Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie odbierania przez Komisję Nadzoru Finansowego zgłoszeń naruszeń rozporządzenia 596/2014

Rozporządzenie określa sposób odbierania zgłoszeń naruszeń lub potencjalnych naruszeń

przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia

2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz

uchylającego dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji

2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE

(Dz. Urz. UE L 173 z 12.06.2014, str. 1, z późn. zm.)

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1)

Komisji - rozumie się przez to Komisję Nadzoru Finansowego;

2)

osobie zgłaszającej - rozumie się przez to osobę zgłaszającą Komisji naruszenie lub

potencjalne naruszenie przepisów rozporządzenia 596/2014;

3)

osobie, której dotyczy zgłoszenie - rozumie się przez to osobę wskazaną przez osobę

zgłaszającą jako naruszającą lub potencjalnie naruszającą przepisy rozporządzenia

596/2014;

4)

zgłoszeniu - rozumie się przez to zgłoszenie dotyczące naruszenia lub potencjalnego

naruszenia przepisów rozporządzenia 596/2014.

1.

Komisja zapewnia możliwość odbierania zgłoszeń przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń

dokonywanych

1)

elektronicznie pod wskazanym przez Komisję adresem poczty elektronicznej Komisji;

2)

na piśmie pod wskazanym przez Komisję adresem do korespondencji;

3)

telefonicznie pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania

bądź nienagrywania treści rozmowy;

4)

osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem.

2.

Przyjęte przez Komisję środki komunikacji na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań,

jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, co najmniej

1)

są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności

Komisji i Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego oraz

2)

zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym

ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione, oraz

3)

umożliwiają przechowywanie zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności

wyjaśniających, zgodnie z art. 28 rozporządzenia 596/2014.

3.

Telefoniczne lub osobiste zgłoszenia są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania

rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie

przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń protokołu z tej rozmowy. W przypadku zgłoszenia,

dokumentowanego przez sporządzenie protokołu z rozmowy, osoba uprawniona do obsługi

zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia,

zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie

przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

4.

W przypadku gdy istnieje możliwość kontaktu z osobą zgłaszającą, Komisja niezwłocznie

potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na adres

korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany przez osobę zgłaszającą.

Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia

może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.

5.

W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia, dokonanego w sposób inny niż wskazany

w ust. 1, zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w

sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.

1.

Komisja wyznacza, spośród pracowników Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, osoby uprawnione

do obsługi zgłoszeń.

2.

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego przeprowadza szkolenie osób uprawnionych do obsługi

zgłoszeń w zakresie procedur oraz regulacji prawnych związanych ze zgłoszeniami, przed

podjęciem przez te osoby obowiązków związanych z obsługą zgłoszeń.

1.

Osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń, w szczególności

1)

przekazują osobom zainteresowanym informacje dotyczące procedur przekazywania zgłoszeń;

2)

przyjmują i weryfikują zgłoszenia oraz podejmują działania następcze w związku z tymi

zgłoszeniami umożliwiające podjęcie działań nadzorczych;

3)

utrzymują kontakt z osobą zgłaszającą, która ujawniła swoją tożsamość;

4)

na żądanie osoby zgłaszającej, udzielają jej kompleksowych informacji w zakresie trybu

i zasad dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę

lub ochrony przed niesprawiedliwym traktowaniem, w tym procedur dochodzenia odszkodowania

pieniężnego, oraz o możliwości uzyskania przez osobę zgłaszającą zaświadczenia potwierdzającego

fakt dokonania zgłoszenia.

2.

Przed przyjęciem zgłoszenia lub najpóźniej w momencie jego otrzymania osoby uprawnione

do obsługi zgłoszeń powiadamiają osoby zgłaszające o udostępnionych przez Komisję

na jej stronie internetowej informacjach, o których mowa w § 10 ust. 1.

1.

Komisja przechowuje dokumenty pisemne i elektroniczne otrzymanych zgłoszeń, nagrania

rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokoły z rozmów z osobami zgłaszającymi w sposób

zapewniający poufność danych osobowych.

2.

Komisja zapewnia dostęp do przechowywanych dokumentów pisemnych i elektronicznych

otrzymanych zgłoszeń, nagrań rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokołów z rozmów

z osobami zgłaszającymi wyłącznie członkom Komisji oraz pracownikom Urzędu Komisji

Nadzoru Finansowego, którym taki dostęp jest niezbędny do wypełniania przez nich obowiązków

zawodowych.

3.

Komisja może zwrócić się do osoby zgłaszającej o wyjaśnienia w zakresie przekazanych

informacji lub o dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu osoby zgłaszającej,

z wykorzystaniem środka komunikacji, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało odebrane,

albo z wykorzystaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej wskazanego

przez osobę zgłaszającą.

4.

Komisja przekazuje osobie zgłaszającej informacje na temat wyników zgłoszenia naruszenia,

jakich może oczekiwać osoba zgłaszająca w związku z tym zgłoszeniem, w terminie nie

dłuższym niż 14 dni od przyjęcia zgłoszenia.

1.

Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem członkom Komisji, pracownikom Urzędu

Komisji Nadzoru Finansowego lub innemu uprawnionemu organowi następuje z zachowaniem

poufności danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2.

Komisja przyjmuje procedury przekazywania informacji związanych ze zgłoszeniem na

potrzeby ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Komisja dokonuje przeglądu procedur przyjętych na potrzeby przekazywania zgłoszeń

oraz działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, nie

rzadziej niż raz na 2 lata, w celu ich dostosowania do doświadczeń nadzorczych, rozwoju

technologicznego i sytuacji rynkowej.

Komisja przyjmuje procedury w zakresie wymiany informacji z odpowiednimi organami

zaangażowanymi w ochronę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w związku

z otrzymanym zgłoszeniem.

1.

Komisja udostępnia na swojej stronie internetowej w oddzielnej, łatwo dostępnej zakładce

informacje dotyczące odbierania zgłoszeń oraz działań, jakie mogą być podejmowane

przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, obejmujące w szczególności

1)

sposób odbierania zgłoszeń wykorzystywany również na potrzeby ewentualnej komunikacji

z osobami zgłaszającymi w odniesieniu do działań, jakie mogą być podejmowane przez

Komisję po przyjęciu zgłoszenia, ze wskazaniem, że zgłoszenia można dokonać również

anonimowo, oraz

a)

numeru telefonu, pod którym można dokonać zgłoszenia, oraz informacją, czy rozmowy

są nagrywane, a także godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane,

b)

adresu do korespondencji i adresu poczty elektronicznej wraz z informacją, że zapewniają

one bezpieczeństwo i poufność obsługi zgłoszeń,

c)

adresu, pod którym zgłoszenia są odbierane osobiście, oraz godzin, w których takie

zgłoszenia są odbierane;

2)

procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym informacje o treści § 6 ust.

3 i 4;

3)

zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków,

w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione;

4)

zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;

5)

oświadczenie, że osoby zgłaszające nie zostaną pociągnięte do jakiejkolwiek odpowiedzialności

w związku z ujawnieniem w zgłoszeniu informacji podlegających ochronie na podstawie

przepisów o tajemnicy zawodowej.

2.

Wskazanie przypadków, o których mowa w ust. 1 pkt 3, uwzględnia obowiązek poinformowania

osoby zgłaszającej o sytuacjach, w których zagwarantowanie poufności danych może nie

być możliwe, w tym o przypadkach, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym

obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem

administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności

innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 6 maja 2017 r.