Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

Rozporządzenie określa sposób

1)

prowadzenia rejestru stanu cywilnego;

2)

oznaczania w rejestrze stanu cywilnego aktów stanu cywilnego;

3)

prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego;

4)

zabezpieczania akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie

dokumentu elektronicznego w przypadku, o którym mowa w art. 27 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, zwanej dalej „ustawą”.

1.

Wpisów w rejestrze stanu cywilnego dokonuje się w alfabecie łacińskim rozszerzonym,

wielkimi literami.

2.

Oznaczenie numeru domu w rejestrze stanu cywilnego można zamieścić małymi literami.

Sporządzenie aktu urodzenia, aktu małżeństwa albo aktu zgonu w rejestrze stanu cywilnego

wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie

podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu wydanego przez ministra

właściwego do spraw wewnętrznych, zwane dalej „złożeniem podpisu”. Złożenie podpisu

odbywa się z wykorzystaniem karty mikroprocesorowej zabezpieczonej kodem PIN.

1.

Daty i godziny w rejestrze stanu cywilnego wpisuje się i przechowuje w formacie daty

właściwym dla zapisu daty lub daty i godziny w systemie teleinformatycznym.

2.

Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się w

akcie stanu cywilnego słownie oraz w nawiasie cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr.

W zapisie słownym wyrazy oddziela się spacją, nie zamieszcza się wyrazu „rok”, a nazwa

miesiąca podlega deklinacji.

3.

Daty inne niż data urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza

się w akcie stanu cywilnego cyframi arabskimi, z wyjątkiem nazwy miesiąca, która jest

zapisywana słownie i podlega deklinacji. Pierwsze dziewięć dni miesiąca oznacza się

cyframi od 1 do 9, a rok zamieszcza się w formacie daty: rrrr. Części daty oznaczające

dzień, miesiąc i rok oddziela się spacją.

4.

Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktu zgonu jako datę zgonu

podano okres zdarzenia (datę opisową), to w akcie zgonu jako datę zgonu zamieszcza

się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako data początkowa oraz data końcowa

okresu, w którym nastąpiło to zdarzenie.

5.

W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie daty urodzenia rodziców dziecka, daty urodzenia

osób, które zawarły małżeństwo, daty urodzenia osoby zmarłej, w akcie stanu cywilnego

zamieszcza się wiek osoby, jeżeli jest znany.

6.

Godzinę zgonu albo godzinę znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie zgonu w formacie

daty: hh:mm.

1.

Imiona i nazwiska osób zamieszcza się w akcie stanu cywilnego w pełnym brzmieniu.

2.

Imiona i nazwiska osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych zapisane

w alfabecie innym niż alfabet łaciński zamieszcza się z uwzględnieniem sposobu transliteracji

określonego w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 maja 2005 r.

w sprawie sposobu transliteracji imion i nazwisk osób należących do mniejszości narodowych

i etnicznych zapisanych w alfabecie innym niż alfabet łaciński

(Dz. U. Nr 102, poz. 855).

3.

W treści aktu stanu cywilnego imię (imiona) zamieszcza się w polach przeznaczonych

na zamieszczenie odpowiednio: imienia pierwszego, imienia drugiego, imienia kolejnego.

4.

W akcie stanu cywilnego w polach przeznaczonych na zamieszczenie imienia i nazwiska

kierownika urzędu stanu cywilnego, który zarejestrował zdarzenie, zamieszcza się imię

i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt stanu cywilnego w

rejestrze stanu cywilnego na podstawie złożonego podpisu.

Informację o złożeniu zgodnych oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński zamieszcza

się w akcie małżeństwa przez oznaczenie pola wyboru: „Osoby złożyły zgodne oświadczenia

o wstąpieniu w związek małżeński”.

W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie danych podlegających zamieszczeniu w akcie

stanu cywilnego, pola nie wypełnia się.

