Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów

§ 1. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia

przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania

opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za

wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu

i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów,

w tym

Załącznik nr 1

v.p

l

.go

WZÓR INDEKSU

w.

rcl

okładka, 1 strona

ww

§ 2. Informacje dotyczące studenta i przebiegu studiów uczelnia gromadzi w

1) sposób prowadzenia teczki akt osobowych studenta;

Załącznik nr 2

WZÓR LEGITYMACJI STUDENCKIEJ

strona 2

w.

rcl

.go

strony wewnętrzne

strona 1

ww

O pis

1) format po złożeniu A7 (74 mm x 105 mm);

2) strony wewnętrzne legitymacji wykonane na papierze offsetowym o gramaturze 80 g/m2;

3) strony wewnętrzne legitymacji pokryte giloszem według wzoru; gilosz stanowi siatka w kolorze różowym —

nr Pantone 182 U, którą tworzą współśrodkowe kółka o średnicach 3,5 mm i 1 mm oraz grubości linii

0,398 pkt;

4) na stronie wewnętrznej prawej — pionowy pasek o szerokości 20 mm w kolorze niebieskim — nr Pantone 278 U;

5) druk tekstu stron wewnętrznych jednostronny w kolorze czarnym

a) „LEGITYMACJA STUDENCKA” — czcionka Arial CE, 15,759 pkt,

b) „Ważna do dnia:” — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt,

c) „Poświadcza uprawnienia do 50% ulgi przy przejazdach środkami komunikacji miejskiej, a także uprawnienia do korzystania — do ukończenia 26. roku życia — z ulgowych przejazdów środkami publicznego transportu zbiorowego autobusowego i kolejowego na podstawie odrębnych przepisów.” — czcionka Times

New Roman CE, 9 pkt,

d) „zamieszkał... w” — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt,

e) „31 marca, 31 października” — czcionka Times New Roman CE, 7 pkt,

f) „pieczęć urzędowa” — czcionka Arial CE, 6 pkt,

g) „fotografia 35 x 45 mm, (numer albumu), (podpis studenta), (imię i nazwisko), (data urodzenia), (dokładny

adres), (podłużna pieczęć uczelni), (data), (podpis wystawcy)” — czcionka Times New Roman CE, 6 pkt;

6) oprawa — tektura o gramaturze 630 g/m2, materiał pokrywający — introkal lub vanolnigeria.

v.p

l

§ 3. 1. Uczelnia prowadzi album studentów. Album

może być prowadzony w formie elektronicznej.

1) albumie studentów;

.go

2) teczkach akt osobowych studentów;

2) sposób prowadzenia albumu studenta i księgi dyplomów;

3) wzór indeksu i legitymacji studenckiej;

4) księdze dyplomów.

2. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, zwany dalej „numerem albumu”.

Numer albumu jest przypisany studentowi na wszystkich kierunkach studiów i poziomach kształcenia realizowanych przez studenta w tej uczelni.

w.

rcl

4) obowiązek i sposób dokumentowania przebiegu

studiów;

3) protokołach zaliczenia przedmiotów;

5) sposób sporządzania i wydawania duplikatów dokumentów;

6) sposób dokonywania sprostowań dokumentów

oraz zmian danych osobowych studenta lub absolwenta w dokumentach prowadzonych i wydawanych przez uczelnie;

7) tryb i sposób legalizacji dokumentów;

8) sposób przechowywania i zasady wydawania dokumentów;

ww

9) wysokość opłat za legalizację dokumentów, wydanie dyplomu, wydanie odpisów w językach obcych, świadectwa, indeksu, legitymacji studenckiej oraz za wydanie duplikatów tych dokumentów;

1) Minister

Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działem

administracji rządowej — szkolnictwo wyższe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 16 marca 2011 r. w sprawie szczegółowego

zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego

(Dz. U. Nr 63, poz. 324).

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 144,

poz. 1043 i Nr 227, poz. 1658, z 2007 r. Nr 80, poz. 542,

Nr 120, poz. 818, Nr 176, poz. 1238 i 1240 i Nr 180,

poz. 1280, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, z 2009 r. Nr 68, poz. 584,

Nr 157, poz. 1241, Nr 161, poz. 1278 i Nr 202, poz. 1553,

z 2010 r. Nr 57, poz. 359, Nr 75, poz. 471, Nr 96, poz. 620

i Nr 127, poz. 857 oraz z 2011 r. Nr 45, poz. 235, Nr 84,

poz. 455, Nr 112, poz. 654, Nr 174, poz. 1039 i Nr 185,

poz. 1092.

