Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

§ 1. Rozporządzenie określa

5. Prowadzenie akt osobowych kończy się w jednostce organizacyjnej właściwej ze względu na stałe

miejsce pełnienia służby funkcjonariusza w dniu ustania stosunku służbowego.

.go

1) sposób prowadzenia w aktach osobowych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem

służbowym funkcjonariusza Służby Więziennej,

zwanego dalej „funkcjonariuszem”;

4. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do

dalszego pełnienia służby w innej jednostce organizacyjnej lub czasowego delegowania funkcjonariusza

do innej jednostki jego akta osobowe niezwłocznie

przekazuje się do jednostki organizacyjnej właściwej

ze względu na nowe miejsce pełnienia służby na stałe

lub czasowo w przypadku delegowania.

2) rodzaje dokumentów gromadzonych w aktach

osobowych oraz sposób ich ewidencjonowania;

3) podział dokumentów w aktach osobowych;

4) wzory dokumentów w sprawach związanych ze

stosunkiem służbowym funkcjonariuszy;

5) sposób udostępniania i zapoznawania się z aktami

osobowymi;

6) sposób dokonywania wpisów i poprawek;

2. Funkcjonariuszowi ponownie przyjętemu do

służby w Służbie Więziennej nie zakłada się nowych

akt osobowych, ale dalej prowadzi dotychczasowe akta osobowe po ich przejęciu z archiwum zakładowego,

a w przypadku gdy tam nie zostały jeszcze przekazane

— z miejsca ich przechowywania, właściwych dla

ostatniego miejsca pełnienia przez niego służby.

w.

rcl

7) sposób wyłączania dokumentów z akt osobowych;

Załącznik nr 2

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

§ 3. 1. Dla każdego funkcjonariusza zakłada się

i prowadzi jedne akta osobowe, bez względu na ilość

i długość ewentualnych przerw pomiędzy okresami

pozostawania przez funkcjonariusza poza służbą

w Służbie Więziennej.

8) sposób zakładania akt zastępczych;

9) sposób przechowywania akt osobowych.

§ 2. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej Służby

Więziennej prowadzi w aktach osobowych dokumentację przebiegu służby funkcjonariusza, przy pomocy

upoważnionego na piśmie funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej, zwanej dalej

„jednostką organizacyjną”.

2. Akta osobowe przechowuje się i prowadzi w jednostce organizacyjnej, w której funkcjonariusz, którego akta osobowe dotyczą, stale pełni służbę, z wyjątkiem akt osobowych

ww

1) dyrektora okręgowego Służby Więziennej, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komendanta ośrodka szkolenia Służby

Więziennej oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podległego Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, które prowadzi się w Centralnym Zarządzie

Służby Więziennej;

2) dyrektora zakładu karnego i dyrektora aresztu śledczego oraz komendanta ośrodka doskonalenia

kadr Służby Więziennej, które prowadzi się w okręgowym inspektoracie Służby Więziennej.

3. Akta osobowe Dyrektora Generalnego Służby

Więziennej prowadzi upoważniony na piśmie przez

Ministra Sprawiedliwości funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe w Centralnym

Zarządzie Służby Więziennej.

§ 4. 1. Akta osobowe składają się z okładki oraz

trzech wyodrębnionych części o charakterze stałym

A, B i C.

2. Na przedniej zewnętrznej stronie okładki akt

osobowych wpisuje się

1) w górnej części: nazwę jednostki organizacyjnej,

w której akta osobowe zostały założone, oraz rok

założenia akt osobowych;

2) w środkowej części: nazwisko, imię (imiona) funkcjonariusza, imię ojca i numer identyfikacyjny akt

osobowych.

3. W celu ułatwienia identyfikacji akt osobowych

na grzbiecie akt można wpisać dużymi i drukowanymi

literami nazwisko i imię funkcjonariusza, którego akta

dotyczą.

