Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

§ 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się

w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej

— Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

§ 2. Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez

1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania

się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami

w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej

odpowiedzi na zapytanie.

§ 3. 1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom

do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych

w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1,

zawierające dane osób trzecich są udostępniane po

anonimizacji tych danych.

ww

3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy danych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie

funkcji publicznych.

§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na

podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”, lub który je nadzoruje.

3. Zgłoszenie zawiera

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji — jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony

przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu

tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela,

któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna

lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów

archiwalnych.

4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla

przedstawiciela, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2.

§ 5. 1. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub

który je nadzoruje.

2. Wniosek zawiera

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji — jeżeli

o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej

upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu

tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela,

któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące

tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba

prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu i sposobu wykorzystania materiałów archiwalnych;

5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione.

3. Do wniosku załącza się

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1,

udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.

w.

rcl

.go

v.p

l

1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez właściwą służbę, instytucję lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia

5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do

klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się zainteresowany, dotyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnionego przedstawiciela, o których mowa w ust. 2

pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących

w skład organów zarządzających osoby prawnej

lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2;

Poz. 1161

2) upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

4. Materiały archiwalne zawierające informacje

stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia

się w archiwach, w których są one przechowywane,

przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów

lub ich kopie.

5. Materiały archiwalne zawierające informacje

niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 2

pkt 4.

6. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne, którym nadano

klauzulę „ściśle tajne” albo „tajne”, podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 6. 1. Materiały archiwalne, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane

1) do celów badań naukowych;

2) na potrzeby tworzenia

a) materiałów prasowych w rozumieniu art. 7

ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. —

Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn.

zm.1)),

b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców programów radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;

ww

4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących

tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających

ograniczonemu dostępowi;

5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wykonywania określonych w ustawach zadań organu

władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej.

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r.

Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114,

poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770,

z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198,

z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181,

z 2005 r. Nr 39, poz. 377, z 2007 r. Nr 89, poz. 590, z 2010 r.

Nr 182, poz. 1228 i Nr 235, poz. 1551 oraz z 2011 r. Nr 85,

poz. 459 i Nr 156, poz. 934.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, stosuje

się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3.

4. Do udostępniania materiałów archiwalnych,

o których mowa w ust. 1, zawierających informacje

stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się

odpowiednio § 5 ust. 4—6.

§ 7. 1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono

środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Do udostępniania środków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostępnienia stosuje się odpowiednio

1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2,

a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane

środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione;

2) § 2—4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2,

a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane

środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych innych niż wymienione

w pkt 1.

§ 8. 1. Osoba kierująca archiwum

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych

w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją

na zgłoszeniu lub wniosku.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub

oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do

zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, których dotyczy zgłoszenie lub wniosek.

§ 9. Organ, któremu podlega archiwum lub który

je nadzoruje, może

1) uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych

od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o określonej tematyce lub od przedłożenia przez zainteresowanego pisma polecającego instytucji lub osoby właściwej w zakresie prowadzenia prac dotyczących danej tematyki;

2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie

w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

§ 10. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych

może zostać ograniczone ze względu na

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

§ 14. Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje

czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, organ,

któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje,

może pisemnie

w.

rcl

.go

v.p

l

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych

przez jednostkę organizacyjną, w której funkcjonuje archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej

ustawowych zadań;

Poz. 1161

4) ubieganie się o dostęp do tych samych materiałów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainteresowanych.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa

w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który

je nadzoruje, informuje o przyczynach ograniczenia

zainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując

równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

§ 11. 1. Za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany,

o którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samodzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych materiałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione.

2. Organ, któremu podlega archiwum lub który je

nadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość

sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainteresowanego udostępnionych materiałów archiwalnych ze względu na

1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych;

2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów archiwalnych oczywiście zbędnych do osiągnięcia

celu udostępniania lub wykorzystania materiałów

archiwalnych, wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2.

§ 12. 1. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im numeracji stron lub kart.

2. Wymogi, o których mowa w ust. 1, stosuje się

odpowiednio do kopii materiałów archiwalnych, jeżeli

archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami

archiwalnymi.

ww

§ 13. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zainteresowanego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne także

oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych i zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zainteresowanego, o którym

mowa w § 4 ust. 1;

2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5

ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

§ 15. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych na podstawie danego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archiwalnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub

wniosku.

§ 16. 1. Wysokość opłat wnoszonych przez zainteresowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum

dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem

materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do

rozporządzenia.

2. Zainteresowany wnosi opłatę, o której mowa

w ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

§ 17. Do udostępniania materiałów archiwalnych

na podstawie zgłoszenia lub wniosku złożonego przed

dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.2)

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze-

niem Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie

sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych

znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U.