3. Do albumu wpisuje się: numer albumu, datę

rozpoczęcia studiów, imię (imiona) i nazwisko oraz datę i miejsce urodzenia studenta, numer PESEL,

a w przypadku jego braku — nazwę i numer dokumentu tożsamości, imiona rodziców, informacje dotyczące

świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów (nazwa szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej lub uczelni, numer oraz data i miejsce wystawienia), nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej

uczelni i kierunku studiów oraz rok studiów, na który

student został przyjęty. Po opuszczeniu przez studenta

uczelni w albumie wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia.

4. Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta

i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu

oznacza się teczkę akt osobowych studenta.

Załącznik nr 3

.go

WZÓR ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI STUDENCKIEJ

ww

w.

rcl

O p is

1. Legitymacja studencka jest elektroniczną kartą procesorową z interfejsem stykowym określonym w normach ISO/IEC 7816-2 i ISO/IEC 7816-3. Legitymacja studencka może zawierać również inne interfejsy, w tym

interfejs bezstykowy.

2. Blankiet legitymacji studenckiej wykonany jest z materiału laminowanego o wymiarach i właściwościach

fizycznych zgodnych z wymaganiami dla kart identyfikacyjnych formatu ID-1 określonymi w normie ISO/

IEC 7810, a jego właściwości i odporność muszą być potwierdzone badaniami przeprowadzonymi zgodnie

z wieloczęściową normą ISO/IEC 10373.

3. Poddruk blankietu legitymacji studenckiej wykonany w technice offsetowej w standardzie 5 + 4 (CMYK

i Pantone 5555 na awersie oraz CMYK na rewersie) chroniony jest zewnętrzną folią laminacyjną. W procesie

zadrukowywania blankietu (poddruk offsetowy) nanoszone są następujące elementy

1) tło z elementami grafiki rastrowej w kolorach CMYK;

2) zabezpieczające elementy wykonane techniką giloszową w formie stylizowanego, powtarzalnego ornamentu geometrycznego wydrukowanego linią o grubości 0,075 pkt w kolorze Pantone 5555 umieszczone

na pasie o szerokości 22,7 mm przebiegającym wzdłuż prawego boku legitymacji w odległości 3,8 mm od

krawędzi, na całej jej wysokości, włącznie z polem przeznaczonym pod druk zdjęcia;

3) napis „LEGITYMACJA STUDENCKA” wykonany w technice mikrodruku, na białym pasku o szerokości

1 mm przebiegającym poziomo w odległości 1,7 mm od dolnej krawędzi legitymacji, w kolorze czarnym;

4) godło państwowe o wysokości 8,5 mm i napis „RZECZPOSPOLITA POLSKA” wykonany krojem Palm

Springs Bold o wielkości 5 pkt, w kolorze czarnym;

5) napisy

a) „LEGITYMACJA STUDENCKA” wykonany krojem Aura Ibis o wielkości 12,5 pkt, w kolorze granatowym (C100, M70, Y25, K20),

b) „STUDENT CARD” wykonany krojem Aura Ibis o wielkości 9,7 pkt, w kolorze granatowym (C100, M70,

Y25, K20),

c) „Wydana:”, „Nr albumu:”, „PESEL:”, „Adres:”, „Legitymacja ważna do:” wykonane krojem Arial

Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym,

d) „Poświadcza uprawnienia do 50% ulgi przy przejazdach środkami komunikacji miejskiej, a także

uprawnienia do korzystania — do ukończenia 26. roku życia — z ulgowych przejazdów środkami publicznego transportu zbiorowego autobusowego i kolejowego na podstawie odrębnych przepisów.”

wykonany krojem Arial Narrow Bold o wielkości 6 pkt, w kolorze czarnym;

6) biały obszar przeznaczony na zdjęcie posiadacza legitymacji studenckiej o wymiarach 20 mm x 25 mm,

w odległości 5 mm w poziomie i 23,5 mm w pionie;

7) 12 pól o wymiarach 8 mm x 9 mm, oznaczonych kolejno liczbami od 1 do 12 wykonanymi krojem Arial

o wielkości 5 pkt, w kolorze czarnym;

8) obszar biały o wymiarach 30 mm x 21 mm przeznaczony na naniesienie kodu kreskowego — jeżeli

w uczelni kod kreskowy nie jest stosowany, obszar może być wykorzystany w sposób określony przez

uczelnię.

