Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego

§ 3. 1. Minister zarządza audyt instytutu, w celu jego przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie od

trzech do pięciu osób, zwany dalej „zespołem audytowym”, oraz wydaje imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.

§ 1. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia

30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;

2) instytucie — rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy;

2. W skład zespołu audytowego wchodzą audytorzy, z których każdy spełnia co najmniej jedno z następujących wymagań

1) wyróżnia się wysokim poziomem wiedzy z zakresu

działalności instytutu;

3) ministrze — rozumie się przez to ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego;

2) posiada doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli lub w dokonywaniu audytu;

4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia audytu

instytutu;

3) posiada doświadczenie w zakresie dokonywania

czynności rewizji finansowej.

5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia kontroli

instytutu;

3. Minister spośród powołanych osób wyznacza

kierownika zespołu audytowego.

4. Imienne upoważnienie do przeprowadzania

audytu zawiera

rcl

6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną

przez jej przewodniczącego.

§ 2. 1. Minister zarządza kontrolę instytutu, w celu

jej przeprowadzenia powołuje zespół, w składzie co

najmniej dwuosobowym, zwany dalej „zespołem kontrolującym”, oraz wydaje imienne upoważnienia do

przeprowadzenia kontroli.

w.

2. Minister spośród powołanych osób wyznacza

kierownika zespołu kontrolującego.

3. Imienne upoważnienie do przeprowadzenia

kontroli zawiera

1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości

kontrolera;

ww

2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzana kontrola;

3) zakres kontroli oraz okres objęty kontrolą;

4) termin przeprowadzenia kontroli;

1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości

audytora;

2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzany audyt;

3) temat audytu;

4) termin ważności upoważnienia;

5) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.

§ 4. 1. Kontroler lub audytor nie może być zatrudniony w instytucie ani pozostawać z instytutem lub

osobami w nim zatrudnionymi w takich stosunkach,

które mogą oddziaływać na sposób wykonywania

czynności kontrolnych.

2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler lub audytor składa ministrowi pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli lub audycie.

5) termin ważności upoważnienia;

6) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.

1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje dzia-

łem administracji rządowej — kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia

Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury

i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).

3. Kontroler lub audytor podlega wyłączeniu od

udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli

1) wyniki kontroli lub audytu mogą dotyczyć jego

praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków

jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub

4) informacje i wyjaśnienia złożone przez pracowników audytowanego instytutu;

2) w okresie roku przed dniem rozpoczęcia kontroli

lub audytu był odpowiedzialny za działalność, która podlega kontroli lub audytowi.

6) uwagi i zastrzeżenia do treści projektu sprawozdania z audytu;

.go

v.p

l

kurateli; powody wyłączenia kontrolera lub audytora trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego

pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli;

4. Kontroler lub audytor może być wyłączony od

udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

5. Minister wyłącza kontrolera lub audytora od

udziału w czynnościach. W przypadku wyłączenia,

minister wyznacza do zespołu kontrolującego lub audytowego innego kontrolera lub audytora i powiadamia o tym dyrektora instytutu.

§ 5. 1. Przed przystąpieniem do dokonania audytu

zespół audytowy przygotowuje program audytu.

2. Program audytu określa cel i szczegółowy zakres audytu, kryteria oceny stanu faktycznego oraz

termin dokonania audytu.

3. Program audytu podpisuje kierownik zespołu

audytowego i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

7) dokumenty związane z wyjaśnieniem uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania;

8) sprawozdanie z audytu;

9) zalecenia ministra, o których mowa w art. 36 ust. 4

ustawy.

2. Akta audytu przechowuje się w urzędzie obsługującym ministra.

3. Akta audytu udostępnia się osobie upoważnionej przez ministra oraz dyrektorowi instytutu.

§ 8. 1. Po dokonaniu audytu zespół audytowy sporządza sprawozdanie, w którym przedstawia wyniki

audytu.

