Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy

1.

Metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt

sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

2.

Metryka sprawy prowadzona jest w formie pisemnej lub elektronicznej.

1.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie

teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym

wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw

oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi

widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający

1)

oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);

2)

tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);

3)

datę dokonanej czynności;

4)

określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko);

5)

określenie podejmowanej czynności;

6)

wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

2.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie

teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych

usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji danych,

o których mowa w ust. 1, to za metrykę sprawy uważa się te dane.

1.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje w systemie

teleinformatycznym, o którym mowa w § 2, to metrykę sporządza się w formie tabeli,

odnotowując w niej poszczególne czynności w sprawie. Wzór tabeli stanowi załącznik

do rozporządzenia.

2.

Tabelę, o której mowa w ust. 1, można wypełniać odręcznie lub w formie elektronicznej,

dołączając jej wydruk do akt sprawy po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub

w razie zaistnienia takiej potrzeby.

3.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu tworzenia metryk spraw w postaci elektronicznej

jest możliwe pod warunkiem

1)

zapewnienia ochrony metryk elektronicznych przed utratą przez okresowe wykonywanie

kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym

zapisywane są dane bieżące;

2)

zapewnienia jednoznacznego powiązania elektronicznych metryk z nieelektronicznymi

aktami spraw, do których się odnoszą;

3)

możliwości niezwłocznego odnalezienia i w razie potrzeby wydrukowania żądanej metryki.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 7 marca 2012 r.