Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką

§ 1. Rozporządzenie określa

1) zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej

żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką;

2) sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej

zniszczenia lub zaginięcia;

3) wzory dokumentów ewidencyjnych.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

1) ustawa — ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;

9) organ kadrowy — departament Ministerstwa

Obrony Narodowej właściwy do spraw kadr,

komórkę wewnętrzną wyodrębnioną w etacie jednostki wojskowej, żołnierza zawodowego (pracownika) zajmującego stanowisko służbowe wyodrębnione w etacie jednostki wojskowej lub osobę wyznaczoną przez dowódcę jednostki wojskowej do

wykonywania zadań związanych z działalnością

kadrową;

rcl

2) ustawa o ochronie informacji niejawnych — ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631,

z późn. zm.2));

8) ewidencja wojskowa — zbiór wszystkich dokumentów ewidencyjnych i aktualizujących;

3) ustawa o ochronie danych osobowych — ustawę

z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.

zm.3));

ww

w.

4) dowódca jednostki wojskowej — dowódcę jednostki wojskowej, o której mowa w art. 6 ust. 2

pkt 1 ustawy, w której żołnierz zawodowy zajmuje

stanowisko służbowe lub do której został skierowany w ramach pełnienia zawodowej służby wojskowej w rezerwie kadrowej lub dyspozycji;

5) dowódca komponentu organizacyjnego — dowódcę rodzaju Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,

Dowódcę Operacyjnego Sił Zbrojnych, Szefa

Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych, Szefa Inspektoratu Wojskowej Służby Zdrowia, Komendanta

Głównego Żandarmerii Wojskowej i Dowódcę

Garnizonu Warszawa;

1) Zmiany

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2008 r. Nr 206, poz. 1288 i Nr 208,

poz. 1308, z 2009 r. Nr 26, poz. 157, Nr 79, poz. 669, Nr 161,

poz. 1278 i Nr 219, poz. 1706 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 143.

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711,

Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600,

z 2007 r. Nr 25, poz. 162, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz

z 2009 r. Nr 178, poz. 1375.

3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r.

Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708

i 711, z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238

oraz z 2010 r. Nr 41, poz. 233.

10) wojskowa placówka edukacyjna — uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art. 128

ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów

zawodowych, ośrodek szkolenia lub inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych i kandydatów

na żołnierzy zawodowych.

Załącznik nr 2

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5397 —

ww

w.

rcl

ww

w.

WZÓR

.go

v.p

l

§ 3. 1. W organach kadrowych organów, o których

mowa w art. 44 ustawy, ewidencję wojskową prowadzi się w formie określonej w art. 48 ust. 5 ustawy oraz

w systemie teleinformatycznym zarządzania zasobami

osobowymi, zwanym dalej „systemem teleinformatycznym”, z wykorzystaniem bazy danych o żołnierzach zawodowych, a w departamencie Ministerstwa

Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr i organach kadrowych komendantów (rektorów) wojskowych placówek edukacyjnych — także o kandydatach

na żołnierzy zawodowych, zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego systemu.

2. Organy kadrowe niewymienione w ust. 1 są

obowiązane do zasilania systemu teleinformatycznego zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego systemu.

Załącznik nr 3

rcl

.go

v.p

l

— 5399 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 4. Dokumenty przesyła się do właściwych organów, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, niezwłocznie po wystąpieniu zmian ewidencyjnych.

Załącznik nr 4

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5401 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5402 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5403 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5404 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5405 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5406 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5407 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5408 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5409 —

ww

w.

rcl

ww

w.

WZÓR

.go

v.p

l

§ 5. 1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym i czytelnym.

3. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub

długopisem w kolorze czerwonym, przez przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia

i poprawki opisuje się, zamieszczając uwagę o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią

urzędową i datą dokonania zmiany.

Rozdział 2

Dokumenty ewidencyjne

Załącznik nr 5

rcl

.go

v.p

l

— 5411 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 6. 1. W ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych w czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne

1) teczkę akt personalnych

a) żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia,

b) kandydata na żołnierza zawodowego, której

wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia;

2) kartę ewidencyjną

2) żołnierza rezerwy, który wcześniej nie pełnił zawodowej służby wojskowej, powołanego do tej służby, oraz osoby, o której mowa w art. 17a ust. 1

ustawy, powołanej do zawodowej służby wojskowej — w organie kadrowym dowódcy jednostki

wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów

w szczególności przesłanych przez właściwego

wojskowego komendanta uzupełnień.

.go

v.p

l

2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach

ewidencyjnych nie należy stosować skrótów, w szczególności: nazwisk, imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych i jednostek wojskowych.

Poz. 393

4. Organ kadrowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, zakłada kartę wypożyczeń teczki akt personalnych, której

wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.

5. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń

teczki akt personalnych zakłada się w jednym egzemplarzu.

6. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń

teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie do

organu kadrowego, o którym mowa w § 10.

7. Teczka akt personalnych i karta wypożyczeń

teczki akt personalnych są dokumentami niejawnymi

w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, z zastrzeżeniem ust. 8.

rcl

a) żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia,

3. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej

pełnił zawodową służbę wojskową, po powołaniu do

zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych.

b) kandydata na żołnierza zawodowego, której

wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, prowadzi się

z wykorzystaniem

1) bazy danych systemu teleinformatycznego;

ww

w.

