Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 marca 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania

akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia

po upływie okresu przechowywania.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają

1)

Kms - repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

2)

Kmp - repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;

3)

Km - repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;

4)

Oz - wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą

materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej „dokumentacją kategorii A”,

i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej

„dokumentacją kategorii B”.

Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego

archiwum państwowego.

Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.

1.

Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw

1

o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2

o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej,

w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3

o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;

4)

w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza

dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie

odrębnych przepisów;

5)

uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na

a)

materiał zebrany w sprawie,

b)

występujące w sprawach osoby,

c)

charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d)

oddźwięk społeczny.

2

Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii

A

1)

akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności

z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o

wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;

2)

wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni

z każdego roku.

3.

Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.

1.

Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne

1)

repertoria;

2)

wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3)

wykazy alfabetyczne stron;

4)

wykazy Oz;

5)

wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;

6)

wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej

Rady Komorniczej.

2.

Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione

w ust. 1.

Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument

elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.

1.

Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od

początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie

lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie

art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego

(Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.. Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

1.

Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.

2.

Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o

egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest

przechowywana przez okres 10 lat.

1.

Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne

są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9,

z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów

bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2.

Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.

1.

Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach

tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia

czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2.

Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium,

wpisując w rubryce „uwagi”, przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję

ze spisu zdawczo-odbiorczego.

3.

Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech

lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w

ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

4.

Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie

spisu zdawczo-odbiorczego.

1.

Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum

państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie

po upływie terminu przechowywania dokumentacji.

2.

Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych

podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu

rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności

związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.

3.

Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę

kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię

A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja

nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

4.

Propozycja komisji jest - na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik

- zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

5.

Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi

sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza

się do dokumentacji kategorii A.

6.

Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym

tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących

materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum

państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia