Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 kwietnia 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

1.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących

dokumentów

1

wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

2

świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających

okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym,

w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;

3)

dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej

pracy;

4

świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie

w celu przygotowania zawodowego;

5)

orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym

stanowisku;

6)

innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

2

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające

jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy

lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające

w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz

dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie

stosunku pracy.

2a

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

2b

Pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego w przypadkach,

o których mowa w art. 22.

3.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko

do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

4

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi załącznik nr 1a do

rozporządzenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2016 r., z wyjątkiem § 1 pkt 2,

który wchodzi w życie z dniem 22 lutego 2016 r.

1.

Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,

z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

2.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę

rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie

to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

3.

Pomocniczy wzór umowy o pracę stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie

zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym w art. 29 § 3 Kodeksu pracy - z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi

bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną

w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem,

o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia

legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania

na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia

za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego

postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

1.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

2.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują

1)

w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone

w przepisach § 1 ust. 1 i 2;

2)

w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

pracownika, w tym

a

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń

co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków),

jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z

umowy o pracę,

a

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

b

pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami

określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie

bezpieczeństwa i higieny pracy,

c

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku

zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189,

d)

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia

się,

e)

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f)

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany

tych warunków w innym trybie,

g)

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem

kary porządkowej,

h

dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu

na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i

urlopu wychowawczego,

h

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186,

h

dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,

i)

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j)

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania

w stosunku pracy,

j

wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona

wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

j

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników

pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora

pracy,

k)

korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich

sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją

lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

k

(uchylona),

l)

informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

3)

w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym

a)

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

a

dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

(art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

b)

kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

c)

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku

z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

d)

umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką

umowę,

e)

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu

stosunku pracy.

3.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone

w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać

pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

4.

Pomocnicze wzory pism dotyczących oświadczeń pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę,

wypowiedzeniu warunków umowy o pracę oraz rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia

stanowią załączniki nr 3-6 do rozporządzenia.

Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych,

wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych

z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika

1

kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach,

w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w

dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu

pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione

nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia

w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie

jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

2)

imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych

z pracą;

3)

kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,

a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz

ich pranie i konserwację.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu

wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

W sytuacji określonej w art. 23 albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w

stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca

jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach

związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem

pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie

umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie

innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.

W okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawcy dostosują prowadzoną

dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników

do przepisów tego rozporządzenia.

(pominięty).

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 czerwca 1996 r.