Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów,

dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych

do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za wykonywanie

tych czynności, a także za wydanie dyplomu ukończenia studiów, odpisów w językach

obcych, świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, indeksu, legitymacji studenckiej

oraz za wydanie duplikatów tych dokumentów.

Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów uczelnia gromadzi w

1)

albumie studentów;

2)

teczkach akt osobowych studentów;

3)

protokołach zaliczenia przedmiotów;

4)

księdze dyplomów.

1.

Uczelnia prowadzi album studentów. Album może być prowadzony w postaci elektronicznej.

2.

Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest przypisany

studentowi na wszystkich kierunkach studiów i poziomach kształcenia realizowanych

przez studenta w tej uczelni.

3.

Do albumu wpisuje się następujące dane dotyczące studenta

1)

numer albumu;

2)

datę rozpoczęcia studiów;

3)

imiona i nazwisko;

4)

datę i miejsce urodzenia;

5)

numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu tożsamości;

6)

imiona rodziców;

7)

informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia

a)

nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia

świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości i zaświadczenia o wynikach egzaminu

maturalnego z poszczególnych przedmiotów - w przypadku studiów pierwszego stopnia

lub jednolitych studiów magisterskich,

b)

nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów -

w przypadku studiów drugiego stopnia;

8)

nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni;

9)

nazwę kierunku studiów;

10)

rok studiów, na który został przyjęty;

11)

datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

4.

Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem

albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta.

1.

Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się

1)

dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym

a)

poświadczoną przez uczelnię kopię

-

świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości i zaświadczenia o wynikach egzaminu

maturalnego z poszczególnych przedmiotów - w przypadku kandydata na studia pierwszego

stopnia lub jednolite studia magisterskie,

-

dyplomu ukończenia studiów - w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b)

ankietę osobową zawierającą imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL,

a w przypadku jego braku - nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania

oraz adres do korespondencji,

c)

poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na

studia;

2)

dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o

przyjęciu na studia, w tym decyzji o przyjęciu na studia w wyniku potwierdzenia efektów

uczenia się;

3)

kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4)

podpisany przez studenta akt ślubowania;

5)

umowę albo kopię umowy, o której mowa w art. 160a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą”;

6)

potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów

przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów;

7)

karty okresowych osiągnięć studenta;

8)

decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów;

9)

dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

10)

oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184

ust. 7 ustawy;

11)

pracę dyplomową;

12)

recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

13)

protokół egzaminu dyplomowego;

14)

dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

15)

suplement do dyplomu - egzemplarz do akt;

16)

potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu

dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu.

2.

Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.

1.

W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty dotyczące przebiegu

studiów przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni.

2.

W uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma, przy którym przesłano dokumenty

oraz ich wykaz.

1.

Po rozpoczęciu studiów student otrzymuje

1)

indeks, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jeżeli regulamin

studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie;

2)

legitymację studencką.

2.

Legitymacja studencka może mieć formę

1)

legitymacji, której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

2)

elektronicznej legitymacji studenckiej, której wzór jest określony w załączniku nr

3 do rozporządzenia.

3.

Legitymację studencką może otrzymać również student zagranicznej uczelni odbywający

w polskiej uczelni część studiów.

4.

Wydanie indeksu i legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów

i legitymacji, w którym wpisuje się: imiona i nazwisko studenta, numer albumu oraz

datę wydania tych dokumentów. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.

1.

Legitymacja studencka jest dokumentem poświadczającym status studenta.

2.

Prawo do posiadania legitymacji studenckiej mają studenci do dnia ukończenia studiów,

zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów

studiów pierwszego stopnia - do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów.

3.

W przypadku zniszczenia lub utraty legitymacji studenckiej student jest obowiązany

do niezwłocznego zawiadomienia uczelni.

4.

Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez umieszczenie daty

ważności i okrągłej pieczęci z godłem państwa, a elektronicznej legitymacji studenckiej

- przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie hologramu,

którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia, w kolejno oznaczonych

polach legitymacji.

1.

Student otrzymuje odrębny indeks na każdym kierunku studiów i poziomie kształcenia.

2.

Jeżeli regulamin studiów nie przewiduje dokumentowania przebiegu studiów w indeksie,

uczelnia zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej

w postaci elektronicznej. Na prośbę studenta uczelnia wydaje studentowi potwierdzony

wydruk z dokumentacji przebiegu studiów.

1.