4. Na przedniej wewnętrznej stronie okładki przykleja się, co najmniej raz na 10 lat, fotografię funkcjonariusza w umundurowaniu służbowym (według wzoru do legitymacji służbowej) oraz wpisuje się rok,

w którym fotografia została wykonana. W przypadkach uzasadnionych zmianą wyglądu funkcjonariusza

przełożony może żądać umieszczenia jego aktualnej

fotografii we wcześniejszym terminie.

§ 5. 1. Ewidencję akt osobowych funkcjonariuszy

prowadzi funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe.

3. Dokumentami zgromadzonymi w czasie przebiegu stosunku służbowego są w szczególności

§ 6. 1. Część A akt osobowych zawiera dokumen-

1) zawiadomienia, o których mowa w art. 884 § 3

ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296,

z późn. zm.1)), zwanej dalej „Kpc”;

ty

1) zgromadzone w toku postępowania kwalifikacyjnego do Służby Więziennej;

2) zgromadzone w czasie przebiegu stosunku służbowego.

2. Dokumentami zgromadzonymi w toku postępowania kwalifikacyjnego są w szczególności

1) wypełniona ankieta personalna kandydata do służby w Służbie Więziennej;

2) pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także

zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) oświadczenie o zapoznaniu się z obowiązującymi

przepisami i ich przestrzeganiu, w szczególności

a) przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, przeciwdziałaniu

narkomanii oraz o ochronie danych osobowych,

.go

2) zaświadczenie lekarskie stwierdzające zdolność do

przystąpienia do testu sprawności fizycznej oraz

wynik testu sprawności fizycznej kandydata do

służby;

v.p

l

2. Wzór ewidencji akt osobowych funkcjonariuszy

określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3) orzeczenie właściwej komisji lekarskiej o zdolności

do służby oraz opinia psychologiczna;

4) informacje o niekaralności kandydata do służby

uzyskane z Krajowego Rejestru Karnego oraz dokumenty uzyskane w wyniku sprawdzenia w ewidencjach, rejestrach i kartotekach prawdziwości

danych zawartych w ankiecie personalnej;

z 1965 r. Nr 15, poz. 113, z 1974 r. Nr 27, poz. 157 i Nr 39,

poz. 231, z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1982 r. Nr 11, poz. 82

i Nr 30, poz. 210, z 1983 r. Nr 5, poz. 33, z 1984 r. Nr 45,

poz. 241 i 242, z 1985 r. Nr 20, poz. 86, z 1987 r. Nr 21,

poz. 123, z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 4, poz. 21

i Nr 33, poz. 175, z 1990 r. Nr 14, poz. 88, Nr 34, poz. 198,

Nr 53, poz. 306, Nr 55, poz. 318 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r.

Nr 7, poz. 24, Nr 22, poz. 92 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r.

Nr 12, poz. 53, z 1994 r. Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83,

poz. 417, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, Nr 43, poz. 189, Nr 73,

poz. 350 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 270, Nr 54,

poz. 348, Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 117, poz. 752,

Nr 121, poz. 769 i 770, Nr 133, poz. 882, Nr 139, poz. 934,

Nr 140, poz. 940 i Nr 141, poz. 944, z 1998 r. Nr 106, poz. 668

i Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22,

poz. 269 i 271, Nr 48, poz. 552 i 554, Nr 55, poz. 665, Nr 73,

poz. 852, Nr 94, poz. 1037, Nr 114, poz. 1191 i 1193 i Nr 122,

poz. 1314, 1319 i 1322, z 2001 r. Nr 4, poz. 27, Nr 49,

poz. 508, Nr 63, poz. 635, Nr 98, poz. 1069, 1070 i 1071,

Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1368 i Nr 138, poz. 1546,

z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 26, poz. 265, Nr 74, poz. 676,