Przy akcie stanu cywilnego zamieszcza się dane, których nie zawiera akt stanu cywilnego,

a które są niezbędne do wydania wielojęzycznego odpisu skróconego w rozumieniu Konwencji nr 16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu

cywilnego, sporządzonej w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.

(Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), zwanego dalej „odpisem wielojęzycznym”.

W przypadku zmiany numeru PESEL w trybie przewidzianym w art. 19 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności

(Dz. U. Nr 217, poz. 1427, z późn. zm. w rejestrze stanu cywilnego, w miejsce dotychczas przechowywanego numeru PESEL, zamieszcza

się przy aktach stanu cywilnego danej osoby nowy numer PESEL.

Dokonanie wpisu w rejestrze uznań wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika

urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.

1.

Jeżeli przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego zostało złożone oświadczenie mężczyzny

konieczne do uznania ojcostwa, a matka dziecka nie potwierdziła jednocześnie, że ojcem

dziecka jest ten mężczyzna, informację o tym zamieszcza się w rejestrze uznań.

2.

Jeżeli matka dziecka nie potwierdziła w terminie, o którym mowa w art. 73 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy

(Dz. U. z 2012 r. poz. 788, z późn. zm., że mężczyzna, który złożył oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa dziecka, jest

ojcem dziecka, w rejestrze uznań rejestruje się informację oznaczającą brak ważności

uznania ojcostwa dziecka.

Dołączenie w rejestrze stanu cywilnego wzmianki dodatkowej do aktu urodzenia, aktu

małżeństwa albo aktu zgonu wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu

stanu cywilnego przez złożenie podpisu.

Dołączenie do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej wymaga określenia w rejestrze

stanu cywilnego rodzaju i nazwy tej wzmianki oraz wskazania podstawy jej dołączenia.

1.

Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową wpływającą na treść

aktu stanu cywilnego, zamieszcza się w niej dane zawarte w treści aktu stanu cywilnego,

które podlegają zmianie, chyba że wzmianka dodatkowa dołączana do aktu małżeństwa

dotyczy ustania małżeństwa przez śmierć, rozwiązania małżeństwa przez rozwód, unieważnienia

małżeństwa, stwierdzenia nieistnienia małżeństwa, separacji, zniesienia separacji.

2.

Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową wpływającą na ważność

aktu stanu cywilnego, na podstawie nazwy tej wzmianki dodatkowej zamieszcza się informację

dotyczącą ważności aktu stanu cywilnego.

3.

Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową unieważniającą inną

wzmiankę dodatkową, należy wybrać wzmiankę dodatkową dołączoną do aktu stanu cywilnego,

która podlega unieważnieniu.

1.

Wzmianka dodatkowa dołączona do aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego zawiera

1)

część, która może być edytowana podczas sporządzania wzmianki dodatkowej, z zamieszczoną

informacją o dokumentach lub czynnościach stanowiących podstawę dołączenia wzmianki

dodatkowej oraz o organie, którego rezultatem działania jest ta wzmianka dodatkowa;

2)

część nieedytowalną z danymi zamieszczanymi w miejsce dotychczasowych danych;

3)

dodatkową część edytowalną przeznaczoną do zamieszczenia informacji niezawartych w

częściach, o których mowa w pkt 1 i 2;

4)

imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego, który dołącza do aktu stanu cywilnego

wzmiankę dodatkową, ustalone na podstawie złożonego podpisu.

2.

Wzmianka dodatkowa wpływająca na ważność aktu stanu cywilnego oraz wzmianki dodatkowe

dołączane do aktu małżeństwa, o których mowa w § 14 ust. 1, nie zawierają części,

o której mowa w ust. 1 pkt 2.

1.

Zamieszczenie przypisku przy akcie stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego odbywa

się przez wybranie w rejestrze stanu cywilnego odpowiedniej treści przypisku.

2.

Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę dokonania przypisku jako datę zgonu podano

okres zdarzenia (datę opisową), to w przypisku zamieszczanym przy akcie stanu cywilnego

jako datę zgonu zamieszcza się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako

data początkowa oraz data końcowa okresu, w którym nastąpił zgon.