2) rejestru alfabetycznego teczek akt personalnych

i kart ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia;

3) księgi etatowej jednostki wojskowej, której wzór

określa załącznik nr 6 do rozporządzenia.

Załącznik nr 6

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5413 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 7. 1. Teczkę akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego zakłada się w organie kadrowym

komendanta (rektora) wojskowej placówki edukacyjnej, w stosunku do żołnierza służby kandydackiej, który rozpoczął studia lub naukę w wojskowej placówce

edukacyjnej, nie później niż 30 dni po rozpoczęciu tych

studiów lub nauki, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego

komendanta uzupełnień.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego

zakłada się dla

1) żołnierza służby kandydackiej powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu studiów lub nauki w wojskowej placówce edukacyjnej — w organie kadrowym komendanta (rektora)

placówki edukacyjnej, nie później niż 14 dni po

ukończeniu studiów lub nauki, na podstawie dokumentów zgromadzonych w szczególności w teczce

akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego;

8. Organ kadrowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, lub

organ, o którym mowa w § 10, może przyznać teczce

akt personalnych klauzulę tajności — stosownie do

ustawy o ochronie informacji niejawnych. Do oznaczania klauzuli tajności teczki akt personalnych stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Prezesa

Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 23 ust. 3

ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Załącznik nr 7

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5415 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 8. 1. Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza

zawodowego, zwanej dalej „kartą ewidencyjną”, mają

zastosowanie przepisy § 7 ust. 1—4.

2. Karta ewidencyjna jest dokumentem niejawnym

w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych.

3. Kartę ewidencyjną zakłada się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

4. Karty ewidencyjne przesyła się niezwłocznie

1) pierwszy egzemplarz — do organu kadrowego,

o którym mowa w § 10;

2) drugi egzemplarz — do organu właściwego do

wyznaczenia żołnierza zawodowego na stanowisko służbowe.

Załącznik nr 8

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5417 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5418 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5419 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5420 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5421 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5422 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5423 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 9. 1. Kartę ewidencyjną kandydata na żołnierza

zawodowego zakłada się dla

1) żołnierza służby kandydackiej odbywającego studia lub naukę w wojskowej placówce edukacyjnej

— w organie kadrowym komendanta (rektora) tej

placówki edukacyjnej, nie później niż 30 dni po

rozpoczęciu tych studiów lub nauki;

e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym sędziego sądu wojskowego

albo asesora lub prokuratora wojskowej jednostki organizacyjnej prokuratury,

.go

v.p

l

2) żołnierza rezerwy, który wcześniej nie pełnił zawodowej służby wojskowej, i osoby, o której mowa

w art. 17a ust. 1 ustawy, po złożeniu wniosku o powołanie do zawodowej służby wojskowej — we

właściwym organie, o którym mowa w art. 10

ustawy, niezwłocznie po otrzymaniu od właściwego wojskowego komendanta uzupełnień tego

wniosku.

Poz. 393

2. Kartę ewidencyjną kandydata na żołnierza zawodowego opracowuje się w jednym egzemplarzu.

3. Karta ewidencyjna kandydata na żołnierza zawodowego jest dokumentem niejawnym w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych.

4. W organach kadrowych komendantów (rektorów) wojskowych placówek edukacyjnych informacje

z kart ewidencyjnych kandydatów na żołnierzy zawodowych przenosi się do bazy danych systemu teleinformatycznego oraz przesyła na informatycznym nośniku danych bezpośrednio do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,

łącznie z kartami ewidencyjnymi kandydatów na żołnierzy zawodowych.

2) organie kadrowym Szefa Sztabu Generalnego

Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową

służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład

Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

3. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych

pełniących zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których

mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, prowadzi się w organach kadrowych kierowników tych instytucji.

4. Teczki akt personalnych kandydatów na żołnierzy

zawodowych prowadzi się w organie kadrowym

komendanta (rektora) wojskowej placówki edukacyjnej.

Załącznik nr 9

ww

w.

rcl

INSTRUKCJA DOKONYWANIA WPISÓW W ZESZYCIE EWIDENCYJNYM ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

rcl

.go

v.p

l

— 5425 —

ww

w.

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

INSTRUKCJA DOKONYWANIA WPISÓW W KARCIE EWIDENCYJNEJ ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO

rcl

.go

v.p

l

— 5427 —

ww

w.

.go

v.p

l

Załącznik nr 10

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5429 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 11. 1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię

ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza

wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.”

(syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt

personalnych wpisuje się wielkimi literami nazwisko

i imiona oraz rok urodzenia żołnierza.

rcl

5. W przypadku gdy komendant szkoły kształcącej

kandydatów na podoficerów zawodowych lub komendant ośrodka szkolenia nie mają możliwości przeniesienia informacji z kart ewidencyjnych kandydatów na

żołnierzy zawodowych do bazy danych systemu teleinformatycznego, czynności te wykonują organy kadrowe dowódców komponentów organizacyjnych,

którym te szkoły lub ośrodki podlegają, po przesłaniu

do nich kart ewidencyjnych.

f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;

Rozdział 3

Sposób prowadzenia teczek akt personalnych

ww

w.

§ 10. 1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w organie kadrowym dowódcy

jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają,

z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2 i 3.

2. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych

prowadzi się w

1) departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej

właściwym do spraw kadr, jeżeli żołnierz zawodowy

a) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika

(komandora) lub wyższym,

2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na

drugiej stronie okładki fotografię żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym

aktualnym stopniem wojskowym, o wymiarach

6 x 9 cm. Poniżej wklejonej fotografii, dowódca jednostki wojskowej, o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2,

stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Żołnierz zawodowy lub kandydat na żołnierza

zawodowego dostarcza fotografię do organu kadrowego jednostki wojskowej, w której pełni zawodową

służbę wojskową (służbę kandydacką), nie później niż

14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy. Organ kadrowy, który nie prowadzi teczki akt personalnych, niezwłocznie przekazuje fotografię do organu

prowadzącego teczkę akt personalnych.

b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie

Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej tworzących Sztab Generalny Wojska

Polskiego,

4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce

akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie.

c) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony

Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do

spraw kadr,

1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

d) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której

mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

3) materiały uzupełniające;

5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego

składa się z działów zawierających

2) materiały opiniodawcze;

4) materiały dotyczące karalności.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, dokonuje komisja w składzie co najmniej dwuosobowym,

powołana przez dowódcę jednostki wojskowej. Protokół z pracy komisji, zatwierdzony przez dowódcę jednostki wojskowej, stanowi podstawę do zmiany klauzuli tajności teczki. Przepis § 7 ust. 8 w części dotyczącej oznaczenia klauzuli tajności teczki akt personalnych

stosuje się odpowiednio.

.go

v.p

l

Załącznik nr 11

ww

w.

rcl

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA FORMULARZY I ROZKAZÓW PERSONALNYCH

W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH POWOŁYWANIA DO ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ,

WYZNACZANIA NA STANOWISKA SŁUŻBOWE ORAZ ZWALNIANIA Z ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ

I SKREŚLANIA Z EWIDENCJI WOJSKOWEJ

rcl

.go

v.p

l

— 5431 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5432 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5433 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5434 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5435 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5436 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5437 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5438 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5439 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5440 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5441 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5442 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5443 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5444 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5445 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5446 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5447 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5448 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5449 —

ww

w.

.go

v.p

l

§ 12. 1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów,

zgodnie z opisem rubryk. Sposób dokonywania wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego

określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia.

Poz. 393

2. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym

podpisem wiarygodność danych personalnych w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej,

o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2, potwierdza własnoręczność podpisu żołnierza zawodowego własnym

podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki

wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Do działu teczki akt personalnych, o którym mowa w § 11 ust. 5

1) pkt 2 — włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 1—14, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 5 i 8;

2) pkt 3 — włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 16—43, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 20, 38 i 39;

5. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego lub

kandydata na żołnierza zawodowego prawomocnym

wyrokiem sądu, w przypadku gdy kara uległa zatarciu,

może nastąpić na wniosek żołnierza, na podstawie

wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Przepis ust. 4

zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio. Uwierzytelnioną kopię wypisu z Krajowego Rejestru Karnego włącza się do teczki akt personalnych.

załącznik nr 12 do rozporządzenia;

3) rozkazów personalnych o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia przez żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych, a także kodowania informacji w tych rozkazach — określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 13 do rozporządzenia.

rcl

33) wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej

służby wojskowej dokonane przez organ wojskowy lub żołnierza zawodowego;

42) fotografie żołnierza zawodowego wymienione

w związku z mianowaniem żołnierza na kolejny

stopień wojskowy;

34) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku

służbowego zawodowej służby wojskowej oraz

stanowisko w tej sprawie właściwego organu kadrowego;

35) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

ww

w.

36) decyzje personalne i finansowe oraz wyciągi

z nich, inne niż wymienione w pkt 1 i 8;

37) wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki

wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej,

o objęciu obowiązków służbowych, o rozliczeniu

i skierowaniu do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zamieszkania oraz

inne dokumenty personalno-finansowe związane

ze zwolnieniem z tej służby;

38) meldunek o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej;

39) meldunek o zwolnieniu ze służby kandydackiej;

40) podpisane umowy z

a) żołnierzem zawodowym, który został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs,

staż naukowy lub specjalizację, w kraju lub za

granicą,

b) żołnierzem zawodowym, który uzyskał pomoc

w związku z pobieraniem nauki,

c) kandydatem na żołnierza zawodowego pobierającego naukę w wojskowej placówce edukacyjnej;

2. Wzory meldunków, o których mowa w § 19

pkt 5, 8, 20, 38 i 39, określa załącznik nr 14 do rozporządzenia.

Rozdział 7

Obieg informacji aktualizujących

ewidencję wojskową

Załącznik nr 12

ww

w.

rcl

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ROZKAZÓW PERSONALNYCH O MIANOWANIU

ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH I KANDYDATÓW NA ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH NA STOPNIE WOJSKOWE

ORAZ O NADAWANIU MEDALI RESORTOWYCH, A TAKŻE KODOWANIA INFORMACJI W TYCH ROZKAZACH

rcl

.go

v.p

l

— 5451 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5452 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5453 —

ww

w.

.go

v.p

l

Załącznik nr 13

ww

w.

rcl

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA ROZKAZÓW PERSONALNYCH O ROZPOCZĘCIU I ZAKOŃCZENIU SZKOLENIA

PRZEZ ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH I KANDYDATÓW NA ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH,

A TAKŻE KODOWANIA INFORMACJI W TYCH ROZKAZACH

rcl

.go

v.p

l

— 5455 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5456 —

ww

w.

