Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję

Rozporządzenie określa

1)

tryb gromadzenia oraz sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, w tym danych

osobowych, o

a)

osobach podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego,

b)

nieletnich dopuszczających się czynów zabronionych przez ustawę jako przestępstwa

ścigane z oskarżenia publicznego,

c)

osobach o nieustalonej tożsamości lub usiłujących ukryć swoją tożsamość,

d)

osobach poszukiwanych ukrywających się przed organami ścigania lub wymiaru sprawiedliwości,

e)

osobach poszukiwanych uznanych za zaginione;

2)

tryb gromadzenia oraz sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, w tym danych

osobowych uzyskanych lub przetwarzanych przez organy innych państw lub przez Międzynarodową

Organizację Policji Kryminalnych - INTERPOL;

3)

tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, w tym danych

osobowych, określonych w pkt 1 przekazywanych organom innych państw lub Międzynarodowej

Organizacji Policji Kryminalnych - INTERPOL w celu zapobiegania przestępczości i jej

zwalczania;

4)

rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania ze zbiorów danych prowadzonych

przez Policję lub zbiorów danych udostępnionych Policji;

5)

wzory dokumentów obowiązujących przy przetwarzaniu danych;

6)

sposób oceny danych pod kątem ich przydatności w prowadzonych sprawach.

1.

Zdjęcia sygnalityczne obejmują: ujęcie twarzy z prawego profilu i z przodu oraz prawego

i lewego półprofilu.

2.

Zdjęcie twarzy z przodu należy wykonać w taki sposób, aby podstawa nosa oraz dolna

krawędź płatków małżowin usznych osoby fotografowanej znajdowały się na jednej wysokości

i tworzyły linię poziomą. Na zdjęciach ukazujących prawy profil oraz lewy półprofil

powinna być widoczna małżowina uszna.

3.

W przypadku gdy osoba ma cechy charakterystyczne budowy anatomicznej (np. brak kończyny,

znaczna wada postawy), wykonuje się zdjęcie w pozycji stojącej z przodu, natomiast

gdy sylwetka osoby jest bardziej charakterystyczna w innym ustawieniu, osobę tę fotografuje

się również w takim ustawieniu. Podczas fotografowania sylwetki osobę ustawia się

w pozycji swobodnej, pozwalającej na utrwalenie jej normalnego wyglądu.

4.

Jeżeli fotografowana osoba lub nieznane zwłoki mają na ciele widoczne znaki szczególne,

a zwłaszcza: tatuaże, blizny, znamiona, deformacje, brak palców u rąk, a nie są one

widoczne na zdjęciu całej sylwetki, znaki te utrwala się na osobnych zdjęciach, które

wraz z negatywami przekazuje się zlecającemu ich wykonanie.

5.

Podczas wykonywania zdjęcia należy zwrócić uwagę na ewentualne próby zafałszowania

wizerunku przez celową zmianę mimiki twarzy lub zmianę sylwetki osoby fotografowanej.

W takim przypadku zdjęcie należy powtórzyć.

Użyte w rozporządzeniu określenia i skróty oznaczają

1)

Interpol - Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnych - INTERPOL;

2)

KBI Warszawa - Krajowe Biuro Interpolu w Warszawie;

3)

kierownik komórki organizacyjnej KGP - kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej

Policji bezpośrednio podległego Komendantowi Głównemu Policji lub jego zastępcom oraz

dyrektora Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji;

4)

ustawa o ochronie danych osobowych - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

(Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.;

5)

ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

6)

zestaw zbiorów danych - kilka zbiorów danych prowadzonych na podstawie wspólnych dla

tych zbiorów systemów teleinformatycznych, zintegrowanych wspólnymi środkami dostępu

oraz zawierających powiązane ze sobą informacje, w tym dane osobowe.

Zdjęcia powinny być wykonane na jednolitym, jasnym tle. Oświetlenie przy wykonywaniu

fotografii powinno zapewnić uzyskanie równomiernie naświetlonego obrazu, możliwie

najbardziej zbliżonego do rzeczywistego wyglądu osoby fotografowanej. Na fotografowanej

osobie lub tle nie mogą występować cienie deformujące i zaciemniające wizerunek danej

osoby.

1.

Administratorem zbiorów danych, w których są przetwarzane informacje, o których mowa

w § 1 pkt 1, jest Komendant Główny Policji.

2.

Komendant Główny Policji jest również administratorem danych w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób, o których mowa w § 1 pkt 1, przetwarzanych

przez Policję w zbiorach danych.

3.

W odniesieniu do danych osobowych uzyskanych od organów innych państw lub z Interpolu,

a następnie przetwarzanych przez Policję w celu realizacji jej zadań ustawowych, Komendant

Główny Policji posiada uprawnienia i wykonuje zadania administratora danych określone

w ustawie o ochronie danych osobowych.

1.