W przypadku zamieszczenia przypisku przy niewłaściwym akcie stanu cywilnego kierownik

urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu stanu cywilnego, przy którym

został zamieszczony przypisek, usuwa w rejestrze stanu cywilnego ten przypisek.

Po przekazaniu przez podmiot wykonujący działalność leczniczą karty urodzenia albo

karty martwego urodzenia w rejestrze stanu cywilnego niezwłocznie rejestruje się datę,

do której powinno nastąpić zgłoszenie urodzenia dziecka na podstawie daty sporządzenia

karty urodzenia albo karty martwego urodzenia.

Na podstawie przyjętego przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub otrzymanego od

konsula zapewnienia, że osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo nie wiedzą o istnieniu

okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa, o którym mowa w art. 76 ustawy,

w rejestrze stanu cywilnego rejestruje się datę, do której to zapewnienie jest ważne.

1.

Akty stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego sporządza się w rocznikach.

2.

W rejestrze stanu cywilnego, oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego, otwiera się

rocznik urodzeń, rocznik małżeństw oraz rocznik zgonów.

1.

Roczniki są otwierane w rejestrze stanu cywilnego z początkiem roku kalendarzowego.

2.

Rocznikowi, z chwilą jego otwarcia w rejestrze stanu cywilnego, jest nadawane oznaczenie,

które składa się kolejno z

1)

siedmioznakowego identyfikatora miejscowości, w której ma siedzibę urząd stanu cywilnego

właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem urzędowym

podziału terytorialnego kraju;

2)

dwuznakowego rozszerzenia identyfikatora, o którym mowa w pkt 1, umożliwiającego identyfikację

urzędu stanu cywilnego w ramach gminy;

3)

dwuznakowego symbolu rodzaju aktów stanu cywilnego, których dotyczy dany rocznik;

4)

oznaczenia roku, którego dotyczy dany rocznik;

5)

dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego.

1.

Roczniki są zamykane w rejestrze stanu cywilnego z końcem roku kalendarzowego.

2.

Zamknięcie rocznika powoduje brak możliwości sporządzenia w danym roku aktu stanu

cywilnego w rejestrze stanu cywilnego.

1.

W przypadku gdy otwarcie albo zamknięcie rocznika w rejestrze stanu cywilnego nie

nastąpi w sposób przewidziany odpowiednio w § 21 ust. 1 albo § 22 ust. 1, otwarcia

albo zamknięcia rocznika dokonuje właściwy kierownik urzędu stanu cywilnego, wpisując

w rejestrze stanu cywilnego powód otwarcia albo zamknięcia rocznika.

2.

Otwarcie oraz zamknięcie rocznika, o którym mowa w ust. 1, wymaga uwierzytelnienia

przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.

1.

Akty stanu cywilnego przeniesione do rejestru stanu cywilnego na podstawie art. 124

lub art. 145 ust. 13 ustawy przechowuje się w rejestrze stanu cywilnego w księgach

stanu cywilnego.

2.

Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonuje przeniesienia aktu stanu cywilnego,

otwiera w rejestrze stanu cywilnego księgę stanu cywilnego w celu umieszczenia w niej

aktów przeniesionych z dotychczasowej księgi stanu cywilnego.

Otwarcie księgi stanu cywilnego następuje przed przeniesieniem pierwszego aktu stanu

cywilnego z dotychczasowej księgi stanu cywilnego, a zamknięcie po przeniesieniu wszystkich

aktów stanu cywilnego z danej księgi stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego lub

po upływie okresów przechowywania przewidzianych dla danego rodzaju ksiąg, określonych

w art. 128 ustawy.

Otwarcie oraz zamknięcie księgi stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego wymaga

uwierzytelnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.

1.

Do oznaczania w rejestrze stanu cywilnego ksiąg stanu cywilnego stosuje się odpowiednio

przepis § 21 ust. 2.

