Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 listopada 2015 r. w sprawie procedury podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie oraz wyznaczenia w drodze konkursu organizacji zbiorowego zarządzania uprawnionej do podziału i wypłaty tego wynagrodzenia

Rozporządzenie określa

1)

procedurę podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie przez biblioteki publiczne

egzemplarzy utworów wyrażonych słowem, powstałych lub opublikowanych w języku polskim

w formie drukowanej, zwanego dalej „wynagrodzeniem za użyczanie”;

2)

wykaz bibliotek publicznych obowiązanych do przekazywania informacji dotyczących użyczeń

egzemplarzy utworów wyrażonych słowem, powstałych lub opublikowanych w języku polskim

w formie drukowanej, zwanych dalej „utworami wyrażonymi słowem”, w danym roku kalendarzowym,

w celu ustalenia podstawy do obliczenia wartości wynagrodzenia za użyczanie;

3)

zakres informacji przekazywanych przez biblioteki, o których mowa w pkt 2;

4)

zakres informacji zawartych w oświadczeniu o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie;

5)

zakres informacji umieszczanych w ogłoszeniu o konkursie mającym na celu wyznaczenie

organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi do podziału i wypłaty wynagrodzenia

za użyczanie, zwanym dalej „konkursem”;

6)

zakres dokumentacji konkursowej;

7)

tryb postępowania konkursowego.

Organizacja, o której mowa w art. 35ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zwanej dalej „ustawą”, w celu podziału dofinansowania przekazanego przez ministra

właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zwanego dalej „ministrem”,

oraz wypłaty wynagrodzeń za użyczanie należnych poszczególnym podmiotom, o których

mowa w art. 28 ust. 5 ustawy, dokonuje kolejno następujących czynności

1)

z kwoty dofinansowania przyznanego w danym roku kalendarzowym potrąca część przeznaczoną

na pokrycie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów określenia wysokości i wypłaty

wynagrodzenia za użyczanie ustaloną w umowie, o której mowa w art. 35

2)

pozostałą kwotę dofinansowania dzieli na dwie części przypadające w 75% podmiotom,

o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1-3 ustawy, i w 25% podmiotom, o których mowa

w art. 28 ust. 5 pkt 4 ustawy;

3)

część dofinansowania przypadającą podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1-3

ustawy, dzieli między podmioty, które złożyły w danym roku kalendarzowym i latach

poprzednich oświadczenia o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie, proporcjonalnie

do liczby użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w roku poprzednim określonej

na podstawie informacji przekazywanych przez biblioteki na podstawie art. 35

4)

część dofinansowania przypadającego podmiotom, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt

4 ustawy, dzieli między podmioty, które złożyły w danym roku kalendarzowym i latach

poprzednich oświadczenia o woli otrzymywania wynagrodzenia za użyczanie, proporcjonalnie

do liczby użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w roku poprzednim określonej

na podstawie informacji przekazywanych przez biblioteki na podstawie art. 35

5)

kwoty, o których mowa w pkt 3, przyporządkowane poszczególnym uprawnionym i przekraczające

wysokość określoną w art. 35

6)

kwoty, o których mowa w pkt 4, przyporządkowane poszczególnym uprawnionym i przekraczające

wysokość określoną w art. 35

7)

po dokonaniu podziału zgodnie z zasadami określonymi w pkt 2-6 wypłaca wynagrodzenia

za użyczanie uprawnionym na wskazany przez nich rachunek bankowy.

Wykaz bibliotek publicznych obowiązanych do przekazywania informacji dotyczących użyczeń

egzemplarzy utworów wyrażonych słowem stanowi załącznik do rozporządzenia.