4. W procesie personalizacji legitymacji studenckiej są nanoszone w sposób zapewniający trwałe i bezpieczne

użytkowanie następujące dane

1) kolorowe zdjęcie posiadacza legitymacji o wymiarach 20 mm x 25 mm w rozdzielczości co najmniej

300 dpi;

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

2) nazwa uczelni wykonana krojem Arial Narrow Bold o wielkości 7 pkt, w dwóch lub trzech wierszach, do

30 znaków w wierszu, wyjustowana do prawej strony; notacja: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowanie: 27,2 mm w poziomie, licząc od prawej krawędzi bloku tekstu, 6,2 mm w pionie, licząc od górnej krawędzi bloku tekstu, w kolorze czarnym;

3) imię do 24 znaków oraz nazwisko w dwóch wierszach, do 28 znaków każdy, wykonane krojem Arial Narrow o wielkości 8 pkt, wyjustowane centralnie; notacja: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowanie: oś

pionowa tekstu 43,6 mm w poziomie i 24 mm w pionie, licząc od górnej krawędzi bloku tekstu, w kolorze

czarnym;

4) adres wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w dwóch wierszach, do 40 znaków każdy, wyjustowany do strony lewej, w kolorze czarnym; notacja adresu: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowanie: 70 mm w poziomie, licząc od lewej krawędzi bloku tekstu, 36,5 mm w pionie, licząc od górnej krawędzi bloku tekstu;

5) data wydania wykonana krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym;

6) nr albumu wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym;

7) numer PESEL (dla obcokrajowców data urodzenia w formacie rrmmdd00000, kodowanie tysięcy i setek

lat zgodnie z zasadami systemu PESEL) wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym;

8) kod kreskowy (opcjonalnie) w kolorze czarnym.

5. Wszystkie parametry pozycjonowania liczone są do prawego górnego rogu karty.

6. Podczas etapu personalizacji graficznej dane są zapisywane w układzie scalonym karty.

7. Struktura danych zawartych w układzie scalonym legitymacji studenckiej jest zgodna z normą ISO/IEC 7816-4.

8. Polecenia i odpowiedzi przesyłane podczas komunikacji karty z infrastrukturą informatyczną powinny mieć

strukturę zgodną z APDU określoną w normie ISO/IEC 7816-4.

9. Legitymacja studencka zawiera w pamięci obowiązkowo plik DF.SELS oraz dwa pliki potomne: EF.CERT

i EF.ELS. Plik DF.SELS jest dostępny za pomocą polecenia SELECT FILE bezpośrednio po resecie karty.

10. Dane związane z legitymacją studencką powinny być zlokalizowane w pliku dedykowanym DF.SELS, którego nazwa jest zarejestrowanym w Polskim Komitecie Normalizacyjnym identyfikatorem aplikacji określonym zgodnie z normą ISO/IEC 7816-5+A1. Własne rozszerzenie identyfikatora aplikacji (PIX) dla elektronicznej legitymacji studenckiej jest równe „01 01” (zapis w systemie szesnastkowym).

11. Plik DF.SELS musi być dostępny bezpośrednio po resecie karty elektronicznej za pomocą polecenia wyboru,

którego parametrem jest pełna nazwa tego pliku (AID wraz z rozszerzeniem).

12. Obligatoryjnymi potomnymi plikami elementarnymi dla pliku DF.SELS są dwa pliki o przezroczystej strukturze binarnej

1) plik EF.CERT o dwubajtowym identyfikatorze „00 01” (zapis w systemie szesnastkowym), zawierający

kwalifikowany certyfikat w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym

(Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.1)), w którym

a) w polu „właściciel certyfikatu” w atrybucie „nazwa powszechna” zawarto sformułowanie: „osoba

upoważniona do wystawiania legitymacji studenckiej” oraz w polu tym znajdują się również następujące atrybuty: „nazwa organizacji”, „nazwa województwa”, „nazwa miejscowości” i „adres”, które

dotyczą uczelni,

b) znajduje się krytyczne rozszerzenie „deklaracja wydawcy certyfikatu kwalifikowanego” (ang. qcStatements) wskazujące, że właściciel certyfikatu, składając podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą

tego certyfikatu, działa jako przedstawiciel osoby prawnej — uczelni;

2) plik EF.ELS o dwubajtowym identyfikatorze „00 02” (zapis w systemie szesnastkowym) zawierający wiadomość w formacie zgodnym ze specyfikacją techniczną ETSI TS 101 733, o której mowa w § 49 ust. 2

pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych

dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. Nr 128,

poz. 1094), podpisaną bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września

2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym certyfikatem, o którym mowa w pkt 1, przy czym

a) format podpisanej wiadomości to „podstawowy podpis elektroniczny” (ang. Basic Electronic Signature), w którym eContentType wewnątrz struktury SignedData zawiera id-SELSInfo o następującym

identyfikatorze obiektu

id-SELSInfo OBJECT IDENTIFIER ::= iso(1) member-body(2) pl(616) organization(1) gov(101) moneas(4)

pki(1) sels(1) 1,

b) podpisywane dane (SELSInfo) są umieszczone w eContent wewnątrz struktury SignedData i mają następującą składnię

SELSInfo ::= SEQUENCE

wersja

INTEGRER v1(1)

numerSeryjnyUkladu

PrintableString (SIZE (8..16)),

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 124, poz. 1152 i Nr 217,

poz. 2125, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z 2006 r. Nr 145, poz. 1050, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, z 2010 r.