2. Sprawozdanie z audytu zawiera

1) temat i cel audytu;

2) datę rozpoczęcia audytu;

3) imiona i nazwiska audytorów oraz numer i datę

upoważnienia do dokonania audytu;

4) ustalenie stanu faktycznego oraz wyniki jego oceny według kryteriów określonych w programie

audytu;

rcl

4. Przed przystąpieniem do dokonania audytu kierownik zespołu audytowego pisemnie zawiadamia

dyrektora instytutu o zakresie i terminie dokonania

audytu.

5) projekt sprawozdania z audytu;

§ 6. Audytor ma prawo do

1) wstępu do pomieszczeń i obiektów związanych

z dokonywanym audytem;

2) wglądu do dokumentów i informacji, w tym utrwalonych na informatycznych nośnikach danych,

związanych z dokonywanym audytem;

w.

3) żądania informacji niezbędnych do oceny działalności instytutu, w tym na informatycznych nośnikach danych;

4) sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów, ich odpisów, wyciągów i zestawień z dokumentów będących przedmiotem audytu, w tym na

informatycznych nośnikach danych;

5) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień

i przyjmowania oświadczeń;

5) ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń

stanu faktycznego;

6) zalecenia w sprawie wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości lub wprowadzenia usprawnień;

7) informację o sposobie i terminie zgłoszenia umotywowanych uwag i zastrzeżeń;

8) informację o zgłoszeniu umotywowanych uwag

i zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich

przez zespół;

9) informację o miejscu i dacie sporządzenia sprawozdania;

10) podpisy audytorów.

§ 7. 1. Audyt jest dokumentowany w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia

stanu faktycznego i sformułowania zaleceń. Akta

audytu obejmują

4. Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić umotywowane uwagi i zastrzeżenia do projektu sprawozdania z audytu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania

projektu.

1) spis treści, z wymienieniem nazw dokumentów

i wskazaniem odpowiednich kart;

5. Zespół audytowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do treści

projektu sprawozdania dokonuje ich analizy i w miarę

potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia ich zasadności, w części lub w całości, zespół dokonuje

zmiany lub uzupełnienia treści projektu sprawozdania.

ww

6) kontaktowania się z pracownikami instytutu.

3. Zespół audytowy w terminie 2 tygodni od zakończenia czynności audytowych przekazuje projekt

sprawozdania z audytu dyrektorowi instytutu.

2) imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu;

3) dokumenty sporządzone i dokumenty otrzymane

przez audytorów w trakcie dokonywania audytu;

4. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń

i obiektów odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie, które włącza się do akt kontroli.

.go

v.p

l

6. W przypadku nieuwzględnienia uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy

przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem dyrektorowi instytutu. Kopię stanowiska

zespołu oraz umotywowane uwagi i zastrzeżenia dołącza się do akt audytu.

Poz. 988

§ 13. Dyrektor instytutu jest obowiązany do

7. Po rozpatrzeniu uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje sprawozdanie z audytu ministrowi.

§ 9. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której

mowa w § 2, zespół kontrolujący sporządza program

kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

2. Program kontroli określa cel i szczegółowy zakres kontroli oraz termin przeprowadzenia kontroli.

§ 10. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie instytutu oraz w miejscach i czasie wykonywania jego zadań.

§ 11. 1. Przed rozpoczęciem kontroli w instytucie

kierownik zespołu pisemnie zawiadamia organy instytutu o przedmiocie i terminie kontroli.

2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler jest obowiązany do okazania upoważnienia.

2) przedstawiania, w terminie określonym przez kontrolera, żądanych dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli;

3) sporządzania potwierdzonych za zgodność z oryginałem odpisów i wyciągów z dokumentów oraz

zestawień i danych niezbędnych do kontroli;

4) terminowego udzielania kontrolerowi ustnych

i pisemnych wyjaśnień oraz zapewnienia terminowego udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień przez pracowników instytutu.

§ 14. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracowników instytutu może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć

1) informacji niejawnych, a kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa;

rcl

§ 12. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne

ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu

faktycznego, wskazanie ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu i skutków oraz osób za nie

odpowiedzialnych.

1) zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych

do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym

pomieszczenia wyposażonego w niezbędne urządzenia biurowe;

2. Kontroler niezwłocznie informuje ministra

o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności

uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub

wykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny

finansów publicznych.

w.