.go

v.p

l

Załącznik nr 14

rcl

WZORY MELDUNKÓW

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5458 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5459 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5460 —

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5461 —

ww

w.

§ 15. W przypadku braku możliwości włączania do

teczki akt personalnych kolejnych dokumentów, w organie kadrowym, o którym mowa w § 10, zakłada się

kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Przepisy § 11 i 12 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej

stronie okładki nowego tomu teczki akt personalnych

wpisuje się adnotację „KONTYNUACJA — TOM …”

i numer tomu.

rcl

3) pkt 4 — włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 15.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje pracownik zbioru teczek akt personalnych. Dokumenty zakwalifikowane do usunięcia usuwa się z teczki. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, włączane

do teczki akt personalnych, wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 10 do

rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych,

o których mowa w § 11 ust. 5 pkt 2—4. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego

działu.

ww

w.

§ 13. Do teczki akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty wymienione w § 19. Dokumenty włączane do teczki wpisuje się do spisu dokumentów.

§ 14. 1. W uzasadnionych przypadkach możliwe

jest trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje

się w spisie dokumentów, przez przekreślenie wpisu

dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie

adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis

§ 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

2. W organie kadrowym, o którym mowa w § 10,

nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, dokonuje się

1) weryfikacji klauzuli tajności teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych;

2) przeglądu materiałów dotyczących karalności,

znajdujących się w teczkach akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

§ 16. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

Rozdział 4

Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych

§ 17. 1. Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego

prowadzi się w organie, o którym mowa w § 10, i organie uprawnionym do wyznaczenia żołnierza na stanowisko służbowe. Dopuszcza się tworzenie karty

ewidencyjnej na potrzeby organu kadrowego dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji żołnierz

zawodowy pozostaje, oraz organów nadrzędnych, jeżeli w tej jednostce nie jest prowadzona teczka akt

personalnych żołnierza zawodowego.

2. Zbiór kart ewidencyjnych, uporządkowany

w sposób określony w ust. 4, zwany dalej „kartoteką

ewidencyjną”, prowadzi się w organach, o których

mowa w ust. 1. Przepis § 3 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3. W kartotece ewidencyjnej prowadzi się karty

ewidencyjne

1) żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska

służbowe w jednostce wojskowej;

2) żołnierzy zawodowych przeniesionych do rezerwy

kadrowej lub dyspozycji, wykonujących zadania

służbowe w jednostce wojskowej.

5. Sposób dokonywania wpisów w karcie ewidencyjnej określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 9 do

rozporządzenia.

Rozdział 5

7) kontrakty na pełnienie zawodowej służby wojskowej;

.go

v.p

l

4. Karty ewidencyjne układa się w kartotece

ewidencyjnej oddzielnie dla każdej grupy żołnierzy

wymienionych w ust. 3. W ramach każdej grupy karty

ewidencyjne układa się alfabetycznie.

Poz. 393

Sposób prowadzenia księgi etatowej

§ 18. 1. Księgę etatową jednostki wojskowej prowadzi się w jednostce wojskowej w formie przewidzianej w § 3 ust. 1 albo § 6 ust. 2 pkt 3.

2. W księdze etatowej jednostki wojskowej prowadzi się obsadę stanowisk służbowych występujących

w etacie jednostki wojskowej. Wpisuje się w niej stanowiska służbowe w kolejności, w jakiej występują

w etacie jednostki wojskowej.

3. W organach kadrowych jednostek wojskowych,

których dowódcy posiadają uprawnienia do wyznaczania na stanowiska służbowe, prowadzi się księgę

etatową podległych jednostek wojskowych, zawierającą nazwy stanowisk służbowych, w stosunku do których kompetencje kadrowe w zakresie wyznaczania na

stanowiska służbowe posiada ten dowódca oraz jego

przełożeni.

9) kopie doręczonych żołnierzowi zawodowemu kart

opisu stanowisk służbowych, zajmowanych w trakcie pełnienia zawodowej służby wojskowej, zawierające adnotację żołnierza o zapoznaniu się z dokumentem oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko

żołnierza, jego podpis i datę zapoznania się;

10) opinie służbowe oraz odwołania od opinii;

11) potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa

i certyfikatów bezpieczeństwa oraz decyzji o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;

12) potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

13) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;

14) świadectwo służby;

15) orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych lub sentencje wyroków oraz postanowienia sądowe o zatarciu skazania;

rcl

4. Księgę etatową jednostki wojskowej aktualizuje

się na podstawie decyzji personalnych oraz zarządzeń

i rozkazów organizacyjnych.

8) postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych oraz medali resortowych

oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji, a także

meldunki o nadaniu orderów, odznaczeń, medali

i odznak;

Rozdział 6

Dokumenty aktualizujące

ww

w.

