Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych

Rozporządzenie określa

1)

tryb i sposób postępowania w sprawach dotyczących zwrotu ze środków Państwowego Funduszu

Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwanego dalej „Funduszem”, kosztów

a)

adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności

poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy

dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

b)

adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy

lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

c)

zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń

technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

d)

zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie

czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych

lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku

pracy,

e)

szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy,

f)

rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb, o których mowa w lit. a-c

- zwanego dalej „zwrotem kosztów”;

2)

szczegółowe warunki zwrotu kosztów;

3)

wzór wniosku i elementy umowy o zwrot kosztów;

4)

dokumentację niezbędną do zwrotu kosztów;

5)

sposób i terminy rozpatrywania wniosków o zwrot kosztów.

Zwrotu kosztów stanowiącego pomoc publiczną udziela się zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre

rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu

(Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1), w zakresie dotyczącym pomocy na rekompensatę dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem

pracowników niepełnosprawnych.

Zwrot kosztów może zostać przyznany pracodawcy, który

1)

zobowiązał się do zatrudniania osoby niepełnosprawnej przez okres co najmniej 36 miesięcy

w przypadku zwrotu kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a-c lub lit. f;

2)

złożył wniosek o zwrot kosztów, zwany dalej „wnioskiem”.

1.

W przypadku kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a, kosztami kwalifikowalnymi

są udokumentowane koszty

1)

zakupu materiałów oraz wykonania robót budowlanych w rozumieniu przepisów prawa budowlanego dotyczących dostosowania pomieszczeń zakładu stosownie do potrzeb osób niepełnosprawnych,

2)

zakupu środków trwałych stanowiących wyposażenie pomieszczeń zakładu w związku z przystosowaniem

stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych,

3)

wytworzenia systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy środków trwałych, o których

mowa w pkt 2

- w celu umożliwienia wykonywania przez pracownika niepełnosprawnego powierzonych

czynności na poziomie porównywalnym z analogicznymi czynnościami wykonywanymi przez

pracownika pełnosprawnego.

2.

Wartość zakupu materiałów budowlanych lub środków trwałych oraz koszty robót budowlanych

albo wytworzenia środków trwałych, o których mowa w ust. 1, zostaje pomniejszona o

wartość takich samych materiałów lub środków trwałych oraz o koszty robót budowlanych

lub wytworzenia środków trwałych, jeżeli stanowiłyby adaptację lub wyposażenie stanowiska

pracy osoby niebędącej osobą niepełnosprawną.

1.

W przypadku kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. b, kosztami kwalifikowalnymi

są udokumentowane koszty adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej

wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy.

2.

Koszt nabycia urządzeń lub ich adaptacji, o których mowa w ust. 1, pomniejsza się

o koszt nabycia takich samych urządzeń lub adaptacji urządzeń, które zostałyby nabyte

lub adaptowane do potrzeb osób niebędących osobami niepełnosprawnymi.

W przypadku kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. c, kosztami kwalifikowalnymi

są udokumentowane koszty

1)

zakupu i autoryzacji oprogramowania,

2)

zakupu urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających

z niepełnosprawności pracowników

- zaprojektowanych i wykonanych z uwzględnieniem specyficznych potrzeb użytkowników

niepełnosprawnych, w celu umożliwienia lub ułatwienia im wykonywania pracy.

1.

W przypadku kosztów rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb w zakresie, o

którym mowa w § 1 pkt 1 lit. a-c, kosztami kwalifikowalnymi są udokumentowane koszty

niezbędnych badań mających na celu ustalenie odpowiednio

1)

zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku pracy, z uwzględnieniem potrzeb

wynikających z niepełnosprawności pracownika;

2)

koniecznych elementów wyposażenia danego stanowiska pracy oraz zakresu obowiązków

na tym stanowisku pracy dających podstawę do oceny możliwości wykonywania pracy przez

osobę niepełnosprawną;

3)

konieczności adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej

wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;

4)

konieczności zakupu oprogramowania oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych

do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracowników;

5)

zakresu niezbędnej adaptacji pomieszczeń zakładu pracy.

2.

Przyznanie zwrotu kosztów, o którym mowa w § 1 pkt 1 lit. f, jest dopuszczalne wyłącznie

w przypadku przyznania zwrotu kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a, b lub lit.

c.

W przypadku kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. d, kosztami kwalifikowalnymi

są kwoty wynagrodzeń pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu za czas

poświęcony wyłącznie na tę pomoc.

W przypadku kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. e, kosztami kwalifikowalnymi

są koszty szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy

w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności

niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego

na stanowisku pracy.

Zwrot kosztów obejmuje kwotę podatku od towarów i usług, w stosunku do której - zgodnie

z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

(Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm. - podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu

różnicy podatku.

1.

