Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych

§ 1. W rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości

z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt

spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz. 443) wprowadza

się następujące zmiany

1) tytuł rozporządzenia otrzymuje brzmienie

„w sprawie przechowywania akt spraw sądowych

oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia”;

2) w § 12

a) w ust. 1 w pkt 5 kropkę zastępuje się średnikiem

i dodaje się pkt 6 w brzmieniu

b) dodaje się ust. 4 w brzmieniu

„4. Do kategorii B zalicza się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym

mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r.

— Prawo o ustroju sądów powszechnych.”;

w.

3) w § 14

5) po § 24 dodaje się § 24a—24c w brzmieniu

„§ 24a. 1. Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.

2. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym

repertorium lub innym urządzeniem

ewidencyjnym i usystematyzowanych

informacji opisujących to repertorium

lub urządzenie, ułatwiających jego

wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie

i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.

rcl

„6) rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane

w tym postępowaniu.”,

„§ 23a. Przepisy § 22 i 23 stosuje się do repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego, zwanych dalej

„elektronicznymi repertoriami lub innymi

urządzeniami ewidencyjnymi”.”;

a) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu

„2a. Przez okres 20 lat przechowuje się akta

spraw rozpoznawanych w elektronicznym

postępowaniu upominawczym oraz tytuły

wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.”,

b) po ust. 4 dodaje się ust. 5 w brzmieniu

ww

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2001 r. Nr 154, poz. 1787, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271,

Nr 213, poz. 1802 i Nr 240, poz. 2052, z 2003 r. Nr 188,

poz. 1838 i Nr 228, poz. 2256, z 2004 r. Nr 34, poz. 304,

Nr 130, poz. 1376, Nr 185, poz. 1907 i Nr 273, poz. 2702

i 2703, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 131, poz. 1102, Nr 167,

poz. 1398, Nr 169, poz. 1410, 1413 i 1417, Nr 178, poz. 1479

i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 144, poz. 1044 i Nr 218,

poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162, Nr 64, poz. 433, Nr 73,

poz. 484, Nr 99, poz. 664, Nr 112, poz. 766, Nr 136, poz. 959,

Nr 138, poz. 976, Nr 204, poz. 1482 i Nr 230, poz. 1698,

z 2008 r. Nr 223, poz. 1457, Nr 228, poz. 1507 i Nr 234,

poz. 1571, z 2009 r. Nr 1, poz. 4, Nr 9, poz. 57, Nr 26,

poz. 156 i 157, Nr 56, poz. 459, Nr 157, poz. 1241, Nr 178,

poz. 1375, Nr 219, poz. 1706 i Nr 223, poz. 1777, z 2010 r.

Nr 182, poz. 1228 i Nr 205, poz. 1364 oraz z 2011 r. Nr 109,

poz. 627, Nr 126, poz. 714 i Nr 203, poz. 1192.

3. Metadanymi będącymi niezbędnymi

elementami struktury elektronicznego

repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego są

1) identyfikator — jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub

innego urządzenia ewidencyjnego,

który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca — dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub innego

urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub

sekcji, o ile występuje;

3) tytuł — nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu, a w przypadku

zmiany — ujawniająca jej dokonanie;

4) data — rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

5) format — nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium

lub innego urządzenia ewidencyjnego;

§ 24b. System teleinformatyczny, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.2)),

spełnia funkcję archiwum zakładowego

w odniesieniu do akt spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu

upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia wydane

w tym postępowaniu.

