Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych w postępowaniu karnym

Rozporządzenie określa

1)

rodzaje urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu

i dźwięku dla celów procesowych;

2)

sposób przechowywania, odtwarzania i kopiowania zapisów;

3)

sposób i tryb udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym

zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku;

4)

sposób i tryb przekazywania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym

kopii zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku;

5)

wysokość opłaty za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1)

adnotacjach - należy przez to rozumieć dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne

(Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), powiązany z zapisem i zawierający informacje dotyczące przebiegu czynności procesowej,

w szczególności o rozpoczęciu wypowiedzi osób uczestniczących w posiedzeniu umożliwiające

automatyczne znalezienie wskazanego fragmentu zapisu;

2)

informatycznym nośniku danych - należy przez to rozumieć nośnik danych, o którym mowa

w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne;

3)

laboratorium - należy przez to rozumieć laboratorium kryminalistyczne, instytut badawczy,

jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Sprawiedliwości prowadzącą działalność

naukową i badawczo-rozwojową lub komórkę organizacyjną organu prowadzącego postępowanie

karne wyspecjalizowaną w zakresie techniki kryminalistycznej;

4)

metadanych - należy przez to rozumieć zestaw logicznie powiązanych z zapisem usystematyzowanych

informacji opisujących ten zapis, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie

i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

5)

nośniku analogowym - należy przez to rozumieć nośnik, na którym utrwalono zapis analogowy,

w szczególności kasetę magnetofonową, kasetę magnetowidową lub minikasetę DV;

6)

nośniku pierwotnym - należy przez to rozumieć nośnik, na którym utrwalono zapis dźwięku

albo obrazu i dźwięku podczas czynności procesowej, a jeżeli taki zapis utrwalono

za pomocą systemu teleinformatycznego, to należy przez to rozumieć ten system;

7)

nośniku wtórnym - należy przez to rozumieć informatyczny nośnik danych, umożliwiający

jednokrotne nagranie, na który po zakończeniu czynności procesowej skopiowano zapis

z nośnika pierwotnego w przypadkach określonych w § 9 ust. 1;

8)

nośniku kopii - należy przez to rozumieć nośnik, na który skopiowano zapis z nośnika

pierwotnego albo wtórnego, inny niż nośnik, o którym mowa w pkt 7;

9)

podmiocie uprawnionym - należy przez to rozumieć strony, obrońców, pełnomocników i

przedstawicieli ustawowych;

10)

zapisie - należy przez to rozumieć utrwalenie dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów

procesowych;

11)

zapisie cyfrowym - należy przez to rozumieć zapis, dla którego za pomocą funkcji skrótu

można wygenerować skrót;

12)

zapisie analogowym - należy przez to rozumieć zapis niebędący zapisem cyfrowym.

1.

Do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku dla celów procesowych używa się urządzeń

i środków technicznych, w tym systemów teleinformatycznych, utrwalających zapis na

nośnikach analogowych lub informatycznych nośnikach danych.

2.

Zapis utrwalany jest na nośnikach umożliwiających przechowywanie danych przez okres

niezbędny dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania karnego.

3.

System teleinformatyczny służący do utrwalania zapisu zapewnia

1)

integralność zapisu;

2)

kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami technicznymi i informatycznymi nośnikami

danych;

3)

zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą, zniekształceniem, nieuprawnionym

dostępem, usunięciem lub inną nieuprawnioną zmianą;

4)

rozpoznawalność każdej wprowadzonej zmiany;

5)

odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących

lub wzmacniających utrwalony dźwięk albo obraz i dźwięk;

6)

udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych;

7)

możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu;

8)

możliwość przekazania zapisów, stanowiących materiały archiwalne, do archiwów państwowych.

1.

Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego

zapisu w metadanych należy podać następujące informacje

1)

dla metadanej - identyfikator - jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system

teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;

2)

dla metadanej - twórca - nazwę organu prowadzącego postępowanie, wydziału, sekcji,

o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo

osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub

akceptacji zapisu albo jego zmiany;

3)

dla metadanej - tytuł - oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;

4)

dla metadanej - data - datę sporządzenia zapisu;

5)

dla metadanej - kwalifikacja - kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy,

w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;

6)

dla metadanej - grupowanie - wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone

sygnaturą tych akt;

7)

dla metadanej - format - wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych

do zapisu;

8)

dla metadanej - dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można

udostępnić dokument;

9)

dla metadanej - typ - określenie podstawowego typu zapisu.