2.

W przypadku przeniesienia aktów stanu cywilnego z więcej niż jednej księgi stanu cywilnego

danego rodzaju w danym roku odróżnienia tych ksiąg w rejestrze stanu cywilnego dokonuje

się przez zmianę dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego, o którym mowa w § 21

ust. 2 pkt 5.

Oznaczenie urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego zawiera jego pełną nazwę,

bez stosowania skrótów, wraz z identyfikatorem miejscowości, w której ma siedzibę

urząd stanu cywilnego właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnym z krajowym

rejestrem urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz dodatkowym dwuznakowym symbolem,

który pozwala na odróżnianie urzędów stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego.

Przy oznaczaniu urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego, podaje się dodatkowo

identyfikator gminy stanowiącej okręg rejestracji stanu cywilnego.

Po oznaczeniu urzędu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego otwiera się roczniki

stanu cywilnego, o których mowa w § 20 ust. 2.

W przypadku gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż

jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego, oznaczenie urzędu stanu cywilnego zawiera

dodatkowo identyfikatory innych gmin, które po zmianie okręgu rejestracji stanu cywilnego

pozostają we właściwości danego urzędu stanu cywilnego.

W przypadku gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż

jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego, w rejestrze stanu cywilnego dla gminy,

która przestała stanowić odrębny okręg rejestracji stanu cywilnego, status roczników

otwartych na dany rok kalendarzowy zmienia się na zamknięty. Zamknięcie rocznika wymaga

wpisania w rejestrze stanu cywilnego powodu oraz uwierzytelnienia przez kierownika

urzędu stanu cywilnego w gminie, która przestała stanowić odrębny okręg rejestracji

stanu cywilnego, poprzez złożenie podpisu.

1.

W przypadku gdy została określona właściwość urzędu stanu cywilnego dla więcej niż

jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego, w rejestrze stanu cywilnego status urzędów

stanu cywilnego właściwych dla gmin, które przestały stanowić odrębny okręg rejestracji

stanu cywilnego, zmienia się na zamknięty oraz zmienia się dane urzędu stanu cywilnego,

który będzie właściwy dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego. Przepis

§ 30 stosuje się odpowiednio.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1 zdanie pierwsze, w rejestrze stanu cywilnego dokonuje

się przeniesienia roczników i ksiąg stanu cywilnego z urzędów stanu cywilnego, których

status został zmieniony na zamknięty, do urzędu stanu cywilnego, który będzie właściwy

dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego.

Po przeniesieniu rocznika albo księgi stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego

jest przechowywana informacja o urzędzie stanu cywilnego, z którego nastąpiło przeniesienie

tego rocznika albo tej księgi.

W rejestrze stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego zleca właściwemu kierownikowi

urzędu stanu cywilnego przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego

w przypadkach, o których mowa w art. 125 ust. 2 ustawy.

Decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, o której mowa w ustawie z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska

(Dz. U. Nr 220, poz. 1414, z 2010 r. Nr 217, poz. 1427 oraz z 2014 r. poz. 1741), przekazuje się w rejestrze stanu cywilnego do właściwych kierowników urzędów stanu

cywilnego jako odwzorowanie cyfrowe, a jeżeli decyzja została wydana w formie dokumentu

elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą

ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przekazuje się ją w tej formie.

1.

Datę sporządzenia dokumentu wydawanego z rejestru stanu cywilnego zamieszcza się w

tym dokumencie cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr.

2.

Jeżeli ustawa określa termin ważności dokumentu wydawanego z rejestru stanu cywilnego,

datę ważności tego dokumentu zamieszcza się cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr.

3.

W przypadku wydawania z rejestru stanu cywilnego zaświadczenia o zamieszczonych lub

niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,

datę urodzenia, datę zawarcia małżeństwa lub datę zgonu zamieszcza się w tym zaświadczeniu

zgodnie z zapisem wynikającym z aktu stanu cywilnego.

4.