Nr 107, poz. 679), które traci moc z dniem wejścia w życie

niniejszego rozporządzenia, na podstawie art. 189 ust. 2

ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

w.

rcl

.go

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Jaroslaw Deminet

Data: 2011.09.20

18:05:15 +02'00'

Poz. 1161

1161

w.

rcl

.go

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW

z dnia 22 czerwca 2011 r.

w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się

w archiwach wyodrębnionych

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171,

poz. 1016) zarządza się, co następuje

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów

z dnia 22 czerwca 2011 r. (poz. 1161)

WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH

Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI

MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1 . Op ł aty z tytu ł u d o d atko wy ch kosztów zwią za ny ch z udostę pnia nie m

m ate r ia łów a r chiwa lny ch

Lp.

1

1

2

3

4

5

Czynność

Jednostka miary

Opłata w zł

Uwagi

2

3

4

5

Przygotowanie jednostki archiwalnej

do filmowania przy świetle dziennym przez

zainteresowanego

1 jednostka archiwalna

20

Przygotowanie jednostki archiwalnej

do filmowania przy użyciu dodatkowego

oświetlenia przez zainteresowanego

1 jednostka archiwalna

20

1 jednostka archiwalna

Przygotowanie jednostki archiwalnej

do fotografowania przy użyciu dodatkowego

oświetlenia przez zainteresowanego

60

Poszukiwanie informacji zawartych

w materiałach archiwalnych w odpowiedzi

na zapytanie

1 godzina pracy

20

Opłatę pobiera

się niezależnie

od wyników

poszukiwania

Poszukiwanie informacji zawartych

w materiałach archiwalnych obcojęzycznych

lub trudno czytelnych

1 godzina pracy

40

Opłatę pobiera

się niezależnie

od wyników

poszukiwania

2. O p ł aty z a sp o rz ąd z an ie r e pr odukcji ma te r ia łów a r chiwa lny ch

Lp.

1

1

Jednostka miary

Opłata

w zł

Uwagi

2

3

4

5

Odbitki kserograficzne

Fotokopie

ww

2

Technika wykonania

lub czynność

1 sztuka, format A4, czarno-białe

2

1 sztuka, format A4, kolorowe

10

1 sztuka, format A3, czarno-białe

4

1 sztuka, format A3, kolorowe

15

1 sztuka, format 9´14 cm, czarno-białe

11

1 sztuka, format 13x18 cm, czarno-białe

14

1 sztuka, format 18x24 cm, czarno-białe

17

1 sztuka, format 24x30 cm, czarno-białe

22

1 sztuka, format 30x40 cm, czarno-białe

29

1 sztuka, format 40x50 cm, czarno-białe

39

1 sztuka, format 50x60 cm, czarno-białe

53

Przy zamówieniu

przekraczającym

wykonanie

10 sztuk fotokopii —

jest pobierana zaliczka

w wysokości

50% wartości

zamówienia

5

6

7

4

5

1 klatka negatywu

2,50

Wykonanie

mikrofilmu jest

możliwe pod

warunkiem

zamówienia

co najmniej 20 klatek

metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej

20

metr bieżący pozytywu na taśmie diazo

15

Reprodukcje w postaci

plików rastrowych

zapisanych na

informatycznych

nośnikach danych

1 megabajt każdego wykonanego obrazu

1

Reprodukcje są

udostępniane

w jednym z formatów

określonych

w przepisach

wydanych na

podstawie art. 18

pkt 1 ustawy z dnia

17 lutego 2005 r.

o informatyzacji

działalności

podmiotów

realizujących zadania

publiczne (Dz. U.

Nr 64, poz. 565,

z późn. zm.1))

do stosowania dla

danych zawierających

informację graficzną.

Ilość megabajtów

stanowiącą podstawę

do obliczenia

wysokości opłaty

ustala się na

podstawie wielkości

pliku obrazu

w formacie TIFF

bez kompresji

Wykonanie nagrania

analogowego

z montażem

1 minuta

5

Na nośniku

zamawiającego

Wykonanie nagrania

cyfrowego z montażem

1 minuta

2,50

Na nośniku

zamawiającego

Transfer danych na

przenośne

informatyczne nośniki

danych lub za pomocą

systemów

teleinformatycznych

1 megabajt

0,1

Opłata nie uwzględnia

wartości nośnika.

Opłata za nośnik

w zależności od

użytego nośnika

Wydruki z reprodukcji

w postaci plików

rastrowych zapisanych

na informatycznych

nośnikach danych

1 sztuka, format A4, czarno-białe

1 sztuka, format A4, kolorowe

1 sztuka, format A3, czarno-białe

1 sztuka, format A3, kolorowe

2

10

4

15

Mikrofilmy

ww

8

2

3

Poz. 1161

w.

rcl

.go

v.p

l

3

— 11206 —

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817,

z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654

i Nr 185, poz. 1092.