Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

§ 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych,

w tym

1) sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli;

2) tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów

badawczych.

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów

1) zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem;

2) prawidłowości wydatkowania środków publicznych.

3. Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając

imienne upoważnienie do dokonania kontroli.

4. Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3,

zawiera w szczególności

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj

i numer dokumentu tożsamości dokonującego

kontroli;

2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek

organizacyjnych, w których będzie dokonywana

kontrola;

1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia

30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;

3) zakres przedmiotowy i czasowy kontroli;

2) instytucie — rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r.

o instytutach badawczych;

5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3,

stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3) ministrze — rozumie się przez to Ministra Spraw

Zagranicznych;

4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do

przeprowadzenia audytu instytutu;

5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do

przeprowadzenia kontroli instytutu;

ww

6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną

przez jej przewodniczącego;

7) ostatecznych zaleceniach pokontrolnych — rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego

zgłoszonych do ministra.

Załącznik nr 2

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

..............................................................

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. ............................................

Upoważnienie nr ................

Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie

szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez

Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

..........................................................................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania audytu (temat audytu) ................................................................................................................................

w terminie: ......................................................................................................................................................................

w ......................................................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................

........................................................

ww

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

§ 3. 1. Kontrola instytutu ma charakter problemo-

wy.

1) Minister

Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej — sprawy zagraniczne i członkostwo

Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220,

poz. 1725).

4) termin ważności upoważnienia.

§ 4. 1. Audytu instytutu dokonuje się co najmniej

raz na trzy lata.

2. Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie

1) działalności finansowej instytutu;

2) organizacji i jakości pracy instytutu;

3) jakości zarządzania instytutem.

3. Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej

„zespołem”, oraz wydając imienne upoważnienia do

przeprowadzenia audytu.

4. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera

w szczególności

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj

i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt;

2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek

organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany

audyt;

3) temat audytu;

4) termin ważności upoważnienia.

5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3,

stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Rozdział 2

6) dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;

w.

rcl

.go

v.p

l

Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów

Poz. 671

§ 5. 1. Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.

2. W programie audytu zamieszcza się w szczególności

1) cel audytu;

2) analizę obszarów ryzyka;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

4) wskazówki metodyczne;

5) założenia organizacyjne;

6) harmonogram przeprowadzania audytu.

3. W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to

protokołem z narady otwierającej.

7) kopie istotnych kontraktów i umów;

8) informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;

9) oświadczenia organów instytutu;

10) analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;

11) wyniki analitycznych procedur audytowych;

12) korespondencję związaną z audytem;

13) protokół z narady zamykającej;

14) sprawozdanie z audytu.

§ 7. 1. Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu

są przedstawiane organom instytutu i ministrowi

w formie sprawozdania z audytu.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera

w szczególności

4. W trakcie narady otwierającej, o której mowa

w ust. 3, porusza się następujące tematy

1) opis stanu faktycznego;

1) tematykę i cel audytu;

2) kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;

2) założenia organizacyjne;

3) zasady współpracy administracyjnej.

5. Audyt dokonywany jest w sposób określony

w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.

6. W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany

w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać

w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych

ustaleń.

7. Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne

procedury audytowe.

ww

8. Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje

to protokołem z narady zamykającej.

§ 6. Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności

3) ocenę stanu faktycznego;

4) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości —

przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;

5) rekomendacje.

3. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.

4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do

akt audytu.

5. Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od

dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4,

do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do

zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.

6. W przypadku stwierdzenia zasadności całości

lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części

sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie

przekazuje się organom instytutu.

1) upoważnienie do dokonania audytu;

2) program audytu;

3) protokół z narady otwierającej;

4) ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;

5) uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;

7. Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub

usprawniających działalność instytutu w określonym

terminie.

8. Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7,

w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden

egzemplarz dołącza się do akt audytu.

Rozdział 3

Poz. 671

§ 11. 1. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych

ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.

w.

rcl

.go

v.p

l

Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów

2. Protokół kontroli zawiera w szczególności

§ 8. 1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której

mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli

i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

2. Program kontroli w szczególności określa cel

oraz szczegółowy zakres kontroli.

§ 9. 1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych

w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy

instytutu o zakresie i terminie kontroli.

2. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu.

§ 10. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne

ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu

faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości

i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków

oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Kontroler niezwłoczne informuje ministra

o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności

uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego

lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny

finansów publicznych.

1) nazwę i adres kontrolowanego instytutu;

2) określenie podmiotowego zakresu kontroli;

3) podstawę przeprowadzenia kontroli;

4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera,

numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia

kontroli;

5) określenie przedmiotowego

i okresu objętego kontrolą;

zakresu

kontroli

6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień,

ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały

naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;

7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia

zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;

8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu

adresatom.

3. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz

umieszcza się w aktach kontroli.

3. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia

ma prawo do

4. Dokumenty wymienione w protokole kontroli

załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli

pozostającego w aktach kontroli.

1) żądania informacji, w tym na informatycznych

nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia

dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

§ 12. 1. Organom instytutu przysługuje prawo

zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.

2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania

dokumentów i innych materiałów dowodowych,

związanych z prowadzoną kontrolą;

2. Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie

kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt

kontroli.

3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów

i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym

na nośnikach elektronicznych;

4) żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;

5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez

pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

ww

6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;

7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.

4. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń

i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa

jest włączana do akt kontroli.

3. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od

dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa

w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska

i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się

dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt

kontroli.

4. W przypadku stwierdzenia zasadności całości

lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu

kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się

zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3.

§ 13. 1. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada

go do podpisu ministrowi.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.

4. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje.

w.

rcl

.go

v.p

l

3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się

w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których

jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.

Poz. 671

§ 14. 1. Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od

dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może

zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń

i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

2. Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie

30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu,

a jeden pozostawia się w aktach sprawy.

ww

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13

ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.

§ 15. 1. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.

2. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1,

minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności

sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej.

§ 16. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski

w.

rcl

.go

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Jaroslaw Deminet

Data: 2011.06.07

14:43:50 +02'00'

Poz. 671

671

w.

rcl

.go

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)

z dnia 18 maja 2011 r.

w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych

nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96,

poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych

z dnia 18 maja 2011 r. (poz. 671)

Załącznik nr 1

WZÓR

..............................................................

(pieczęć nagłówkowa

Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. ............................................

Upoważnienie nr ................

Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie

szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez

Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671)

upoważniam Panią/Pana

..........................................................................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania kontroli .......................................................................................... za okres ...........................................

(zakres przedmiotowy kontroli)

w terminie: ......................................................................................................................................................................

w ......................................................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................

........................................................

ww

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)