Nr 40, poz. 230 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 106, poz. 622.

UTF8String (SIZE (1..128)),

SEQUENCE OF

UTF8String (SIZE (1..28)),

imionaStudenta

SEQUENCE OF

UTF8String (SIZE (1..24)),

numerAlbumu

PrintableString (SIZE (1..16)),

numerEdycji

PrintableString (SIZE (1)),

numerPesel

PrintableString (SIZE (11)),

dataWaznosci

GeneralizedTime,

określoną za pomocą notacji ASN.1 opisanej w normie ISO/IEC 8824; poszczególne pola należy interpretować następująco

— wersja zawiera numer wersji struktury podpisywanych danych; pole to umożliwi łatwe rozpoznawanie ewentualnych nowych wersji struktur danych zawartych w elektronicznej legitymacji studenckiej,

— numerSeryjnyUkladu to unikatowy numer nadawany przez producenta układu scalonego zapisany

w formacie heksadecymalnym; w momencie tworzenia podpisu aplikacja podpisująca dokonuje jego odczytu z układu elektronicznego karty,

— nazwaUczelni to oficjalnie zarejestrowana nazwa uczelni,

— nazwiskoStudenta to dane zgodne z informacją wpisaną do dowodu osobistego lub paszportu studenta,

— imionaStudenta to dane zgodne z informacją wpisaną do dowodu osobistego lub paszportu studenta,

— numerAlbumu, o którym mowa w § 3 ust. 2 rozporządzenia,

— numerEdycji jest literowym oznaczeniem egzemplarza legitymacji o tym samym numerze albumu;

pierwszy egzemplarz jest oznaczony literą A, kolejne literami B, C, D...,

— numerPesel to numer z Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności studenta,

— dataWaznosci to data, po upływie której dana legitymacja studencka traci ważność, jest modyfikowana co semestr,

c) w formacie podpisywanej wiadomości zostaną umieszczone, jako podpisane atrybuty

— atrybuty obligatoryjne według specyfikacji technicznej ETSI TS 101 733 oraz

— atrybuty dodatkowe: „deklarowany czas złożenia podpisu” (ang. signing-time), zawierający czas

złożenia podpisu kodowany zgodnie z typem GeneralizedTime; czas ten nie może być wcześniejszy

niż 9 miesięcy od daty zawartej w polu dataWaznosci, o którym mowa w lit. b, oraz „rodzaj zobowiązania” zawierający identyfikator obiektu

commitmentType OBJECT IDENTIFIER ::= iso(1) member-body(2) us(840)

rsadsi(113549) pkcs(1) 9 16 6 5,

wskazujący, że podpisujący zaaprobował podpisywane dane.

w.

rcl

.go

v.p

l

nazwaUczelni

nazwiskoStudenta

§ 4. 1. Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia,

w tym

a) poświadczoną przez uczelnię kopię świadectwa

dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia

drugiego stopnia — również poświadczoną

przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia studiów,

b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL,

a w przypadku jego braku — nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz

adres do korespondencji,

c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu

osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami,

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami obowiązującymi przy wydawaniu dowodów osobistych,

e) oświadczenie o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia

opłat, o którym mowa w art. 170a ust. 9 ustawy

z dnia 27 lipca 2005 r. — Prawo o szkolnictwie

wyższym, zwanej dalej „ustawą” — w przypadku kandydata na studia stacjonarne w uczelni

publicznej;

Załącznik nr 4

ww

WZÓR HOLOGRAMU

O p is

1. Hologram o wymiarach 10 mm x 9 mm i grubości 10 μm lub innej, na tyle małej, że przy próbie odklejenia

hologram ulega samodestrukcji, wykonany w technice 2D/3D.

2. Na hologram, w sposób trwały i nieusuwalny, nanosi się datę ważności (w formacie dd-mm-rr).

§ 5. 1. W przypadku przeniesienia się studenta do

innej uczelni, dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się do uczelni, do której student się

przeniósł, na wniosek tej uczelni.