2.

Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

3.

Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie

poszczególnych metadanych.

4.

Przed przystąpieniem do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku za pomocą systemu

teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym w sposób

gwarantujący jednoznaczną identyfikację jego osoby.

5.

Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby

uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie,

miejsca i daty czynności procesowej, nazwisko osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta,

oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli

ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.

6.

Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.

7.

Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których

mowa w ust. 1.

1.

Przed przystąpieniem do utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą systemu teleinformatycznego

protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym za pomocą podpisu elektronicznego

gwarantującego jednoznaczną identyfikację jego osoby.

2.

Zapis z przebiegu rozprawy utrwalony w systemie teleinformatycznym obejmuje

1)

obraz widoku ogólnego sali z pozycji przewodniczącego, ze szczególnym uwzględnieniem

widoku wszystkich pozostałych osób uczestniczących w rozprawie oraz, jeżeli pozwalają

na to względy techniczne, publiczności;

2)

obraz osoby wypowiadającej się z miejsca przeznaczonego dla świadka, obejmującego

polem widzenia górną połowę ciała w sposób umożliwiający utrwalenie gestów oraz uzyskanie

widoku twarzy;

3)

dźwięk z podłączonych do systemu teleinformatycznego

a)

urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc przeznaczonych dla oskarżyciela publicznego

i oskarżonego,

b)

urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla składu orzekającego,

c)

urządzenia transmitującego dźwięk z miejsca przeznaczonego dla świadka.

3.

W przypadkach uzasadnionych liczbą osób uczestniczących w rozprawie może zostać zwiększona

liczba urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc, o których mowa w ust. 2 pkt 3.

4.

Jeżeli liczba osób uczestniczących w rozprawie jest inna niż liczba podłączonych do

systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk, przewodniczący ustala,

którego urządzenia należy używać.

5.

Po zakończeniu utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą systemu teleinformatycznego,

protokolant podpisuje zapis podpisem elektronicznym gwarantującym jednoznaczną identyfikację

jego osoby oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany zapisu.

1.

Dla każdego nośnika sporządza się metrykę identyfikacyjną, zwaną dalej „metryką”.

Wzór metryki jest określony w załączniku do rozporządzenia.

2.

Metrykę opatruje się numerem nadanym zgodnie z kolejnością wykonywania zapisów i ich

kopii w danej sprawie.

3.

Numer metryki i sygnaturę akt umieszcza się na powierzchni przeznaczonej do opisywania

nośnika, o ile nośnik ją posiada.

4.

Metrykę sporządza się w oryginale i kopiach.

5.

Oryginał metryki przechowuje się w aktach sprawy.

6.

Kopię metryki przechowuje się wraz z nośnikiem w tym samym opakowaniu.

7.

W przypadku informatycznego nośnika danych do oryginału i kopii metryki dołącza się

wydruk zawierający sumę kontrolną każdego pliku wchodzącego w skład zapisu.

8.

Jeżeli w postępowaniu karnym sporządzono więcej niż trzy metryki, do akt sprawy dołącza

się wykaz metryk wskazujący w szczególności ich numery, daty sporządzenia, rodzaj

nośnika, utrwaloną czynność procesową i numer karty w aktach sprawy, na której znajduje

się metryka.

1.

Kopię zapisu cyfrowego wykonuje się w tym samym formacie, w którym utrwalono zapis

na nośniku pierwotnym lub wtórnym, bez dzielenia plików ani wprowadzania jakichkolwiek

zmian w stosunku do zapisu zarejestrowanego podczas utrwalonej czynności procesowej.

2.

Zapis cyfrowy uznaje się za skopiowany, jeśli każda suma kontrolna skopiowanego pliku

jest zgodna z sumą kontrolną pliku, którego dokonano kopiowania.

3.

Zapis analogowy można skopiować również poprzez konwersję do formy cyfrowej w sposób

zapewniający uzyskanie możliwie najlepszej jakości zapisu cyfrowego.

1.

Nośnik pierwotny należy opakować, zabezpieczyć odciskiem okrągłej pieczęci jednostki

przeprowadzającej czynność procesową i umieścić na opakowaniu informacje wskazujące

sygnaturę akt sprawy, utrwaloną czynność procesową, numer metryki, datę opakowania

oraz imię, nazwisko i funkcję osoby dokonującej opakowania.