Przy wykonywaniu zdjęć twarzy wykorzystuje się urządzenie do zdjęć sygnalitycznych

UDZS, a w przypadku jego braku specjalne krzesło obrotowe. Jeżeli nie ma takiego krzesła,

zdjęcia twarzy mogą być wykonywane przy użyciu zwykłego krzesła lub przy ustawieniu

osoby w pozycji stojącej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3.

2.

W przypadku wykonywania zdjęć bez stosowania urządzenia UDZS zdjęcia należy wykonać

w skali 1:8.

3.

Na zdjęciu twarzy z profilu powinna być widoczna tabliczka informacyjna zawierająca

następujące dane

1)

nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której wykonano zdjęcie;

2)

numer ewidencyjny zdjęcia i rok jego wykonania;

3)

oznaczenia cyfrowe określające wzrost i kolor włosów, przy czym pierwszą cyfrą oznacza

się wzrost, a drugą kolor włosów.

4.

Na tabliczce informacyjnej, o której mowa w ust. 3, do określenia wzrostu i koloru

włosów osoby fotografowanej używa się następujących oznaczeń cyfrowych

Wzrost

Oznaczenie

do 150 cm

1

151-155 cm

2

156-160 cm

3

161-165 cm

4

166-170 cm

5

171-175 cm

6

176-180 cm

7

181-185 cm

8

ponad 185 cm

9

Kolor włosów

Oznaczenie

rudy

1

blond

2

szatyn

3

brunet

4

siwy

5

szpakowaty

6

Tryb gromadzenia informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych obejmuje

1)

tworzenie zbiorów danych w Policji;

2)

wprowadzanie informacji do zbiorów danych;

3)

procedury zapewniające

a)

dokumentowanie pobieranych, gromadzonych i uzyskiwanych informacji,

b)

kontrolę dostępu do zbiorów danych oraz nadzór nad przetwarzaniem informacji,

c)

weryfikację i usuwanie informacji ze zbiorów danych.

Przed wykonaniem zdjęcia osoba fotografowana powinna być uczesana i ogolona (jeżeli

nie nosi zarostu na stałe), a przy pomiarze wzrostu powinna być bez obuwia.

1.

Zbiory danych, w których Policja gromadzi lub przetwarza informacje, w tym dane osobowe,

są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartotek,

skorowidzów, ksiąg, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji.

2.

Zbiór danych może być utworzony, gdy gromadzenie lub przetwarzanie informacji, w tym

danych osobowych w zbiorze danych, w szczególności cele prowadzenia zbioru, jego zakres

terytorialny, rzeczowy lub zastosowane sposoby przetwarzania w nim informacji pozwolą

skuteczniej wykonywać zadania ustawowe Policji, albo zapewnią lepszą kontrolę, lepszy

nadzór lub lepszą ochronę informacji, niż w przypadku gromadzenia lub przetwarzania

informacji poza zbiorem danych.

3.

Zestaw zbiorów danych może być utworzony, gdy celowe jest zintegrowanie, skoordynowanie

i usprawnianie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w odrębnych

zbiorach danych.

1.

Do zdjęć sygnalitycznych mogą być wykorzystane aparaty fotograficzne tradycyjne lub

cyfrowe. Ogniskowa obiektywów nie powinna być krótsza od podwójnej i dłuższa od potrójnej

długości przekątnej kadru negatywu lub matrycy CCD. W przypadku stosowania urządzenia

UDZS długość ogniskowej określa producent w instrukcji obsługi.

2.

Podczas fotografowania twarzy obiektyw aparatu powinien być ustawiony na wysokości

oczu, a w czasie fotografowania całej sylwetki na wysokości piersi osoby fotografowanej.

Oś optyczną obiektywu należy ustawić prostopadle do fotografowanej osoby.

3.

Ostrość należy ustawić podczas fotografowania osoby z profilu na kąt oka z zachowaniem

niezbędnej głębi ostrości.

4.

W przypadku użycia aparatu cyfrowego minimalny format rejestracji powinien wynosić

2048 × 1536 pikseli przy zastosowanej rozdzielczości 300 ppi, co odpowiada około 3,2

megapikselom.

1.

Zbiory danych oraz zestawy zbiorów danych tworzy w drodze decyzji Komendant Główny

Policji, który ustala ich zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny, odpowiada

za ich wewnętrzną strukturę, przeznaczenie oraz funkcjonowanie w Policji, a także

dostosowuje właściwości tych zbiorów oraz procedury przetwarzania w nich informacji

do rodzaju zadań wykonywanych przez Policję, zakresu informacji niezbędnych do wykonania

określonego zadania, a także do osiągnięcia celów przetwarzania informacji w tych

zbiorach.

2.

Komendant Główny Policji może zezwolić na wykonanie repliki całości lub części zbioru

danych, albo całości lub części zestawu zbiorów danych w celu usprawnienia dostępu

określonej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji do przetwarzanych informacji,

w tym danych osobowych.

