Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy pełniących służbę kandydacką

Rozporządzenie określa

1)

zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy pełniących służbę kandydacką;

2)

sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;

3)

wzory dokumentów ewidencyjnych.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

1)

dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub

innej;

2)

dokument ewidencyjny - teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;

3)

ewidencja elektroniczna - system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej,

pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych kandydatów na żołnierzy zawodowych,

o których mowa w art. 132a ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy

zawodowych;

4)

ewidencja wojskowa - zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej;

5)

kandydat - żołnierza pełniącego służbę kandydacką;

6)

ustawa - ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;

7)

wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art.

128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub

inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych

i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

Dla żołnierzy pełniących służbę kandydacką prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne

1)

teczkę akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik

nr 1 do rozporządzenia;

2)

kartę ewidencyjną kandydata na żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik

nr 2 do rozporządzenia.

1.

Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem

lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym

i czytelnym.

2.

Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk,

imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych.

3.

Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez

przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się,

zamieszczając uwagę o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym

podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 132a ust. 1 ustawy,

dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr

1)

sprawuje nadzór nad aktualnością ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych;

2)

prowadzi ewidencję elektroniczną na szczeblu centralnym i określa szczegółowy zakres

przetwarzanych w niej informacji;

3)

udziela uprawnionym podmiotom informacji z ewidencji wojskowej.

1.

Teczkę akt personalnych kandydata i kartę ewidencyjną zakłada się i prowadzi w wojskowej

placówce edukacyjnej, w stosunku do kandydata, który rozpoczął studia lub naukę w

wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 30 dni po rozpoczęciu tych studiów

lub nauki, na podstawie dokumentów, w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego

komendanta uzupełnień.

2.

Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa

załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3.

Teczkę akt personalnych, kartę ewidencyjną i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych

zakłada się w jednym egzemplarzu.

1.

Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona),

imię ojca i rok urodzenia kandydata. Imię ojca kandydata wpisuje się w drugim przypadku

(dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci kandydata, literą „s.” (syn)

albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi

literami nazwisko i imię oraz rok urodzenia kandydata.

2.

Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię kandydata,

bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym,

na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 x 9 cm. Jeżeli kandydatowi nie wydano munduru

wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej wklejonej fotografii

rektor (komendant) wojskowej placówki edukacyjnej stwierdza tożsamość kandydata własnoręcznym

podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej wojskowej placówki edukacyjnej, wpisując datę

wykonania tej czynności.

Do teczki akt personalnych włącza się, w kolejności napływania, dokumenty wymienione

w § 12. Dokumenty włączane do teczki wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór

określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

W uzasadnionych przypadkach jest możliwe trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych.

Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów przez przekreślenie wpisu dotyczącego

usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis

§ 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

1.

Ewidencję elektroniczną prowadzi się w wojskowych placówkach edukacyjnych.

2.

Jeżeli wojskowa placówka edukacyjna nie ma dostępu do ewidencji elektronicznej, ewidencję

tę prowadzi jednostka nadrzędna.

3.

Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwa,

numer, data wydania, organ wydający) oraz datą wprowadzenia, imieniem i nazwiskiem

osoby, która te dane wprowadziła.

4.

Rektor (komendant) wojskowej placówki edukacyjnej potwierdza w ewidencji elektronicznej,

w cyklu miesięcznym, zgodność danych ze stanem faktycznym.

W ewidencji elektronicznej zamieszcza się

1)

dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;

2)

dane o przebiegu służby kandydackiej

a)

rozkazy o powołaniu do służby kandydackiej,

b)

rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe,

c)

opinie służbowe,

d)

nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy;

3)

dane o stanie zdrowia

a)

orzeczenia wojskowych komisji lekarskich,

b)

informacje o szczepieniach,

c)

oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej;

4)

dane o wykształceniu i kwalifikacjach

a)

wykształcenie,

b)

tytuły i stopnie naukowe,

c)

kursy i szkolenia,

d)

klasy kwalifikacyjne specjalistów wojskowych,

e)

znajomość języków obcych,

f)

specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne,

g)

uprawnienia i certyfikaty zawodowe,

h)

poświadczenia bezpieczeństwa i upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych,

i)

przebieg pracy zawodowej;

5)

dane o stanie cywilnym - data i rodzaj zmiany stanu cywilnego;

6)

dane o stanie rodzinnym - data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego;

7)

dane o wyróżnieniach - medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne;

8)

dane o orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym.

Podstawę założenia ewidencji wojskowej kandydatów i dokonywania w niej zmian w czasie

pokoju stanowią następujące dokumenty

1)

decyzje odpowiednich dowódców w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych

i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji;

2)

wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

3)

wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4)

dokumenty wydane przez cywilne i wojskowe placówki edukacyjne lub inne uprawnione

organy, potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji

zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu,

praktyki lub stażu;

5)

protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne,

dokumentujące znajomość języków obcych;

6)

postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych oraz medali resortowych

oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;

7)

opinie służbowe oraz odwołania od opinii;

8)

potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa oraz decyzji o odmowie wydania lub cofnięciu

poświadczenia bezpieczeństwa;

9)

potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

10)

orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

11)

życiorys;

12)

odpis aktu urodzenia;

13)

informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

14)

dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej, dotyczące

w szczególności miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska

lub imienia;

15)

dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg

pracy zawodowej;

16)

opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień

wystawione w związku z powołaniem do służby kandydackiej;

17)

dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;

18)

meldunek o zwolnieniu ze służby kandydackiej;

19)

podpisane umowy z kandydatem odbywającym studia lub naukę w wojskowej placówce edukacyjnej;

20)

inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;

21)

orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych

lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia

wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym.

