Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego

Rozporządzenie określa

1)

sposób prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w celu określenia zobowiązania

podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej „uproszczoną ewidencją”,

przez organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz stowarzyszenia

jednostek samorządu terytorialnego, zwane dalej „podatnikami”;

2)

warunki, jakim powinna odpowiadać uproszczona ewidencja.

Uproszczona ewidencja obejmuje zbiory zapisów, obrotów (sum zapisów), które tworzą

1)

zestawienie przychodów i kosztów określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2)

zestawienie przepływów finansowych określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3)

karty przychodów pracownika;

4)

wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną

działalnością, zwany dalej „wykazem”.

1.

Karty przychodów pracowników są prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika, któremu

podatnik wypłaca należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

(Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, 1540, 1552, 1629, 1669 i 1693).

2.

Karty przychodów pracowników zawierają co najmniej następujące dane

1)

imię i nazwisko pracownika oraz identyfikator podatkowy (numer identyfikacji podatkowej

albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności);

2)

miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należności, o których mowa w art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

3)

sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów oraz koszty uzyskania tych przychodów;

4)

składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe);

5)

podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu;

6)

razem dochód narastająco od początku roku;

7)

kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

8)

składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne;

9)

należną zaliczkę na podatek dochodowy;

10)

datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego właściwy

dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania.

Wykaz zawiera co najmniej następujące dane

1)

liczbę porządkową;

2)

datę nabycia;

3)

datę przyjęcia do używania;

4)

określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

5)

określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

6)

symbol Klasyfikacji Środków Trwałych wydanej na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej

(Dz. U. z 2018 r. poz. 997, 1000, 1629 i 1669);

7)

wartość początkową;

8)

stawkę amortyzacyjną;

9)

zaktualizowaną wartość początkową;

10)

datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości

niematerialnej i prawnej.

1.

Uproszczoną ewidencję prowadzi się w języku polskim i zapisy są dokonywane w walucie

polskiej.

2.

Uproszczona ewidencja zawiera, sporządzony w języku polskim, opis zasad jej prowadzenia,

w szczególności w zakresie

1)

określenia roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

(Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, 1162, 1291, 1629, 1669 i 1693), zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych”;

2)

systemu przetwarzania danych, przy czym w przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji

w postaci elektronicznej - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów,

procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis programowych

zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych

oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia

jego eksploatacji;

3)

systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych

dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

3.

W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w systemie teleinformatycznym warunkiem

uznania uproszczonej ewidencji za prawidłową jest

1)

stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych

zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym,

zgodnie z wzorem uproszczonej ewidencji;

2)

przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący

je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania

lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony;

3)

przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań, osobom fizycznym lub

procesom, oraz umiejscawianie ich w czasie.

4.

Podatnik, który powierza prowadzenie uproszczonej ewidencji, w drodze umowy, podmiotowi

prowadzącemu usługowo księgi rachunkowe albo inne ewidencje, informuje o tym właściwego

naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu o prowadzeniu uproszczonej ewidencji.

1.

Uproszczoną ewidencję należy prowadzić rzetelnie.

2.

Uproszczoną ewidencję uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają

stan rzeczywisty, w tym także gdy

1)

niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu

wykazanego w uproszczonej ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego

w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2)

błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających

na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu towarów handlowych i usług, lub

3)

uzupełniono zapisy lub dokonano korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem

kontroli przez organ podatkowy, lub

4)

błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a posiadane dowody księgowe odpowiadają

warunkom określonym w § 7 ust. 3.

3.

Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub

błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

1.

Zapisy w uproszczonej ewidencji są dokonywane w sposób staranny, przejrzysty i trwały,

na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

2.

Stwierdzone błędy w zapisach uproszczonej ewidencji poprawia się przez

1)

skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego

zapisu, lub

2)

wprowadzenie do ewidencji uproszczonej niewpisanych dowodów lub zawierających korekty

błędnych zapisów.

3.

Podstawą zapisów w ewidencji uproszczonej są dowody księgowe, do których zalicza się

1)

faktury, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami oraz

zawierające wartość odsetek wyciągi: z rachunków rozliczeniowych, z lokat terminowych

oraz z innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania środków pieniężnych

w bankach albo spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, lub

2)

dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art.

15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa

oraz niektórych innych ustaw

(Dz. U. poz. 1197), które zawierają co najmniej

a)

datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów

uzyskania przychodów,

b)

wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku)

- wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów

uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych,

c)

wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,

d)

wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa

koszty uzyskania przychodów,

e)

podpis osoby sporządzającej dokument;

3)

inne dowody wymienione w § 8 i § 9, stwierdzające fakt dokonania operacji zgodnie

z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej

a)

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących

w operacji, której dowód dotyczy,

b)

datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy,

z tym że jeżeli data dokonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza

podanie jednej daty,

c)

przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji

jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)

podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dokumentu z zapisami

dokonanymi na jego podstawie.