Informacje przekazywane przez biblioteki, o których mowa w § 3, obejmują

1)

liczbę wszystkich użyczeń egzemplarzy utworów wyrażonych słowem w danym roku kalendarzowym;

2)

wykaz utworów wyrażonych słowem, których egzemplarze były użyczane w danym roku kalendarzowym,

wraz ze wskazaniem w stosunku do każdego z nich

a)

numeru lub numerów ISBN,

b)

twórcy albo twórców utworu,

c)

twórców utworów plastycznych lub fotograficznych, o ile utwory takie są połączone

z utworami wyrażonymi słowem w celu rozpowszechniania,

d)

tłumacza, o ile utwór wyrażony słowem jest tłumaczony na język polski z języka obcego,

e)

wydawcy,

f)

liczby użyczeń egzemplarzy w danym roku kalendarzowym.

1.

Podmiot, o którym mowa w art. 28 ust. 5 ustawy, składa oświadczenie o woli otrzymywania

wynagrodzenia za użyczanie zawierające

1)

imię i nazwisko twórcy albo twórców utworu wyrażonego słowem oraz pseudonim, jeżeli

był używany w odniesieniu do danego utworu;

2)

imię i nazwisko tłumacza albo tłumaczy utworu wyrażonego słowem oraz pseudonim, jeżeli

był używany w odniesieniu do danego utworu;

3)

tytuł utworu wyrażonego słowem;

4)

nazwę wydawcy utworu wyrażonego słowem;

5)

rok wydania utworu wyrażonego słowem;

6)

imię, nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby składającego oświadczenie;

7)

w przypadku podmiotów, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1-3 ustawy, wskazanie,

do której z wymienionych w art. 28 ust. 5 kategorii uprawnionych należy dany podmiot,

a także, jeżeli istnieje wielu uprawnionych, wskazanie wielkości udziału uprawnionego

składającego oświadczenie, ustalonego w oparciu o umowę zawartą z wydawcą wraz z jej

kopią;

8)

dane niezbędne do zrealizowania płatności, w tym numer rachunku bankowego;

9)

zgodę na przetwarzanie danych osobowych podmiotu, o którym mowa w art. 28 ust. 5 ustawy,

na potrzeby podziału i wypłaty wynagrodzenia za użyczanie.

2.

Wydawca w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, zawiera również informację o numerze

ISBN utworu wyrażonego słowem.

3.

Spadkobierca uprawnionych, o których mowa w art. 28 ust. 5 pkt 1-3 ustawy, do oświadczenia

dołącza dokumenty potwierdzające przejście autorskich praw majątkowych do utworu wyrażonego

słowem w drodze dziedziczenia oraz wskazuje przysługujący mu udział.

Z dniem ogłoszenia konkursu minister udostępnia dokumentację konkursową w siedzibie

urzędu obsługującego ministra oraz pisemnie zawiadamia o tym wszystkie organizacje

zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

W ogłoszeniu o konkursie określa się

1)

warunki uczestnictwa w konkursie;

2)

miejsce i formę złożenia oferty;

3)

termin złożenia oferty nie krótszy niż 30 dni od dnia ogłoszenia o konkursie;

4)

miejsce udostępnienia dokumentacji konkursowej;

5)

kryteria oceny oferty.

Dokumentacja konkursowa zawiera

1)

warunki uczestnictwa w konkursie, w szczególności dotyczące

a)

złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu o konkursie

oraz zachowania zgodności oferty z wymaganiami określonymi w pkt 3,

b)

podania przez organizację składającą ofertę jej adresu właściwego do doręczeń;

2)

oświadczenie członka komisji, o którym mowa w § 11 ust. 1;

3)

wymagania, jakim powinna odpowiadać oferta, w szczególności dotyczące

a)

opisu sposobu przygotowania oferty,

b)

określenia przedmiotu oferty zgodnie z ogłoszeniem o konkursie,

c)

zawartości oferty poprzez wskazanie informacji i dokumentów dołączanych do oferty;

4)

listę i opis kryteriów oceny oferty;

5)

określenie maksymalnej liczby punktów, jaką może uzyskać oferta, w zakresie każdego

z kryteriów oceny;

6)

opis sposobu oceny oferty w zakresie każdego z kryteriów oceny ofert.

