Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

§ 1. 1. Rozporządzenie określa

1) wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych;

2) strukturę organizacyjną kancelarii, z uwzględnieniem możliwości tworzenia jej oddziałów;

3) podstawowe zadania kierownika kancelarii;

4) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych;

3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której

wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;

4) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór stanowi

Załącznik nr 1

w.

rcl

.go

v.p

l

ww

§ 2. 1. Tworząc kancelarię tajną, o której mowa

w art. 42 ust. 1 ustawy, zwaną dalej „kancelarią”, zapewnia się spełnienie następujących wymagań w zakresie organizacji i funkcjonowania

2) w czytelni zabrania się instalowania systemu monitoringu wizyjnego.

1) wyodrębnienie organizacyjne i lokalizacyjne;

2) sprawne i bezpieczne rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów, o których

mowa w art. 2 pkt 4 ustawy, zwanych dalej „materiałami”, umożliwiające w każdej chwili ustalenie,

gdzie znajduje się zarejestrowany materiał oraz

kto i kiedy się z tym materiałem zapoznał;

ww

3) właściwa struktura organizacyjna uwzględniająca

następujące elementy

a) kancelarią kieruje kierownik kancelarii,

b) oddziałem kancelarii kieruje osoba wyznaczona

przez pełnomocnika ochrony spośród pracowników pionu ochrony.

2. W celu realizacji wymogów, o których mowa

w ust. 1 pkt 2, prowadzi się następujące dzienniki ewidencji

1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór

stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) dziennik ewidencyjny, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;

1) czytelnię organizuje się w sposób umożliwiający

stały nadzór pracowników kancelarii nad materiałami;

5. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do

organizacji pracy innych niż kancelaria tajna komórek

organizacyjnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 ustawy.

Załącznik nr 2

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

ww

§ 3. 1. Dzienniki ewidencji można prowadzić w formie elektronicznego rejestru.

2. W przypadku przetwarzania w dzienniku ewidencji, o którym mowa w ust. 1, wyłącznie informacji

jawnych zapewnia się spełnienie wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18

ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

(Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)).

Załącznik nr 3

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

ww

§ 4. 1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii, w odniesieniu do materiałów podlegających rejestracji w kancelarii, należy

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów;

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40,

poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r.

Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.

5. Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii tajnej

lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały

w.

rcl

.go

v.p

l

2) udostępnianie materiałów osobom do tego uprawnionym;

Poz. 1631

3) wydawanie materiałów osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki

do ich przechowywania;

4) egzekwowanie zwrotu materiałów;

5) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania

i rejestrowania materiałów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej;

6) nadzór nad pracą oddziałów kancelarii.

2. Osoba kierująca oddziałem kancelarii wykonuje

obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1

pkt 1—5.

Załącznik nr 4

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

ww

§ 5. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się

w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby przejmującej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony lub

upoważnionej przez niego osoby. Protokół sporządza

się w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz

przechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony.

3. W przypadku czasowej nieobecności kierownika

kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii

ich obowiązki przejmuje pełnomocnik ochrony lub

pracownik kancelarii pisemnie przez niego upoważniony.

załącznik nr 5 do rozporządzenia;

5) rejestr wydanych przedmiotów służący do ewidencjonowania wydanych nośników informacji

oraz innych przedmiotów, którego wzór stanowi

załącznik nr 6 do rozporządzenia.

3. W przypadkach uzasadnionych organizacją

ochrony informacji niejawnych w kancelarii

1) można prowadzić także inne dzienniki ewidencji

niż wymienione w ust. 2;

5) wzór karty zapoznania się z dokumentem;

6) wzory dzienników ewidencji.

2) można tworzyć oddziały funkcjonujące w sposób

określony dla kancelarii.

2. Przepisów rozporządzenia regulujących sprawy,

o których mowa w ust. 1 pkt 1—4, nie stosuje się

w jednostkach organizacyjnych organów wymienionych w art. 47 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r.

o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”, oraz w stosunku do informacji niejawnych wchodzących w skład zasobu archiwalnego archiwów państwowych.

4. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić

miejsce, w którym osoby uprawnione mogą zapoznawać się z materiałami, zwane dalej „czytelnią”, spełniające następujące wymagania

Załącznik nr 5

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

ww

§ 6. 1. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii

lub inny upoważniony pracownik jest obowiązany

sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

2. Wszelkie przypadki naruszenia zasad ochrony

informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać

pełnomocnikowi ochrony.