§ 19. Podstawę założenia i dokonywania zmian

w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych w czasie pokoju

stanowią następujące dokumenty

1) decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji;

2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

3) wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;

4) porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3

ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na podstawie których organy wojskowe zawierają te porozumienia;

16) życiorys;

17) odpis aktu urodzenia;

18) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;

19) postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie

się obywatelstwa polskiego;

20) dokumenty wydane przez organy władzy państwowej oraz meldunki o zmianie miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska

lub imienia;

21) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne

uprawnione organy, potwierdzające przebieg pracy zawodowej;

22) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki

wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień

wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;

23) dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;

5) dokumenty wydane przez cywilne i wojskowe placówki edukacyjne lub inne uprawnione organy,

potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu

lub stopnia naukowego, specjalizacji (uprawnienia) zawodowej, klasy kwalifikacyjnej specjalisty

albo ukończenie kursu, praktyki lub stażu, a także

meldunki w tych sprawach;

24) wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej;

6) protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez

resortowe komisje egzaminacyjne, dokumentujące znajomość języków obcych;

26) wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego,

o którym mowa w art. 62 ust. 12 ustawy, lub macierzyńskiego;

25) wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych, o których mowa w art. 62 ust. 11 ustawy, w celu sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny;

41) dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności

fizycznej powodujące skutki kadrowe;

.go

v.p

l

27) wnioski o udzielenie zezwolenia na wykonywanie

pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności

gospodarczej;

Poz. 393

28) wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych lub

międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;

29) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o

a) zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w celach

niezwiązanych z zawodową służbą wojskową

oraz decyzje w tych sprawach,

b) przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,

c) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z jej pobieraniem;

30) oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie

na stanowisko służbowe w instytucjach cywilnych,

o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;

31) oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej

służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym

stanowisku służbowym;

32) wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;

43) inne dokumenty powodujące skutki kadrowe

i finansowe.

§ 20. 1. Sposób opracowywania

1) formularzy i rozkazów personalnych w sprawach

dotyczących powoływania do zawodowej służby

wojskowej, wyznaczania na stanowiska służbowe

oraz zwalniania z zawodowej służby wojskowej

i skreślania z ewidencji wojskowej, a także kodowania informacji w tych rozkazach — określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 11 do rozporządzenia;

2) rozkazów personalnych o mianowaniu żołnierzy

zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych na stopnie wojskowe oraz o nadawaniu medali resortowych, a także kodowania informacji

w tych rozkazach — określa instrukcja stanowiąca

§ 21. Źródła informacji aktualizujących dokumenty

ewidencyjne w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych

w czasie pokoju znajdują się w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub

przez niego nadzorowanych oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej.

§ 22. Źródła informacji, o których mowa w § 21,

mogą znajdować się także u innych podmiotów i mogą dotyczyć

1) zmiany miejsca zamieszkania lub adresu zameldowania;

2) zmiany stanu cywilnego;

3) zmiany stanu rodzinnego;

4) zmiany nazwiska lub imienia;

5) uzyskiwania bez pośrednictwa jednostek wojskowych

a) wykształcenia w cywilnych placówkach edukacyjnych,

b) stopni i tytułów naukowych,

c) specjalizacji (uprawnień) zawodowych,

6) odznaczeń nadawanych przez organy organizacji

międzynarodowych lub innych państw;

7) przebiegu pracy zawodowej;

8) karalności;

c) przenoszenia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,

.go

v.p

l

d) orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak;

Poz. 393

9) innych dokumentów lub adnotacji urzędowych.

§ 23. 1. W przypadkach, o których mowa w § 22,

żołnierz zawodowy lub kandydat na żołnierza zawodowego, którego informacja dotyczy, w terminie 14 dni

od zaistnienia zmiany (zdarzenia), przekazuje tę informację organowi kadrowemu, przedstawiając jednocześnie stosowne dokumenty stanowiące podstawę

aktualizacji ewidencji wojskowej.

d) kierowania na studia, naukę, kurs, staż naukowy

lub specjalizację, w kraju i za granicą,

e) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju,

f) wyznaczania do pełnienia zawodowej służby

wojskowej poza granicami państwa,

g) zwalniania żołnierzy zawodowych z zawodowej

służby wojskowej i skreślania z ewidencji wojskowej,

h) powołania do zawodowej służby wojskowej;

2) organ kadrowy Szefa Sztabu Generalnego Wojska

Polskiego w zakresie

a) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju —

stosownie do kompetencji Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,

2. W przypadku, o którym mowa w § 22 pkt 4, rozkaz personalny dla celów ewidencyjnych wydaje

b) kierowania do pełnienia zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa;

1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr — w odniesieniu do oficerów zawodowych;

3) organy kadrowe jednostek wojskowych, w których

są prowadzone teczki akt personalnych, w odniesieniu do informacji aktualizującej o żołnierzu zawodowym zgromadzonej w czasie pełnienia przez

niego zawodowej służby wojskowej — w zakresie

2) organ, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy —

w odniesieniu do podoficerów zawodowych i szeregowych zawodowych;

a) zawierania kontraktów,

b) wyznaczania na stanowiska służbowe,

rcl

3) komendant wojskowej placówki edukacyjnej —

w odniesieniu do kandydatów na żołnierzy zawodowych pozostających na jego ewidencji.

3. Kopię rozkazu, o którym mowa w ust. 2, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego wydania

ww

w.

1) do organu kadrowego, o którym mowa w § 10,

oraz jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy, a także, w zależności

od podległości służbowej, do organu kadrowego

właściwego dowódcy komponentu organizacyjnego, organu kadrowego Szefa Sztabu Generalnego

Wojska Polskiego lub departamentu Ministerstwa

Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr;

2) do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr — w odniesieniu

do kandydatów na żołnierzy zawodowych.