2.

Każde otwarcie i ponowne zamknięcie opakowania nośnika pierwotnego należy odnotować

w metryce, wskazując osobę dokonującą otwarcia lub zamknięcia opakowania oraz datę

i miejsce dokonania tej czynności.

3.

Nośnik pierwotny niewymagający przekazania do laboratorium lub zwrócony z laboratorium

rejestruje się i przechowuje w sposób przewidziany dla dowodów rzeczowych.

1.

Jeżeli nośnik pierwotny będący informatycznym nośnikiem danych jest dostosowany do

wielokrotnego nagrywania i kasowania zapisów, po zakończeniu utrwalanej czynności

zapis można skopiować na nośnik wtórny. Zapis należy skopiować na nośnik wtórny, jeżeli

nie można dokonać czynności określonych w § 8 ust. 1.

2.

Do nośnika wtórnego przepis § 8 stosuje się odpowiednio.

3.

Po prawidłowym skopiowaniu zapisu na nośnik wtórny dopuszczalne jest użycie nośnika

pierwotnego do utrwalenia innej czynności procesowej, nawet jeśli łączy się to z uszkodzeniem

lub utratą istniejącego na nim zapisu. W takim przypadku metrykę nośnika pierwotnego

dołącza się do akt sprawy po zamieszczeniu w niej adnotacji o przeznaczeniu tego nośnika

do zarejestrowania innej czynności procesowej. Do nośnika pierwotnego nie stosuje

się § 8.

4.

Jeżeli nośnik pierwotny potrzebuje obróbki chemicznej lub innych czynności, których

wykonanie wymaga wiadomości specjalnych, po opakowaniu przekazuje się go wraz z metryką

do laboratorium, które sporządza w metryce adnotacje o wykonanych czynnościach oraz

zgodności cech nośnika i zapisu z cechami opisanymi w metryce.

1.

Przy każdorazowym wykonywaniu kopii, zapis powinien być kopiowany bezpośrednio z nośnika

pierwotnego albo wtórnego, chyba że nie jest to możliwe z powodu utraty lub uszkodzenia

tego nośnika lub utrwalonego na nim zapisu; w takim przypadku wykonuje się kopie z

kopii bezpieczeństwa lub kopii sporządzonej na potrzeby postępowania karnego.

2.

Każde wykonanie kopii odnotowuje się w metryce nośnika, z którego skopiowano zapis.

Dane dotyczące kopiowania umieszcza się w metryce nośnika, na który skopiowano zapis.

Wpisów w metrykach dokonuje osoba dokonująca kopiowania.

1.

Kopię zapisu sporządza upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie.

2.

Kopię zapisu sporządza się w laboratorium

1)

w przypadku, gdy jej wykonanie przez podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie jest możliwe,

łączy się z nadmiernymi trudnościami lub grozi zniszczeniem bądź zniekształceniem

zapisu;

2)

na wniosek podmiotu uprawnionego do jej otrzymania.

3.

Kopię zapisu można wykonać w laboratorium, jeżeli zapewni to lepszą jakość skopiowanego

zapisu.

4.

W przypadku, gdy kopiowania dokonuje się na wniosek podmiotu uprawnionego do otrzymania

kopii zapisu, a zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 2 pkt. 1 i ust. 3, kopię

zapisu sporządza się w laboratorium, gdy uprawniony podmiot o to wnosi.

1.

Kopie bezpieczeństwa wykonuje się, jeśli organ prowadzący postępowanie uzna to za

celowe, w szczególności ze względu na wagę sprawy lub długotrwałość postępowania.

2.

Kopie bezpieczeństwa można wykonywać również po prawomocnym zakończeniu postępowania.

Jeżeli obraz utrwalono za pomocą zdjęć fotograficznych, to ich odbitki pozytywowe

dołącza się do akt sprawy.

Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany opakowania nośnika pierwotnego lub wtórnego, należy

dołączyć do niego dotychczasowe opakowania i wraz z metryką identyfikacyjną opakować

je wspólnie oraz opisać w sposób, o którym mowa w § 8 ust. 1.

Nośnik powinien być należycie zabezpieczony przed utratą oraz przed czynnikami mogącymi

spowodować utratę lub zniekształcenie zapisu, w szczególności przed oddziaływaniami

termicznymi, uszkodzeniami mechanicznymi, szkodliwym działaniem światła, promieniowania,

pola magnetycznego, pola elektrycznego i środków chemicznych.