Nr 84, poz. 764, Nr 126, poz. 1069 i 1070, Nr 129, poz. 1102,

Nr 153, poz. 1271, Nr 219, poz. 1849 i Nr 240, poz. 2058,

z 2003 r. Nr 41, poz. 360, Nr 42, poz. 363, Nr 60, poz. 535,

Nr 109, poz. 1035, Nr 119, poz. 1121, Nr 130, poz. 1188,

Nr 139, poz. 1323, Nr 199, poz. 1939 i Nr 228, poz. 2255,

z 2004 r. Nr 9, poz. 75, Nr 11, poz. 101, Nr 68, poz. 623,

Nr 91, poz. 871, Nr 93, poz. 891, Nr 121, poz. 1264, Nr 162,

poz. 1691, Nr 169, poz. 1783, Nr 172, poz. 1804, Nr 204,

poz. 2091, Nr 210, poz. 2135, Nr 236, poz. 2356 i Nr 237,

poz. 2384, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 22, poz. 185, Nr 86,

poz. 732, Nr 122, poz. 1024, Nr 143, poz. 1199, Nr 150,

poz. 1239, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1413 i 1417,

Nr 172, poz. 1438, Nr 178, poz. 1478, Nr 183, poz. 1538,

Nr 264, poz. 2205 i Nr 267, poz. 2258, z 2006 r. Nr 12,

poz. 66, Nr 66, poz. 466, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 186,

poz. 1379, Nr 208, poz. 1537 i 1540, Nr 226, poz. 1656

i Nr 235, poz. 1699, z 2007 r. Nr 7, poz. 58, Nr 47, poz. 319,

Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 662, Nr 106, poz. 731, Nr 112,

poz. 766 i 769, Nr 115, poz. 794, Nr 121, poz. 831, Nr 123,

poz. 849, Nr 176, poz. 1243, Nr 181, poz. 1287, Nr 192,

poz. 1378 i Nr 247, poz. 1845, z 2008 r. Nr 59, poz. 367,

Nr 96, poz. 609 i 619, Nr 110, poz. 706, Nr 116, poz. 731,

Nr 119, poz. 772, Nr 120, poz. 779, Nr 122, poz. 796, Nr 171,

poz. 1056, Nr 220, poz. 1431, Nr 228, poz. 1507, Nr 231,

poz. 1547 i Nr 234, poz. 1571, z 2009 r. Nr 26, poz. 156,

Nr 67, poz. 571, Nr 69, poz. 592 i 593, Nr 131, poz. 1075,

Nr 179, poz. 1395 i Nr 216, poz. 1676 oraz z 2010 r. Nr 3,

poz. 13, Nr 7, poz. 45, Nr 40, poz. 229, Nr 108, poz. 684,

Nr 109, poz. 724 i Nr 125, poz. 842.

w.

rcl

5) dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i specjalistyczne;

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

6) kserokopia dowodu osobistego, kserokopia książeczki wojskowej lub skrócony wyciąg z książeczki

wojskowej stwierdzający uregulowany stosunek

do służby wojskowej — w przypadku mężczyzn,

a w przypadku kobiet — tylko książeczka wojskowa, jeśli posiadają, lub przydział organizacyjno-mobilizacyjny; dokumenty te potwierdza za zgodność z oryginałem funkcjonariusz lub pracownik

realizujący zagadnienia kadrowe;

7) dokumenty służące ustaleniu wysługi lat w celu

obliczenia wysokości uposażenia, wysługi emerytalnej lub wysokości nagrody jubileuszowej;

8) obliczenie wysługi w celu ustalenia wysokości dodatku za wysługę lat oraz określenia okresów służby uprawniających do nagrody jubileuszowej;

ww

9) opinie polecające (referencje) do służby w Służbie

Więziennej i ewentualne opinie z poprzednich

miejsc zatrudnienia;

10) odpisy skrócone aktu urodzenia, własny, małżonka i dzieci, oraz aktu małżeństwa;

11) dokumenty potwierdzające upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz potwierdzające przeszkolenie w zakresie ochrony tych informacji;

12) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia

wynika z odrębnych przepisów lub powstanie

w toku postępowania kwalifikacyjnego do Służby

Więziennej, lub jeśli kandydat do służby przedłoży

je dodatkowo w celu poświadczenia dodatkowych

umiejętności i osiągnięć zawodowych lub szczególnych uprawnień.