1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary

materiałów oraz liczba załączników jest zgodna

z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.

6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości

w wyniku czynności, o których mowa w ust. 5, kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik

komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, sporządza protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do nadawcy,

a drugi pozostawia u adresata.

7. Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, odnotowuje fakt sporządzenia

protokołu, o którym mowa w ust. 6, w odpowiednim

urządzeniu ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

Załącznik nr 6

§ 8. 1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych „do rąk własnych”. W odpowiednim dzienniku lub rejestrze wpisuje się nadawcę, numer i datę

wpływu przesyłki; w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona „do rąk własnych”.

2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa

w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje

się, za pokwitowaniem, bezpośrednio adresatowi,

a w razie jego nieobecności — osobie przez niego pisemnie upoważnionej do odbioru.

3. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1,

odbiorca przesyłki

1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary

materiałów oraz liczba załączników jest zgodna

z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.

2. W przypadku każdego dokumentu o klauzuli

„ściśle tajne” lub „tajne” z chwilą jego udostępnienia

zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą

dołącza się do dokumentu. Wzór karty zapoznania się

z dokumentem stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

4. Z chwilą zwrotu do kancelarii przesyłki, o której

mowa w ust. 1, kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik uzupełnia dane dotyczące przesyłki

w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

ww

§ 7. 1. Kierownik kancelarii lub inny upoważniony

pracownik niezwłocznie rejestruje przyjęte materiały

w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

3. W przypadku zbioru dokumentów zakłada się

jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce

organizacyjnej, w której została założona, i przechowuje się tak długo, jak dziennik ewidencyjny, w którym dokument został zarejestrowany.

5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu

w kancelarii przesyłki oznaczonej „do rąk własnych”

w stanie zamkniętym, kierownik kancelarii lub inny

upoważniony pracownik dokonuje czynności, o których mowa w ust. 4, przy udziale adresata. Przesyłka

jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się

w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

4. Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik przekazuje albo udostępnia zarejestrowane

materiały adresatowi lub upoważnionej przez adresata osobie, za pokwitowaniem.

§ 9. 1. Otrzymaną albo wysyłaną przesyłkę bądź

wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się

w dzienniku ewidencji odpowiednio w kolejności

otrzymania, wysłania lub wytworzenia.

3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzupełnia się rejestry, dzienniki i inne informacje dotyczące jego rejestracji.

w.

rcl

.go

v.p

l

2. Rejestracji, o których mowa w ust. 1, dokonuje

się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub

czarnym. Zmian w dzienniku ewidencji dokonuje się

kolorem czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany.

Poz. 1631

3. W przypadku anulowania pozycji w dzienniku

ewidencji podaje się powód anulowania, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym.

4. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewidencji.

5. W elektronicznych rejestrach dokumentów nie

usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2—4. W rejestrach tych zamieszcza

się informacje o zmianach i skreśleniach.

§ 10. 1. Dokument, który nie jest przewidziany do

dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach.

ww

2. Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie

jego treści.

§ 11. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której

są przetwarzane informacje niejawne międzynarodowe, tworząc kancelarię tajną międzynarodową,

uwzględnia przepisy, których Rzeczpospolita Polska

jest zobowiązana przestrzegać na mocy zawartych

umów międzynarodowych.

§ 12. Formularze dzienników, rejestrów oraz innych urządzeń ewidencyjnych stosowane według dotychczasowych wzorów mogą być wykorzystywane

do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia

31 grudnia 2013 r.

§ 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem

1 stycznia 2012 r.2)

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze-

niem Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie

organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U.

Nr 114, poz. 765), które traci moc z dniem wejścia w życie

niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 189 ust. 1

ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

WZÓR

Elektronicznie

podpisany przez

Jaroslaw Deminet

Data: 2011.12.22

19:46:06 +01'00'

Poz. 1631

1631

w.

rcl

.go

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW

z dnia 7 grudnia 2011 r.

w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji

niejawnych

Na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 2 i 7—11 ustawy

z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje

Załączniki do rozporządzenia Rady Ministrów

z dnia 7 grudnia 2011 r. (poz. 1631)

w.

rcl

.go

v.p

l

WZÓR

ww