3. Kontroler ma prawo do

1) żądania informacji niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań, w tym na informatycznych nośnikach danych, oraz udostępnienia

dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania

dokumentów i innych materiałów dowodowych,

związanych z prowadzoną kontrolą;

ww

3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów

i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym

na informatycznych nośnikach danych;

4) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień

i przyjmowania oświadczeń;

2) faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby

narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną

lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień

albo jego małżonka lub osobę pozostającą z nim

faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

§ 15. 1. Po przeprowadzeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza protokół kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera

1) nazwę i adres instytutu;

2) imię i nazwisko osoby zajmującej stanowisko

dyrektora instytutu w okresie objętym kontrolą;

3) zakres kontroli i okres objęty kontrolą;

4) podstawę przeprowadzenia kontroli;

5) imiona i nazwiska kontrolerów oraz numer i datę

upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

6) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

6) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

7) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnione nieprawidłowości i uchybienia, ich zakres i skutki, wskazanie przepisów,

które zostały naruszone, oraz osób za nie odpowiedzialnych;

7) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów

związanych z kontrolą.

8) omówienia dokonanych w protokole poprawek,

skreśleń i uzupełnień;

5) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami

bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

3. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

.go

v.p

l

9) informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń;

Poz. 988

10) informację o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;

11) wzmiankę o przekazaniu informacji, o której mowa

w § 12 ust. 2;

12) informację o miejscu i dacie podpisania protokołu;

13) informację o doręczeniu egzemplarza protokołu

kontrolowanemu instytutowi.

3. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kontrolowanego

i zarządzającego kontrolę.

4. Projekt protokołu kontroli podpisują wszyscy

kontrolerzy i przekazują projekt, za potwierdzeniem

odbioru, dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania.

§ 16. 1. Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić

umotywowane oraz udokumentowane zastrzeżenia

i uwagi do projektu protokołu kontroli, w terminie

7 dni od dnia jego otrzymania. Zastrzeżenia i uwagi

dołącza się do akt kontroli.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu także

zalecenia w sprawie ich usunięcia w określonym terminie.

3. Wystąpienia pokontrolne sporządza się w dwóch

jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden

przekazuje się dyrektorowi instytutu, a drugi pozostawia w aktach kontroli.

§ 19. 1. Dyrektor instytutu może, w trybie określonym w art. 35 ust. 4 ustawy, zgłosić do ministra zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

2. Minister rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym i przekazuje swoje stanowisko wobec zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.

3. W przypadku zgłoszenia przez dyrektora instytutu zastrzeżeń do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, termin wykonania zaleceń biegnie od dnia otrzymania stanowiska ministra, o którym

mowa w ust. 2.

rcl

2. Kontroler w terminie 7 dni od dnia otrzymania

zastrzeżeń i uwag dokonuje ich analizy, zajmuje stanowisko i udziela odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się

dyrektorowi instytutu, drugi dołącza się do akt kontroli.

§ 18. 1. Po zakończeniu kontroli zespół kontrolujący sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego

i przedkłada go do podpisu ministrowi.

3. Zmieniony lub uzupełniony protokół podpisuje

się i przekazuje dyrektorowi instytutu, w celu jego

podpisania.

w.

§ 17. 1. Dyrektor instytutu może odmówić podpisania protokołu, składając kontrolerowi pisemne wyjaśnienie odmowy w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

ww

2. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do

protokołu kontroli, o których mowa w § 16 ust. 1, termin odmowy podpisania protokołu kontroli wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia organowi instytutu stanowiska, o którym mowa w § 16

ust. 2.

§ 20. 1. Minister może zarządzić kontrolę sprawdzającą stopień realizacji wydanych instytutowi zaleceń.

2. Ustalenia poczynione w trakcie kontroli sprawdzającej zamieszcza się w notatce informacyjnej.

§ 21. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

B. Zdrojewski

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2011.08.11

18:40:30 +02'00'

Poz. 988

.go

v.p

l

988

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO1)

z dnia 27 lipca 2011 r.

w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych

nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego

Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96,

poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654) zarządza się,

co następuje