1.

Do wykonywania zdjęć sygnalitycznych stosuje się materiały negatywowe barwne o ogólnej

czułości 100-400 ASA. Obróbka fotochemiczna materiału negatywowego powinna być przeprowadzona

zgodnie z zaleceniem jego producenta.

2.

W jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji wyposażonych w odpowiedni sprzęt,

w szczególności w: aparat cyfrowy, komputer, nagrywarkę CD-R, drukarkę, dopuszcza

się wykonywanie zdjęć sygnalitycznych w postaci wydruków komputerowych. Wydruki zdjęć

powinny być wykonane na specjalnym papierze, przeznaczonym do wysokorozdzielczych

wydruków barwnych z zachowaniem rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi w wymiarach

odpowiadających analogicznym zdjęciom sygnalitycznym wykonanym metodą fotograficzną.

3.

Odbitki fotograficzne lub wydruki wykonuje się w formacie 6,5 × 9,5 cm (po dwie na

jednym kadrze). Poszczególne pozy na zdjęciach powinny być ujęte w następującej kolejności

1)

prawy profil twarzy i twarz z przodu (en face) - bez okularów;

2)

prawy i lewy półprofil twarzy.

4.

Odbitki lub wydruki zdjęć całej sylwetki wykonuje się w formacie 5 × 9 cm.

5.

Dopuszczalne jest wykonywanie zdjęć sygnalitycznych i całej sylwetki z wykorzystaniem

materiałów czarno-białych.

6.

Sposób oświetlenia sylwetki oraz obróbka fotochemiczna użytych materiałów powinny

odzwierciedlać rzeczywiste barwy oraz wygląd osoby fotografowanej, a temperatura barwowa

światła powinna być zbliżona do światła dziennego.

1.

Komendant Główny Policji prowadzi rejestr zbiorów danych oraz zestawów zbiorów danych

utworzonych w Policji.

2.

Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności

1)

oznaczenie rodzaju, formy prowadzenia i nazwy zbioru danych lub zestawu zbiorów danych

oraz wskazanie daty wpisu do rejestru;

2)

informacje o podmiotach odpowiedzialnych za administrowanie zbiorem danych lub zestawem

zbiorów danych i uprawnionych do korzystania ze zbioru danych lub zestawu zbiorów

danych;

3)

wskazanie daty utworzenia i podstawy prawnej prowadzenia zbioru danych lub zestawu

zbiorów danych;

4)

oznaczenie celu prowadzenia, zakresu informacyjnego, rzeczowego i terytorialnego zbioru

danych lub zestawu zbiorów danych;

5)

datę likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych oraz numer ewidencyjny i

datę sporządzenia protokołu likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

6)

określenie liczby utworzonych replik zbioru danych lub jego części, albo liczby utworzonych

replik całości lub części zestawu zbiorów danych wraz ze wskazaniem jednostek lub

komórek organizacyjnych Policji, dla których repliki utworzono, oraz wskazaniem dla

każdej repliki informacji, o których mowa w pkt 2, 3 i 5.

3.

Wraz z rejestrem prowadzi się zbiór dokumentów zawierający, odrębnie dla każdego zbioru

danych lub zestawu zbiorów danych, kopie

1)

aktów prawnych dotyczących utworzenia zbioru danych lub zestawu zbiorów danych;

2)

dokumentów dotyczących zmian danych objętych rejestrem;

3)

protokołu likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych.

1.

W celu umożliwienia przekazania do archiwum zdjęć sygnalitycznych w postaci plików

cyfrowych powinny być one zapisane na dysku twardym komputera wydzielonego do ich

magazynowania. Komputer ten powinien być zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych.

2.

W przypadku wykonywania zdjęć aparatem cyfrowym z wykorzystaniem urządzenia UDZS archiwizowane

zdjęcia powinny być umieszczone w folderze o nazwie odpowiadającej literowemu symbolowi

jednostki (bez polskich znaków literowych) z kolejnym numerem ewidencyjnym zdjęcia

i oznaczeniem dwóch ostatnich cyfr roku wykonania (np. KMP_Rzeszow_117_13); poszczególne

zdjęcia w nim zawarte powinny mieć dodatkowo symbol literowy pozy rejestracji: „ab”

- prawy profil i twarz z przodu (en face), „cd” - prawy półprofil i lewy półprofil,

„e” - sylwetka, „f” do „z” - zdjęcia dodatkowe. Poszczególne oznaczenia oddziela się

od siebie symbolem podkreślnika (np. KMP_Rzeszow_117_13_ab).

3.

W przypadku wykonywania zdjęć aparatem cyfrowym bez wykorzystania urządzenia UDZS

archiwizowane zdjęcia powinny być umieszczone w folderze o nazwie odpowiadającej literowemu

symbolowi jednostki (bez polskich znaków literowych) z kolejnym numerem ewidencyjnym

zdjęcia i oznaczeniem dwóch ostatnich cyfr roku wykonania (np. KMP_Rzeszow_117_13);

poszczególne zdjęcia w nim zawarte powinny mieć dodatkowo symbol literowy pozy rejestracji

„a” - prawy profil, „b” - twarz z przodu (en face), „c” - prawy półprofil, „d” - lewy

półprofil, „e” - sylwetka, „f” do „z” - zdjęcia dodatkowe. Poszczególne oznaczenia

oddziela się od siebie symbolem podkreślnika (np. KMP_Rzeszow_117_13_a).

4.

Zdjęcia sygnalityczne w postaci plików cyfrowych przekazuje się na nośnikach jednokrotnego

zapisu (np. płyty CD-R); pliki powinny być zapisane w formacie TIFF (Tagged Image

File Format) lub JPEG (Joint Photographic Expert Group) bez kompresji.

1.

Zbiór danych lub zestaw zbiorów danych likwiduje się łącznie z wykonanymi replikami,

na podstawie decyzji administratora zbioru danych określającej datę likwidacji zbioru,

skład osobowy komisji likwidacyjnej oraz sposób usunięcia zgromadzonych w zbiorze

danych informacji, w tym danych osobowych.

2.

Z likwidacji zbioru danych lub zestawu zbiorów danych sporządza się protokół.

1.

Zlecenie na wykonanie zdjęć oraz kartę albumową z wpisanymi danymi osoby fotografowanej

przekazuje specjaliście kryminalistyki policjant prowadzący postępowanie przygotowawcze,

czynności w sprawie nieletniego lub czynności wyjaśniające w sprawie ustalenia tożsamości

osób lub zwłok.

2.

Karty albumowe z wykonanymi i naklejonymi zdjęciami sygnalitycznymi wraz ze zdjęciami

dodatkowymi są przekazywane za pokwitowaniem policjantowi wymienionemu w ust. 1.

3.

Negatywy lub nośniki ze zdjęciami zapisanymi cyfrowo, wraz z danymi personalnymi osób

na nich zarejestrowanych, są przekazywane do archiwum komendy wojewódzkiej Policji.

Negatywy i nośniki powinny być zabezpieczone przed uszkodzeniem i przechowywane zgodnie

z zaleceniami producenta danego nośnika.

1.

W systemie teleinformatycznym może być prowadzony więcej niż jeden zbiór danych oraz

mogą być przetwarzane informacje, w tym dane osobowe, z różnych zbiorów danych, z

zachowaniem właściwego poziomu ochrony przetwarzanych informacji wynikającego z przepisów

o ochronie danych osobowych oraz ochronie informacji niejawnych.

2.

Zbiór danych może być przetwarzany przy użyciu kilku systemów teleinformatycznych,

jeżeli wymagają tego cele przetwarzania.

3.

Uzyskiwanie informacji, w tym danych osobowych, udostępnianych Policji w trybie określonym

w art. 20 ust. 15 i 16 ustawy o Policji może odbywać się za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, w których są prowadzone

policyjne zbiory danych.

4.

W zestawach zbiorów danych zapewnia się zachowanie właściwego poziomu ochrony i bezpieczeństwa

określonych kategorii informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w poszczególnych

zbiorach danych, oraz zróżnicowanie dostępu do zbiorów danych w zależności od ich

przeznaczenia oraz przydatności lub niezbędności określonych informacji, w tym danych

osobowych, do wykonywania poszczególnych zadań Policji.

1.

Zwłoki o nieustalonej tożsamości fotografuje się w czterech ujęciach głowy

1)

prawy profil;

2)

widok twarzy z przodu (en face);

3)

półprofil prawy;

4)

półprofil lewy.

2.

Dodatkowo wykonuje się zdjęcie całej sylwetki oraz zdjęcie lewej małżowiny usznej

z uwzględnieniem zasad fotografii skalowej.

3.

Przed wykonaniem zdjęć zwłok do celów identyfikacyjnych głowę i twarz doprowadza się

do wyglądu zbliżonego do stanu przed śmiercią. Zwłoki fotografuje się w odzieży, w

jaką były ubrane. W przypadku gdy zwłoki były bez odzieży, do fotografii przykrywa

się je tkaniną, pozostawiając je od ramion odsłonięte.

1.

Do wykonywania czynności w zakresie pobierania, uzyskiwania, gromadzenia, sprawdzania,

przetwarzania i wykorzystywania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa

w art. 20 ust. 2a i 2b ustawy o Policji, prowadzi się w Policji Krajowy System Informacyjny Policji (KSIP) będący zestawem

zbiorów danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych.

2.

