Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

Rozporządzenie określa warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów

archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, w przypadkach,

o których mowa w art. 44 ust. 1-3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i

archiwach, zwanej dalej „ustawą”.

1.

W przypadku wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy

organ decyzji, w następstwie których ma trwale zaprzestać działalności jednostka organizacyjna,

o której mowa w art. 42 ustawy, zarządzający tą jednostką organizacyjną, zwany dalej

„zarządzającym”, w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia albo od

dnia podjęcia decyzji, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego

Dyrektora Archiwów Państwowych.

2.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazuje zarządzającemu archiwum państwowe,

do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum

państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.

3.

Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, dyrektor archiwum państwowego dokonuje

- pod względem wartości historycznej, kompletności, stanu uporządkowania i zewidencjonowania

oraz ewentualnego zagrożenia uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą - oceny dokumentacji,

która może stanowić materiały archiwalne podlegające przekazaniu do tego archiwum

państwowego.

4.

Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający

porządkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza materiały archiwalne, niebędące

dokumentami elektronicznymi, zwane dalej „materiałami archiwalnymi”, w sposób uzgodniony

z dyrektorem archiwum państwowego, przy czym czynności te są dokonywane przy uwzględnieniu

standardów porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów

archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, określonych w przepisach

wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.

5.

W razie stwierdzenia istnienia zagrożenia materiałów archiwalnych uszkodzeniem, zniszczeniem

lub utratą, zarządzający i dyrektor archiwum państwowego mogą uzgodnić odstąpienie

częściowo albo całkowicie od stosowania standardów, o których mowa w ust. 4.

6.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie trwania czynności porządkowania, ewidencjonowania

i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych, dyrektor archiwum państwowego

wskazuje zakres niezbędnych czynności koniecznych do prawidłowego przekazania materiałów

archiwalnych.

7.

Zarządzający zawiadamia dyrektora archiwum państwowego o zakończeniu czynności porządkowania,

ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych i przedstawia

ewidencję tych materiałów oraz notatkę informacyjną zawierającą dane o podstawie prawnej

działania, strukturze organizacyjnej, właściwości rzeczowej i miejscowej jednostki

organizacyjnej.

8.

Dyrektor archiwum państwowego po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 7,

sprawdza prawidłowość uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia

materiałów archiwalnych.

9.

Zarządzający dostarcza przekazywane materiały archiwalne do miejsca określonego przez

dyrektora archiwum państwowego, w terminie uzgodnionym z dyrektorem przez zarządzającego.

10.

Po dokonaniu przez dyrektora archiwum państwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarządzający

porządkuje, ewidencjonuje i przekazuje w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego

materiały archiwalne będące dokumentami elektronicznymi w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

(Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), uwzględniając przy tym, że

1)

przedmiotem porządkowania, ewidencjonowania i przekazania są dokumenty elektroniczne,

a nie nośniki, na których są one zapisane w przekazującej jednostce organizacyjnej;

2)

przekazaniu podlegają także metadane odnoszące się do przekazywanych dokumentów elektronicznych,

w szczególności metadane określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust.

2a ustawy, jeżeli takie metadane zostały przypisane do dokumentów elektronicznych

w procesie ich tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.

11.

W przypadku gdy materiały archiwalne w postaci elektronicznej są uporządkowane w akta

spraw w taki sposób, że możliwe jest ich przekazanie zgodnie z wymaganiami technicznymi

i formatami zapisu określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

oraz wymaganiami w zakresie przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych,

stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

1.

W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa

w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych Naczelnego Dyrektora

Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom archiwum państwowe, do którego należy

przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum państwowego o zamiarze

przekazania materiałów archiwalnych.

2.

Przekazanie materiałów archiwalnych następuje na podstawie porozumienia zawartego

między przekazującą materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum

państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

3.

Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość przekazywanych

materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, a także warunki techniczne

i termin ich przekazania.

1.

W przypadku podjęcia przez właściwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa

w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materiałów archiwalnych w depozyt archiwum

państwowemu, organy te powiadamiają o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych

Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a ten wskazuje organom archiwum państwowe,

do którego należy przekazać materiały archiwalne, informując dyrektora tego archiwum

państwowego o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych.

2.

Przekazanie materiałów archiwalnych następuje na podstawie porozumienia zawartego

między przekazującą materiały archiwalne jednostką organizacyjną a dyrektorem archiwum

państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

3.

Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, określa w szczególności rodzaj i ilość przekazywanych

materiałów archiwalnych wraz z ich szczegółowym spisem, okres, na który materiały

są przekazywane, warunki ponoszenia kosztów przechowywania, zabezpieczenia i udostępniania

materiałów archiwalnych, a także warunki techniczne i termin ich przekazania.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2015 r.