Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności

§ 1. Rozporządzenie określa sposób oznaczania

materiałów, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy

z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „materiałami”, umieszczania na

nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub

znoszenia nadanej klauzuli.

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o

§ 3. 1. Materiał oznacza się klauzulą tajności w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu.

2. W przypadku gdy poszczególnym częściom materiału zostały nadane różne klauzule tajności bądź

gdy niektóre z tych części są jawne, wyodrębnione

części oddziela się oznaczeniem odpowiedniej klauzuli tajności wskazanej w pełnym brzmieniu lub określeniem „jawne”. Części materiału zawierające tekst lub

obraz oddziela się przez odpowiednie ich oznaczenie

przed rozpoczęciem i po zakończeniu tekstu lub obrazu.

1) oznaczaniu — należy przez to rozumieć czynność

techniczną nanoszenia na materiał informacji

określonych w rozporządzeniu, w tym umieszczania na nim klauzuli tajności, oraz nanoszenia informacji o zmianie lub zniesieniu nadanej klauzuli,

a także umieszczania informacji w metryce dokumentu elektronicznego;

3. Jeżeli poszczególnym częściom materiału zostały nadane różne klauzule tajności, materiał oznacza się

klauzulą tajności co najmniej równą najwyższej klauzuli tajności, jaką nadano części materiału.

2) informatycznym nośniku danych — należy przez

to rozumieć materiał lub urządzenie w rozumieniu

art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn.

zm.1));

1) „00” — dla klauzuli „ściśle tajne”;

3) dokumencie elektronicznym — należy przez to rozumieć dokument utrwalony na informatycznym

nośniku danych lub przetwarzany w systemie teleinformatycznym, o ile ze względu na organizację

obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji;

§ 5. 1. Dokument nieelektroniczny utrwalony

w formie pisma oznacza się w następujący sposób

§ 4. Wprowadza się następujące symbole oznaczenia klauzul tajności

rcl

2) „0” — dla klauzuli „tajne”;

w.

4) dokumencie nieelektronicznym — należy przez to

rozumieć dokument utrwalony na nośniku innym

niż informatyczny nośnik danych, o ile ze względu

na organizację obiegu informacji niejawnych podlega rejestracji;

5) metryce dokumentu elektronicznego — należy

przez to rozumieć zestaw informacji o dokumencie

elektronicznym, powiązanych z dokumentem lub

umieszczonych na nim, stanowiących jego oznaczenie w rozumieniu rozporządzenia;

ww

6) odwzorowaniu cyfrowym — należy przez to rozumieć przekształcenie dokumentu nieelektronicznego w dokument elektroniczny dokonywane

w szczególności przez jego zeskanowanie;

7) kopiowaniu — należy przez to rozumieć w szczególności również wykonywanie odpisu, wypisu,

wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego lub

nagrania.

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40,

poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r.

Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.

3) „Pf” — dla klauzuli „poufne”;

4) „Z” — dla klauzuli „zastrzeżone”.

1) na każdej stronie umieszcza się

a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku

strony, klauzulę tajności,

b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, napis

„egz. pojedynczy”,

c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają

się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki

organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten dokument został

zarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne

oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do

określonej sprawy,

d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności;

2) na pierwszej stronie umieszcza się również

a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,

3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również

a) liczbę załączników,

8) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące

wykonawcę;

.go

v.p

l

c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg

korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę

stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, dopuszcza się możliwość

umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”;

Poz. 1692

9) nazwę nadaną dokumentowi lub określenie, czego

dokument dotyczy.

2. Pełną nazwę klauzuli tajności nanosi się, o ile to

możliwe, na dokumencie elektronicznym.

3. W przypadku dokumentu elektronicznego

o klauzuli „zastrzeżone” § 5 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią

jednostkę miary,

§ 7. 1. Na dokumencie nieelektronicznym można

zamieścić dyspozycję dotyczącą

c) klauzule tajności załączników wraz z numerami,

pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę

stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,

2) braku zgody na udzielanie informacji o treści dokumentu;

d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną

liczbę załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” —

jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy,

3) określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi

zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub

części dokumentu.

2. W przypadku dokumentu elektronicznego dyspozycję, o której mowa w ust. 1, można zamieścić

w jego metryce.

§ 8. W przypadkach uzasadnionych organizacją

ochrony informacji niejawnych, na materiałach zawierających informacje niejawne można nanosić w sposób czytelny, widoczny i trwały dodatkowe oznaczenia, inne niż te, o których mowa w § 5—7.

rcl

e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do jego

podpisania,

1) braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części

albo całości dokumentu;

f) liczbę wykonanych egzemplarzy,

h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza

pozostającego w aktach nadawcy,

§ 9. 1. Na dokumencie nieelektronicznym stanowiącym załącznik na pierwszej stronie umieszcza się

dodatkowo informację: „Załącznik nr ... do dokumentu nr ... z dnia ...”.

i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące

wykonawcę.

2. Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się załączniki zawierające informacje niejawne, to

w.

g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację „adresaci według rozdzielnika”,

1) dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą

niż najwyższa klauzula tajności załączników;

2. W przypadku dokumentu, o którym mowa

w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa

w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i.