W KSIP mogą być przetwarzane również informacje, w tym dane osobowe, do których gromadzenia,

uzyskiwania i przetwarzania Policja jest uprawniona na podstawie odrębnych ustaw,

jeżeli takie przetwarzanie przyczynia się do koordynacji informacji oraz efektywniejszej

organizacji i realizacji ustawowych zadań Policji w zakresie wykrywania i ścigania

sprawców przestępstw oraz zapobiegania przestępczości oraz jej zwalczania, a także

ochrony życia i zdrowia ludzi.

3.

Do funkcjonowania KSIP stosuje się odpowiednio przepisy § 6.

1.

Policjanci lub pracownicy Policji są obowiązani do wprowadzania informacji, w tym

danych osobowych, do zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych,

zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji.

2.

Policjanci lub pracownicy Policji uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych

osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania są obowiązani

sprawdzić, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już

do niego wprowadzona.

3.

Policjanci lub pracownicy Policji korzystają z informacji, w tym z danych osobowych,

przetwarzanych w zbiorach danych wyłącznie wtedy, gdy jest to przydatne lub niezbędne

do prawidłowego wykonania czynności służbowych oraz podczas ich wykonywania.

1.

Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, oraz do użytkowania systemów

teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje określone w § 1 pkt 1 i

2, a także informacje, o których mowa w art. 20 ust. 15 ustawy o Policji, udostępnione Policji w sposób określony w art. 20 ust. 16 tej ustawy, dopuszcza

się wyłącznie policjantów i pracowników Policji upoważnionych przez Komendanta Głównego

Policji, zwanych dalej „osobami uprawnionymi”.

2.

Komendant Główny Policji określa, indywidualnie dla każdego zbioru danych, w trybie

określonym w § 6, procedury nadawania, zmiany, cofania lub utraty uprawnień osobom

uprawnionym. W tym samym trybie Komendant Główny Policji określa osoby upoważnione

w jego imieniu do nadawania, zmiany i cofania uprawnień osobom uprawnionym.

Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych,

w zbiorze danych, w tym prowadzonym w systemie teleinformatycznym, każdą osobę uprawnioną

zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji,

w tym danych osobowych, w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony

informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych. Osoba uprawniona składa pisemne

oświadczenie o zapoznaniu się z tymi przepisami.

1.

Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy

uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2.

Dla każdej osoby uprawnionej będącej użytkownikiem systemu teleinformatycznego ustala

się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3.

Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym

może mieć miejsce wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

zawartych w zbiorach danych

1)

rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji po raz pierwszy do zbioru danych;

2)

sprawdzanie - polegające na zapoznaniu się z informacjami znajdującymi się w zbiorach

danych;

3)

klasyfikowanie - polegające na porządkowaniu zawartości zbiorów danych według określonych

kryteriów;

4)

weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości

zarejestrowanych informacji lub na dokonywaniu oceny przydatności albo niezbędności

informacji do dalszego ich przetwarzania;

5)

modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji znajdujących się w zbiorze

danych, w tym zmianę zarejestrowanych informacji lub ich uzupełnienie;

6)

typowanie - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w zbiorach danych, informacji

o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;

7)

analizowanie - polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi

informacjami znajdującymi się w zbiorze danych;

8)

przekazywanie - polegające na udostępnieniu informacji ze zbioru danych innemu uprawnionemu

podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

9)

usuwanie - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji w sposób uniemożliwiający

dalsze ich odczytywanie;

10)

wykorzystywanie - polegające na korzystaniu z informacji zgromadzonych w zbiorze danych

w celu wykrywczym, dowodowym lub identyfikacyjnym.

Administrator zbioru danych zapewnia rejestrację, w formie odpowiedniej do właściwości

danego zbioru danych, każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,

w zakresie

1)

czasu (daty, godziny i minuty) rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym

lub w ręcznie sporządzanej ewidencji;

2)

identyfikatora kadrowego, niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz posiadanego uprawnienia

dostępu do zbioru danych policjanta lub pracownika Policji wykonującego operację przetwarzania;

3)

zakresu informacji, do których policjant lub pracownik Policji miał dostęp w związku

z wykonywaną operacją przetwarzania informacji;

4)

daty pierwszego wprowadzenia informacji do zbioru danych;

5)

źródła informacji w przypadku uzyskania danych osobowych nie od osoby, której dane

dotyczą;

6)

przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, jaka nastąpiła w wyniku wykonanej

operacji przetwarzania informacji;

7)

danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji;

8)

wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji;

9)

wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy o ochronie danych osobowych.

1.

Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, mogą być wykonywane również

na zlecenie policjantów i pracowników Policji uprawnionych do przetwarzania informacji,

w tym danych osobowych, zgromadzonych w danym zbiorze danych, którzy nie mają bezpośredniego

dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony ten zbiór danych.

Do zlecającego stosuje się odpowiednio § 12 i § 13.