W przypadku wydawania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego albo zaświadczeń z rejestru

stanu cywilnego daty w tych dokumentach zamieszcza się cyframi arabskimi, w formacie

daty: dd.mm.rrrr.

5.

Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się do wydawania odpisów wielojęzycznych.

W przypadku wydawania odpisu aktu stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego, w rubrykach

przeznaczonych na zamieszczenie informacji o urzędzie stanu cywilnego i województwie

zamieszcza się dane właściwe dla kierownika urzędu stanu cywilnego właściwego do przechowywania

aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego.

1.

W przypadku wydawania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego

nazwę miejsca zdarzenia zamieszcza się w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego w

brzmieniu aktualnie obowiązującym, na podstawie uprzednio dołączonej wzmianki dodatkowej

o zmianie nazwy miejscowości.

2.

Na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 45 ustawy, w odpisie skróconym aktu stanu

cywilnego wydawanym z rejestru stanu cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości,

w której nastąpiło urodzenie, zostało zawarte małżeństwo albo nastąpił zgon, albo

znaleziono zwłoki, zamieszcza się w nawiasie nazwę miejscowości z chwili sporządzenia

aktu stanu cywilnego, jeżeli jest ona inna od aktualnego brzmienia nazwy tej miejscowości.

Przy wydawaniu odpisu aktu stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego rubryki odpisu,

które odpowiadają niewypełnionemu polu w akcie stanu cywilnego, oznacza się myślnikiem.

1.

Po sporządzeniu aktu stanu cywilnego lub dołączeniu do aktu wzmianki dodatkowej rejestr

stanu cywilnego przechowuje aktualne dane niezbędne do wydania odpisu skróconego aktu

stanu cywilnego, w tym odpisu wielojęzycznego.

2.

Przy wydawaniu odpisu aktu stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego nie ma możliwości

wprowadzania zmian w treści odpisu, z wyjątkiem

1)

informacji o odpisie dotyczącej opłaty skarbowej w zakresie wysokości uiszczonej opłaty;

2)

adnotacji o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, ustaleniu nieistnienia małżeństwa,

o separacji lub o zniesieniu separacji w odpisie skróconym aktu małżeństwa;

3)

innych danych z aktu stanu cywilnego umieszczonych w odpisie wielojęzycznym aktu urodzenia

lub odpisie wielojęzycznym aktu małżeństwa.

W rejestrze stanu cywilnego przechowuje się informacje o odpisach skróconych aktów

stanu cywilnego wydanych z rejestru stanu cywilnego, w tym odpisach wielojęzycznych,

w szczególności informację o treści odpisu, dacie jego wydania, kierowniku urzędu

stanu cywilnego, który wydał odpis, lub osobie upoważnionej do wydania odpisu wraz

z nazwą urzędu stanu cywilnego właściwego dla kierownika urzędu stanu cywilnego lub

osoby upoważnionej do wydania odpisu, a także informacje o odpisach zupełnych aktów

stanu cywilnego wydanych z rejestru stanu cywilnego.

1.

Oznaczenie aktu stanu cywilnego jest nadawane przez system teleinformatyczny, w którym

jest prowadzony rejestr stanu cywilnego, z chwilą sporządzenia aktu urodzenia, aktu

małżeństwa albo aktu zgonu.

2.

Oznaczenie aktu stanu cywilnego składa się kolejno z

1)

siedmioznakowego identyfikatora miejscowości, w której ma siedzibę urząd stanu cywilnego

właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem urzędowym

podziału terytorialnego kraju;

2)

dwuznakowego rozszerzenia identyfikatora, o którym mowa w pkt 1, umożliwiającego identyfikację

urzędu stanu cywilnego w ramach gminy;

3)

dwuznakowego symbolu rodzaju aktu stanu cywilnego;

4)

czteroznakowego oznaczenia roku, w którym akt jest sporządzany;

5)

sześcioznakowego numeru aktu.

3.