.go

v.p

l

6) dostęp — określenie komu, na jakich

zasadach i w jakim zakresie można

udostępnić elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

Poz. 1623

7) typ — określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub

innego urządzenia ewidencyjnego

(w szczególności tekst) na podstawie

listy typów Dublin Core Metadata

Initiative;

8) relacja — określenie bezpośredniego

powiązania elektronicznego repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9) grupowanie — wskazanie przynależności elektronicznego repertorium

lub innego urządzenia ewidencyjnego do zbioru dokumentów;

10) kwalifikacja — kategoria archiwalna,

do jakiej należy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;

2. Pomocnicze zbiory dokumentów dotyczące spraw sądowych przekazanych

z elektronicznego postępowania upominawczego do innego postępowania, które wobec braku żądania właściwego sądu nie zostały włączone do akt, podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego po upływie roku od przekazania sprawy do innego sądu.”;

6) w § 25 dodaje się ust. 3 i 4 w brzmieniu

rcl

11) język — kod języka naturalnego

zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne

określenie języka, o ile nie występuje

w normie;

§ 24c. 1. Akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym,

które na skutek wniesienia sprzeciwu,

odmowy wydania nakazu zapłaty lub

uchylenia nakazu zostały przekazane do

sądu właściwego innego niż sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze, są przechowywane w tym

sądzie.

12) opis — streszczenie, spis treści lub

krótki opis treści elektronicznego repertorium lub innego urządzenia

ewidencyjnego;

w.

13) uprawnienia — wskazanie podmiotu

uprawnionego do dysponowania

elektronicznym repertorium lub innym urządzeniem ewidencyjnym.

„3. W przypadkach, o których mowa w § 24c ust. 1,

okres przechowywania akt w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze liczy się od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przekazaniu sprawy.

4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do pomocniczych zbiorów dokumentów, o których

mowa w § 24c ust. 2.”;

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1965 r. Nr 15, poz. 113, z 1974 r. Nr 27, poz. 157 i Nr 39, poz. 231,

ww

z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1982 r. Nr 11, poz. 82 i Nr 30, poz. 210, z 1983 r. Nr 5, poz. 33, z 1984 r. Nr 45, poz. 241 i 242,

z 1985 r. Nr 20, poz. 86, z 1987 r. Nr 21, poz. 123, z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 4, poz. 21 i Nr 33, poz. 175, z 1990 r.

Nr 14, poz. 88, Nr 34, poz. 198, Nr 53, poz. 306, Nr 55, poz. 318 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 7, poz. 24, Nr 22, poz. 92

i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 12, poz. 53, z 1994 r. Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, Nr 43,

poz. 189, Nr 73, poz. 350 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 270, Nr 54, poz. 348, Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643,

Nr 117, poz. 752, Nr 121, poz. 769 i 770, Nr 133, poz. 882, Nr 139, poz. 934, Nr 140, poz. 940 i Nr 141, poz. 944, z 1998 r.

Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 269 i 271, Nr 48, poz. 552 i 554, Nr 55,

poz. 665, Nr 73, poz. 852, Nr 94, poz. 1037, Nr 114, poz. 1191 i 1193 i Nr 122, poz. 1314, 1319 i 1322, z 2001 r. Nr 4, poz. 27,

Nr 49, poz. 508, Nr 63, poz. 635, Nr 98, poz. 1069, 1070 i 1071, Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1368 i Nr 138, poz. 1546,

z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 26, poz. 265, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 764, Nr 126, poz. 1069 i 1070, Nr 129, poz. 1102, Nr 153,

poz. 1271, Nr 219, poz. 1849 i Nr 240, poz. 2058, z 2003 r. Nr 41, poz. 360, Nr 42, poz. 363, Nr 60, poz. 535, Nr 109, poz. 1035,

Nr 119, poz. 1121, Nr 130, poz. 1188, Nr 139, poz. 1323, Nr 199, poz. 1939 i Nr 228, poz. 2255, z 2004 r. Nr 9, poz. 75, Nr 11,

poz. 101, Nr 68, poz. 623, Nr 91, poz. 871, Nr 93, poz. 891, Nr 121, poz. 1264, Nr 162, poz. 1691, Nr 169, poz. 1783, Nr 172,

poz. 1804, Nr 204, poz. 2091, Nr 210, poz. 2135, Nr 236, poz. 2356 i Nr 237, poz. 2384, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 22, poz. 185,