Przebieg studiów jest dokumentowany w

1)

protokołach zaliczenia zajęć sporządzanych w postaci papierowej lub w postaci wydruków

danych elektronicznych zawierających

a)

nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin,

b)

imiona i nazwisko studenta,

c)

numer albumu,

d)

uzyskaną ocenę,

e)

datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin - z wyłączeniem protokołów

sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych;

2)

kartach okresowych osiągnięć studenta sporządzanych w postaci papierowej lub w postaci

wydruków danych elektronicznych zawierających

a)

imiona i nazwisko studenta,

b)

numer albumu,

c)

imiona i nazwisko oraz tytuł naukowy, stopień naukowy lub tytuł zawodowy prowadzącego

zajęcia (zaliczającego lub przeprowadzającego egzamin),

d)

nazwy zajęć, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym,

e)

określenie formy zaliczenia,

f)

uzyskaną ocenę,

g)

liczbę uzyskanych punktów ECTS,

h)

datę i podpis osoby egzaminującej i zaliczającej zajęcia lub praktykę - z wyłączeniem

kart sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych,

i)

datę i podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni dokonującego

wpisu na kolejny rok (semestr) studiów;

3)

indeksie, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie.

2.

Na kierunkach artystycznych może być także prowadzona, zgodnie z regulaminem studiów,

dodatkowa dokumentacja wynikająca ze specyfiki studiów.

3.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, ich odpisy lub wyciągi wydaje się na wniosek studenta

lub absolwenta, w zakresie, w jakim dotyczą tego studenta lub absolwenta, albo wysyła

pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

1.

Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół zawierający: datę egzaminu,

imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuły naukowe,

stopnie naukowe lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych

pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy

dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł

zawodowy.

2.

Uczelnia prowadzi księgę dyplomów, do której wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą

numer dyplomu, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia

studiów, nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni, kierunek, poziom, profil

i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy. Księga dyplomów

może być prowadzona w postaci elektronicznej.

3.

Zakończenie studiów odnotowuje się w

1)

indeksie;

2)

protokole egzaminu dyplomowego;

3)

albumie studentów;

4)

księdze dyplomów.

1.

W terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi

dyplom ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami i suplementem do dyplomu oraz dokonuje

wpisu do księgi dyplomów.

2.

Uczelnia na wniosek absolwenta wydaje dodatkowe odpisy dyplomu w tłumaczeniu na jeden

z następujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki lub rosyjski.

Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje odpis suplementu do dyplomu w tłumaczeniu na

język angielski. Dokumenty są wydawane w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku.

3.

Warunkiem wydania dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, jest wniesienie przez absolwenta

opłaty, o której mowa w § 18 ust. 1 pkt 3, oraz dostarczenie aktualnej fotografii.

1.

W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić

z wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów.

2.

Uczelnia wystawia duplikat na podstawie dokumentów zawartych w teczce akt osobowych

studenta.

3.

Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplomu lub suplementu do dyplomu, według

wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii.

Na dokumencie należy umieścić wyraz: „Duplikat” oraz datę wydania duplikatu. Duplikat

podpisuje rektor.

4.

Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu lub suplementu obowiązującego w danym

czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez uczelnię formularzu, zgodnym

z treścią oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu.

5.

Informację o wydaniu duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce

akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu odnotowuje się w księdze

dyplomów.

6.

Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie.

1.

Przepisy § 12 stosuje się odpowiednio do sporządzania duplikatów innych dokumentów

dotyczących studiów.

2.

Duplikat legitymacji studenckiej i indeksu wystawia się z aktualną fotografią.

3.

Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji studenckiej rejestruje się również w

postaci elektronicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu,

odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Oryginał legitymacji oznacza się literą a.

4.

Duplikat indeksu uczelnia sporządza wyłącznie na podstawie protokołów lub kart okresowych

osiągnięć studenta.

1.

Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów lub w księdze dyplomów

na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.

2.

Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego

zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W miejscu sprostowania

należy umieścić odpowiednią adnotację, podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego

dokumentu, datę i pieczęć urzędową. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji

prowadzonej w postaci elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu,

jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania.

3.

Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

4.

Legitymacja studencka, dyplom, suplement do dyplomu oraz inny dokument potwierdzający

uzyskane wykształcenie zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie.

1.

Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imion lub nazwiska absolwenta w jego

dyplomie, w suplemencie do dyplomu oraz w dokumentach, o których mowa w § 9 ust. 1,

chyba że zmiana imion lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej

lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tych przypadkach

wydaje się dyplom i suplement do dyplomu na nowe imiona lub nazwisko, po przedstawieniu

decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu do

dyplomu, wraz z odpisami, wydanymi na poprzednie imiona lub nazwisko.

2.