§ 24. Organy wojskowe kierujące na studia, naukę,

kurs, staż lub specjalizację, w kraju i za granicą, po ich

zakończeniu, przekazują dokumenty wydane przez

placówki edukacyjne do organów kadrowych, o których mowa w § 10, oraz kopię tych dokumentów do

jednostek wojskowych, na których ewidencji żołnierze

zawodowi pozostają.

c) opinii służbowych,

d) zmian stopni wojskowych,

e) informacji dotyczących spraw personalnych

stwierdzonych w rozkazach dziennych tych dowódców,

f) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych żołnierza zawodowego lub pracowników organu kadrowego,

w szczególności w formie decyzji, rozkazów,

oświadczeń, wniosków, notatek służbowych

i zawiadomień,

g) informacji dotyczących rozpoczęcia i ukończenia szkolenia, uzyskanego wykształcenia, uzyskanych stopni naukowych, specjalizacji lekarskich, ukończenia aplikacji sędziowskiej, prokuratorskiej lub innej,

h) informacji i dokumentów nadesłanych z sądów,

prokuratur, Żandarmerii Wojskowej i innych organów,

i) orzeczeń wojskowych komisji lekarskich,

j) zwolnień z zawodowej służby wojskowej,

§ 25. 1. Jednostkami i komórkami organizacyjnymi, o których mowa w § 21, gromadzącymi informacje

aktualizujące dokumenty ewidencyjne są

k) powołania do zawodowej służby wojskowej

w korpusie podoficerów zawodowych i szeregowych zawodowych;

1) departament Ministerstwa Obrony Narodowej

właściwy do spraw kadr w zakresie

4) organy kadrowe wojskowych placówek edukacyjnych kształcących kandydatów na żołnierzy zawodowych, w odniesieniu do słuchaczy tych szkół —

w zakresie

a) zmian stopni wojskowych,

b) nadawania orderów i odznaczeń państwowych,

medali resortowych oraz odznak,

a) przebiegu służby wojskowej niezawodowej,

b) zmian stopni wojskowych,

1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których

mowa w § 12 ust. 4, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie („Spis dokumentów

zakończono w dniu … Liczba dokumentów: … Liczba arkuszy: …”);

.go

v.p

l

c) opinii służbowych sporządzonych przez uprawnionych przełożonych,

Poz. 393

d) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych kandydata na żołnierza zawodowego lub pracowników organu

kadrowego, w szczególności w postaci oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień;

5) inne, niewymienione w pkt 1—4 organy, w zakresie posiadanych kompetencji, jeżeli wytwarzane

przez nie dokumenty mają wpływ na aktualizację

dokumentów ewidencyjnych żołnierzy zawodowych lub przebieg ich służby.

2. Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła w terminie 7 dni od dnia

jego wydania, w zależności od podległości służbowej,

do organu kadrowego właściwego dowódcy komponentu organizacyjnego lub organu kadrowego Szefa

Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego

do spraw kadr.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego

pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa

w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, po zakończeniu przez

niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu kadrowego, o którym mowa w § 10, po

uprzednim

1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2) trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji; przepisy

§ 14 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 29. Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego,

prowadzoną w organie kadrowym jednostki wojskowej, której dowódca posiada kompetencje do wyznaczenia na stanowisko służbowe, przesyła się do organu kadrowego prowadzącego jego teczkę akt personalnych po wyznaczeniu go na nowe stanowisko służbowe, jeżeli po tym wyznaczeniu ustaje obowiązek jej

prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym.

rcl

3. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał

rozkaz personalny o zwolnieniu żołnierza z zawodowej

służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia

przesyła meldunek o realizacji zwolnienia do właściwych organów kadrowych, o których mowa w ust. 2.

2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1,

przez szefa organu kadrowego lub upoważnioną

przez niego osobę, odciskiem pieczęci urzędowej

oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania

tych czynności.

§ 26. Wojskowy komendant uzupełnień przekazuje

właściwe dokumenty

ww

w.

1) komendantowi (rektorowi) właściwej placówki

edukacyjnej, jeżeli żołnierz lub osoba jest powoływana do czynnej służby wojskowej pełnionej jako

służba kandydacka;

2) dowódcy jednostki wojskowej, który zawiera kontrakt z żołnierzem rezerwy lub osobą, o której mowa w art. 17a ustawy, powoływaną do zawodowej

służby wojskowej.

§ 27. Organy kadrowe jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają kompetencje kadrowe, na

bieżąco aktualizują prowadzone przez siebie dokumenty ewidencyjne. Organy te przesyłają wytworzone

u siebie źródłowe, aktualne dokumenty ewidencyjne

do organu kadrowego jednostki wojskowej, w którym

jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza zawodowego. Organ, do którego przesłano dokumenty,

niezwłocznie aktualizuje prowadzone dokumenty

ewidencyjne.

§ 28. 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się do właściwego organu kadrowego,

o którym mowa w § 10, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu

go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym, po uprzednim wykonaniu następujących

czynności

§ 30. 1. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego

przeniesionego do rezerwy kadrowej przesyła się do

organu kadrowego prowadzącego teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego.

2. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do dyspozycji przesyła się wraz z teczką

akt personalnych do organu kadrowego jednostki

wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej.

§ 31. Karty ewidencyjne i teczkę akt personalnych

żołnierza, w stosunku do którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub

zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ kadrowy, w którym była prowadzona

jego teczka akt personalnych, przesyła niezwłocznie

do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego

żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej.

