Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 lutego 2017 r. w sprawie pozasądowego postępowania przed Rzecznikiem Finansowym

Rozporządzenie określa

1)

sposób i formy prowadzenia pozasądowego postępowania w sprawie rozwiązywania sporów

między klientem a podmiotem rynku finansowego, zwanego dalej „postępowaniem”, w tym

sposób wnoszenia wniosków o wszczęcie postępowania oraz wymiany informacji między

stronami postępowania za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub przesyłką pocztową;

2)

szczegółową treść wniosku o wszczęcie postępowania i niezbędne dokumenty, które należy

dołączyć do wniosku;

3)

szczegółowe kwalifikacje osób prowadzących postępowania oraz minimalny okres, na jaki

upoważnienie jest udzielane;

4)

termin na wyrażenie przez strony zgody na przedstawioną propozycję rozwiązania sporu.

Osoba prowadząca postępowanie powinna

1)

posiadać wyższe wykształcenie prawnicze lub ekonomiczne;

2)

posiadać wiedzę w zakresie sądowego lub pozasądowego rozwiązywania sporów;

3)

wyróżniać się wiedzą w zakresie umów zawieranych pomiędzy klientem a podmiotem rynku

finansowego.

1.

Rzecznik Finansowy, zwany dalej „Rzecznikiem”, udziela upoważnienia do prowadzenia

postępowania na czas określony, nie krótszy niż 6 miesięcy i nie dłuższy niż 3 lata.

2.

Upoważnienie może być udzielone ponownie tej samej osobie.

3.

Osoba upoważniona bierze udział w rozpoznaniu sprawy rozpoczętej z jej udziałem do

czasu jej zakończenia mimo upływu okresu, na który zostało udzielone upoważnienie,

chyba że upoważnienie zostało cofnięte zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez

podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym, zwanej dalej „ustawą”.

4.

W przypadku cofnięcia upoważnienia zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy Rzecznik przekazuje

postępowanie do prowadzenia innej upoważnionej osobie.

1.

Postępowanie albo poszczególne jego czynności podejmowane są w postaci pisemnej lub

za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Korespondencję włącza się do

akt sprawy. Akta mogą być prowadzone w postaci elektronicznej.

2.

Rzecznik informuje strony o podejmowanych czynnościach pisemnie, jeżeli to możliwe

i przemawiają za tym okoliczności sprawy - za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

3.

W toku postępowania strony mogą wymieniać informacje.

4.

Wymiana informacji odbywa się: przesyłką pocztową, pocztą elektroniczną, telefonicznie,

przy pomocy dedykowanych platform elektronicznych lub w inny uzgodniony sposób.

Wniosek o wszczęcie postępowania, zwany dalej „wnioskiem”, może być przesłany przesyłką

pocztową naadres Biura Rzecznika albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej,

w postaci inaadres wskazany na stronie internetowej Rzecznika.

1.

Wniosek zawiera

1)

oznaczenie klienta podmiotu rynku finansowego, zwanego dalej „klientem”, obejmujące

jego imię i nazwisko, jego adres zamieszkania i adres do korespondencji, jeżeli jest

inny niż adres zamieszkania, a także numer telefonu lub adres poczty elektronicznej,

o ile klient je posiada;

2)

oznaczenie podmiotu rynku finansowego, obejmujące jego nazwę albo firmę i adres siedziby;

3)

dokładne określenie żądania klienta, w tym wskazanie wartości roszczenia pieniężnego

lub pożądanego zachowania podmiotu rynku finansowego;

4)

określenie oczekiwania co do sposobu zakończenia sporu;

5)

opis stanu faktycznego sprawy;

6)

określenie rodzaju postępowania, o którym mowa w art. 36 ust. 2 ustawy, przez wskazanie,

że wnioskodawca wnosi o umożliwienie zbliżenia stanowisk stron w celu rozwiązania

sporu przez jego strony lub o przedstawienie stronom propozycji rozwiązania sporu;

7)

podpis klienta lub jego pełnomocnika.

2.

Do wniosku dołącza się

1)

posiadane dokumenty na poparcie opisanego stanu faktycznego albo informację o braku

takich dokumentów;

2)

dokument potwierdzający zakończenie postępowania reklamacyjnego lub wskazanie okoliczności,

które uniemożliwiają jego dołączenie;

3)

dowód uiszczenia opłaty lub wniosek o zwolnienie z obowiązku jej uiszczania;

4)

pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.

3.

Do wniosku dołącza się także informację, czy Rzecznik podejmuje lub podejmował działania

w trybie art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy w zakresie ochrony klientów podmiotu rynku

finansowego, reprezentując interesy klienta, a także czy sprawa o to samo roszczenie

między tymi samymi stronami jest w toku albo została już rozpatrzona przez Rzecznika

w postępowaniu, sąd polubowny, inny właściwy podmiot albo sąd.

1.

Niezwłocznie po wpłynięciu wniosku Rzecznik dokonuje wstępnego badania treści wniosku.

2.

Postępowanie wszczyna się z chwilą wpływu wniosku zawierającego co najmniej oznaczenie

klienta i podmiotu rynku finansowego, dokładne określenie żądania, określenie rodzaju

postępowania, o którym mowa w art. 36 ust. 2 ustawy, zgodnie z wyborem wnioskodawcy,

oraz podpis wnioskodawcy lub jego pełnomocnika.