W przypadku gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty,

o których mowa w § 9 ust. 1, wystawia się na nowe imiona lub nazwisko, z tym że indeks

na nowe imiona lub nazwisko wystawia się na wniosek studenta. W przypadku gdy student

nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie należy

przekreślić imiona lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym; na dole strony

należy umieścić odpowiednią adnotację oraz datę i podpis kierownika podstawowej jednostki

organizacyjnej uczelni lub osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imiona

lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej

o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.

1.

Uwierzytelnienie dokumentów wydawanych przez uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego

z zagranicą polega na umieszczeniu na dokumencie

1)

klauzuli w brzmieniu: „Stwierdza się autentyczność dokumentu”;

2)

podpisu osoby upoważnionej do uwierzytelnienia dokumentu;

3)

pieczęci urzędowej;

4)

nazwy miejscowości i daty.

2.

Do uwierzytelnienia przedstawia się oryginały lub duplikaty dokumentów.

3.

Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią

urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

Uczelnie przekazują do urzędu obsługującego ministra nadzorującego uczelnię wykazy

osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 191b ust. 3 ustawy,

wzory ich podpisów, wzory pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów i świadectw określone

przez uczelnię oraz na bieżąco je aktualizują.

1.

Uczelnia pobiera opłaty za wydanie

1)

legitymacji studenckiej i jej duplikatu;

2)

indeksu i jego duplikatu;

3)

dyplomu ukończenia studiów, jego duplikatu oraz dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu

na język obcy;

4)

świadectwa ukończenia studiów podyplomowych i jego duplikatu.

2.

Opłaty pobiera się w wysokości zgodnej z kosztami poniesionymi na wykonanie dokumentów,

o których mowa w ust. 1, nie wyższej jednak niż

1)

5 zł - za wydanie legitymacji studenckiej;

2)

17 zł - za wydanie elektronicznej legitymacji studenckiej;

3)

4 zł - za wydanie indeksu;

4)

60 zł - za wydanie dyplomu ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami;

5)

30 zł - za wydanie świadectwa ukończenia studiów podyplomowych;

6)

40 zł - za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy.

3.

Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się opłatę o połowę wyższą od opłaty za wydanie

oryginału.

4.

Opłaty, o których mowa w ust. 2 i 3, wnosi się na rachunek bankowy uczelni lub w miejscu

wyznaczonym przez rektora.

5.

Za uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobiera

się opłatę w wysokości 19 zł, którą wnosi się

1)

na rachunek bankowy urzędu obsługującego ministra nadzorującego uczelnię, która wydała

dokument - w przypadku, o którym mowa w art. 191b ust. 3 ustawy;

2)

na rachunek bankowy uczelni albo w miejscu wyznaczonym przez rektora - w przypadku,

o którym mowa w art. 191b ust. 4 ustawy.

6.

Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej może zwolnić studenta z opłat, o których

mowa w ust. 1.

1.

W przypadku nieprzyjęcia kandydata na pierwszy rok studiów uczelnia zwraca kandydatowi

złożone przez niego dokumenty oraz prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych

przewiduje złożenie takich prac.

2.

Uczelnia przechowuje przez 6 miesięcy kopie dokumentów kandydatów nieprzyjętych na

pierwszy rok studiów wraz z kopią pisma, na podstawie którego zwrócono kandydatowi

złożone oryginały dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2.

1.

W przypadku likwidacji uczelni dokumentację przebiegu studiów tworzy się i gromadzi

na dotychczasowych zasadach do czasu zakończenia kształcenia.

2.

Jeżeli w dokumentacji przebiegu studiów znajdują się nieodebrane oryginały świadectw

dojrzałości, oryginały i odpisy dyplomów oraz oryginały i odpisy suplementów do dyplomów,

rektor uczelni, a w przypadku jego braku likwidator, powiadamia właścicieli tych dokumentów

o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin.

3.

W przypadku braku organów upoważnionych do podpisywania dokumentów potwierdzających

ukończenie studiów oraz wyciągów i odpisów z dokumentacji przebiegu studiów dokumenty

te podpisuje likwidator.

4.

Dokumentację przebiegu studiów przekazuje się do właściwego miejscowo archiwum państwowego

niezwłocznie po zakończeniu kształcenia przez uczelnię.

5.

Przed przekazaniem dokumentacji przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum

państwowego rektor uczelni, a w przypadku jego braku likwidator, podejmuje działania

celem zapewnienia jej właściwego uporządkowania, zgodnie z przepisami wydanymi na

podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 2016 r. poz. 1506).

6.

Po przekazaniu dokumentacji przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum państwowego

dokumenty potwierdzające ukończenie studiów wydaje się na podstawie przepisów o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach.

Do teczek akt osobowych studentów założonych przed dniem wejścia w życie niniejszego

rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2016 r.