Uczestnik konkursu przed upływem terminu do złożenia ofert może wycofać swoją ofertę

i złożyć nową.

1.

Do przeprowadzenia konkursu minister powołuje komisję konkursową, zwaną dalej „komisją”.

2.

Komisja składa się co najmniej z pięciu członków, w tym przewodniczącego, jego zastępcy

oraz sekretarza.

3.

Członków komisji powołuje się spośród pracowników urzędu obsługującego ministra posiadających

wiedzę i doświadczenie niezbędne do oceny złożonych ofert.

4.

Powołując członka komisji, minister określa pełnioną przez niego funkcję w komisji.

1.

Członek komisji składa oświadczenie w formie pisemnej, że

1)

nie pozostaje w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa

w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia

oraz nie jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami władz

uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki organizacyjnej uczestnika konkursu

odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu zbiorowego zarządzania prawami

autorskimi lub prawami pokrewnymi;

2)

przed upływem jednego roku od dnia rozpoczęcia konkursu nie pozostawał w stosunku

pracy, zlecenia lub umowy o dzieło z żadnym uczestnikiem konkursu;

3)

przed upływem jednego roku od dnia rozpoczęcia konkursu nie był członkiem władz uczestnika

konkursu;

4)

nie pozostaje z żadnym członkiem władz uczestnika konkursu lub z kierownikiem jednostki

organizacyjnej uczestnika konkursu odpowiedzialnej za wykonywanie czynności z zakresu

zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi w takim stosunku

prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

2.

Członek komisji do czasu zakończenia jej prac zawiadamia niezwłocznie ministra o każdej

zmianie stanu objętego oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1.

1.

Minister odwołuje członka komisji w przypadku

1)

niezłożenia pisemnego oświadczenia, o którym mowa w § 11 ust. 1;

2)

zmiany stanu objętego oświadczeniem, o którym mowa w § 11 ust. 1, powodującej niemożność

sprawowania funkcji członka komisji;

3)

długotrwałej choroby uniemożliwiającej udział w pracach komisji;

4)

niezdolności do udziału w pracach komisji z przyczyn innych niż choroba.

2.

Mandat członka komisji wygasa w przypadku

1)

jego śmierci;

2)

ustania stosunku pracy w urzędzie obsługującym ministra.

3.

W przypadku odwołania członka komisji lub wygaśnięcia jego mandatu minister uzupełnia

skład komisji w trybie określonym w § 10 ust. 3. Przepisy ust. 1 i 2 oraz § 11 stosuje

się odpowiednio.

1.

Komisja obraduje na posiedzeniach.

2.

Posiedzenia komisji odbywają się w terminach i miejscach wyznaczonych przez przewodniczącego.

3.

W posiedzeniach komisji biorą udział wyłącznie jej członkowie, przy minimalnym kworum

czterech członków.

1.

Pracami komisji kieruje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca

przewodniczącego.

2.

Do zadań przewodniczącego należy

1)

organizowanie prac komisji;

2)

reprezentowanie komisji przed ministrem;

3)

wyznaczanie zadań poszczególnym członkom komisji.

Komisja podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, w obecności

co najmniej czterech członków komisji. W przypadku równej liczby głosów o wyniku głosowania

decyduje głos przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - głos zastępcy przewodniczącego.

1.

Z posiedzenia komisji sporządza się protokół.

2.

Protokół z posiedzenia komisji sporządza sekretarz komisji.

3.

Protokół z posiedzenia komisji zawiera

1)

datę i miejsce posiedzenia;

2)

listę uczestników posiedzenia;

3)

ustalenia komisji;

4)

treść podjętych uchwał.

4.

Członkowie komisji obecni na posiedzeniu podpisują protokół z posiedzenia komisji

oraz parafują każdą stronę protokołu.

5.