2. W uczelni, którą student opuścił, w teczce akt

osobowych studenta pozostaje kopia pisma, przy którym przesłano dokumenty oraz ich wykaz.

§ 6. 1. Po immatrykulacji student otrzymuje

1) indeks, którego wzór jest określony w załączniku

nr 1 do rozporządzenia, jeżeli regulamin studiów

przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów

w indeksie;

2) legitymację studencką.

.go

2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na

studia;

Poz. 1188

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 201

3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał

potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem,

o której mowa w art. 160 ust. 3 ustawy;

1) legitymacji, której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

2) elektronicznej legitymacji studenckiej, której wzór

jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

3. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o legitymacji studenckiej, należy przez to rozumieć również elektroniczną legitymację studencką.

w.

rcl

6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów;

2. Legitymacja studencka może mieć formę

4. Legitymację studencką może otrzymać również

student zagranicznej uczelni odbywający w polskiej

uczelni część studiów.

7) karty okresowych osiągnięć studenta;

8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

10) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184 ust. 7

ustawy;

11) jeden egzemplarz pracy dyplomowej;

ww

12) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

5. Wydanie indeksu i legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji, w którym wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko studenta, któremu wydano indeks i legitymację, numer

albumu oraz datę wydania tych dokumentów. Rejestr

może być prowadzony w formie elektronicznej.

§ 7. 1. Legitymacja studencka jest dokumentem

poświadczającym status studenta.

2. Prawo do posiadania legitymacji studenckiej

mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów studiów pierwszego stopnia — do dnia 31 października roku ukończenia

tych studiów.

13) protokół egzaminu dyplomowego;

14) dyplom ukończenia studiów — egzemplarz do akt;

3. W przypadku zniszczenia lub utraty legitymacji

studenckiej student jest obowiązany do niezwłocznego zawiadomienia uczelni.

15) suplement do dyplomu — egzemplarz do akt;

16) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów,

suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez

osobę odbierającą dyplom.

2. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje

się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.

4. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się

co semestr przez umieszczenie daty ważności i okrągłej pieczęci z godłem państwa, a elektronicznej legitymacji studenckiej — przez aktualizację danych

w układzie elektronicznym oraz umieszczenie hologramu, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do

rozporządzenia, w kolejno oznaczonych polach legitymacji.

§ 8. 1. Elektroniczna legitymacja studencka może

być używana w uczelni, w szczególności jako karta dostępu do biblioteki oraz karta dostępu do urządzeń

technicznych i laboratoriów.

2. Elektroniczna legitymacja studencka może być

używana także poza uczelnią.

§ 9. Uczelnia ma obowiązek zachowania szczególnych zasad bezpieczeństwa systemu wydawania

i użytkowania legitymacji studenckiej. Uczelnia ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji zamieszczonych w legitymacji studenckiej.

h) datę i podpis osoby egzaminującej i zaliczającej

poszczególny przedmiot lub praktykę — z wyłączeniem kart okresowych osiągnięć studenta

sporządzanych w postaci wydruków danych

elektronicznych,

i) datę i podpis kierownika podstawowej jednostki

organizacyjnej uczelni dokonującego wpisu na

kolejny rok (semestr) studiów;

3) indeksie, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie.

2. Do dokumentacji przebiegu studiów zalicza się

pracę dyplomową. Pracę dyplomową składa się w formie papierowej oraz w formie elektronicznej.

3. Na kierunkach artystycznych, oprócz dokumentacji wymienionej w ust. 1 i 2, może być także prowadzona dodatkowo, zgodnie z regulaminem studiów,

inna dokumentacja, wynikająca ze specyfiki studiów.

.go

§ 10. 1. Indeks stanowi własność studenta. Student otrzymuje odrębny indeks na każdym kierunku

studiów i poziomie kształcenia. Student może otrzymać odrębny indeks na każdej studiowanej specjalności.

Poz. 1188

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 201

2. Jeżeli regulamin studiów nie przewiduje dokumentowania przebiegu studiów w indeksie, uczelnia

zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w formie elektronicznej.

Na prośbę studenta uczelnia wydaje studentowi potwierdzony wydruk z dokumentacji przebiegu studiów.