Wniosek składa się do

1)

Funduszu - w przypadku wniosków składanych przez pracodawcę będącego starostą;

2)

starosty właściwego ze względu na

a)

miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej

pracy niepozostającej w zatrudnieniu - w przypadku gdy zwrot kosztów dotyczy tej osoby,

b)

miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby albo miejsce zamieszkania

pracodawcy - w pozostałych przypadkach.

2.

Wzór wniosku o zwrot dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych

określa załącznik do rozporządzenia.

3.

Pracodawca, który składa wniosek, wypełnia część I wniosku oraz odpowiednio

1)

bloki A-C części II wniosku w przypadku wnioskowania o zwrot kosztów, o których mowa

w § 1 pkt 1 lit. a, b lub lit. c;

2)

bloki A-C części III wniosku w przypadku wnioskowania o zwrot kosztów, o których mowa

w § 1 pkt 1 lit. d;

3)

bloki A-C części IV wniosku w przypadku wnioskowania o zwrot kosztów, o których mowa

w § 1 pkt 1 lit. e.

1.

Do wniosku dołącza się odpowiednio

1)

aktualne zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające dane, o których mowa w poz.

4-6 i 20 w bloku B1 części I wniosku;

2)

informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej pomocy de minimis oraz pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie albo oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy - w zakresie

wynikającym z art. 37 ust. 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących

pomocy publicznej

(Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm. - w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowalnych;

3)

kopię dokumentu poświadczającego tytuł prawny do nieruchomości, budynku, lokalu lub

pomieszczenia w przypadku zwrotu kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a.

2.

Starosta może żądać od pracodawcy przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających

informacje zawarte we wniosku.

1.

Starosta sprawdza wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym.

2.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta

1)

informuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku

oraz

2)

wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

3.

Termin, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy,

jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących

po stronie pracodawcy.

4.

W przypadku niezachowania terminu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, lub terminu określonego

zgodnie z ust. 3 starosta informuje pracodawcę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia.

5.

Przy rozpatrywaniu wniosku bierze się pod uwagę odpowiednio

1)

wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku;

2)

kondycję finansową pracodawcy zapewniającą zatrudnianie osób niepełnosprawnych przez

okres co najmniej 36 miesięcy w przypadku zwrotu kosztów, o których mowa w § 1 pkt

1 lit. a-c;

3)

potrzeby lokalnego rynku pracy;

4)

wysokość przewidywanych kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1.

6.

Przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio do sprawdzania i rozpatrywania wniosku starosty

przez Prezesa Zarządu Funduszu.

1.

Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie

30 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z załącznikami,

jednak nie wcześniej niż w dniu podjęcia przez radę powiatu uchwały, o której mowa

w art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej

oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej „ustawą”.

2.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku sporządza się uzasadnienie.

3.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu

wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się

w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

4.

Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do sprawdzania i rozpatrywania wniosku pracodawcy

będącego starostą przez Prezesa Zarządu Funduszu.

1.

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta zawiera z pracodawcą umowę

o zwrot kosztów, która określa

1)

zobowiązanie starosty do

a)

zwrotu kosztów w kwocie wynikającej z negocjacji,

b)

co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez

pracodawcę w czasie obowiązywania umowy;

2)

zobowiązanie pracodawcy do

a)

poniesienia kosztów wskazanych w umowie,

b)

zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, zarejestrowanej jako bezrobotna albo poszukująca

pracy niepozostająca w zatrudnieniu, której dotyczy zwrot kosztów, w terminie do 3

miesięcy od dnia zawarcia umowy, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których

mowa w § 1 pkt 1 lit. a-c,

c)

udokumentowania realizacji umowy na wezwanie starosty,

d)

umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt 1 lit. b,

e)

informowania starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie

7 dni od dnia wystąpienia tych zmian,

f)

rozliczenia otrzymanego zwrotu kosztów w terminie i w sposób określony w umowie;

3)

okres obowiązywania umowy.

2.

Umowa, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a, dodatkowo

powinna określać

1)

zakres adaptacji pomieszczeń zakładu i termin jej zakończenia;

2)

liczbę przystosowywanych stanowisk pracy i termin, do którego będą one przystosowane,

z wyszczególnieniem elementów wyposażenia będących przedmiotem zwrotu kosztów;

3)

uzgodnienia w zakresie odbioru przystosowanych stanowisk pracy.

3.

Umowa, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. b lub

lit. c, dodatkowo powinna określać odpowiednio

1)

zakres adaptacji urządzenia;

2)

zakres autoryzacji oprogramowania oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych

do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracowników;

3)

wyspecyfikowanie urządzeń, oprogramowania oraz urządzeń technologii wspomagających

lub przystosowanych do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracowników.

4.

Umowa, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. d, dodatkowo

powinna określać maksymalną liczbę godzin przeznaczanych miesięcznie przez zatrudnionego

pracownika na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu.

5.

Umowa, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. e, dodatkowo

powinna określać zakres, temat, termin i czas trwania szkolenia oraz imiona i nazwiska

osób, które zostały skierowane na szkolenie.