2.

Do przetwarzania, o którym mowa w ust. 1, stosuje się formularze rejestracyjne.

3.

Za prawidłowe i poprawne wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych

osobowych, odpowiadają osoby uprawnione bezpośrednio przetwarzające informacje w zbiorze

danych, a za prawidłowe i poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego zlecający

wykonanie operacji przetwarzania informacji.

4.

Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki właściwe w sprawach

wykonywania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach

danych.

1.

Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego,

w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator

tego zbioru.

2.

W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej

niż jednym zbiorze danych lub w obrębie jednego zbioru danych, ale w kilku odrębnych

kategoriach informacji wydzielonych w tym zbiorze, każda rejestracja tej informacji

ma odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazanie jej powiązania

z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu

1)

sposobów zapewniających zgodność przetwarzania ze wskazanym dla zbioru danych celem

przetwarzania;

2)

dokumentów sporządzonych według wzorów określonych w niniejszym rozporządzeniu właściwych

dla zbioru danych;

3)

wprowadzonych przez administratora zbioru danych formularzy usprawniających pod względem

technicznym przetwarzanie informacji, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

Informacje, o których mowa w art. 20 ust. 2aa i 2ab ustawy o Policji, przetwarza KBI Warszawa w globalnym systemie komunikacji Interpolu I - 24/7 poprzez

1)

bezpośredni dostęp do tego systemu oraz przetwarzanie informacji w zbiorach danych

Interpolu;

2)

wymianę informacji z Sekretariatem Generalnym Interpolu albo bezpośrednio z innymi

krajowymi biurami Interpolu.

1.

Pobierane i uzyskiwane przez Policję dane osobowe, w postaci odcisków linii papilarnych,

przetwarza się w zbiorze danych - Centralna Registratura Daktyloskopijna.

2.

Pobranie odcisków linii papilarnych następuje poprzez wypełnienie jednostronnych kart

daktyloskopijnych w dwóch egzemplarzach albo poprzez pobranie ich za pomocą urządzenia

do elektronicznego daktyloskopowania.

3.

Pobrane odciski linii papilarnych rejestruje się w Centralnej Registraturze Daktyloskopijnej

poprzez przekazanie dwóch jednostronnie wypełnionych kart daktyloskopijnych albo poprzez

przesłanie zapisu odcisków linii papilarnych w postaci elektronicznej z użyciem systemu

teleinformatycznego.

1.

Pobierane i uzyskiwane przez Policję informacje w formie zdjęć osób, w tym zdjęć sygnalitycznych,

lub szkiców i opisów wizerunków przetwarza się w odpowiednio opisanych zestawach kart

albumowych.

2.

Karty albumowe mogą być sporządzane również na informatycznych nośnikach danych.

3.

Materiały źródłowe służące do sporządzania zdjęć w postaci negatywów lub zapisów cyfrowych

na informatycznych nośnikach danych z cyfrowymi zapisami zdjęć gromadzi się w komórkach

organizacyjnych Policji do spraw techniki kryminalistycznej właściwych ze względu

na miejsce wykonania zdjęcia.

4.

Zdjęcia, o których mowa w ust. 1, można wykorzystywać do sporządzania tablic poglądowych

w prowadzonych postępowaniach przygotowawczych w sprawach o przestępstwa ścigane z

oskarżenia publicznego lub do tworzenia albumów fotograficznych okazywanych w celach

identyfikacyjnych lub wykrywczych.

5.

Warunki techniczne i sposoby wykonywania zdjęć sygnalitycznych oraz zdjęć zwłok określa

załącznik nr 1 do rozporządzenia.

1.

W celu zapewnienia wykonywania zadań administratora danych, a zwłaszcza należytego

i sprawnego przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w podległych jednostkach

organizacyjnych Policji - Komendant Główny Policji, komendanci wojewódzcy (Stołeczny)

Policji oraz kierownicy komórek organizacyjnych KGP mogą podejmować czynności w zakresie

kontroli i nadzoru służbowego.

2.

Czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego mogą być podejmowane z własnej

inicjatywy lub na wniosek podmiotu wymienionego w ust. 1.

3.

Komendant Główny Policji wyznacza komórkę organizacyjną Komendy Głównej Policji upoważnioną

do wykonywania czynności w trybie kontroli i nadzoru służbowego na zlecenie lub polecenie

podmiotów, o których mowa w ust. 1.

1.

Kontroli i nadzorowi służbowemu mogą podlegać

1)

dostęp do zbiorów danych prowadzonych w Policji oraz do informacji, w tym danych osobowych,

w nich przetwarzanych;

2)

dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych dostępnych

Policji w drodze teletransmisji danych na podstawie art. 20 ust. 15 i 16 ustawy o Policji;

3)

przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych, o których mowa

w pkt 1 i 2;

4)

uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych,

o których mowa w pkt 1 i 2, oraz policjanci i pracownicy Policji uprawnieni do przetwarzania

informacji, w tym danych osobowych, w tych zbiorach danych.

