Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych

§ 1. Rozporządzenie określa

1) warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej;

2) formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów;

3) sposób sporządzania i doręczania pism w formie

dokumentów elektronicznych;

7) pismo — pismo w formie dokumentu elektronicznego;

8) ustawa — ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne;

9) wizualizacja — prezentację treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka,

umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku;

10) wzór nieelektroniczny — wzór określający wygląd

dokumentu w postaci przeznaczonej do utrwalenia i podpisania na papierze, ustalający jego zawartość i układ graficzny;

11) zakres użytkowy dokumentu elektronicznego —

wymaganą zawartość dokumentu elektronicznego

niezbędną do załatwienia określonego rodzaju

spraw za pomocą tego dokumentu.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

Rozdział 2

1) ePUAP — elektroniczną platformę usług administracji publicznej w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy

z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

Warunki organizacyjno-techniczne doręczania

dokumentów elektronicznych, sposób doręczania

pism, reguły tworzenia elektronicznej skrzynki

podawczej i formy poświadczania odbioru

dokumentów elektronicznych przez adresatów

rcl

4) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów.

2) format danych — szczegółowo określony sposób

zapisania informacji przeznaczonej do przechowywania w pliku komputerowym;

w.

3) formularz elektroniczny — graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego;

ww

4) identyfikator wzoru — identyfikator jednoznacznie

wyróżniający wzór dokumentu elektronicznego

spośród innych wzorów dokumentów elektronicznych znajdujących się w centralnym repozytorium, o którym mowa w art. 19b ust. 1 ustawy

z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

5) kopia dokumentu elektronicznego — każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości

treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;

6) minister — ministra właściwego do spraw informatyzacji;

§ 3. 1. Podmioty publiczne informują na swoich

stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej „BIP”, o

1) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki

podawczej, podanym w formie identyfikatora URI;

2) maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, nie mniejszym niż

5 megabajtów;

3) zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych tworzonych na podstawie wzorów umieszczonych przez te podmioty w centralnym repozytorium lub repozytorium wzorów dokumentów

elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 5

ustawy, zwanym dalej „lokalnym repozytorium”;

4) rodzajach informatycznych nośników danych, na

których może zostać im doręczony dokument elektroniczny;

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

5) rodzajach informatycznych nośników danych, na

których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40,

poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r.

Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.

6) innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych.

§ 6. System teleinformatyczny służący do obsługi

doręczeń automatycznie generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa

w art. 46 § 4 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.

— Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.

z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.2)) i w art. 152a

§ 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)),

zwane dalej „poświadczeniem doręczenia”.

.go

v.p

l

2. Elektroniczne skrzynki podawcze, których adresy zostały udostępnione w BIP, umożliwiają bezpośrednie doręczanie dokumentów elektronicznych

zgodnych ze wzorami, o których mowa w § 19 i 27

ust. 1, bez potrzeby korzystania z formularzy elektronicznych powiązanych z tymi skrzynkami.

Poz. 1216

3. Elektroniczna skrzynka podawcza może przed

doręczeniem zapewniać sprawdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z formalnymi warunkami

przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie

których został wydany odpowiedni wzór dokumentu

elektronicznego. W przypadku stwierdzenia takich niezgodności nadawca otrzymuje informacje o występujących niezgodnościach.

§ 4. 1. Do całego procesu obsługi doręczeń organy

administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji zgodny z aktualną technologią stosowaną w Internecie, określoną przez normy, standardy

lub rekomendacje ustanowione przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną

Unii Europejskiej.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest

norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez

1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For Comments (RFC),

§ 8. 1. Minister umożliwia podmiotom publicznym

tworzenie elektronicznych skrzynek podawczych na

ePUAP.

2. Utworzenie elektronicznej skrzynki podawczej

na ePUAP oznacza upoważnienie ministra do obsługi

doręczeń za pomocą ePUAP do pomiotów, o których

mowa w ust. 1, i doręczeń realizowanych przez te podmioty.

3. Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP

uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub

do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP

elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP

możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi

publicznemu dokumentów elektronicznych do jego

systemu teleinformatycznego.

rcl

2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C Recommendation (REC)

§ 7. Urzędowe poświadczenie odbioru, o którym

mowa w art. 3 pkt 20 ustawy, zwane dalej „poświadczeniem przedłożenia”, oraz potwierdzone i niepotwierdzone poświadczenia doręczeń organ administracji publicznej przechowuje przez co najmniej taki

okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać pisma, których dotyczą te poświadczenia.

— adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz aktualnie stosowanych technologii

informatycznych.

w.

§ 5. System teleinformatyczny służący do obsługi

doręczeń zapewnia oznaczanie doręczonych dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi

ważność podpisów elektronicznych w momencie ich

złożenia i czas ich weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu teleinformatycznego należy

1) wykorzystywać moduły kryptograficzne spełniające wymagania zaleceń CEN-CWA 14167-2 lub

nowsze, w celu

a) zapewnienia generowania i przechowywania

materiału kryptograficznego służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych,

ww

b) ochrony przed nieuprawnionym dostępem,

c) zabezpieczenia przed nieuprawnioną ingerencją

przez zniszczenie materiału kryptograficznego

w przypadku wykrycia takiej ingerencji;

2) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie

sposobów rozpowszechniania sygnałów czasu

urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);

3) stosować techniki kryptograficzne zgodnie z udokumentowaną analizą ryzyka.

§ 9. 1. Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego,

o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca

1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego

lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. —

Ordynacja podatkowa.

2) Zmiany

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r.

Nr 113, poz. 984 i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130,

poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692,

z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682 i Nr 181, poz. 1524,

z 2008 r. Nr 229, poz. 1539, z 2009 r. Nr 195, poz. 1501

i Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167,

poz. 1131, Nr 182, poz. 1228 i Nr 254, poz. 1700 oraz

z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173, Nr 106, poz. 622

i Nr 186, poz. 1100.

3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 85, poz. 727, Nr 86, poz. 732

i Nr 143, poz. 1199, z 2006 r. Nr 66, poz. 470, Nr 104,

poz. 708, Nr 143, poz. 1031, Nr 217, poz. 1590 i Nr 225,

poz. 1635, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, Nr 120, poz. 818,

Nr 192, poz. 1378 i Nr 225, poz. 1671, z 2008 r. Nr 118,

poz. 745, Nr 141, poz. 888, Nr 180, poz. 1109 i Nr 209,

poz. 1316, 1318 i 1320, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 44,

poz. 362, Nr 57, poz. 466, Nr 131, poz. 1075, Nr 157,

poz. 1241, Nr 166, poz. 1317, Nr 168, poz. 1323, Nr 213,

poz. 1652 i Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 40, poz. 230,

Nr 57, poz. 355, Nr 127, poz. 858, Nr 167, poz. 1131, Nr 182,

poz. 1228 i Nr 197, poz. 1306 oraz z 2011 r. Nr 34, poz. 173,

Nr 75, poz. 398, Nr 106, poz. 622, Nr 134, poz. 781, Nr 171,

poz. 1016, Nr 186, poz. 1100 i Nr 199, poz. 1175.

f) nazwę i adres adresata,

.go

v.p

l

2. W przypadku gdy

1) w przepisach prawa został określony wzór pisma

lub wzór nieelektroniczny,

2) w centralnym lub lokalnym repozytorium został

umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy — inny niż ogólny, o którym

mowa w § 19

— przesyłki złożone w sposób, o którym mowa

w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie.

3. Podmioty publiczne informują w BIP o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz

z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej

oraz o adresie poczty elektronicznej, jeżeli taki sposób

przesyłania pism został udostępniony.

§ 10. Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem.

§ 11. 1. Doręczenie dokumentu elektronicznego na

informatycznym nośniku danych może być potwierdzone

1) poświadczeniem przedłożenia;

Poz. 1216

§ 12. 1. Minister udostępnia na stronie podmiotowej BIP opis

1) zasad tworzenia i oznaczania metadanych opisujących wzór, o których mowa w § 18 pkt 3;

2) trybu przekazywania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium;

3) sposobu oznaczania w pismach w postaci elektronicznej niezbędnych elementów struktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5

ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), zwanych dalej „NES”, w taki sposób, aby te elementy

struktury dawały się automatycznie wyodrębnić.

2. W przypadku zmiany opisu sposobu oznaczania

elementów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, dotychczasowe wzory dokumentów mogą być stosowane nie

dłużej niż przez 6 miesięcy od tej zmiany.

§ 13. 1. W przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą

podmiotu publicznego poświadczenie przedłożenia

jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy

tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

rcl

2) dokumentem w postaci papierowej sporządzonym

przez adresata.

g) podpis osoby reprezentującej adresata.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1

1) dokument elektroniczny powinien być podpisany

podpisem elektronicznym osoby identyfikowanej

w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy;

w.

2) poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na

adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub — jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne — zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym

przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym

znajduje się doręczany dokument.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2

1) informatyczny nośnik danych powinien być trwale

oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

ww

2) jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;

3) dokument w postaci papierowej potwierdzający

doręczenie zawiera

a) datę doręczenia,

b) informację o oznakowaniu, o którym mowa

w pkt 1,

c) sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku,

2. Za udostępnienie nadawcy poświadczenia

przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego

podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń.

3. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie automatycznie wytworzonego poświadczenia przedłożenia

w sposób, o którym mowa w ust. 2, poświadczenie to

wysyłane jest na adres elektroniczny wskazany przez

wnoszącego, z tym że może to być

1) adres poczty elektronicznej albo

2) inny adres elektroniczny, pod warunkiem że jest

obsługiwany przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

§ 14. Poświadczenie doręczenia jest udostępniane

przez system informatyczny podmiotu publicznego

w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia

przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera

1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza

dokument elektroniczny;

d) informację o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej,

2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny;

e) imię, nazwisko i adres wnoszącego,

3) oznaczenie sprawy;

c) tytuł wzoru — wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być

tworzone na podstawie wzoru,

.go

v.p

l

4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy;

Poz. 1216

5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia — datę i czas podpisania rozumiane jako data

i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.

d) opis — wskazujący zakres stosowania wzoru

— określone w formacie danych XML.

§ 15. Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez opatrzenie poświadczenia

doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego w sposób określony

w art. 20a ust. 1 lub 2 ustawy.

§ 16. Po opatrzeniu poświadczenia doręczenia

podpisem elektronicznym system teleinformatyczny

służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego

adresata

1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez

niego poświadczeniem doręczenia;

2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane

poświadczenie doręczenia.

Rozdział 3

Sposób sporządzania pism w formie dokumentów

elektronicznych

§ 19. Minister zamieszcza w centralnym repozytorium ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej wnoszonych za

pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych przez podmioty publiczne za poświadczeniem

doręczenia, w przypadkach gdy łącznie spełnione są

następujące warunki

1) w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru;

2) podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność

w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie;

3) przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.

§ 20. 1. W ogólnym wzorze elektronicznym, o którym mowa w § 19, w szczególności są wyodrębnione

następujące elementy struktury pisma

1) rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym

wniosek, zawiadomienie, decyzja, postanowienie,

skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego, o którym mowa w NES;

2. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy

wydane na podstawie art. 18 ustawy.

2) tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.

w sprawie niezbędnych elementów struktury

dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206,

poz. 1517);

rcl

§ 17. 1. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej

skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych

XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub

lokalnym repozytorium.

w.

3. We wzorach dokumentów elektronicznych jest

określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.

§ 18. Wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium zawiera

ww

1) określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych

XSD;

2) ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych

na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL;

3) metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności

a) twórcę wzoru — rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym zgodność wzoru z przepisami prawa,

b) podstawę prawną — w przypadku gdy istnieje

przepis prawa wymagający złożenia pisma

w określonej formie lub według określonego

wzoru,

3) odbiorca lub odbiorcy pisma — w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane

a) nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli odbiorcą nie jest

osoba fizyczna,

b) nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby

fizycznej, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna,

c) adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b,

w tym

— kod pocztowy,

— miejscowość,

— ulicę,

— budynek,

— lokal;

4) twórca lub twórcy pisma — podmiot odpowiedzialny za treść pisma — w sposób umożliwiający

automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one

podane.

2. W przypadku gdy w przepisach prawa nie został

wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór

dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium podmiot określony w art. 2

ustawy, zwany dalej „podmiotem publicznym”, jeżeli

w tym wzorze jest określony zakres użytkowy dokumentów elektronicznych właściwych dla załatwiania

przez ten podmiot danego rodzaju spraw.

.go

v.p

l

2. Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formatowanie tekstu pisma, w tym co najmniej wstawianie

nowych akapitów.

Poz. 1216

§ 21. Ustalona struktura pisma, o której mowa

w § 18 pkt 1, zapewnia, że pisma powstałe na podstawie danego wzoru zawierają

1) jednoznacznie oznaczone niezbędne elementy

struktury dokumentów elektronicznych, o których

mowa w NES;

2) niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie

którego zostały stworzone.