§ 6. 1. Dokument elektroniczny oznacza się w ten

sposób, że jego metryka zawiera następujące informacje

ww

1) klauzulę tajności;

2) sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 5

ust. 1 pkt 1 lit. c;

3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej;

4) datę rejestracji dokumentu;

5) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg

korespondencyjny, wskazanie adresatów przez

podanie imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk;

6) klauzule tajności załączników wraz z numerami,

pod jakimi zostały zarejestrowane;

7) stanowisko, imię i nazwisko lub inne oznaczenie

wskazujące osobę uprawnioną do podpisania dokumentu;

2) na dokumencie — jeżeli po trwałym odłączeniu załączników dokument jest jawny albo jego klauzula

tajności jest inna niż określona zgodnie z pkt 1 —

na każdej stronie pod numerem egzemplarza

umieszcza się adnotację o jawności albo klauzuli

tajności dokumentu po odłączeniu załączników.

3. W przypadku dokumentu elektronicznego informacje, o których mowa w ust. 1 i 2, umieszcza się odpowiednio w jego metryce.

4. Informację, o której mowa w ust. 1, umieszcza

się, w miarę możliwości, na materiałach innych niż

dokumenty.

§ 10. 1. Na materiałach innych niż dokumenty,

o których mowa w § 5 i 6, klauzulę tajności i sygnaturę

literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie,

nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie

metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, w szczególności na ich obudowie lub opakowaniu.

5. Oznaczenie zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokumentu elektronicznego umieszcza się w jego metryce. W przypadku, o którym mowa w § 6

ust. 2, oznaczenie umieszcza się, o ile to możliwe, na

dokumencie.

3. Utrwalanie informacji niejawnych w formie

dźwięku lub obrazu poprzedza się i kończy informacją

o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości.

§ 14. W przypadku materiałów, o których mowa

w § 10 i 11, przepis § 13 stosuje się odpowiednio,

z uwzględnieniem sposobu oznakowania tych materiałów.

.go

v.p

l

2. Materiał, który ze względu na organizację obiegu informacji niejawnych nie podlega rejestracji,

oznacza się w sposób zapewniający jednoznaczną

identyfikację jego klauzuli tajności, w szczególności

przez jej umieszczenie na materiale.

§ 11. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach

klauzule tajności umieszcza się pośrodku, na górze

i na dole zewnętrznych ścianek okładki oraz — jeżeli

jest — na stronie tytułowej.

§ 12. Zgody na zniesienie lub zmianę klauzuli tajności udziela się w odrębnym dokumencie podlegającym rejestracji lub przez oznaczenie w postaci umieszczenia informacji

1) na dokumencie — w przypadku dokumentu nieelektronicznego;

2) w metryce dokumentu — w przypadku dokumentu

elektronicznego.

§ 13. 1. Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na

dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie

pisma dokonuje się następująco

1) w przypadku kopii — na pierwszej stronie sygnaturę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c;

2) w pozostałych przypadkach — odpowiednio oznaczenia, o których mowa w § 5;

3) na wszystkich stronach

a) w przypadku kopiowania napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”,

b) w przypadku tłumaczenia napis „Tłumaczenie

z języka (nazwa języka)” oraz podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę

dokonującą tłumaczenia;

4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania dodatkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem

zawierające

rcl

1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia

znoszonej klauzuli tajności;

§ 15. 1. Na dokumencie nieelektronicznym wytworzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się

2) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się napis „Zniesiono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię

i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę

dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności.

w.

2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na dokumencie, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się następująco

1) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia

klauzuli tajności;

2) nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności

umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności;

ww

3) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis,

imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące

osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje

się podstawę dokonania czynności.

3. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1

i 2, dokonują: kierownik kancelarii tajnej, kierownik

archiwum lub jego zastępca, kierownik innej niż kancelaria tajna komórki, w której są rejestrowane materiały niejawne, albo inne osoby upoważnione przez

nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1

i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

a) napis „Za zgodność”,

b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki

organizacyjnej, w której wytworzono dokument,

c) podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie

wskazujące kierownika jednostki lub komórki

organizacyjnej, w której dokonano kopiowania,

albo osobę przez niego upoważnioną.

2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania

lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odnotowuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowanego lub tłumaczonego przez umieszczenie informacji o

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej,

w której wytworzono dokument;

2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego;

3) dacie wytworzenia dokumentu;

4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został

zarejestrowany.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1—3,

umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer,

pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po

wytworzeniu.

4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu elektronicznego informacje, o których mowa

w ust. 2 pkt 1—4, umieszcza się w jego metryce.

1) informacje, o których mowa w § 6;

§ 16. Materiały zawierające informacje niejawne

wykorzystywane w urządzeniach lub systemach przeznaczonych do wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych, w szczególności urządzenia, części

urządzeń lub informatyczne nośniki danych, nie podlegają oznaczeniu w sposób określony w przepisach

rozporządzenia.

.go

v.p

l

5. W metryce dokumentu elektronicznego wytworzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia

umieszcza się

2) odpowiednio informację: „Odwzorowanie cyfrowe”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo

„Tłumaczenie z języka (nazwa języka)”;

3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące

osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia.

6. W przypadku dokumentu o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz

ust. 5 pkt 2 i 3.

§ 17. Formularze dokumentów stosowane dotychczas jako druki stałe mogą być wykorzystywane do

wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia

31 grudnia 2012 r.

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem

1 stycznia 2012 r.2)

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze-

niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r.

w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania

na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli

tajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), które traci moc z dniem

wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie

art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie

informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

w.

rcl

7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych

albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się

czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do materiałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną,

na której każdorazowo umieszcza się informację o wytworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, z uwzględnieniem informacji, o których

mowa w ust. 2.

ww

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2011.12.29

21:03:30 +01'00'

Poz. 1692

.go

v.p

l

1692

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 22 grudnia 2011 r.

w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności

Na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 5 sierpnia

2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje