Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 lipca 2013 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego

Rozporządzenie określa sposób archiwizowania oraz sposób i tryb usuwania danych osobowych

i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem przez upoważniony podmiot dozorujący

czynności materialno-technicznych polegających na kontroli przestrzegania przez skazanego

obowiązku pozostawania w miejscu stałego pobytu lub w innym wskazanym miejscu w wyznaczonym

czasie, jak również obowiązku powstrzymywania się od przebywania w określonych miejscach

lub zakazu zbliżania się do określonej osoby.

1.

Archiwizowania danych osobowych i informacji, zarejestrowanych w bazie systemu teleinformatycznego

używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego,

dokonuje się, zapisując je na nośniku umożliwiającym odtworzenie zapisów zarejestrowanych

danych, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności,

która gwarantuje, że zapis nie uległ zmianie od chwili jego utworzenia, oraz możliwość

odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie, aż do zakończenia

okresu ich archiwizowania.

2.

Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu

teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie

dozoru elektronicznego dokonuje przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego.

3.

Przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego, dokonujący archiwizowania zarejestrowanych

danych osobowych oraz informacji, zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku

1)

sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny jest wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej

w upoważnionym podmiocie dozorującym;

3)

czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

Nośnik powinien

1)

zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2)

być przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3)

być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej

40-50%;

4)

zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji

w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, przeznaczonych do tego rodzaju

nośników.

1.

Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel

upoważnionego podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

swoje imię i nazwisko;

3)

nazwę upoważnionego podmiotu dozorującego;

4)

dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej

wymianie tych urządzeń;

5)

czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

6)

numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

7)

w miarę potrzeby, inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2.

W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie

tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik niszczy się, o czym czyni

się wzmiankę w protokole, o którym mowa w ust. 1.

1.

Po zakończeniu archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji osoba,

o której mowa w § 2 ust. 2, opakowuje nośnik wraz z protokołem wymienionym w § 4 ust.

1, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania,

i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której był wykonywany dozór elektroniczny.

2.

Zarchiwizowane dane określone w ust. 1 przechowuje się przez okres 2 lat od chwili

ich uzyskania, w warunkach, w których zapewniona jest ochrona przed ich utratą, zniszczeniem

lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych,

czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

1.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe i informacje

oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu teleinformatycznego

używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego

dotyczące danej sprawy są usuwane. Usunięcia zapisów w bazie danych dokonuje przedstawiciel

upoważnionego podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministerstwa Sprawiedliwości.

2.

Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych

systemu informatycznego oraz z nośnika w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

Usunięcie danych osobowych i informacji może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie

nośnika.

3.

Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza

się

1)

datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny

był wykonywany;

2)

datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych i informacji;

3)

imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności

usuwania;

4)

numer identyfikacyjny nośnika.

4.

Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu penitencjarnego udzielającego

zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego

skazanemu, którego usunięte dane osobowe i informacje dotyczą, kopię protokołu zaś

doręcza się skazanemu.

Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie sposobu

archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych

w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie

dozoru elektronicznego

(Dz. U. Nr 113, poz. 756).

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.