Nr 86, poz. 732, Nr 122, poz. 1024, Nr 143, poz. 1199, Nr 150, poz. 1239, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1413 i 1417, Nr 172,

poz. 1438, Nr 178, poz. 1478, Nr 183, poz. 1538, Nr 264, poz. 2205 i Nr 267, poz. 2258, z 2006 r. Nr 12, poz. 66, Nr 66, poz. 466,

Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 186, poz. 1379, Nr 208, poz. 1537 i 1540, Nr 226, poz. 1656 i Nr 235, poz. 1699, z 2007 r. Nr 7,

poz. 58, Nr 47, poz. 319, Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 662, Nr 106, poz. 731, Nr 112, poz. 766 i 769, Nr 115, poz. 794, Nr 121,

poz. 831, Nr 123, poz. 849, Nr 176, poz. 1243, Nr 181, poz. 1287, Nr 192, poz. 1378 i Nr 247, poz. 1845, z 2008 r. Nr 59,

poz. 367, Nr 96, poz. 609 i 619, Nr 110, poz. 706, Nr 116, poz. 731, Nr 119, poz. 772, Nr 120, poz. 779, Nr 122, poz. 796,

Nr 171, poz. 1056, Nr 220, poz. 1431, Nr 228, poz. 1507, Nr 231, poz. 1547 i Nr 234, poz. 1571, z 2009 r. Nr 26, poz. 156, Nr 67,

poz. 571, Nr 69, poz. 592 i 593, Nr 131, poz. 1075, Nr 179, poz. 1395 i Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 3, poz. 13, Nr 7, poz. 45,

Nr 40, poz. 229, Nr 108, poz. 684, Nr 109, poz. 724, Nr 125, poz. 842, Nr 152, poz. 1018, Nr 155, poz. 1037, Nr 182, poz. 1228,

Nr 197, poz. 1307, Nr 215, poz. 1418, Nr 217, poz. 1435 i Nr 241, poz. 1621 oraz z 2011 r. Nr 34, poz. 173, Nr 85, poz. 458,

Nr 87, poz. 482, Nr 92, poz. 531, Nr 112, poz. 654, Nr 129, poz. 735, Nr 138, poz. 806 i 807, Nr 144, poz. 854, Nr 149, poz. 887,

Nr 224, poz. 1342, Nr 233, poz. 1381 i Nr 234, poz. 1391.

go postępowanie w sprawie, a w przypadku

sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna,

po upływie terminu do jej wniesienia, natomiast jeśli skarga została złożona — po zakończeniu postępowania wywołanego jej wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie zapis

dźwięku.

.go

v.p

l

7) w § 29 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1

i dodaje się ust. 2—5 w brzmieniu

Poz. 1623

„2. Potwierdzenia odbioru z pomocniczego zbioru

dokumentów w sprawach rozpoznawanych

w elektronicznym postępowaniu upominawczym są przekazywane do zniszczenia bez zgody, o której mowa w ust. 1, po prawomocnym

zakończeniu postępowania przez sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze lub po upływie roku od przekazania sprawy

przez ten sąd, chyba że zostały włączone do akt

sprawy.

5. Jeżeli akta sprawy zaliczono do kategorii A,

przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się.”.

§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

ww

w.

rcl

3. Jeżeli sporządzono protokół posiedzenia jawnego za pomocą urządzenia rejestrującego

obraz i dźwięk, dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody, o której mowa w ust. 1,

po uprawomocnieniu się orzeczenia kończące-

4. Do zniszczenia zapisu obrazu przepisy § 27 stosuje się odpowiednio.

Minister Sprawiedliwości: J. Gowin

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2011.12.21

20:04:44 +01'00'

— 15859 —

Poz. 1623

.go

v.p

l

1623

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 2 grudnia 2011 r.

zmieniające rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych

Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca

2001 r. — Prawo o ustroju sądów powszechnych

(Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.1)) zarządza się, co

następuje

„5. Przez okres 5 lat przechowuje się dokumenty

z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa w § 12 ust. 4, z zastrzeżeniem

§ 29 ust. 2.”;

4) po § 23 dodaje się § 23a w brzmieniu