b) przepisów określających prawa i obowiązki oraz

odpowiedzialność dyscyplinarną funkcjonariuszy,

c) regulaminów w sprawie zasad etyki zawodowej,

sposobu pełnienia służby przez funkcjonariusza

oraz w sprawie ceremoniału Służby Więziennej

i musztry ceremonialnej,

d) Konwencji w sprawie zakazu stosowania tortur

oraz innego okrutnego, nieludzkiego lub poniżającego traktowania albo karania, przyjętej

przez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednoczonych dnia 10 grudnia 1984 r.;

12) orzeczenia lekarskie wydane na wniosek funkcjonariusza lub w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi albo postępowaniem powypadkowym.

4. Oceny lub opinie psychologiczne włączane do

akt osobowych przechowuje się w zamkniętych i opieczętowanych kopertach.

§ 7. 1. W części B akt osobowych przechowuje się

kartę przebiegu służby funkcjonariusza w Służbie Więziennej oraz dokumenty dotyczące powstania i przebiegu stosunku służbowego.

2. W karcie przebiegu służby funkcjonariusza

w Służbie Więziennej odnotowuje się każdą zmianę

stosunku służbowego funkcjonariusza oraz zmianę

składników jego uposażenia, mianowanie na stopnie

służbowe, nadanie odznaczeń, otrzymane wyróżnienia, a także dane dotyczące zakończonego szkolenia

i doskonalenia zawodowego funkcjonariusza.

.go

4) zawiadomienie o zwolnieniu z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia

mobilizacji i w czasie wojny, wydane w drodze reklamowania z urzędu, lub wyciąg z tego zawiadomienia zawierającego zbiorczą listę osób podlegających reklamowaniu z urzędu albo wskazanie

przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego;

Poz. 956

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 142

5) oświadczenie funkcjonariusza będącego rodzicem

lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21,

poz. 94, z późn. zm.2));

1) pisemne podanie o przyjęcie do służby;

2) akt ślubowania podpisany przez funkcjonariusza;

3) dokumenty dotyczące szkolenia wstępnego oraz

szkolenia i doskonalenia zawodowego funkcjonariusza;

4) wnioski personalne sporządzone w czasie służby

funkcjonariusza;

w.

rcl

6) pisma funkcjonariusza informujące o wydarzeniach zaistniałych w jego życiu osobistym i rodzinnym, do złożenia których zobowiązują odrębne

przepisy, a także dokumenty i pisma aktualizujące

dane zawarte w ankiecie personalnej;

3. Dokumentami dotyczącymi powstania stosunku

służbowego oraz przebiegu służby funkcjonariusza

w Służbie Więziennej są w szczególności

7) decyzje administracyjne o zmianie imienia lub nazwiska funkcjonariusza;

8) dokumenty dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego;

9) dokumenty potwierdzające podnoszenie przez

funkcjonariusza kwalifikacji ogólnych, w tym odpisy dyplomów ukończenia studiów wyższych, studiów podyplomowych i innych oraz dyplomy, zaświadczenia i świadectwa ukończonych szkół, aplikacji i kursów;

10) indywidualna karta sprawności fizycznej funkcjonariusza Służby Więziennej;

11) zaświadczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych;

2) Zmiany

ww

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 113,

poz. 717, z 1999 r. Nr 99, poz. 1152, z 2000 r. Nr 19, poz. 239,

Nr 43, poz. 489, Nr 107, poz. 1127 i Nr 120, poz. 1268,

z 2001 r. Nr 11, poz. 84, Nr 28, poz. 301, Nr 52, poz. 538,

Nr 99, poz. 1075, Nr 111, poz. 1194, Nr 123, poz. 1354,

Nr 128, poz. 1405 i Nr 154, poz. 1805, z 2002 r. Nr 74,

poz. 676, Nr 135, poz. 1146, Nr 196, poz. 1660, Nr 199,

poz. 1673 i Nr 200, poz. 1679, z 2003 r. Nr 166, poz. 1608

i Nr 213, poz. 2081, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 99,

poz. 1001, Nr 120, poz. 1252 i Nr 240, poz. 2407, z 2005 r.