3.

Jeżeli wniosek nie spełnia wymagań określonych w § 6 ust. 1 i 2, Rzecznik wzywa wnioskodawcę,

pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania, do jego uzupełnienia w terminie

14 dni od dnia doręczenia wezwania.

4.

W przypadku gdy z treści wniosku nie wynika jednoznacznie, czy klient oczekuje wszczęcia

postępowania, czy też podjęcia czynności zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

Rzecznik poucza klienta o trybach i zasadach podejmowania przez Rzecznika działań

i wzywa klienta do dokonania wyboru trybu działania w terminie 14 dni od dnia doręczenia

wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

5.

Jeżeli na wezwanie, o którym mowa w ust. 4, klient wniósł o

1)

wszczęcie postępowania, dzień jego wszczęcia określa się zgodnie z ust. 2;

2)

podjęcie czynności zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, wniosek o wszczęcie

postępowania pozostawia się bez rozpoznania.

6.

W przypadku pozostawienia wniosku bez rozpoznania przepis § 9 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

1.

Składając wniosek o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty, klient wskazuje na okoliczności

uprawdopodabniające zasadność tego zwolnienia.

2.

Rzecznik może wezwać klienta do złożenia dodatkowych wyjaśnień i przedstawienia dokumentów

pozwalających na uznanie wniosku o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty za zasadny.

3.

Rzecznik informuje klienta o zwolnieniu z obowiązku uiszczenia opłaty albo informuje

go o braku takiego zwolnienia, wyznaczając termin na uiszczenie opłaty.

1.

Rzecznik informuje strony o przyczynie odmowy rozpatrzenia sporu, w terminie nie dłuższym

niż 3 tygodnie od dnia wpływu wniosku spełniającego wymogi określone w § 6 ust. 1

i 2, wskazując na podstawę prawną i okoliczności ją uzasadniające.

2.

W przypadku odmowy, o której mowa w ust. 1, Rzecznik, na wniosek klienta, dokonuje

zwrotu opłaty, o ile została uiszczona, w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego

wniosku.

1.

O wszczęciu postępowania Rzecznik zawiadamia strony w terminie 7 dni.

2.

W toku postępowania w razie potrzeby Rzecznik wzywa strony do przedstawienia, w wyznaczonym

terminie, wyjaśnień, a także wszystkich okoliczności mogących przyczynić się do rozwiązania

sporu.

3.

W toku postępowania strony mogą przedstawiać własne stanowiska, dokumenty i dowody.

4.

W toku postępowania Rzecznik może wykorzystać dokumenty i inne materiały zgromadzone

w związku z rozpatrywaniem wniosku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

dotyczącego sporu między tymi samymi stronami.

1.

Wynik postępowania w postaci protokołu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, Rzecznik

przedstawia stronom w terminie 90 dni od dnia wpływu wniosku spełniającego wymogi

określone w § 6 ust. 1 i 2.

2.

O przedłużeniu terminu, o którym mowa w ust. 1, w przypadku sporów szczególnie skomplikowanych

Rzecznik informuje strony postępowania, wskazując spodziewany termin jego zakończenia.

1.

Rzecznik przedstawia stronom propozycję rozwiązania sporu w zakresie żądań objętych

wnioskiem, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że sformułowanie takiej propozycji

jest możliwe. Propozycja ta jest przedstawiana w terminie umożliwiającym zakończenie

postępowania zgodnie z § 11 ust. 1.

2.

Rzecznik wyznacza stronom termin na wyrażenie zgody na przedstawioną im propozycję

rozwiązania sporu, nie krótszy niż 7 dni.

1.

W razie potrzeby, gdy przemawia za tym charakter sporu, Rzecznik może wyznaczyć posiedzenie,

na które wzywa stronę lub strony postępowania. Posiedzenie wyznacza się w terminie

umożliwiającym stawienie się stronie lub stronom oraz ich pełnomocnikom, jeśli zostali

ustanowieni.

2.

Posiedzenie odbywa się w terminie i miejscu wyznaczonym przez Rzecznika.

3.

Jeżeli w posiedzeniu uczestniczą jednocześnie obie strony, sporządza się protokół

z posiedzenia zawierający co najmniej: datę, miejsce, dane dotyczące uczestniczących

w nim osób, a także ogólną informację o rezultacie spotkania. Jeżeli obie strony wyrażą

na to zgodę, w protokole z posiedzenia można zamieścić składane w trakcie posiedzenia

propozycje i stanowiska stron.

1.

Opinię, o której mowa w art. 40 ustawy, Rzecznik przygotowuje w oparciu o dokumenty

lub wyjaśnienia przedstawione przez strony postępowania oraz inne materiały zgromadzone

w toku rozpatrywania sprawy.

2.

W opinii nie uwzględnia się propozycji rozwiązania sporu przedstawianych przez strony

w toku postępowania, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę. W opinii Rzecznik dodatkowo

wskazuje na ustalony stan faktyczny lub te elementy stanu faktycznego, których ustalenie

nie było możliwe, a mogło mieć wpływ na ocenę sprawy.

W razie wycofania wniosku przez klienta w trakcie postępowania lub w przypadku gdy

przeprowadzenie postępowania stało się z innych przyczyn niemożliwe, Rzecznik kończy

postępowanie, o czym niezwłocznie zawiadamia strony.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.