Obwieszczenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie szczegółowego trybu i sposobu przeprowadzania kontroli podmiotów otrzymujących dofinansowanie z Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej

1.

Kontrola, o której mowa w art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o kinematografii, zwana dalej „kontrolą”, jest prowadzona w siedzibie podmiotu, któremu Polski Instytut

Sztuki Filmowej, zwany dalej „Instytutem”, udzielił dofinansowania. Kontroli podlega

dokumentacja dofinansowanego przedsięwzięcia.

2.

Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie określające podmiot

kontrolowany, przedsięwzięcie będące przedmiotem kontroli oraz termin kontroli, wystawione

przez Dyrektora Instytutu, zwanego dalej „Dyrektorem”, oraz dokument potwierdzający

tożsamość pracownika Instytutu dokonującego kontroli.

3.

W przypadku gdy kontrola jest przeprowadzana przez dwie lub więcej osób, które tworzą

zespół kontrolujący, Dyrektor wyznacza spośród tych osób kierownika zespołu kontrolującego,

który dokonuje podziału czynności między członków zespołu kontrolującego.

Do kontroli, o których mowa w art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o kinematografii

(Dz. U. z 2016 r. poz. 438), wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia

stosuje się przepisy rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu dotychczasowym,

przy czym kontrole mogą być dokonywane od dnia udzielenia dofinansowania do dnia,

w którym upływają 72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia

dofinansowanego w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego

w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia.

1.

Zakres danej kontroli może obejmować całość realizowanego przedsięwzięcia, jak i jego

poszczególne elementy.

2

Kontroli dokonuje się od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają

72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia dofinansowanego

w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o dofinansowanie

przedsięwzięcia.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

O zakresie i terminie kontroli informuje się podmiot kontrolowany.

W ramach kontroli podmiot kontrolowany

1)

zapewnia warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli;

2

przedstawia na żądanie kontrolującego dokumenty i inne nośniki informacji, mające

znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dofinansowania przedsięwzięcia, w

szczególności

a)

umowy o dzieło i rachunki do tych umów wraz z potwierdzeniami ich zapłaty,

b)

faktury i potwierdzenia przelewów,

c)

wykaz prac wykonanych zgodnie z harmonogramem przed rozpoczęciem kontroli wraz z wykazem

rachunków i faktur oraz z wyliczeniem dotychczas wykorzystanej kwoty dotacji - w przypadku

gdy produkcja filmu nie jest zakończona,

d)

pisemną informację dotyczącą promocji filmu oraz informację o wpływach lub ich braku

z eksploatacji filmu - w przypadku gdy produkcja filmu jest zakończona;

3

udziela ustnych lub pisemnych informacji dotyczących wykonania objętego dofinansowaniem

przedsięwzięcia.

1.

Wyniki przeprowadzonej kontroli osoba kontrolująca lub kierownik zespołu kontrolującego

przedstawiają w protokole kontroli.

2.

Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w

tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn powstania, zakresu i skutków

tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

3.

Ponadto protokół kontroli powinien zawierać

1)

zastrzeżenie, że służy wyłącznie do użytku służbowego;

2)

datę i miejsce sporządzenia;

3)

nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu oraz jego adres;

4)

datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

5)

imię i nazwisko osoby kontrolującej lub imiona i nazwiska członków zespołu kontrolującego,

ich stanowiska służbowe oraz numery dokumentów potwierdzających ich tożsamość;

6)

określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

7)

wykaz załączników stanowiących część składową protokołu;

8)

wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli podmiotowi kontrolowanemu oraz o poinformowaniu

tego podmiotu o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do treści protokołu, o którym mowa w

§ 6 ust. 1, oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w § 6 ust. 4;

9)

parafy osoby kontrolującej lub kierownika zespołu kontrolującego na każdej stronie

protokołu;

10)

podpis osoby kontrolującej lub kierownika zespołu kontrolującego na ostatniej stronie

protokołu.

4.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podmiotu

kontrolowanego oraz Dyrektora.

1.

Protokół przekazuje się podmiotowi kontrolowanemu, który w terminie 7 dni od otrzymania

protokołu ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do jego treści. O

prawie tym poucza się podmiot kontrolowany wraz z przekazaniem protokołu.

2.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń dokonuje się ich analizy. W tym celu dopuszczalne

jest dokonanie dodatkowych czynności kontrolnych, w szczególności ponownego badania

dokumentów lub innych nośników informacji.

3.