§ 32. 1. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub

skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła — z zastrzeżeniem ust. 3

1) w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5

oraz art. 113 ustawy

a) teczkę akt personalnych żołnierza, po aktualizacji tej teczki i kart ewidencyjnych oraz włączeniu

do niej jednego egzemplarza karty — do właściwego archiwum wojskowego,

2) w pozostałych przypadkach

§ 34. Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób

.go

v.p

l

b) drugi egzemplarz karty ewidencyjnej — do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego

dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt

stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej

trzy miesiące;

Poz. 393

a) teczkę akt personalnych i karty ewidencyjne żołnierza posiadającego stopień wojskowy do pułkownika (komandora) włącznie, po aktualizacji

tej teczki i kart — do wojskowego komendanta

uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały lub pobyt czasowy

trwający co najmniej trzy miesiące,

b) teczkę akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy generała brygady (kontradmirała) lub wyższy, po aktualizacji tej teczki

i kart ewidencyjnych oraz włączeniu do niej jednego egzemplarza karty — do departamentu

Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego

do spraw kadr; drugi egzemplarz karty ewidencyjnej przesyła się do wojskowego komendanta

uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące.

2) każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;

3) w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt personalnych

dokumenty, które mają być włączone do teczek akt

personalnych, załącza się do kart wypożyczeń;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy udostępniają teczki akt personalnych, dopilnowują zwrotu

tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;

5) adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz

jej kompletności wpisuje się w karcie wypożyczeń;

6) żołnierz zawodowy (kandydat na żołnierza zawodowego) korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek akt personalnych

lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością personalną.

§ 35. Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy

zawodowych odbywa się w następujący sposób

1) karty ewidencyjne są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez pracowników organu kadrowego prowadzących kartotekę ewidencyjną;

rcl

2. Organ, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po ukończeniu przez żołnierza zwolnionego z zawodowej służby wojskowej sześćdziesiątego roku życia lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła jego teczkę akt

personalnych, po uprzednim włączeniu do niej karty

ewidencyjnej, do właściwego archiwum wojskowego.

1) teczki akt personalnych udostępniają pracownicy

zbioru teczek akt personalnych lub osoby wykonujące zadania związane z działalnością personalną;

ww

w.

3. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu

z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu

z ewidencji wojskowej żołnierza, który pełnił zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1

ustawy, przesyła teczkę akt personalnych i karty

ewidencyjne tego żołnierza do organu kadrowego kierownika tej instytucji.

Rozdział 8

Udostępnianie ewidencji wojskowej

żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących

służbę kandydacką

§ 33. Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych

i kandydatów na żołnierzy zawodowych udostępnia

się zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji

niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych

1) dowódcy jednostki wojskowej oraz przełożonemu

żołnierza zawodowego (kandydata na żołnierza zawodowego);

2) szefowi organu kadrowego;

3) żołnierzowi zawodowemu lub pracownikowi wykonującemu zadania związane z działalnością personalną;

4) osobom zatrudnionym przy prowadzeniu i aktualizowaniu dokumentów ewidencyjnych;

5) żołnierzowi zawodowemu (kandydatowi na żołnierza zawodowego), którego dotyczy ta ewidencja.

2) karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;

3) w przypadku konieczności dokonania wpisów

w udostępnionej karcie ewidencyjnej dokonuje się

ich niezwłocznie po jej zwrocie;

4) pracownicy organu kadrowego, którzy prowadzą

kartotekę ewidencyjną, dopilnowują zwrotu kart

ewidencyjnych w ustalonym terminie.

§ 36. 1. Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom, niż wymienione w § 33, odbywa się na podstawie odrębnych

przepisów.

2. W przypadku konieczności przesłania teczki akt

personalnych do podmiotu, o którym mowa w ust. 1,

od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 34

pkt 2—5 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 9

Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej

żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących

służbę kandydacką w przypadku jej zniszczenia

lub zaginięcia

§ 37. 1. Odtwarzanie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych następuje w przypadku zniszczenia jej w całości

lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie z niej w całości lub części.

Rozdział 10

.go

v.p

l

2. Odtwarzanie ewidencji wojskowej zarządza dowódca jednostki wojskowej, w której uległa ona zniszczeniu lub w której wystąpiły zdarzenia, o których mowa w ust. 1.

Poz. 393

§ 38. 1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki

akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się duplikat teczki akt personalnych. Przepisy § 11

i 12 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej stronie

okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje się

adnotację „DUPLIKAT”.

Przejście z pokojowego na

wojenny system prowadzenia

ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

§ 40. Przejścia z pokojowego na wojenny system

prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych dokonuje się z dniem ogłoszenia mobilizacji lub

wprowadzenia stanu wojennego.

2. Duplikat teczki akt personalnych sporządza się

na podstawie dokumentów

§ 41. 1. Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej, w jednostkach wojskowych,

w których żołnierze zawodowi zajmują stanowiska

służbowe, prowadzi się wyłącznie karty ewidencyjne.