1.

Zapisy udostępnia się w budynku organu prowadzącego postępowanie.

2.

Jeżeli zapis przechowywany jest również w systemie teleinformatycznym, to może być

udostępniony także za pomocą konta w tym systemie.

3.

Zapis udostępnia kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu prowadzącego

postępowanie, na wniosek podmiotu uprawnionego.

1.

W celu prezentacji zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku zapis odtwarza się za pomocą

przeznaczonego do tego celu urządzenia. Podczas odtwarzania można użyć urządzenia

korygującego lub wzmacniającego utrwalony dźwięk.

2.

Jeżeli zapis jest odtwarzany z nośnika pierwotnego lub wtórnego, w metryce nośnika

należy zamieścić adnotację wskazującą czas i miejsce prezentacji, imię i nazwisko

osoby przeprowadzającej prezentację oraz wykaz osób obecnych przy prezentacji zawierający

ich imiona i nazwiska. Po odtworzeniu zapisu z informatycznego nośnika danych do metryki

należy dołączyć aktualny wydruk sum kontrolnych.

3.

W razie uszkodzenia nośnika lub zapisu podczas odtwarzania należy odnotować ten fakt

w metryce.

1.

Kopię zapisu przekazuje kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu

prowadzącego postępowanie, na wniosek podmiotu uprawnionego.

2.

Nośnik kopii wraz z kopią metryki przekazuje się podmiotom uprawnionym za pokwitowaniem

odbioru. Do akt sprawy dołącza się pokwitowanie odbioru oraz kopię dowodu uiszczenia

przez podmiot uprawniony opłaty za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu.

3.

W przypadku wątpliwości, czy wniosek o przekazanie kopii zapisu z akt sądowych został

złożony przez podmiot uprawniony albo czy jest od takiego wniosku uiszczona opłata

w prawidłowej wysokości, kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu

przedkłada wniosek przewodniczącemu wydziału, sędziemu referentowi lub innej osobie

uprawnionej do podjęcia decyzji.

Nie jest dopuszczalne

1)

przekazanie zapisu na nośniku dostarczonym przez wnioskodawcę;

2)

samodzielne kopiowanie przez podmiot uprawniony zapisu udostępnionego mu w siedzibie

organu prowadzącego postępowanie.

1.

Przepisów § 6 ust. 3 i 6, § 8 oraz § 17 ust. 2 nie stosuje się do nośnika pierwotnego,

będącego systemem teleinformatycznym.

2.

Przepisów § 6 ust. 3 i 6 nie stosuje się do nośnika kopii bezpieczeństwa, jeżeli ich

zastosowanie nie jest możliwe.

3.

Przepisów § 6 ust. 7, § 7 ust. 2 i § 17 ust. 2 zdanie drugie nie stosuje się do zapisów

podpisanych podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby podpisującej

oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany zapisu.

1.

Jeżeli zapis zawiera dane, których nie zamieszcza się w protokole, o których mowa

w art. 148 § 2a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego, to

1)

w metryce nośnika zamieszcza się informacje o tym fakcie wraz ze wskazaniem fragmentu

zapisu, w którym są one zawarte;

2)

zapis udostępnia się tylko w obecności upoważnionego pracownika i odtwarza się go

z pominięciem fragmentu zawierającego te dane;

3)

zapisu nie udostępnia się w sposób, o którym mowa w § 16 ust. 2.

1.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej przez

organ prowadzący postępowanie pobiera się opłatę w wysokości

1)

6 zł - za każdy przekazany nośnik w przypadku przekazania zapisu na informatycznym

nośniku danych;

2)

20 zł - za każdy przekazany nośnik, w przypadku przekazania zapisu na nośniku analogowym.

2.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium

pobiera się opłatę w wysokości

1)

100 zł powiększoną o 15 zł za każdy skopiowany informatyczny nośnik danych;

2)

100 zł powiększoną o 30 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu na nośniku analogowym.

3.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium

w sposób, o którym mowa w § 7 ust. 3, pobiera się opłatę w wysokości 100 zł powiększoną

o 45 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu.

4.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu obrazu utrwalonego

w formie odbitek pozytywowych zdjęć fotograficznych i dźwięku, pobiera się opłatę

za przekazanie zapisu dźwięku określoną zgodnie z ust. 1-3 powiększoną o 1 zł za każdą

przekazaną odbitkę.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.