Z chwilą przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego na podstawie

art. 124 lub art. 145 ust. 13 ustawy, jest nadawane w rejestrze stanu cywilnego nowe

oznaczenie tego aktu. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

1.

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, niezależnie od postaci, w której są sporządzone,

opatruje się oznaczeniem nadanym aktowi stanu cywilnego, którego dotyczą.

2.

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego

oznacza się dodatkowo datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, którego dotyczą, i prowadzi

się je w porządku chronologicznym.

1.

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone w formie dokumentu elektronicznego,

akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zamieszczone jako odwzorowanie cyfrowe oraz

opisy dokumentów niesporządzonych w formie dokumentów elektronicznych zamieszcza się

w rejestrze stanu cywilnego przy akcie stanu cywilnego w porządku chronologicznym.

2.

Dla zamieszczonych przy akcie stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

sporządzonych w formie dokumentu elektronicznego, akt zbiorowych rejestracji stanu

cywilnego zamieszczonych jako odwzorowanie cyfrowe oraz opisów dokumentów niesporządzonych

w formie dokumentów elektronicznych przechowuje się w rejestrze stanu cywilnego informacje

o

1)

postaci dokumentu;

2)

rodzaju dokumentu;

3)

dacie i oznaczeniu dokumentu;

4)

nazwie organu, który sporządził dokument;

5)

dacie i osobie, która zamieściła dokument przy akcie stanu cywilnego;

6)

oznaczeniu aktu stanu cywilnego, którego dokument dotyczy.

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zamieszcza się w rejestrze stanu cywilnego

z chwilą sporządzenia aktu stanu cywilnego lub po jego sporządzeniu po dołączeniu

wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego albo zamieszczeniu przypisku przy akcie.

1.

W przypadku gdy wzmianka dodatkowa jest dołączana do aktu stanu cywilnego na podstawie

innego aktu stanu cywilnego sporządzonego w rejestrze stanu cywilnego, nie wymaga

się gromadzenia w aktach zbiorowych odpisu aktu stanu cywilnego, który stanowił podstawę

tej wzmianki dodatkowej.

2.

W przypadku gdy przypisek jest zamieszczany przy akcie stanu cywilnego w wyniku sporządzenia

aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego lub dołączenia wzmianki dodatkowej

do aktu stanu cywilnego, nie wymaga się gromadzenia w aktach zbiorowych dokumentu

stanowiącego podstawę przypisku.

3.

W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, w aktach zbiorowych rejestracji stanu

cywilnego, dotyczących danego aktu stanu cywilnego, gromadzi się adnotację zawierającą

oznaczenie innego aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. Adnotacji nie

zamieszcza się, jeżeli z treści wzmianki dodatkowej albo przypisku wynika to oznaczenie.

Dokument zamieszczony omyłkowo w rejestrze stanu cywilnego w aktach zbiorowych rejestracji

stanu cywilnego przy niewłaściwym akcie stanu cywilnego podlega usunięciu z tych akt

zbiorowych i dołączeniu do właściwych akt zbiorowych.

1.

Wyniesienie poza urząd stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego, w przypadku zgody wojewody, odbywa

się przez przekazanie akt zbiorowych przez upoważnionego pracownika albo przez nadanie

jako przesyłki poleconej w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu

ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe

(Dz. U. poz. 1529).

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone

w formie dokumentu elektronicznego umieszcza się w opakowaniu wykonanym z materiałów

chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, zapewniającym

zabezpieczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych.

3.

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do wynoszenia poza urząd stanu cywilnego akt

zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego

w przypadku niebezpieczeństwa zagrażającego tym aktom. W takim przypadku akta zbiorowe

umieszcza się w opakowaniu wykonanym z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym,

chemicznym lub biologicznym, zapewniającym zabezpieczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający

dostęp do nich osób nieuprawnionych, niezwłocznie po ustaniu niebezpieczeństwa lub

przeniesieniu akt zbiorowych poza obszar jego oddziaływania.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2015 r.