2.

Czynności w zakresie kontroli i nadzoru służbowego mogą być realizowane w szczególności

poprzez

1)

weryfikację, typowanie i analizę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych

w zbiorach danych;

2)

sprawdzanie zakresu dostępu do zbiorów danych, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania

wykonanych na informacjach, w tym danych osobowych, oraz uzyskiwanie wyników sprawdzenia,

a także ich ocenę, analizę lub weryfikację;

3)

kontrolę rejestrów operacji (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym,

o których mowa w § 16;

4)

kontrolę i ocenę legalności, poprawności, kompletności i celowości przetwarzania informacji,

w tym danych osobowych, a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;

5)

zapoznawanie się z dokumentacją stanowiącą podstawę do wprowadzenia informacji, w

tym danych osobowych, do zbioru danych, a także stanowiącą podstawę ich sprawdzenia,

wykorzystania, modyfikacji lub usunięcia;

6)

wydawanie poleceń, zaleceń lub wytycznych w celu usunięcia stwierdzonych uchybień

w przetwarzaniu informacji, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierowanie

sprawy do właściwego przełożonego dyscyplinarnego;

7)

usuwanie informacji, co do których stwierdzono brak przesłanek przetwarzania informacji,

w tym danych osobowych, przez Policję.

1.

Pobranie lub uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, ze zbiorów danych prowadzonych

przez inne organy lub jednostki, organy Policji dokumentują poprzez sporządzenie na

piśmie wniosku o przekazanie lub udostępnienie informacji kierowanego do podmiotu

dysponującego informacjami, w tym także do osoby fizycznej.

2.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera następujące dane

1)

oznaczenie sprawy;

2)

określenie zbioru danych, z którego informacje mają zostać udostępnione;

3)

wskazanie informacji podlegających udostępnieniu;

4)

wskazanie wnioskodawcy;

5)

wskazanie podstawy prawnej udostępnienia informacji;

6)

oznaczenie formy przekazania lub udostępnienia informacji;

7)

imię, nazwisko, stopień służbowy lub zajmowane stanowisko osoby upoważnionej do pobrania

informacji lub zapoznania się z ich treścią.

3.

W przypadkach niecierpiących zwłoki, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą

podejrzaną o popełnienie przestępstwa albo podczas wykonywania czynności mających

na celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia - policjant może uzyskiwać

informacje, w tym dane osobowe, ze zbiorów danych, o których mowa w ust. 1, na podstawie

ustnego wniosku, podając informacje, o których mowa w ust. 2.

4.

Uzyskanie informacji w formie ustnej potwierdza się po ustaniu okoliczności, o których

mowa w ust. 3, w pisemnym wniosku, w zakresie określonym w ust. 2, skierowanym do

podmiotu, od którego uzyskano informacje.

5.

Przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się do informacji zawartych w zbiorach danych udostępnionych

Policji w drodze teletransmisji danych zgodnie z art. 20 ust. 16 ustawy o Policji.

6.

W razie pobrania dokumentów zawierających informacje uzyskiwane w trybie wniosku,

o którym mowa w ust. 1, policjant lub pracownik Policji upoważniony do pobrania informacji

potwierdza ich pobranie albo uzyskanie wglądu w treść informacji.

7.

Dokumenty, o których mowa w ust. 6, zwraca się za pokwitowaniem w miejscu i czasie

uzgodnionym z osobą przekazującą, chyba że na podstawie odrębnych przepisów podlegają

one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.

Udokumentowaniem pobrania, uzyskania lub zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych,

oraz potwierdzeniem zarejestrowania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze

danych lub potwierdzeniem wykonania innej operacji przetwarzania informacji, w tym

danych osobowych, w systemie teleinformatycznym jest wydruk lub raport zawierający

zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych danych albo formularz

rejestracyjny z nadanym identyfikatorem określonego zbioru danych.

Pobranie, uzyskanie lub otrzymanie od organów ścigania innych państw na podstawie

ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw

członkowskich Unii Europejskiej

(Dz. U. Nr 230, poz. 1371) informacji, w tym danych osobowych, które są przetwarzane przez Policję w zbiorach

danych, jest dokumentowane w sposób odpowiadający rodzajowi pobranych lub uzyskanych

informacji oraz w formie właściwej dla zbioru danych, w którym te informacje są przetwarzane

przez Policję.

Wzory kart daktyloskopijnych, o których mowa w § 21 ust. 2 i 3, stanowią załączniki

nr 2-5 do rozporządzenia

1)

załącznik nr 2 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców;

2)

załącznik nr 3 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni;

3)

załącznik nr 4 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców sporządzanej

w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego

(Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.;

4)

załącznik nr 5 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych dłoni sporządzanej

w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego.