§ 11. 1. Przebieg studiów jest dokumentowany w

5. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu

osoby upoważniającej, dokonane przez uczelnię lub

notariusza.

w.

rcl

1) protokołach zaliczenia przedmiotu lub protokołach

zaliczenia przedmiotu sporządzanych w postaci

wydruków danych elektronicznych zawierających

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, ich odpisy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta

lub absolwenta, wydaje się studentowi lub absolwentowi, na jego wniosek, upoważnionej osobie lub wysyła pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

a) nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie

lub egzamin,

b) imię (imiona) i nazwisko studenta,

c) numer albumu,

d) uzyskaną ocenę,

e) datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin;

2) kartach okresowych osiągnięć studenta lub kartach okresowych osiągnięć studenta sporządzanych w postaci wydruków danych elektronicznych

zawierających

ww

a) imię (imiona) i nazwisko studenta,

b) numer albumu,

c) imię i nazwisko oraz tytuł naukowy, stopień naukowy lub tytuł zawodowy prowadzącego zajęcia (zaliczającego lub przeprowadzającego egzamin),

6. W przypadku rozbieżności danych w dokumentach, o których mowa w ust. 1 pkt 1—3, przyjmuje się

jako prawidłowe dane zawarte w dokumentach, o których mowa w ust. 1 pkt 1.

§ 12. 1. Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego

zawierający: datę egzaminu, imię (imiona) i nazwisko

studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy

oraz tytuły naukowe, stopnie naukowe lub tytuły

zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść

zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

2. Uczelnia prowadzi księgę dyplomów. Do księgi

dyplomów wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą

numer dyplomu, numer albumu, imię (imiona) i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów (immatrykulacji), nazwę podstawowej jednostki

organizacyjnej uczelni, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego

i tytuł zawodowy. Księga dyplomów może być prowadzona w formie elektronicznej.

3. Zakończenie studiów odnotowuje się w

d) nazwy przedmiotów, które student zaliczył

w okresie zaliczeniowym,

1) indeksie;

e) określenie formy zaliczenia,

2) protokole egzaminu dyplomowego;

f) uzyskaną ocenę,

3) albumie studentów;

g) liczbę uzyskanych punktów ECTS,

4) księdze dyplomów.

§ 13. 1. W terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami

i suplementem do dyplomu oraz dokonuje wpisu do

księgi dyplomów. Warunkiem wydania dyplomu jest

wniesienie przez absolwenta opłaty, o której mowa

w § 21 ust. 1 pkt 3, oraz dostarczenie aktualnej fotografii.

3. Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji

studenckiej rejestruje się również w formie elektronicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając

kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Literą a oznacza się zawsze oryginał legitymacji.

4. Duplikat indeksu uczelnia sporządza wyłącznie

na podstawie protokołów lub kart okresowych osiągnięć studenta.

§ 16. 1. Uczelnia może dokonywać sprostowań

w indeksie, albumie studentów lub w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.

2. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami

właściwych danych. W miejscu sprostowania należy

umieścić adnotację: „Dokonano sprostowania”, podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego

dokumentu, datę i pieczęć urzędową. W przypadku

sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej zachowuje się w niej

informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która

dokonała sprostowania.

.go

2. Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje dodatkowe odpisy dyplomu w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski, francuski,

hiszpański, niemiecki lub rosyjski. Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje nie więcej niż trzy odpisy

suplementu do dyplomu w tłumaczeniu na język angielski. Dokumenty są wydawane w terminie 30 dni

od dnia złożenia wniosku, po uprzednim wniesieniu

przez absolwenta opłaty, o której mowa w § 21 ust. 1

pkt 3, oraz dostarczeniu aktualnej fotografii.

Poz. 1188

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 201

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, absolwent

powinien złożyć w terminie 30 dni od dnia ukończenia

studiów.

4. Przepisy § 11 ust. 4 i 5 stosuje się do wydawania

dyplomu ukończenia studiów.

3. Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

4. Nie dokonuje się sprostowań w treści legitymacji studenckiej, dyplomu, suplementu do dyplomu

oraz innego dokumentu potwierdzającego uzyskane

wykształcenie. Legitymacja studencka, dyplom, suplement do dyplomu oraz inny dokument potwierdzający

uzyskane wykształcenie zawierające błędy lub omyłki

podlegają wymianie.

w.

rcl

§ 14. 1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub

suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić do

uczelni, która wydała dyplom lub suplement do dyplomu, z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych

dokumentów.

2. Uczelnia wystawia duplikat, o którym mowa

w ust. 1, na podstawie posiadanych dokumentów.

3. Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplomu lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych

dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie należy

umieścić wyraz: „Duplikat” oraz datę wydania duplikatu. Duplikat podpisuje rektor.

4. Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu

obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia

się na przygotowanym przez uczelnię formularzu,

zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu

do dyplomu.

ww

5. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu lub

suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt

osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu

dyplomu odnotowuje się w księdze dyplomów.

6. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie.

§ 15. 1. Przepisy § 14 stosuje się odpowiednio przy

sporządzaniu duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów.