1) uzyskanych z organów wojskowych, o których mowa w § 21;

2. Z pozostałymi dokumentami ewidencyjnymi postępuje się następująco

2) dostarczonych przez zainteresowanych żołnierzy;

1) zaprzestaje się prowadzenia teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i bazy danych systemu teleinformatycznego, o której mowa w § 3;

3) danych uzyskanych od

a) wojskowych komisji lekarskich — w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,

b) rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,

2) teczki akt personalnych, karty ewidencyjne i dokumenty ewidencyjne, o których mowa w § 6 ust. 2

pkt 2 i 3, przekazuje się do

d) innych jednostek organów administracji

publicznej obowiązanych do bezpłatnego ich

udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.

a) Centralnego Archiwum Wojskowego — z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, organu kadrowego Szefa

Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych, Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych, Inspektoratu Wojskowej Służby Zdrowia, Komendy Głównej Żandarmerii Wojskowej i Dowództwa Garnizonu

Warszawa, a także Akademii Obrony Narodowej

i Wojskowej Akademii Technicznej,

3. Teczki akt personalnych, w miejsce których zostały sporządzone duplikaty

b) właściwego archiwum wojskowego — odpowiednio z pozostałych organów;

1) zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się,

3) kopię bazy danych systemu teleinformatycznego,

na informatycznym nośniku danych, przekazuje

się z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr do Centralnego Archiwum Wojskowego.

ww

w.

rcl

c) sądów i jednostek prokuratury oraz Krajowego

Rejestru Karnego,

2) odnalezione po uzupełnieniu duplikatu dokumentami występującymi w oryginale teczki a nieujętymi w duplikacie

— niszczy się protokolarnie.

§ 39. 1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty

ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się

duplikat karty ewidencyjnej.

2. Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się w oparciu o dane zawarte w teczce akt personalnych lub

w karcie ewidencyjnej prowadzonej w innym organie

kadrowym, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza

się napisem „DUPLIKAT”.

3. Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza dowódca jednostki

wojskowej swoim podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

4. Karty ewidencyjne, w miejsce których zostały

sporządzone duplikaty, niszczy się protokolarnie.

3. Dokumenty niewymienione w ust. 2 pkt 2 pozostają w jednostce wojskowej.

§ 42. 1. Przekazany przez organ kadrowy rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych

oraz protokołem ich przekazania.

2. W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujący te teczki i karty zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej

stronie wpisuje

1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych i karty ewidencyjne, podając stopień wojskowy, imię

i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;

2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych,

karty ewidencyjne, rejestr alfabetyczny teczek akt

personalnych i kart ewidencyjnych);

4) datę przekazania.

3. Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy przekazującego

i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych i określeniem jednostek wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową.

Między podpisami odciska się pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.

§ 43. 1. Archiwa, o których mowa w § 41 ust. 2

pkt 2, wystawiają pokwitowanie odbioru przekazanych

im dokumentów ewidencyjnych.

2. Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające

1) wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,

2) podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem

wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz datą

i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej

— przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje się według zasad określonych w rozporządzeniu.

§ 45. 1. Teczki akt personalnych prowadzone przed

wejściem w życie rozporządzenia prowadzi się dalej

na zasadach określonych w rozporządzeniu, po

uprzednim wykonaniu czynności określonych w § 28

w odniesieniu do spisu dokumentów zgromadzonych

w dziale, o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 lutego

2008 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. Nr 38, poz. 217).

2. Zezwala się na prowadzenie dokumentów

ewidencyjnych, o których mowa w § 6 pkt 1 i pkt 2

lit. a—c oraz § 9 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa

w ust. 1, według wzorów określonych w załącznikach nr 1—6 i 10—12 do rozporządzenia — do wyczerpania zapasów formularzy.

§ 46. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.4)

Minister Obrony Narodowej: B. Klich

4) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze-

niem Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 lutego 2008 r.

w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

(Dz. U. Nr 38, poz. 217), które traci moc z dniem wejścia

w życie niniejszego rozporządzenia, stosownie do brzmienia art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2009 r. o zmianie

ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz

niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 79, poz. 669 i Nr 161,

poz. 1278).

rcl

Rozdział 11

wodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych,

zachowują ważność.

.go

v.p

l

3) liczbę przekazanych teczek akt personalnych i kart

ewidencyjnych oraz liczbę przekazanych paczek

z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul

tajności i opisem tych paczek;

Poz. 393

Przepisy przejściowe i końcowe

ww

w.

§ 44. 1. Dotychczasowe dokumenty, będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy za-

.go

v.p

l

Elektronicznie

podpisany przez

Mariusz

Lachowski

Data: 2010.04.16

20:07:37 +02'00'

Poz. 393

.go

v.p

l

393

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 4 marca 2010 r.

w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką

Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia

11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 141, poz. 892, z późn.

zm.1)) zarządza się, co następuje

6) dokument — informację utrwaloną w formie

pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej, także w formie utrwalonej na dyskietce, płycie CD lub

innym informatycznym nośniku danych;

Rozdział 1

7) dokument ewidencyjny — książkę, dziennik, zestawienie, wykaz, a także informatyczny nośnik danych lub inne urządzenie ewidencyjne, posiadające określony zakres merytoryczny wprowadzanych

do niego informacji, wpisywanych przez użytkownika w ustalonych terminach lub stosownie do zaistnienia zdarzenia wymagającego określonego

udokumentowania;

Przepisy ogólne

Załączniki do rozporządzenia Ministra Obrony

Narodowej z dnia 4 marca 2010 r. (poz. 393)

Załącznik nr 1

rcl

WZÓR

ww

w.

rcl

.go

v.p

l

— 5395 —

ww

w.

.go

v.p

l