Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów

Rozporządzenie określa sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów

z wyborów

1)

do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

2)

Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

3)

do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej;

4)

do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;

5)

wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

1.

Dokumenty z wyborów obejmujące dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych,

w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące

materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), przekazuje się i przechowuje w sposób określony dla dokumentów z wyborów w postaci

papierowej.

2.

Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie

zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom

lub danym dokumentami w postaci papierowej.

Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych

oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych

i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań.

1.

Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej „depozytariuszami”,

starosta, marszałek województwa oraz dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego

i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z

wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy zawierający

1)

nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego;

2)

nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z

wyborów;

3)

datę wyborów;

4)

datę sporządzenia spisu;

5)

imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i

przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów

z wyborów;

6)

dla każdej pozycji spisu

a)

liczbę porządkową,

b)

tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

c)

roczną datę lub roczne daty krańcowe,

d)

liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania - liczbę

metrów bieżących,

e)

oznaczenie kategorii archiwalnej,

f)

adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów

z wyborów w archiwum,

g)

adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w

szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub

dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

2.

Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne

oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.

W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu, dotyczących przekazywania do archiwów

państwowych oraz przechowywania w nich i udostępniania dokumentów z wyborów, stosuje

się przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1.

Depozytariusz przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z głosowania z obwodowych komisji

wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem

lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach

przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2.

Udostępnianie przez depozytariusza dokumentów z głosowania organom, o których mowa

w art. 79 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione.

Jeden egzemplarz protokołu depozytariusz przekazuje do wiadomości dyrektorowi właściwej

miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

1.

Po upływie 30 dni od

1)

rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów, o których mowa w §

1 pkt 1 i 2,

2)

podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności

wyboru posła do Parlamentu Europejskiego w wyborach, o których mowa w § 1 pkt 3,

3)

wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa

w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów - od

upływu terminu zgłaszania protestów

- dokumenty z głosowania, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 2 oraz § 3,

podlegają brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo

delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum

państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2.

Po upływie terminów, o których mowa w ust. 1, depozytariusz przekazuje w sposób zapewniający

ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych

osobowych znajdujących się w dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem, dyrektorowi

właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego następujące dokumenty z

wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego

1)

protokoły głosowania w obwodzie;

2)

protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty

dotyczące obsługi obwodowej komisji wyborczej;

3)

dokumenty dotyczące powołania obwodowych komisji wyborczych.

Dokumenty z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz

od komisarzy wyborczych stanowią materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu

archiwalnego, o ile przepis rozporządzenia nie stanowi inaczej.

Dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego przyjmuje dokumenty

z wyborów z okręgowych i rejonowych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych

w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub

utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach

przed nieuprawnionym ujawnieniem.

1.

Odpowiednio wójt, starosta lub marszałek województwa przyjmuje oraz przechowuje dokumenty

z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych, w sposób zapewniający ochronę tych

dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych

osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2.

Udostępnienie dokumentów z wyborów, o których mowa w ust. 1, organom, wymienionym

w art. 79 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione.

Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo

delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

1.

Po upływie terminu określonego w § 7 ust. 1 pkt 3, wójt, starosta lub marszałek województwa

przekazują dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych dyrektorowi właściwej

miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2.

Jeżeli wójt, starosta lub marszałek województwa przechowywali dwa egzemplarze dokumentów

z wyborów, przekazaniu dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura

Wyborczego podlega jeden egzemplarz, a po zakończeniu przekazywania drugi egzemplarz

może podlegać brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo

delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum

państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

Dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego przechowuje dokumenty z wyborów w archiwum

zakładowym w sposób zapewniający ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub

utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach

przed nieuprawnionym ujawnieniem.

1.

W terminie 5 lat od dnia wyborów dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego przekazuje

dokumenty z wyborów do archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury

Krajowego Biura Wyborczego.

2.

Przekazanie, o którym mowa w ust. 1, następuje na zasadach i w trybie określonych

w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3.

Przekazaniu nie podlegają

1)

wykazy podpisów osób popierających

a)

utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b)

listę kandydatów na posłów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej,

c)

zgłoszenie kandydata na senatora,

d)

listę kandydatów na posłów do Parlamentu Europejskiego,

e)

listę kandydatów na radnych,

f)

zgłoszenie kandydata na wójta (burmistrza, prezydenta miasta);

2)

następujące dokumenty dołączone do sprawozdań finansowych komitetów wyborczych, umożliwiające

weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji

a)

dokumenty bankowe dotyczące każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego,

b)

protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego,

c)

umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków,

d)

pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy,

e)

umowy rachunku bankowego,

f)

umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu),

g)

umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia).

4.

Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, podlegają brakowaniu po upływie 10 lat od

dnia wyborów.

5.

Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, mogą podlegać brakowaniu po upływie okresów

przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości.

6.

Brakowanie, o którym mowa w ust. 4 i 5, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie

składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę

na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby

delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

1.

Dokumenty z wyborów, przechowywane w delegaturze Krajowego Biura Wyborczego, udostępnia

się w siedzibie tej delegatury do wglądu osobie zainteresowanej w obecności i pod

nadzorem upoważnionego pracownika delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w której

te dokumenty są przechowywane.

2.

Przekazanie informacji zawartych w dokumentach z wyborów w postaci reprodukcji tych

dokumentów, w tym reprodukcji uwierzytelnionych, albo w postaci pisemnej odpowiedzi

na zapytanie wymaga zgody dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

Szef Krajowego Biura Wyborczego przyjmuje i przechowuje w archiwum zakładowym Krajowego

Biura Wyborczego dokumenty z wyborów z Państwowej Komisji Wyborczej w sposób zapewniający

ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę

danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

1.

Dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu

archiwalnego, przekazuje się w terminie 5 lat od dnia wyborów do właściwego archiwum

państwowego, z wyjątkiem następujących dokumentów

1)

wykazów podpisów osób popierających

a)

utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b)

zgłoszenie kandydata na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

2)

dokumentów wymienionych w § 13 ust. 3 pkt 2.

2.

Przekazanie następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach.

1.

Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, po upływie 10 lat od dnia wyborów,

podlegają brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

2.

Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2, po upływie okresów przechowywania wynikających

z przepisów o rachunkowości, mogą podlegać brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura

Wyborczego.

3.

Brakowanie, o którym mowa w ust. 1 i 2, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach.

Do udostępniania dokumentów z wyborów, przechowywanych przez Szefa Krajowego Biura

Wyborczego, stosuje się odpowiednio przepisy § 14.

Do przekazywania, przechowywania i udostępniania określonych w dotychczasowych przepisach

dokumentów z wyborów przeprowadzonych po dniu wejścia w życie ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, a przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się te przepisy.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.