Po dokonaniu analizy zgłoszonych zastrzeżeń dokonuje się odpowiednich zmian w protokole

albo przygotowuje się pisemne wyjaśnienie przyczyn nieuwzględnienia wszystkich lub

niektórych zastrzeżeń, które stanowi załącznik do protokołu.

4.

W terminie 7 dni od otrzymania nowego protokołu podmiot kontrolowany podpisuje protokół

lub przedstawia pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy podpisu, które stanowi załącznik

do protokołu. Brak podpisu podmiotu kontrolowanego na protokole nie stanowi przeszkody

w dokonywaniu względem tego podmiotu dalszych czynności przewidzianych w rozporządzeniu.

1.

Na podstawie protokołu kontroli Dyrektor sporządza wystąpienie pokontrolne, w którym

formułuje uwagi, wnioski i zalecenia pokontrolne i które niezwłocznie przekazuje podmiotowi

kontrolowanemu.

2.

Podmiot kontrolowany składa wyjaśnienia odnośnie do uwag, wniosków i zaleceń pokontrolnych

w terminie 7 dni od ich otrzymania.

1.

Instytut może przeprowadzać kontrolę w swojej siedzibie, w szczególności w celu

1)

sporządzenia informacji dla Dyrektora o realizacji przedsięwzięcia;

2)

dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych i rozliczenia

udzielonych dotacji lub pożyczek.

2.

Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 2.

3.

Pracownicy właściwych działów merytorycznych Instytutu, upoważnieni imiennie do dokonania

kontroli, dokonują oceny prawidłowości wykorzystania dotacji i pożyczek udzielanych

przez Instytut, na podstawie dokumentacji przekazanej przez podmioty, które otrzymały

dofinansowanie.

4.

Dokumentacja, o której mowa w ust. 3, zawiera w szczególności

1)

rozliczenie przychodów i kosztów realizacji przedsięwzięcia, ze szczególnym uwzględnieniem

kosztów sfinansowanych w całości bądź w części z dofinansowania Instytutu;

2)

rozliczenie dotacji przekazanej przez Instytut i rozliczenie wynikowych kosztów przedsięwzięcia;

3)

dowody poniesionych wydatków wraz z opisem uzasadniającym celowość ich poniesienia;

4)

oświadczenie podmiotu kontrolowanego, że przedsięwzięcie wykonane zostało w całości

i zgodnie z harmonogramem;

5)

potwierdzenie sfinansowania przedsięwzięcia przez inne podmioty uczestniczące w realizacji

przedsięwzięcia;

6)

oświadczenie podmiotu kontrolowanego o udzieleniu bądź nieudzieleniu w ramach realizacji

przedsięwzięcia zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych

(Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), odpowiednio wraz z dokumentacją z przeprowadzonych postępowań o udzielenie tych

zamówień;

7)

rozliczenie wkładu rzeczowego wniesionego przez podmiot kontrolowany lub inny podmiot

uczestniczący w realizacji przedsięwzięcia wraz z uzasadnieniem jego użycia w przedsięwzięciu

- w przypadku wniesienia wkładu rzeczowego;

8)

umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych od twórców, kompozytora i realizatorów

filmowych oraz praw do artystycznych wykonań od artystów wykonawców oraz pisemne zobowiązanie

podmiotu kontrolowanego do informowania Instytutu o wszystkich wpływach lub o ich

braku z eksploatacji filmów - w przypadku produkcji filmu.

5.

Dokumentację po jej zatwierdzeniu pod względem merytorycznym przekazuje się do działu

finansowo-księgowego. Pracownicy upoważnieni imiennie do dokonania kontroli sprawdzają

dokumentację pod względem formalno-rachunkowym.

6.

Po ostatecznym zatwierdzeniu dokumentacji pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym

Dyrektor pisemnie informuje podmiot kontrolowany o rozliczeniu udzielonych dotacji

lub pożyczek.

7.

W przypadku ujawnienia w toku kontroli, o której mowa w ust. 1, okoliczności wskazujących

na nieprawidłowości przy wykorzystaniu udzielonych dofinansowań w formie dotacji lub

pożyczki, sporządza się pisemne wystąpienie do podmiotu kontrolowanego zawierające

opis ustalonego stanu faktycznego i jego ocenę, a w razie potrzeby zalecenia lub wnioski

dotyczące usunięcia nieprawidłowości oraz termin ich usunięcia. Termin wyznacza się,

uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków.

8.

Podmiot kontrolowany w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wystąpienia ma

prawo przedstawić do niego stanowisko. Przedstawienie przez podmiot kontrolowany stanowiska

nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.