Nr 10, poz. 71, Nr 68, poz. 610, Nr 86, poz. 732 i Nr 167,

poz. 1398, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 133, poz. 935,

Nr 217, poz. 1587 i Nr 221, poz. 1615, z 2007 r. Nr 64,

poz. 426, Nr 89, poz. 589, Nr 176, poz. 1239, Nr 181,

poz. 1288 i Nr 225, poz. 1672, z 2008 r. Nr 93, poz. 586,

Nr 116, poz. 740, Nr 223, poz. 1460 i Nr 237, poz. 1654,

z 2009 r. Nr 6, poz. 33, Nr 56, poz. 458, Nr 58, poz. 485,

Nr 98, poz. 817, Nr 99, poz. 825, Nr 115, poz. 958, Nr 157,

poz. 1241 i Nr 219, poz. 1704 oraz z 2010 r. Nr 105, poz. 655

i Nr 135, poz. 912.

5) pisma, rozkazy personalne i decyzje lub ich wyciągi w sprawach stosunku służbowego;

6) zakresy czynności (obowiązków) na zajmowanym

stanowisku służbowym;

7) dokumenty dotyczące powierzenia mienia funkcjonariuszowi z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się;

8) korespondencja funkcjonariusza z zakładowym

związkiem zawodowym we wszystkich sprawach

ze stosunku służbowego wymagających współdziałania jednostki organizacyjnej z tą organizacją;

9) opinie służbowe;

10) dokumenty związane z przyznaniem funkcjonariuszowi nagrody lub wyróżnienia;

11) roczna karta ewidencji obecności funkcjonariusza

w służbie.

4. Wzór karty przebiegu służby funkcjonariusza

w Służbie Więziennej określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 8. Do części C akt osobowych włącza się dokumenty związane ze zwolnieniem funkcjonariusza ze

służby, w szczególności

1) pisemne zgłoszenie wystąpienia ze służby w Służbie Więziennej lub dokumenty dotyczące zwolnienia albo wygaśnięcia stosunku służbowego;

§ 13. 1. Prawo wglądu do akt osobowych funkcjonariusza przysługuje następującym osobom

3) obliczenie wysługi lat;

2) funkcjonariuszowi lub pracownikowi realizującemu zagadnienia kadrowe w stosunku do funkcjonariuszy pełniących służbę w przydzielonych im

do obsługi kadrowej lub nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, a także funkcjonariuszy

ubiegających się o przeniesienie do tych jednostek;

4) pisma, rozkazy personalne i decyzje związane

z ustaniem lub wygaśnięciem stosunku służbowego;

5) roczną kartę ewidencji obecności funkcjonariusza

w służbie obowiązującą w roku ustania stosunku

służbowego;

6) kartę zwolnienia;

7) kopię wydanego funkcjonariuszowi świadectwa

służby;

1) przełożonym oraz wyższym przełożonym;

3) kierownikowi komórki organizacyjnej w stosunku

do podległych mu funkcjonariuszy, a także ubiegających się o przeniesienie do danej komórki;

4) funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu na piśmie przez przełożonego lub wyższego

przełożonego;

.go

8) zawiadomienie właściwej wojskowej komendy uzupełnień o utracie przez funkcjonariusza warunków

stanowiących podstawę udzielenia zwolnienia

z obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej

w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

v.p

l

2) kartę skierowania do właściwej komisji lekarskiej,

przebieg służby dla celów rentowych oraz ewentualny odpis orzeczenia lekarskiego wydanego przez

komisję lekarską;

9) potwierdzenie dokonania czynności związanych

z zajęciem uposażenia za służbę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, o którym mowa w art. 884 § 2 Kpc, w przypadku wystąpienia takiego obowiązku;