4.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.

5.

Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym jest dopuszczalne stosowanie skrótów

ogólnie przyjętych.

6.

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie

napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną,

i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi

być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

7.

Przepisu ust. 6 nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi

przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody

obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego

(noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione

tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Za dowody księgowe uważa się również

1)

dzienne zestawienia dowodów dotyczących sprzedaży sporządzone do ujęcia ich zbiorczym

zapisem,

2)

noty, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji lub zdarzenia, wynikających

z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi,

3)

dowody przesunięć,

4)

dowody opłat pocztowych i bankowych,

5)

inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty

- zawierające dane, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 3.

1.

W celu udokumentowania zapisów w uproszczonej ewidencji dotyczących niektórych kosztów

(wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które

bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające

1)

nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość - w przypadku zakupu;

2)

przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku) - w pozostałych przypadkach.

2.

Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie

1)

zakupu, w jednostkach handlu detalicznego, materiałów pomocniczych;

2)

kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości

diet z tytułu podróży służbowych;

3)

opłat sądowych i notarialnych;

4)

wydatków związanych z parkowaniem samochodu, jeżeli są udokumentowane biletem z parkometru,

kuponem lub biletem jednorazowym.

3.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników zawierają

co najmniej następujące dane

1)

imię i nazwisko;

2)

cel podróży i nazwę miejscowości docelowej;

3)

liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu);

4)

stawkę i wartość przysługujących diet.

4.

Zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, żywności oraz napojów bezalkoholowych

mogą być dokumentowane paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki

wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano

zakupu. Podatnik na odwrocie paragonu uzupełnia jego treść, wpisując swoją nazwę,

adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

5.

Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami

lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.

Nie wymaga ujęcia w uproszczonej ewidencji materiał powierzony przez zleceniodawcę.

W przypadku braku dokumentu określającego zleceniodawcę uważa się, że materiał został

zakupiony bez udokumentowania.

1.

Otrzymanie towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem

osoby, która je przyjęła.

2.

Jeżeli towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest dowodami księgowymi, o których

mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, wystawionymi przez dostawców, został dostarczony lub dokonano

nim obrotu przed dostarczeniem, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału

(lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres (siedzibę) dostawcy,

ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i

dokonać zapisu w uproszczonej ewidencji na podstawie opisu. Opis powinien być potwierdzony

w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłanym

następnie dowodem księgowym, o którym mowa w § 7 ust. 3 pkt 1. Ewentualna różnica

w stosunku do wartości podanej w dowodzie księgowym, o którym mowa w § 7 ust. 3 pkt

1, powinna być wpisana do uproszczonej ewidencji w dniu otrzymania tego dowodu księgowego.

3.

W przypadku otrzymania towaru handlowego oraz dowodu księgowego, o którym mowa w §

7 ust. 3 pkt 1, na ten towar w tym samym miesiącu

1)

opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza się do otrzymanego dowodu księgowego;

2)

zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie tego dowodu.

4.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy,

pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.

1.

Zakup towarów handlowych wpisuje się do uproszczonej ewidencji, niezwłocznie po ich

otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży.

2.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 15 i § 16,

jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności

w dniu następnym.

Karty przychodów pracowników wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla

przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego,

przy pomocy którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje

zadania.

1.

Zapisy w uproszczonej ewidencji dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na

podstawie wystawionych dowodów księgowych, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, a w

przypadku sprzedaży nieudokumentowanej tymi dowodami - na podstawie wystawionego na

koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych

przychodów za dany dzień, jeżeli nie jest prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kas

rejestrujących.

2.

Zapisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie

później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem § 15

i § 16.

3.

Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele dowodów księgowych, o których mowa w §

7 ust. 3 pkt 1, zapisów w uproszczonej ewidencji można dokonywać jedną sumą wynikającą

z dziennego zestawienia tych dowodów, zwanego dalej „zestawieniem sprzedaży”.

4.

Zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane

1)

datę;

2)

numer zestawienia;

3)

numery dowodów księgowych, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, objętych zestawieniem

oraz sumę zbiorczą tych dowodów;

4)

informacje zapewniające ustalenie podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

1.

W przypadku podatników, którzy ewidencjonują obrót i kwoty podatku należnego przy

zastosowaniu kas rejestrujących, zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na

podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ

na wysokość przychodu.

2.

Nie wpisuje się do uproszczonej ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących

dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W takim przypadku do egzemplarza faktury dołącza się paragon dokumentujący sprzedaż,

jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami paragon został uznany za fakturę.

3.

W przypadku gdy faktura przesyłana, w formie elektronicznej, dotyczy sprzedaży zarejestrowanej

przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do dokumentacji dołącza się paragon dotyczący

tej sprzedaży wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Wpisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje

się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia

do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w postaci papierowej należy ją zbroszurować

i kolejno ponumerować jej karty.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 28 października 2018 r.