2. Duplikat legitymacji studenckiej i indeksu wystawia się z aktualną fotografią.

§ 17. 1. Po ukończeniu studiów nie dokonuje się

zmiany imienia (imion) lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie i dokumentach, o których mowa w § 11

ust. 1, chyba że zmiana imienia (imion) i nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub

orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imię (imiona) lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu.

2. W przypadku gdy zmiana imienia (imion) lub

nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 11 ust. 1, wystawia się na

nowe imię (imiona) lub nazwisko, z tym że indeks na

nowe imię (imiona) lub nazwisko wystawia się na

wniosek studenta. W przypadku gdy student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie należy przekreślić imię (imiona) lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem

czerwonym; na dole strony należy umieścić adnotację: „Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska”,

datę i podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni lub osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imię (imiona) lub nazwisko

może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub

nazwiska albo orzeczenia sądu.

§ 18. 1. Dokumenty wydawane przez uczelnię przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą są legalizowane na wniosek zainteresowanego.

2. Legalizacja polega na umieszczeniu na dokumencie

Poz. 1188

2) 17 zł — za wydanie elektronicznej legitymacji studenckiej;

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 201

3) 4 zł — za wydanie indeksu;

4) 60 zł — za wydanie dyplomu ukończenia studiów

wraz z dwoma odpisami;

1) klauzuli w brzmieniu: „Stwierdza się autentyczność dokumentu”;

5) 30 zł — za wydanie świadectwa ukończenia studiów podyplomowych;

2) podpisu osoby upoważnionej do legalizacji dokumentu;

6) 40 zł — za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu

w tłumaczeniu na język obcy.

3) pieczęci urzędowej;

3. Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się

opłatę o połowę wyższą od opłaty za wydanie oryginału.

4) nazwy miejscowości i daty.

4. Za legalizację dokumentów przeznaczonych do

obrotu prawnego z zagranicą pobiera się opłatę w wysokości 19 zł.

.go

3. Do legalizacji przedstawia się oryginały dokumentów.

4. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

§ 19. 1. Dyplomy ukończenia studiów, zaświadczenia o ukończeniu studiów, dyplomy nadania stopni

naukowych oraz świadectwa ukończenia studiów podyplomowych legalizuje urząd obsługujący ministra

nadzorującego uczelnię, która wydała dokument.

6. Opłatę, o której mowa w ust. 4, wnosi się na rachunek bankowy urzędu obsługującego ministra.

7. Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej może zwolnić studenta z opłat, o których mowa

w ust. 1.

w.

rcl

2. Dokumenty niewymienione w ust. 1 legalizuje

uczelnia, która je wydała.

5. Opłaty, o których mowa w ust. 2 i 3, wnosi się

na rachunek bankowy uczelni lub w miejscu wyznaczonym przez rektora.

§ 20. 1. Uczelnie przekazują do urzędu obsługującego ministra nadzorującego uczelnię oraz ministra

właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wykazy

osób upoważnionych do podpisywania dokumentów,

o których mowa w § 19 ust. 1, wzory ich podpisów,

wzory pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów

i świadectw określone przez uczelnię.

2. W przypadku zmiany osoby upoważnionej do

podpisywania dokumentów, zmiany podpisu, zmiany

pieczęci urzędowych lub zmiany wzorów dyplomów

i świadectw uczelnia niezwłocznie uaktualnia wykaz,

o którym mowa w ust. 1.

§ 21. 1. Uczelnia pobiera opłaty za wydanie

ww

1) legitymacji studenckiej i jej duplikatu;

2) indeksu i jego duplikatu;

3) dyplomu ukończenia studiów, jego duplikatu oraz

dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na

język obcy;

4) świadectwa ukończenia studiów podyplomowych

i jego duplikatu.

2. Opłaty za wydanie dokumentów wymienionych

w ust. 1 pobiera uczelnia w wysokości zgodnej z kosztami poniesionymi na ich wykonanie, nie wyższej jednak niż

1) 5 zł — za wydanie legitymacji studenckiej;

§ 22. 1. W przypadku nieprzyjęcia kandydata na

I rok studiów uczelnia zwraca kandydatowi złożone

przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli

zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie

takich prac.

2. Uczelnia przechowuje przez 12 miesięcy kopie

dokumentów kandydatów nieprzyjętych na I rok studiów wraz z kopią pisma, na podstawie którego zwrócono kandydatowi złożone oryginały dokumentów,

o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2.

§ 23. 1. W przypadku likwidacji uczelni dokumentację przebiegu studiów tworzy się i gromadzi na dotychczasowych zasadach do czasu zakończenia kształcenia.