6) funkcjonariuszowi lub pracownikowi, w tym także

ich pełnomocnikom, będących stronami w prowadzonym postępowaniu administracyjnym, dyscyplinarnym lub skargowym;

7) rzecznikowi dyscyplinarnemu, właściwej komisji

dyscyplinarnej oraz pełnomocnikowi do spraw

ochrony informacji niejawnych — w zakresie ich

kompetencji służbowych;

w.

rcl

10) kopię protokołu warunków i przebiegu służby

funkcjonariusza dla celów rentowych, jeżeli funkcjonariusz nie złożył w trakcie pełnienia służby

prośby o skierowanie do komisji lekarskiej lub nie

został skierowany z urzędu do tej komisji przed

zwolnieniem ze służby.

5) funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu do przeprowadzenia kontroli;

§ 9. Dokumenty znajdujące się w każdej z wyodrębnionych części akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane;

każda część powinna zawierać wykaz znajdujących się

w niej dokumentów, z zastrzeżeniem § 11.

§ 10. 1. W aktach osobowych przechowuje się potwierdzone za zgodność z oryginałem odpisy lub kopie składanych przez funkcjonariusza dokumentów.

Przełożony może żądać od funkcjonariusza przedłożenia oryginałów dokumentów wyłącznie do wglądu lub

w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii, których

zgodność z oryginałem potwierdza funkcjonariusz lub

pracownik realizujący zagadnienia kadrowe.

ww

2. W aktach osobowych można przechowywać

oryginały dokumentów, o których mowa w § 6 ust. 2

pkt 5 i 7.

§ 11. W czasie przebiegu stosunku służbowego do

części C akt osobowych włącza się orzeczenie o wymierzeniu kary dyscyplinarnej, którego nie rejestruje

się w wykazie dokumentów zawartych w części C,

i usuwa po zatarciu kary dyscyplinarnej.

8) upoważnionemu pracownikowi organów nadzoru

i kontroli, sądów i prokuratury oraz innych organów na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

2. Funkcjonariusz lub jego pełnomocnik ma prawo

zapoznać się, w obecności funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe, z dokumentami znajdującymi się w jego aktach osobowych,

w szczególności ma prawo do przeglądania akt, sporządzania notatek, a w uzasadnionych przypadkach —

otrzymania kopii lub uzyskania odpisu dokumentu

znajdującego się w aktach osobowych.

3. W przypadkach gdy prawo wglądu do akt osobowych podlega ograniczeniom określonym w rozporządzeniu albo w innych przepisach, prawo do wglądu

akt osobowych realizowane jest poprzez okazanie

przez funkcjonariusza albo pracownika realizującego

zagadnienia kadrowe osobie uprawnionej wyłącznie

tych dokumentów, z którymi zapoznanie się jest konieczne dla realizacji celu uzasadniającego zapoznanie

się w tym zakresie z aktami osobowymi.

§ 14. 1. W przypadku uzasadnionej konieczności

wyłączenia z akt osobowych dokumentu

§ 12. W aktach osobowych nie gromadzi się

1) pism przewodnich;

2) dokumentów wytworzonych podczas przeprowadzonych postępowań administracyjnych, z wyjątkiem wniosków wszczynających postępowanie,

wydanych decyzji lub postanowień, udzielonych

odpowiedzi oraz orzeczeń sądów administracyjnych.

1) na stałe — w miejsce tego dokumentu włącza się

notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika

realizującego zagadnienia kadrowe, określającą

nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia oraz

miejsce przechowywania dokumentu, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu; przepisy § 15 ust. 2 i 3 stosuje się

odpowiednio;

5. Akta osobowe prowadzi się i przechowuje

w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom

nieupoważnionym oraz zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

2. W razie konieczności przesłania akt osobowych

funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego

uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz

lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który

prowadził akta osobowe funkcjonariusza, zakłada akta

zastępcze, do których włącza kserokopię wszystkich

dokumentów znajdujących się w częściach A, B i C akt

osobowych funkcjonariusza, i prowadzi akta zastępcze

przez okres udostępnienia akt osobowych. W okresie

prowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1—3,

§ 6—7, § 9—13 i § 15 ust. 1—5 stosuje się odpowiednio.