§ 22. 1. W przypadku gdy podpisany i doręczony

do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez człowieka, dokument ten

powinien być możliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium.

2. Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem

nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie

niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym

wzorem.

§ 23. Podmiot publiczny umożliwia nieodpłatnie

§ 29. 1. Wzór dokumentu elektronicznego umieszcza się w centralnym repozytorium na wniosek przedstawiciela podmiotu odpowiedzialnego za wzór i jego

zgodność z przepisami prawa.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, opatruje się

bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

§ 30. 1. Minister określa i umieszcza w centralnym

repozytorium wzór dokumentu elektronicznego wniosku, o którym mowa w § 29.

2. Minister udostępnia na ePUAP formularz elektroniczny umożliwiający złożenie tego wniosku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

rcl

1) weryfikację zgodności pisma wnoszonego do tego

podmiotu lub przez ten podmiot doręczanego, ze

wzorem dokumentu elektronicznego oraz weryfikację podpisu osoby, która podpisała pismo;

§ 28. Umieszczenie wzoru pisma w postaci dokumentu elektronicznego w BIP, o czym mowa w art. 19b

ust. 3 ustawy, polega na umieszczeniu na stronie podmiotowej BIP odwołania (hiperłącza), w formie identyfikatora URI, do wzoru umieszczonego w centralnym

repozytorium lub lokalnym repozytorium.

2) weryfikację autentyczności urzędowych poświadczeń odbioru i prezentację czasu ich podpisania.

§ 24. Formularz elektroniczny wpisuje do każdego

dokumentu elektronicznego niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego dokument został

stworzony.

w.

Rozdział 4

Sposób udostępniania kopii dokumentów

elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa

udostępniania formularzy i wzorów dokumentów

§ 25. W centralnym repozytorium, o którym mowa

w art. 19b ust. 1 ustawy

1) umieszcza się wzory pism, o których mowa

w art. 19b ust. 2 ustawy;

ww

2) można umieszczać wzory innych dokumentów

elektronicznych, w szczególności wzory dokumentów elektronicznych, które nie są pismami, i wzory

dokumentów

elektronicznych

stosowanych

w oprogramowaniu interfejsowym systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 13 ust. 2

pkt 2 lit. a ustawy.

3. Minister umieszcza w BIP odwołanie do formularza elektronicznego, o którym mowa w ust. 2.

§ 31. Jeżeli wniosek o umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego jest

1) zgodny ze wzorem,

2) podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

— wzór dokumentu elektronicznego umieszcza się

w centralnym repozytorium, z zastrzeżeniem § 33.

§ 32. 1. Umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego w centralnym repozytorium jest czynnością

materialno-techniczną.

2. Centralne repozytorium automatycznie nadaje

niepowtarzalny identyfikator wzoru.

3. Opublikowany w centralnym repozytorium wzór

dokumentu elektronicznego zawiera, oprócz elementów określonych w § 18

1) niepowtarzalny identyfikator wzoru;

§ 26. Lokalne repozytoria zawierają wyłącznie wzory dokumentów elektronicznych, które uprzednio zostały umieszczone w centralnym repozytorium.

2) datę umieszczenia wzoru;

§ 27. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru,

organ ten przekazuje do centralnego repozytorium

odpowiadający mu wzór dokumentu elektronicznego.

4) informację o aktualności wniosku (aktualny czy

nieaktualny);

3) dane umożliwiające weryfikację

i autentyczności wzoru;

integralności

5) podpisany wniosek, o którym mowa w § 29.

§ 37. Kopia dokumentu elektronicznego może być

sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku

zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności

.go

v.p

l

§ 33. 1. Minister nie publikuje wzoru dokumentu

elektronicznego w centralnym repozytorium, jeżeli

wzór

Poz. 1216

1) został przekazany do publikacji przez podmiot nieuprawniony;

2) nie spełnia wymagań określonych w § 18;

3) zawiera odwołania inne niż do centralnego repozytorium, z wyłączeniem odwołań do schematów

ogłoszonych przez World Wide Web Consortium

(W3C).

2. Minister niezwłocznie przekazuje informacje

wnioskodawcy o przyczynach nieopublikowania wzoru.

§ 34. 1. W centralnym repozytorium są przechowywane i udostępniane wzory dokumentów elektronicznych obecnie obowiązujące oraz wzory, które przestały obowiązywać.

