Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

§ 1. Rozporządzenie określa

§ 6. Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej

„aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej

„aktami spraw kategorii B”.

.go

1) sposób tworzenia akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami spraw”;

z odpowiednim uwzględnieniem wymogów, o których

mowa w § 4 ust. 1, oraz przy zapewnieniu dostępu do

tych samych informacji o aktach, jaki jest możliwy,

gdy akta są w postaci papierowej.

2) warunki i tryb przechowywania akt spraw;

3) warunki i tryb przekazywania akt spraw do archiwów państwowych;

4) warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie

okresu ich przechowywania.

§ 2. 1. Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.

2. Dokumentację w aktach sprawy gromadzi się

w porządku chronologicznym.

§ 8. Akta spraw kategorii B po upływie okresu

przechowywania we właściwym sądzie administracyjnym podlegają zniszczeniu.

§ 9. Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych

oraz niszczenia akt spraw stosuje się odpowiednio do

ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych.

w.

rcl

§ 3. 1. Akta spraw tworzy się w postaci papierowej

albo w postaci elektronicznej.

§ 7. Akta spraw kategorii A po upływie okresu

przechowywania we właściwym sądzie administracyjnym przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

2. Wyboru postaci tworzenia akt danej sprawy,

o których mowa w ust. 1, dokonuje przewodniczący

wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w § 2 ust. 1.

§ 4. 1. Akta spraw w postaci papierowej umieszcza

się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.

2. Karty akt spraw w postaci papierowej numeruje

się i trwale łączy, używając środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentacji.

§ 5. Do sposobu tworzenia akt spraw w postaci

elektronicznej, ich przechowywania, przekazywania

i niszczenia stosuje się odpowiednio przepisy wydane

na podstawie art. 5 ust. 2a—2c ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2)),

ww

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2004 r. Nr 162, poz. 1692, z 2005 r. Nr 94, poz. 788, Nr 169,

poz. 1417, Nr 250, poz. 2118 i Nr 264, poz. 2205, z 2006 r.

Nr 38, poz. 268, Nr 208, poz. 1536 i Nr 217, poz. 1590,

z 2007 r. Nr 120, poz. 818, Nr 121, poz. 831 i Nr 221,

poz. 1650, z 2008 r. Nr 190, poz. 1171 i Nr 216, poz. 1367,

z 2009 r. Nr 53, poz. 433, Nr 144, poz. 1179, Nr 178,

poz. 1375, Nr 216, poz. 1676 i Nr 221, poz. 1736, z 2010 r.

Nr 36, poz. 196, Nr 122, poz. 826, Nr 182, poz. 1228 i Nr 197,

poz. 1307 oraz z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173 i Nr 76,

poz. 409.

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170,

poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426,

z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166,

poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278

i Nr 182, poz. 1228.

§ 10. 1. Do akt spraw kategorii A zalicza się

1) akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r.

włącznie;

2) akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze

względu na materiał zebrany w sprawie lub ze

względu na występujące w sprawie osoby;

3) akta spraw mających znaczenie precedensowe,

w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form

działania administracji;

4) akta spraw, w których sąd administracyjny skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

5) akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub

w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą

rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego

poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą

przepisy prawne, których stosowanie wywołało

rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;

6) akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2—5, z każdego roku i z każdego rodzaju

spraw rozpoznawanych przez sąd administracyjny, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych.

2. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1

1) pkt 1 — dokonuje w ciągu 2 lat od dnia wejścia

w życie rozporządzenia pracownik odpowiedzialny

za archiwum zakładowe;

2) pkt 2—5 — dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy lub posiedzenia;

3) pkt 6 — dokonuje co roku komisja, o której mowa

w § 16.

3. Do kategorii A zalicza się również te księgi i urządzenia ewidencyjne, które stanowią repertoria i skorowidze.

§ 14. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego lub do zniszczenia

wydaje prezes sądu.

§ 15. Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach, określonych w przepisach o narodowym zasobie

archiwalnym i archiwach.

§ 16. 1. Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt.

Komisji przewodniczy sędzia.

2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw

zaliczonych do kategorii A.

.go

4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B.

Poz. 505

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 89

5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego

może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw

do kategorii archiwalnych.

§ 11. 1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii A przechowuje się w sądzie administracyjnym przez okres

30 lat.

2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie

administracyjnym

4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza

protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do

kategorii A.

w.

rcl

1) przez 10 lat — gdy postępowanie zakończyło się

wydaniem wyroku;

3. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2) przez 5 lat — gdy postępowanie zakończyło się

w inny sposób.

3. Księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii B przechowuje się przez 10 lat.

§ 12. 1. Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania

akt spraw liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

ww

3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych liczy się od

początku roku kalendarzowego następującego po roku zamknięcia danej księgi lub urządzenia ewidencyjnego.

§ 13. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie

okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także

środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.

§ 17. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia,

nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub

do zniszczenia.

§ 18. Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 19. Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zalicza się, w terminie

dwóch lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia, do

odpowiednich kategorii archiwalnych, o których mowa w § 6—11, według przepisów tego rozporządzenia.

§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej

B. Komorowski

Prezes Rady Ministrów

D. Tusk

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz

Paczowski

Data: 2011.04.29

13:04:36 +02'00'

— 5394 —

Poz. 505

505

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE PREZYDENTA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

z dnia 18 kwietnia 2011 r.

w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach

administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Na podstawie art. 12a § 5 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami

administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn.

zm.1)) zarządza się, co następuje