2. Jeżeli w dokumentacji przebiegu studiów znajdują się nieodebrane oryginały świadectw dojrzałości,

oryginały i odpisy dyplomów oraz oryginały i odpisy

suplementów do dyplomów, rektor uczelni, a w przypadku jego braku — likwidator, powiadamia właścicieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin.

3. W przypadku braku organów upoważnionych

do podpisywania dokumentów potwierdzających

ukończenie studiów oraz wyciągów i odpisów z dokumentacji przebiegu studiów dokumenty te podpisuje

likwidator.

4. Dokumentację przebiegu studiów przekazuje się

do właściwego miejscowo archiwum państwowego

niezwłocznie po zakończeniu kształcenia przez uczelnię.

5. Przed przekazaniem dokumentacji przebiegu

studiów do właściwego miejscowo archiwum państwowego rektor uczelni, a w przypadku jego braku

— likwidator, podejmuje działania celem zapewnienia

jej właściwego uporządkowania, zgodnie z przepisami

wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia

14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171,

poz. 1016).

6. Po przekazaniu dokumentacji przebiegu studiów

do właściwego miejscowo archiwum państwowego

dokumenty potwierdzające ukończenie studiów wydaje się na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 25. Indeksy mogą być wydawane na blankietach

według dotychczasowych wzorów do wyczerpania ich

zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia

2012 r.

§ 26. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem

1 października 2011 r.3)

Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego: B. Kudrycka

3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze-

niem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów

(Dz. U. Nr 224, poz. 1634 oraz z 2009 r. Nr 81, poz. 679),

które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 37 pkt 1 ustawy z dnia 18 marca 2010 r. o zmianie ustawy — Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym

oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz o zmianie

niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 455 i Nr 112,

poz. 654).

ww

w.

rcl

.go

§ 24. Na wniosek studenta lub byłego studenta

uczelnia niezwłocznie zwraca oryginały i odpisy dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. a.

W teczce akt osobowych pozostają kopie tych dokumentów poświadczone przez uczelnię.

Poz. 1188

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2011.09.26

14:56:38 +02'00'

— 11399 —

Poz. 1188

1188

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO1)

z dnia 14 września 2011 r.

w sprawie dokumentacji przebiegu studiów

Na podstawie art. 192 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca

2005 r. — Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U.

Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje

10) sposób postępowania z dokumentacją przebiegu

studiów oraz zasady wydawania dokumentów

stwierdzających ukończenie studiów w przypadku

likwidacji uczelni.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego

z dnia 14 września 2011 r. (poz. 1188)

ww

strona 2 — niezadrukowana

strona 3

strona 1

v.p

l

.go

w.

rcl

okładka, 2 strona (wklejka)

ww

strony od 9 do 81 nieparzyste

strony 5 i 7

v.p

l

.go

w.

rcl

strony od 8 do 80 parzyste

strony 4 i 6

ww

strona 86

strony 82 i 84

strona 87

v.p

l

.go

w.

rcl

strony 83 i 85

ww

strona 90

strona 88

strona 91

v.p

l

.go

w.

rcl

strona 89

ww

strona 93

v.p

l

.go

w.

rcl

Op i s

1) format indeksu A6 (105 mm x 148 mm);

2) oprawa — tektura o gramaturze 630 g/m2, szyta nićmi;

3) oklejka — papier offsetowy o gramaturze 80 g/m2, zadrukowany kolorem zielonym nr Pantone 355 U;

4) grzbiet introkal w kolorze czarnym;

5) wyklejka — papier offsetowy o gramaturze 80 g/m2;

6) strony od 1 do 93 — papier offsetowy o gramaturze 80 g/m2;

7) druk dwustronny w kolorze czarnym

a) godło uczelni o wymiarach 14,5 mm x 16,2 mm,

b) „INDEKS” — czcionka Arial CE pogrubiony, 40 pkt,

c) „Nr albumu” — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt,

d) „pieczęć urzędowa” — czcionka Times New Roman CE, 6 pkt,

e) strona 1 — „INDEKS” — czcionka Times New Roman CE, 11,5 pkt,

f) objaśnienia (tekst w nawiasach) — czcionka Times New Roman CE, 7 pkt,

g) strony: 1, 4 do 93 — tekst i wypełnienie tabel — czcionka Times New Roman CE, 9 pkt,

h) „ŚLUBOWANIE” — czcionka Times New Roman CE, 14 pkt,

i) paginacja stron — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt,

8) fotografia w indeksie opieczętowana pieczęcią do tłoczenia w papierze.

strona 92

v.p

l