Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 kwietnia 2014 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych

Rozporządzenie określa

1)

sposób i tryb przeprowadzania kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych

w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą

urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych;

2)

wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

3)

wzór protokołu kontroli.

1.

Kontrola korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów,

ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych

lub systemów teleinformatycznych, zwana dalej „kontrolą”, przeprowadzana jest zgodnie

z rocznym planem kontroli, sporządzanym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców,

zwanego dalej „Szefem Urzędu”.

2.

Szef Urzędu może zarządzić, w razie potrzeby, przeprowadzenie kontroli doraźnej.

3.

O rozpoczęciu kontroli Szef Urzędu informuje pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego.

Roczny plan kontroli określa

1)

nazwę podmiotu kontrolowanego;

2)

przewidywany termin przeprowadzenia kontroli.

1.

Szef Urzędu

1)

zarządza kontrolę;

2)

wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch pracowników Urzędu

do Spraw Cudzoziemców, zwanych dalej „kontrolującymi”;

3)

wyznacza spośród kontrolujących kierownika zespołu kontrolnego;

4)

sporządza program kontroli, który określa

a)

podmiot kontrolowany,

b)

temat kontroli,

c)

zakres kontroli,

d)

okres objęty kontrolą,

e)

kryteria stosowane w ramach kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności

podmiotu kontrolowanego,

f)

imiona, nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących.

2.

Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Kontrolujący

1)

może żądać od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego ustnych i pisemnych

wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

2)

dokonuje ustaleń w ramach kontroli;

3)

dokumentuje ustalenia dokonane w ramach kontroli;

4)

w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz

osoby za nie odpowiedzialne;

5)

niezwłocznie informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego oraz Szefa Urzędu

o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych

lub usprawniających;

6)

sporządza protokół kontroli.

Kierownik zespołu kontrolnego

1)

organizuje i koordynuje prace zespołu kontrolnego;

2)

zapewnia prawidłowe i terminowe przeprowadzenie kontroli przez zespół;

3)

prowadzi akta kontroli;

4)

reprezentuje zespół kontrolny przed kierownikiem podmiotu kontrolowanego i Szefem

Urzędu.

1.

Kontrolujący dokonuje ustaleń w ramach kontroli na podstawie zebranych w jej toku

dowodów.

2.

Dowodami mogą być w szczególności

1)

dokumenty;

2)

wyniki oględzin;

3)

fotografie;

4)

wyjaśnienia;

5)

oświadczenia.

3.

Gdy zachodzi konieczność ustalenia, czy kontrolowane urządzenia telekomunikacyjne,

systemy teleinformatyczne lub obiekty są odpowiednio zabezpieczone, kontrolujący może,

w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, przeprowadzić

oględziny.

4.

Z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń albo z przeprowadzonych oględzin sporządza

się protokół, który podpisują kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie

albo kontrolujący i osoba obecna przy oględzinach.

5.

Kontrolujący sporządza notatkę służbową z innych czynności przeprowadzonych w toku

kontroli.

1.

W aktach kontroli, o których mowa w § 6 pkt 3, kierownik zespołu kontrolnego dokumentuje

przebieg i wyniki czynności kontrolnych.

2.

Akta kontroli zawierają w szczególności

1)

wykaz zawartości akt kontroli, ze wskazaniem stron dokumentów;

2)

program kontroli;

3)

upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

4)

uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych

przekazanych do weryfikacji;

5)

protokół z oględzin;

6)

notatki służbowe;

7)

protokół kontroli.

1.

Po przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących

egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i Szefa Urzędu.

2.

Wzór protokołu kontroli określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

1.

Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego

oraz wyznaczają mu termin 7 dni na złożenie podpisu, licząc od dnia otrzymania protokołu

kontroli.

2.

Kierownik podmiotu kontrolowanego może wnieść do protokołu kontroli umotywowane pisemne

zastrzeżenia w terminie, o którym mowa w ust. 1.

3.

W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący dokonują

ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

1.

Szef Urzędu po rozpatrzeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli

1)

odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie

terminu, o którym mowa w § 10 ust. 1, i zawiadamia o tym kierownika podmiotu kontrolowanego,

którego informuje o przyczynach odrzucenia zastrzeżeń, albo

2)

uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części, albo

3)

oddala zastrzeżenia w całości lub w części.

2.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają

odpowiednią część protokołu kontroli.

3.

W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, kierownik zespołu kontrolnego

uzupełnia protokół kontroli o pisemne stanowisko Szefa Urzędu, w którym są wskazane

przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń, i dołącza je do akt kontroli.

4.

Zmieniony lub uzupełniony protokół kontroli Szef Urzędu przekazuje kierownikowi podmiotu

kontrolowanego do podpisu, a kierownik podmiotu kontrolowanego zwraca podpisany protokół

kontroli Szefowi Urzędu.

1.

Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli i składa

Szefowi Urzędu pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania

protokołu kontroli.

2.

O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w tym protokole.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2014 r.