Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 maja 2015 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego

1.

Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu

komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków

zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich

na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób

zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od

chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych

zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2.

Archiwizowania danych osobowych i informacji, o których mowa w ust. 1, dokonuje przedstawiciel

podmiotu dozorującego.

3.

Przedstawiciel podmiotu dozorującego, dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych

osobowych oraz informacji, zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku

1)

sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej

w podmiocie dozorującym;

3)

czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

Nośnik powinien

1)

zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2)

być przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3)

być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej

40-50%;

4)

zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji

w produkowanych przez różnych producentów urządzeniach, przeznaczonych do tego rodzaju

nośników.

1.

Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel

podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko;

3)

nazwę podmiotu dozorującego;

4)

dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej

wymianie tych urządzeń;

5)

czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6)

numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7)

w miarę potrzeby, inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2.

W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie

tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować

ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1.

1.

Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji

osoba, o której mowa w § 1 ust. 2, opakowuje nośnik wraz z protokołem wymienionym

w § 3 ust. 1 oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie, w sposób uniemożliwiający

osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania, i oznacza opakowanie

sygnaturą akt sprawy, w której był wykonywany dozór elektroniczny.

2.

Zarchiwizowane dane, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili

ich uzyskania, w warunkach, w których zapewniona jest ochrona przed ich utratą, zniszczeniem

lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych,

czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

1.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik, o którym mowa w § 1 ust. 1,

oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do

sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego

w systemie dozoru elektronicznego.

2.

Osoba upoważniona przez prezesa sądu, w ciągu 60 dni od daty otrzymania nośnika, dokonuje

jego sprawdzenia poprzez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych.

3.

W przypadku stwierdzenia prawidłowego zapisu danych na nośniku, nośnik dołącza się

do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony. Do akt sprawy można dołączyć

wydrukowane wszystkie zapisane na nim informacje.

4.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych

upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz

z kopią zarchiwizowanych danych, dołączając uszkodzony nośnik, który po otrzymaniu

przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu.

5.

Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu

bez zbędnej zwłoki.

1.

Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie

rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie

dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania

kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego,

są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego - przez centralę monitorowania.

2.

Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie

niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące

orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru

elektronicznego.

1.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie

informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego

do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane.

Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności

przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

2.

Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych

systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

3.

Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza

się

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych i informacji;

3)

imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności

usuwania;

4)

numer identyfikacyjny nośnika.

4.

Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu

kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2015 r.