1.

Wzór karty albumowej, o której mowa w § 22 ust. 1, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

2.

Wzór protokołu likwidacji zbioru danych albo zestawu zbiorów danych stanowi załącznik

nr 7 do rozporządzenia.

3.

Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych stanowi załącznik nr 8

do rozporządzenia.

1.

Do korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych

prowadzonych w Policji są uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych,

służby policyjne

1)

kryminalna;

2)

prewencyjna;

3)

śledcza;

4)

Lotnictwa Policji;

5)

wspomagająca działalność Policji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.

2.

Informacje, w tym dane osobowe, zgromadzone w zbiorach danych udostępnia się wyłącznie

osobom uprawnionym.

1.

Do korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych

udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych są uprawnione, w zakresie niezbędnym

do wykonywania zadań służbowych, służba kryminalna, prewencyjna, śledcza, Lotnictwa

Policji oraz wspomagająca działalność Policji w zakresie organizacyjnym.

2.

Informacje, w tym dane osobowe, udostępnia się wyłącznie osobom uprawnionym.

1.

Dane osobowe zgromadzone w celu wykrycia przestępstwa podlegają systematycznej weryfikacji

przez organy Policji zgodnie z art. 20 ust. 17 ustawy o Policji.

2.

Przy weryfikacji danych osobowych pod kątem ich przydatności w prowadzonych postępowaniach

uwzględnia się

1)

rodzaj i charakter popełnionego czynu wyczerpującego znamiona przestępstwa;

2)

rodzaj i charakter dobra chronionego prawem naruszonego popełnionym przestępstwem;

3)

formy sprawstwa i umyślności jego popełnienia;

4)

postaci zamiaru i skutki czynu, w tym rodzaj i rozmiar wyrządzonej lub grożącej szkody;

5)

zagrożenie sankcją karną za popełnione przestępstwo;

6)

liczbę popełnionych przestępstw;

7)

czas, jaki upłynął od momentu wprowadzenia informacji do zbioru danych do momentu

dokonywania weryfikacji;

8)

inne informacje zgromadzone o osobie;

9)

legalność uzyskania, pobrania lub zgromadzenia informacji oraz prawdziwość tych informacji;

10)

istnienie przesłanek legalności oraz niezbędności dalszego przetwarzania informacji

do wykonania zadań ustawowych Policji;

11)

wystąpienie okoliczności określonych w art. 20 ust. 17b i 18 ustawy o Policji.

Weryfikacji, o której mowa w § 32, organy Policji dokonują z urzędu z wykorzystaniem

informacji

1)

zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Policji powiązanych z danymi osobowymi

wytypowanymi do weryfikacji;

2)

zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 1-6, art. 33 i 35 ustawy o ochronie danych osobowych;

3)

uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

1.

Administrator danych lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia

danych osobowych ze zbioru danych, uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku weryfikacji,

o której mowa w § 32. Komisja sporządza protokół usunięcia danych osobowych ze zbioru

danych.

2.

W protokole usunięcia danych osobowych ze zbioru danych zamieszcza się opis usuniętych

danych osobowych oraz wykaz zniszczonych dokumentów lub nośników informatycznych zawierających

te dane osobowe, a także wskazuje się sposób ich zniszczenia.

1.

Organ Policji, który zebrał lub zgromadził w zbiorze danych dane osobowe w celu dowodowym

lub identyfikacyjnym, weryfikując te dane, uwzględnia rodzaj chronionego dobra, upływ

terminów przewidzianych do archiwizacji akt prowadzonych spraw, przedawnienie karalności

czynu będącego podstawą zgromadzenia danych osobowych lub ustanie okoliczności albo

ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie tych danych do zbioru danych. Do

oceny tych danych osobowych stosuje się odpowiednio § 32.

2.

Do przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych, o których mowa w ust. 1,

stosuje się odpowiednio § 34.

Dane osobowe uzyskane, pobrane lub otrzymane od organów innych państw lub Interpolu

weryfikuje się i usuwa w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku

gdy nie został on określony - w sposób wskazany w § 32-35.

Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych

nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych

1)

przy użyciu technik programowych lub sprzętowych;

2)

przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli

ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe.

1.

Organy Policji dostosują tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania informacji, w tym

danych osobowych, oraz sposób oceny danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych

lub zestawach zbiorów danych do wymogów określonych w niniejszym rozporządzeniu w

terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

2.

Decyzje w sprawie utworzenia zbiorów informacji wydane na podstawie przepisów dotychczasowych

pozostają w mocy do czasu wydania decyzji w sprawie utworzenia zbiorów danych lub

zestawów zbiorów danych na podstawie przepisów niniejszego rozporządzenia, nie dłużej

jednak niż przez okres 3 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.