§ 16. 1. W okresie 30 dni od dnia wejścia w życie

rozporządzenia akta osobowe

v.p

l

2) czasowo — w miejsce tego dokumentu włącza się

kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z odręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika

realizującego zagadnienia kadrowe, określającą

przyczyny wyłączenia oraz miejsce przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu.

6. Akta osobowe po zakończeniu ich prowadzenia

przekazuje się do archiwum zakładowego właściwego

dla ostatniego miejsca pełnienia przez niego służby.

1) dyrektora zakładu karnego, dyrektora aresztu śledczego, komendanta ośrodka doskonalenia kadr

Służby Więziennej — Dyrektor Generalny Służby

Więziennej przekazuje do prowadzenia właściwemu dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej;

.go

2) zastępcy komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, zastępcy komendanta

ośrodka szkolenia i zastępcy komendanta ośrodka

doskonalenia kadr Służby Więziennej — Dyrektor

Generalny Służby Więziennej przekazuje do prowadzenia właściwemu komendantowi Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komendantowi ośrodka szkolenia Służby Więziennej lub

komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby

Więziennej bezpośrednio podległego Dyrektorowi

Generalnemu Służby Więziennej;

3. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone

do akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2,

wpina się odpowiednio do części A, B i C akt osobowych, a akta zastępcze podlegają komisyjnemu zniszczeniu; z czynności tej sporządza się protokół, który

podlega włączeniu do części A akt osobowych.

3) zastępcy dyrektora zakładu karnego, zastępcy

dyrektora aresztu śledczego i zastępcy komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej

— dyrektor okręgowy Służby Więziennej przekazuje do prowadzenia właściwemu dyrektorowi zakładu karnego, dyrektorowi aresztu śledczego i komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby

Więziennej.

w.

rcl

§ 15. 1. Wpisów w aktach osobowych i na dokumentach włączonych do akt dokonuje się w sposób

czytelny, niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.

2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie

treści dokonywanych zapisów. Koniecznych zmian

wpisu lub poprawek dokonuje się w miarę możliwości

w tej samej rubryce.

3. Zmian lub poprawek dokonuje się przez

1) skreślenie kolorem czerwonym dotychczasowej

treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności tego wpisu;

2) wpisanie właściwej treści, umieszczenie daty oraz

czytelnego podpisu osoby dokonującej zmiany lub

poprawki;

3) podanie przyczyny zmiany albo skreślenia wpisu.

ww

4. W przypadku nanoszenia zmian we wpisach

znajdujących się na zewnętrznych częściach okładki

akt osobowych zmiany nanosi się w takim kolorze, jakim został naniesiony zmieniany wpis, przez skreślenie dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności tego wpisu; przepisów ust. 3

pkt 2 i 3 nie stosuje się.

2. Przekazanie akt osobowych następuje protokolarnie.

§ 17. 1. Akta osobowe założone i prowadzone

przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi się

dalej zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu.

2. Dotychczasowe druki karty przebiegu służby

mogą być wykorzystywane do czasu wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż przez okres trzech lat od

dnia wejścia w życie rozporządzenia.

3. Ewidencję akt osobowych prowadzoną w dniu

wejścia w życie rozporządzenia wykorzystuje się do

czasu zakończenia ich prowadzenia, zachowując ciągłość dotychczasowej numeracji.

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem

13 sierpnia 2010 r.

Minister Sprawiedliwości: K. Kwiatkowski

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2010.08.09

16:02:19 +02'00'

— 11295 —

Poz. 956

956

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 22 lipca 2010 r.

w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. Nr 79, poz. 523)

zarządza się, co następuje

Załączniki do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości

z dnia 22 lipca 2010 r. (poz. 956)

Załącznik nr 1

ww

w.

rcl

.go

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

WZÓR

v.p

l