Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie dokumentowania działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia

Rozporządzenie określa dokumentację dotyczącą

1)

zatrudnionych pracowników ochrony oraz zawieranych i realizowanych umów dotyczących

koncesjonowanej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę wykonującego

działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia, zwanego dalej „przedsiębiorcą”;

2)

organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne

podczas świadczenia przez nie usług ochrony osób i mienia z bronią.

Przedsiębiorca obowiązany jest prowadzić dokumentację, w skład której wchodzą

1)

wykaz pracowników ochrony;

2)

w zakresie zawieranych i realizowanych umów

a)

rejestr zawartych umów,

b)

księga realizacji umowy, wraz z ewidencją notatek dotyczących użycia lub wykorzystania

przez pracowników ochrony środka przymusu bezpośredniego i broni palnej, sporządzonych

w trakcie realizacji tej umowy;

3)

w zakresie organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje

ochronne

a)

dziennik zmiany,

b)

książka transportów wartości pieniężnych.

1.

Wykaz pracowników ochrony powinien zawierać dane osób wykonujących na rzecz przedsiębiorcy

zadania ochrony osób i mienia.

2.

Rejestr zawartych umów powinien zawierać następujące dane

1)

numer umowy;

2)

datę zawarcia i rozwiązania umowy;

3)

oznaczenie strony lub stron umowy, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę;

4)

określenie przedmiotu umowy.

3.

Księga realizacji umowy powinna zawierać następujące dane

1)

numer umowy;

2)

datę rozpoczęcia i zakończenia usługi;

3)

miejsce wykonywania usługi;

4)

formę wykonywanej usługi określoną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia;

5)

imiona i nazwiska pracowników ochrony wykonujących usługę;

6)

imiona i nazwiska pracowników ochrony sprawujących nadzór nad pracownikami, o których

mowa w pkt 5;

7)

ilość i rodzaj broni palnej przydzielonej pracownikom ochrony do wykonania usługi;

8)

ilość i rodzaj środków przymusu bezpośredniego przydzielonych pracownikom ochrony

do wykonania usługi.

4.

Dziennik zmiany powinien zawierać następujące dane

1)

datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia zmiany;

2)

imiona i nazwiska, uzbrojenie i wyposażenie pracowników ochrony na zmianie;

3)

wskazanie rozmieszczenia poszczególnych pracowników, o których mowa w pkt 2;

4)

przebieg zmiany z uwzględnieniem

a)

zadań ochrony osób i mienia faktycznie wykonywanych przez pracowników, o których mowa

w pkt 2,

b)

opisu wydarzeń nadzwyczajnych;

5)

datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników,

o których mowa w ust. 3 pkt 6.

5.

Książka transportów wartości pieniężnych powinna zawierać

1)

datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu;

2)

imiona i nazwiska pracowników ochrony;

3)

imię i nazwisko kierowcy;

4)

imię i nazwisko osoby transportującej;

5)

określenie uzbrojenia i wyposażenia osób, o których mowa w pkt 2-4;

6)

rodzaj użytego pojemnika specjalistycznego;

7)

określenie środków transportu z uwzględnieniem rodzaju użytego bankowozu, pojazdu

ubezpieczającego, numerów rejestracyjnych tych pojazdów;

8)

określenie środków łączności;

9)

datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników,

o których mowa w ust. 3 pkt 6.

1.

Dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

2.

Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, stosuje się rozwiązania

techniczne odpowiednie do ilości danych, zapewniające właściwą rejestrację i przechowywanie

dokumentacji, jej używalność i wiarygodność, co najmniej do upływu okresu przechowywania.

3.

Strony dokumentacji prowadzonej w formie papierowej powinny być kolejno numerowane

i stanowić uporządkowaną całość.

Dokumentacja jest prowadzona z uwzględnieniem konieczności

1)

zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnioną zmianą danych;

2)

zachowania integralności i wiarygodności oraz możliwości weryfikacji na podstawie

dokumentów źródłowych przechowywanych w siedzibie przedsiębiorcy albo w miejscu wykonywania

działalności;

3)

zapewnienia dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym oraz zabezpieczenia przed dostępem

osób nieuprawnionych;

4)

identyfikacji osób uprawnionych oraz zmian dokonywanych przez te osoby.

1.

Aktualizacji zapisów dokonuje się niezwłocznie po powstaniu zmiany.

2.

Zapisów w dokumentacji dokonują w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny osoby uprawnione.

3.

Poprawki w dokumentacji powinny być dokonywane innym kolorem niż kolor prowadzonej

dokumentacji, w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny, oraz być opatrzone czytelnym

podpisem osoby dokonującej poprawki lub jej imieniem i nazwiskiem w przypadku dokumentacji

prowadzonej w formie elektronicznej.

W przypadku ksiąg realizacji umów, wykonywanych przez tych samych pracowników ochrony,

może być prowadzona wspólna dokumentacja dotycząca danych, o których mowa w § 3 ust.

3 pkt 5-8.

1.

W trakcie wykonywania działalności dokumentację przechowuje się w siedzibie przedsiębiorcy

albo miejscu wykonywania działalności.

2.

Dziennik zmiany prowadzony jest w obiektach chronionych przez specjalistyczną uzbrojoną

formację ochronną.

3.

Książka transportów wartości pieniężnych prowadzona jest w miejscu przechowywania

dokumentacji.

4.

Po zakończeniu wykonywania działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia przedsiębiorca

zawiadamia organ koncesyjny o miejscu przechowywania dokumentacji.

Księgi realizacji umów, których prowadzenie rozpoczęto przed dniem wejścia w życie

niniejszego rozporządzenia, mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do czasu

wygaśnięcia umowy.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.