2. W centralnym repozytorium można umieszczać

także wzory, które zaczną obowiązywać po upływie

vacatio legis, jakie określono w akcie normatywnym

stanowiącym podstawę do określenia wzoru.

3. Centralne repozytorium zapewnia możliwość

poprawnej obsługi przechowywanych wzorów, w tym

w sytuacji gdy World Wide Web Consortium przestanie udostępniać schematy, na których opierają się te

wzory.

2) datę wykonania wydruku.

§ 38. Organy władzy publicznej wskazują, w zakresie swojej właściwości rzeczowej, miejsce udostępnienia formularzy elektronicznych w BlP.

§ 39. System teleinformatyczny centralnego repozytorium jest chroniony przez rozwiązania techniczne

i organizacyjne uniemożliwiające zniszczenie lub modyfikację informacji zawartych w centralnym repozytorium przez osoby nieuprawnione.

§ 40. Wzory pism i innych dokumentów elektronicznych znajdujące się w centralnym repozytorium

oraz formularze elektroniczne, o których mowa w § 38,

przechowuje się wieczyście.

Rozdział 5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 41. Wzory opublikowane w lokalnych repozytoriach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia

udostępnia się w tych repozytoriach do czasu umieszczenia ich w centralnym repozytorium, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

rcl

§ 35. System teleinformatyczny centralnego repozytorium zapewnia integralność, autentyczność i stały

dostęp do opublikowanych w nim wzorów dokumentów elektronicznych.

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu

umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;

§ 36. 1. Dokumenty elektroniczne udostępnia się

z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność

w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana

przez odbiorcę.

w.

2. Jeżeli nie jest możliwe sprawdzenie przez odbiorcę ważności podpisu w chwili jego złożenia, w celu udostępnienia dokumentu elektronicznego sporządza się jego kopię podpisaną podpisem elektronicznym osoby, która może być zidentyfikowana w sposób określony w art. 20a ustawy.

ww

3. Kopia, o której mowa w ust. 2, składa się z treści

udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej

sporządzającego i podpisującego kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę i adres podmiotu, w którym kopia została sporządzona.

§ 42. Umożliwienie odbiorcom wizualizacji pism,

o których mowa w § 22 ust. 1, nastąpi nie później niż

w terminie 12 miesięcy od daty wejścia w życie rozporządzenia.

§ 43. Do czasu wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 18 ustawy, o których mowa

w § 17 ust. 2, do zapisywania załączników dodawanych do pism stosuje się formaty danych określone

w załączniku do rozporządzenia.

§ 44. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

30 dni od dnia ogłoszenia.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

.go

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2011.09.29

19:11:01 +02'00'

— 12149 —

Poz. 1216

.go

v.p

l

1216

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 14 września 2011 r.

w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów

elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych

Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego

2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565,

z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 14 września 2011 r. (poz. 1216)

FORMATY DANYCH, W JAKICH ZAPISUJE SIĘ ZAŁĄCZNIKI DODAWANE DO PISM

Format

danych

Zastosowanie formatu

Organizacja ustalająca format

.doc

sformatowany tekst lub

sformatowany tekst z grafiką

Microsoft Corporation

.docx

sformatowany tekst lub

sformatowany tekst z grafiką

Microsoft Corporation

.gif

grafika rastrowa

CompuServe

.jpg (.jpeg)

grafika rastrowa

.ods

arkusz kalkulacyjny

.odt

Norma

Joint Photographic Experts Group

ISO/IEC 10918

Organization for the Advancement

of Structured Information Standards

(OASIS)

ISO 26300

sformatowany tekst lub

sformatowany tekst z grafiką

Organization for the Advancement

of Structured Information Standards

(OASIS)

ISO 26300

.pdf

sformatowany tekst lub

sformatowany tekst z grafiką

Adobe Systems Incorporated

ISO/IEC 32000

.png

grafika rastrowa

.rtf

sformatowany tekst

.svg

grafika wektorowa

.tif (.tiff)

grafika rastrowa

.txt

niesformatowany tekst

.xls

arkusz kalkulacyjny

.xlsx

arkusz kalkulacyjny

Microsoft Corporation

.xml

sformatowany tekst

W3C

ISO/IEC 15948

Microsoft Corporation

W3C

Adobe Systems Incorporated

ISO/IEC 10646

ww

w.

rcl

Microsoft Corporation