6.

Umowę o zwrot kosztów zawiera się w formie pisemnej. Zmiana tej umowy wymaga formy

pisemnej.

7.

Przepis § 13 ust. 3, dotyczący przedłużenia terminu, stosuje się odpowiednio.

8.

Przepisy ust. 1-7 stosuje się odpowiednio do umów o zwrot kosztów zawieranych przez

Prezesa Zarządu Funduszu z pracodawcą będącym starostą.

1.

Pracodawca przedkłada staroście listę pracowników, w odniesieniu do których poniósł

koszty, o których mowa w § 1 pkt 1.

2.

Pracodawca będący stroną umowy, której przedmiotem jest zwrot kosztów, o których mowa

w § 1 pkt 1 lit. a-c, przedkłada staroście dodatkowo

1)

zestawienie kosztów podlegających zwrotowi w zakresie określonym w bloku D części

II wniosku wraz z fakturami, rachunkami i dowodami zapłaty lub umowami potwierdzającymi

poniesienie kosztów podlegających zwrotowi - w terminie 7 dni od dnia poniesienia

ostatniego z tych kosztów;

2)

ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną w przypadku

a)

wytworzenia środka trwałego systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy,

b)

zakupu sprzętu używanego.

3.

Pracodawca będący stroną umowy, której przedmiotem jest zwrot kosztów określonych

w § 1 pkt 1 lit. d, przedkłada staroście dodatkowo

1)

zestawienie kosztów podlegających zwrotowi w zakresie określonym w bloku D części

III wniosku wraz z dowodem wypłaty wynagrodzenia pracownika pomagającego pracownikowi

niepełnosprawnemu w pracy - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu,

za który wypłacono wynagrodzenie podlegające zwrotowi;

2)

zaświadczenie o zasadności udzielania pomocy pracownikowi niepełnosprawnemu, o którym

mowa w art. 26d ust. 1 ustawy, wydane przez lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę

zdrowotną nad tym pracownikiem;

3)

kopie umów o pracę zawartych z pracownikami, a także kopie dokumentów potwierdzających,

że zakres obowiązków tych pracowników obejmuje udzielanie pomocy pracownikom niepełnosprawnym.

4.

Pracodawca będący stroną umowy, której przedmiotem jest zwrot kosztów określonych

w § 1 pkt 1 lit. e, przedkłada staroście dodatkowo

1)

zestawienie kosztów podlegających zwrotowi w zakresie określonym w bloku D części

IV wniosku - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono

całkowity koszt szkolenia;

2)

kopię dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia.

5.

Cenę nabycia i koszt wytworzenia wyposażenia adaptowanych pomieszczeń, urządzeń lub

oprogramowania, podlegające zwrotowi, ustala się i dokumentuje zgodnie z przepisami

o rachunkowości.

6.

Koszty oceny i wyceny rzeczoznawcy, o których mowa w ust. 2 pkt 2, finansuje pracodawca.

7.

Umowa o zwrot kosztów wygasa w przypadku nieprzedstawienia odpowiednio dokumentów,

o których mowa w ust. 2 pkt 1 lub ust. 3 pkt 3, w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia

umowy.

8.

Przepis § 13 ust. 3, dotyczący przedłużenia terminu, stosuje się odpowiednio.

9.

Przepisy ust. 1-8 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego starostą.

W terminie 7 dni od dnia doręczenia staroście dokumentów, o których mowa w § 16 ust.

1 i 2, starosta występuje do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o wydanie opinii

odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy

na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy.

1.

Starosta przekazuje kwotę zwrotu kosztów na rachunek bankowy wskazany we wniosku w

terminie 14 dni od dnia otrzymania

1)

pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu

warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu

pracy - w przypadku zwrotu kosztów, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a-c;

2)

dokumentów, o których mowa w § 16 ust. 3 pkt 1 - w przypadku zwrotu kosztów, o których

mowa w § 1 pkt 1 lit. d, jednak nie wcześniej niż w dniu przedstawienia dokumentów,

o których mowa w § 16 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 i 3;

3)

dokumentów, o których mowa w § 16 ust. 1 i 4 - w przypadku zwrotu kosztów, o których

mowa w § 1 pkt 1 lit. e.

2.

Starosta informuje pracodawcę prowadzącego działalność gospodarczą o numerze referencyjnym

programu pomocowego, na podstawie którego jest udzielany zwrot kosztów.

3.

W przypadku pracodawcy będącego starostą zwrot kosztów następuje po uzyskaniu zgody

Prezesa Zarządu Funduszu, w terminie 14 dni od dnia przedstawienia Prezesowi Zarządu

Funduszu przez pracodawcę będącego starostą pozytywnej opinii, o której mowa w ust.

1 pkt 1.

Pracodawca przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej

pomocy z przepisami niniejszego rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania

pomocy.

Rozporządzenie obowiązuje do dnia 30 czerwca 2021 r.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.