

-

wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

-

okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

s)

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania

w stosunku pracy (art. 101Kodeksu pracy),

t)

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu

pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do

właściwego inspektora pracy (art. 151),

u)

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową

organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających

takiego współdziałania,

v)

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

3)

w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem

stosunku pracy, w tym

a)

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b)

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c)

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

(art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

d)

kopię wydanego świadectwa pracy,

e)

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku

z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f)

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką

umowę (art. 101Kodeksu pracy),

g)

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami

lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji

i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

4)

w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem

przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w

odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

1.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych

pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części

akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

2.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika,

powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym

przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie

w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów

dotyczy każdej z wydzielonych części.

3.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych

częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1

i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie

oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem

z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną

część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie

numery.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej,

odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie

lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę

za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy obejmującą

1)

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą

a)

ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o

-

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

-

liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

-

liczbie godzin nadliczbowych,

-

dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, - liczbie godzin dyżuru

oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

-

rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

-

rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

-

wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

-

czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których

wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b)

wnioski pracownika dotyczące

-

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

-

ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej

jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

-

ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym

pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

-

stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

-

stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki,

soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

-

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w

dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140Kodeksu pracy),

-

stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik

decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla

pracownika dniem pracy (art. 140),

c)

dokumenty związane

-

ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

-

z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian

za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie

pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151),

-

z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami

pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d)

zgoda

-

pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie

pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy

na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego

czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

-

pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie

przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2)

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3)

kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą

oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4)

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,

a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży

i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237art. 237).

W przypadku, o którym mowa w art. 23 albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w

stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca

przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną

i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i

dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu,

w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury

i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana

w systemie teleinformatycznym zapewniającym

1)

zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2)

integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem

zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3)

stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4)

identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych

przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)

skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13

ust. 3;

6)

wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części

dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;

7)

funkcjonalność wydruku dokumentacji.

1.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa

się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły

są spełnione łącznie następujące warunki

1)

jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

2)

jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3)

jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony

dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

2.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej

polega w szczególności na

1)

systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2)

opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania,

w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3)

stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4)

bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych

sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5)

przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym

jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych,

jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

1.

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej

ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona

przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym

podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza

w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej

dokumentacji.

2.

Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym

z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego

dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument

w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

1.

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca

stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania

techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej

do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

2.

Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 94, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie

się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem

w postaci papierowej.

3.

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.

1.

Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego

zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących

się do każdego dokumentu.

2.

Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi

formatów plików

1)

dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje

się w formacie PDF;

2)

dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej

i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje

się w formacie, w jakim były przechowywane;

3)

dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w

określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje

się w formacie TXT.

3.

Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych

w odrębnym pliku XML z metadanymi

1)

identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym

dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;

2)

identyfikator dokumentacji - będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego

pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;

3)

rodzaj dokumentu - będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części

akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy;

4)

data powstania dokumentu;

5)

data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy

albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez

pracodawcę - w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;

6)

numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument,

a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7)

imię i nazwisko pracownika;

8)

nazwa pracodawcy;

9)

data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w

którym znajduje się dokument.

4.

Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją

techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra

właściwego do spraw pracy.

5.

Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do

którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.

1.

Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym

pliku zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w

przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

(Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).

2.

Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem

zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z

dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

1.

Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację

albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

2.

Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem

1)

operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe

(Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), zwanego dalej „operatorem”;

2)

osoby upoważnionej przez pracodawcę;

3)

środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

3.

W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia

wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia

tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach

mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu

na posesję adresata.

4.

W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w

ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie

dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

5.

Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego

dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie

włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

1.

Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą

1)

pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 94Kodeksu pracy, albo

2)

osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa

w art. 94Kodeksu pracy.

2.

Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej

dokumentacji.

3.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście

i za pokwitowaniem.

4.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje

1)

na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo

2)

za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja

pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem,

a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

1.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w

formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.

2.

Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem

uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4.

1.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci

papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę

potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2)

w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami

określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną

pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub

osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją

pracowniczą.

2.

W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci

elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej

1)

w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo

2)

w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w

postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa

w § 13 ust. 3 pkt 1-4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę

potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

3.

Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa

w art. 94, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później

niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części

B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników,

których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

1.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy,

zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z

wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia

w życie niniejszego rozporządzenia.

2.

Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od

dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

3.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych

w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące

przed tym dniem.

Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia

w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2-6 niniejszego rozporządzenia.

1.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia,

stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje

się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej

dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników

do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od

dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.

3.

Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.