Ewidencję wojskową aktualizuje się nie później niż 14 dni po otrzymaniu informacji

o wystąpieniu zmian.

1.

Kandydat w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia) przekazuje informację

rektorowi (komendantowi) wojskowej placówki edukacyjnej, przedstawiając stosowne dokumenty

stanowiące podstawę aktualizacji ewidencji wojskowej, w przypadku

1)

zmiany miejsca zamieszkania lub adresu zameldowania;

2)

zmiany stanu cywilnego;

3)

zmiany stanu rodzinnego;

4)

zmiany nazwiska lub imienia;

5)

uzyskania

a)

wykształcenia cywilnego,

b)

stopni i tytułów naukowych,

c)

specjalizacji (uprawnień) zawodowych;

6)

otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych

państw;

7)

zmiany danych dotyczących przebiegu pracy zawodowej;

8)

zmiany danych dotyczących karalności;

9)

uzyskania bez pośrednictwa jednostek wojskowych orderów i odznaczeń państwowych oraz

odznak.

2.

Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji

elektronicznej i włącza (przesyła) dokumenty do teczki akt personalnych.

1.

W przypadku zmiany nazwiska lub imienia rozkaz personalny dla celów ewidencyjnych

wydaje rektor (komendant) wojskowej placówki edukacyjnej - w odniesieniu do kandydatów

pozostających na jego ewidencji.

2.

Wyciąg z rozkazu, o którym mowa w ust. 1, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego

wydania do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.

1.

Po zakończeniu studiów lub nauki w wojskowej placówce edukacyjnej ewidencję wojskową

aktualizuje się o dokumenty potwierdzające uzyskanie w trakcie tych studiów lub tej

nauki wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji zawodowej (uprawnienia)

oraz znajomości języków obcych.

2.

Po powołaniu kandydata do zawodowej służby wojskowej zaprzestaje się prowadzenia jego

ewidencji i zakłada się ewidencję żołnierza zawodowego, w szczególności przenosząc

niezbędne dokumenty do teczki akt personalnych żołnierza zawodowego. Pozostałe dokumenty

niszczy się po upływie okresu ich przechowywania.

3.

Jeżeli kandydat nie został powołany do zawodowej służby wojskowej, ten fakt odnotowuje

się w ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do

tego kandydata. Kartę ewidencyjną i teczkę akt personalnych niszczy się po upływie

okresu ich przechowywania.

Ewidencję wojskową kandydatów udostępnia się

1)

przełożonym kandydata;

2)

osobom wykonującym zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów

ewidencyjnych;

3)

kandydatowi, którego dotyczy ta ewidencja.

Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób

1)

teczki akt personalnych są udostępniane na terenie wojskowej placówki edukacyjnej

przez osoby wykonujące zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów

ewidencyjnych;

2)

każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;

3)

w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt personalnych

dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się do kart

wypożyczeń;

4)

osoby, które udostępniają teczki akt personalnych, są zobowiązane dopilnować zwrotu

tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;

5)

adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie

wypożyczeń;

6)

kandydat korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek akt

personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością personalną.

Udostępnianie kart ewidencyjnych odbywa się w następujący sposób

1)

karty ewidencyjne są udostępniane na terenie wojskowej placówki edukacyjnej przez

osoby wykonujące zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów

ewidencyjnych;

2)

karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;

3)

w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej dokonuje

się ich niezwłocznie po jej zwrocie;

4)

osoby, które udostępniają karty ewidencyjne, są zobowiązane dopilnować ich zwrotu

w ustalonym terminie.

1.

Udostępnianie ewidencji wojskowej kandydatów innym podmiotom niż wymienione w § 17

odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

2.

W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym

mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 18 pkt 2-5 stosuje

się odpowiednio.

1.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej kandydatów następuje w przypadku zniszczenia jej w

całości lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie

z niej w całości lub w części.

2.

Odtwarzanie ewidencji wojskowej zarządza rektor (komendant) wojskowej placówki edukacyjnej.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt

personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje

się adnotację „DUPLIKAT”.

2.

Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie

1)

dokumentów uzyskanych od organów wojskowych;

2)

dokumentów dostarczonych przez zainteresowanego kandydata;

3)

dokumentów ujętych w ewidencji elektronicznej;

4)

danych uzyskanych od

a)

wojskowych komisji lekarskich - w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,

b)

rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych

oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,

c)

sądów i jednostek prokuratury oraz Krajowego Rejestru Karnego,

d)

innych jednostek organów administracji publicznej zobowiązanych do ich bezpłatnego

udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.

3.

Teczki akt personalnych, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty

1)

zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nimi,

2)

odnalezione po uzupełnieniu duplikatu o dokumenty występujące w oryginale teczki,

a nieujęte w duplikacie

- niszczy się protokolarnie.

1.

W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym

posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat karty ewidencyjnej.

2.

Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się na podstawie danych zawartych w teczce akt

personalnych lub w ewidencji elektronicznej, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych

rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza się napisem „DUPLIKAT”.

3.

Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza komendant

(rektor) wojskowej placówki edukacyjnej.

4.

Karty ewidencyjne, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty, niszczy się protokolarnie.

1.

Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej kandydatów

na żołnierzy zawodowych zachowują ważność.

2.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje się zgodnie z przepisami niniejszego

rozporządzenia.

3.

Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi

się dalej zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.