Sekretarz komisji, do dnia zakończenia prac komisji, przechowuje dokumentację prac

komisji, obejmującą

1)

protokoły z posiedzeń komisji;

2)

uchwały komisji;

3)

informacje o pracach komisji sporządzane dla ministra;

4)

dokumentację konkursową;

5)

oferty.

6.

Do czasu zakończenia konkursu dostęp do dokumentacji z prac komisji posiadają minister,

członkowie komisji oraz upoważnieni przez ministra pracownicy obsługującego go urzędu.

1.

Niezwłocznie po upływie terminu do składania ofert przewodniczący zwołuje posiedzenie,

podczas którego komisja otwiera oferty złożone w terminie i na ich podstawie sporządza

listę uczestników konkursu z zachowaniem kolejności złożenia ofert.

2.

Listę, o której mowa w ust. 1, przewodniczący przekazuje niezwłocznie ministrowi w

celu ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.

1.

W przypadku złożenia oferty po upływie terminu do składania ofert przewodniczący przekazuje

ofertę ministrowi bez jej otwierania.

2.

Ofertę złożoną po terminie minister zwraca oferentowi bez jej otwierania.

1.

Ocenę ofert przeprowadza się w dwóch etapach.

2.

Etap pierwszy obejmuje sprawdzenie

1)

złożenia oferty w miejscu, formie oraz terminie określonych w ogłoszeniu o konkursie;

2)

zgodności złożonej oferty z warunkami i wymaganiami określonymi w § 8 pkt 1 i 3.

3.

Po zakończeniu oceny ofert w pierwszym etapie konkursu komisja podejmuje rozstrzygnięcie

w drodze uchwały, w której wskazuje

1)

oferty zakwalifikowane do drugiego etapu;

2)

oferty niezakwalifikowane do drugiego etapu konkursu, podając przyczyny ich niezakwalifikowania.

4.

Warunkiem zakwalifikowania oferty do drugiego etapu konkursu jest spełnienie warunków

i wymagań sprawdzanych w pierwszym etapie.

1.

Drugi etap obejmuje ocenę spełnienia kryteriów oceny ofert, o których mowa w art.

35

2.

Komisja dokonuje oceny punktowej ofert. Ocena oferty stanowi sumę punktów uzyskanych

w drugim etapie konkursu.

3.

Po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja podejmuje uchwałę, w której wskazuje

liczbę punktów uzyskanych przez poszczególne oferty.

1.

Niezwłocznie po zakończeniu drugiego etapu konkursu komisja sporządza protokół końcowy

z jego przebiegu oraz przekazuje go ministrowi wraz z ofertami oraz dokumentacją prac

komisji.

2.

Protokół końcowy zawiera

1)

oznaczenie czasu i miejsca przeprowadzenia pierwszego i drugiego etapu oceny ofert;

2)

imię i nazwisko każdego z członków komisji ze wskazaniem czynności, w których brali

udział;

3)

listę ofert podlegających zwrotowi;

4)

listę ofert poddanych ocenie w pierwszym etapie konkursu;

5)

listę ofert zakwalifikowanych do oceny w drugim etapie konkursu oraz listę ofert niezakwalifikowanych

do oceny w drugim etapie konkursu z podaniem przyczyn ich niezakwalifikowania;

6)

uzasadnienie rozstrzygnięć i ocen dokonywanych w czasie konkursu;

7)

listę ofert wraz z liczbą punktów, jaką każda oferta uzyskała, w zakresie spełnienia

poszczególnych kryteriów oceny ofert w drugim etapie konkursu, uszeregowaną według

kolejności od największej do najmniejszej liczby punktów;

8)

podpisy wszystkich członków komisji, a w przypadku braku podpisu - wzmiankę o przyczynie

jego braku.

3.

Komisja kończy pracę z dniem przyjęcia protokołu końcowego przez ministra.

Minister niezwłocznie po otrzymaniu protokołu końcowego z przebiegu konkursu ogłasza

wynik konkursu i wyznacza organizację, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 20 listopada 2015 r.