Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa

§ 1. Rozporządzenie określa

2) sposób

2. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym

materiałów archiwalnych w postaci papierowej odpowiada jednej teczce, a w przypadku gdy teczka dzieli

się na tomy — jednemu tomowi.

.go

1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania

w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa

państwa, utworzonych w urzędach obsługujących

organy państwowe i państwowych jednostkach

organizacyjnych, innych niż wymienione w art. 5

ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej

„ustawą”, oraz w urzędach obsługujących organy

jednostek samorządu terytorialnego i innych

samorządowych jednostkach organizacyjnych;

§ 4. 1. Komórki organizacyjne przekazują do Centralnego Archiwum Wojskowego przygotowane i uporządkowane materiały archiwalne na podstawie spisu

zdawczo-odbiorczego tych materiałów.

4. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych zawiera

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której

utworzono komórkę organizacyjną;

2) datę sporządzenia spisu;

3) nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła

materiały archiwalne, będące przedmiotem przekazania, oraz

w.

rcl

a) przekazywania materiałów archiwalnych do

Centralnego Archiwum Wojskowego,

3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym

materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej odpowiada jednej sprawie.

b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych

w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego

2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64,

poz. 565, z późn. zm.2)).

§ 2. Dokumentacja powstająca oraz napływająca

do komórek organizacyjnych, o których mowa w § 1

pkt 1, zwanych dalej „komórkami organizacyjnymi”,

klasyfikowana jest na podstawie jednolitych rzeczowych wykazów akt, zwanych dalej „wykazami akt”,

właściwych dla jednostek organizacyjnych, w których

te komórki zostały utworzone.

4) dla każdej pozycji spisu co najmniej

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,

c) tytuł,

d) roczne daty krańcowe,

e) liczbę stron w teczce, jeżeli materiały archiwalne są w postaci papierowej, lub liczbę dokumentów w sprawie, jeżeli materiały archiwalne

są w postaci elektronicznej.

2. Sposób kwalifikowania dokumentacji, o której

mowa w § 2, i oznaczania jej kategorii archiwalnej ze

względu na okresy przechowywania określa załącznik

do rozporządzenia.

2. Do sposobu przygotowania i uporządkowania

materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b

ustawy.

ww

§ 3. 1. Wykazy akt zawierają kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania.

§ 5. 1. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci papierowej

stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2

ustawy.

3. Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może

przekwalifikować do materiałów archiwalnych dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako

źródło informacji o wartości historycznej.

1) Zmiany

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170,

poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426,

z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307

i Nr 166, poz. 1317.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

poz. 817 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241.

§ 6. Przed przyjęciem materiałów archiwalnych

Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może

sprawdzić stan oraz prawidłowość przygotowania,

uporządkowania i zewidencjonowania materiałów

archiwalnych.

§ 7. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu, na podstawie spisu, za zgodą Szefa

Centralnego Archiwum Wojskowego, po upływie

okresu przechowywania, jeżeli utraciła praktyczne

znaczenie dla potrzeb komórki organizacyjnej oraz do

celów kontrolnych.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której

utworzono komórkę organizacyjną;

2) datę sporządzenia spisu;

3) stwierdzenie, że dokumentacja utraciła przydatność do celów, o których mowa w ust. 1;

4) imiona i nazwiska, stanowiska służbowe oraz podpisy osób dokonujących stwierdzenia, o którym

mowa w pkt 3, oraz

5) dla każdej pozycji spisu co najmniej

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,

3. Dokumentacja niearchiwalna jest niszczona tak,

aby niemożliwe było jej odtworzenie.

§ 8. Wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych

w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego

2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, określają przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy.

§ 9. Do dokumentacji, która powstała przed dniem

wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się odpowiednio przepisy § 3—7.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie

14 dni od dnia ogłoszenia.

.go

c) tytuł sprawy wraz z wykazem dokumentów

w sprawie,

Poz. 181

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 34

d) roczne daty krańcowe w obrębie pozycji spisu,

e) ewentualne uwagi.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

Elektronicznie

podpisany przez

Grzegorz Paczowski

Data: 2010.03.08

15:31:27 +01'00'

— 2875 —

Poz. 181

181

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 26 lutego 2010 r.

w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania

w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa

Na podstawie art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.1))

zarządza się, co następuje

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 26 lutego 2010 r. (poz. 181)

SPOSÓB KWALIFIKOWANIA DOKUMENTACJI I OZNACZANIA JEJ KATEGORII ARCHIWALNEJ

13) planów pracy zespołów reagowania kryzysowego,

w.

rcl

Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną

dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem „B10” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej dokumentację niearchiwalną.

Do dokumentacji oznaczonej symbolem „A” kwalifikuje się dokumentację wynikającą z realizacji spraw

lub dotyczącą

14) planów ćwiczeń zespołów reagowania kryzysowego,

15) sprawozdań i raportów rocznych zespołów reagowania kryzysowego,

16) planów ochrony infrastruktury krytycznej,

17) nadzoru nad organizacją formacji obrony cywilnej,

1) wojewódzkich planów poboru,

18) planów obrony cywilnej,

2) planowania operacyjnego,

19) wykazów obiektów służących obronie cywilnej,

3) programowania obronnego,

20) planowania i organizowania systemów ostrzegania ludności,

4) przeglądów obronnych,

5) planów mobilizacji gospodarki,

ww

6) planowania i realizacji zadań wynikających z PMG,

7) zestawień zadań w zakresie militaryzacji oraz aktów kierowania wewnętrznego w tym zakresie,

8) regulaminów organizacyjnych jednostek zmilitaryzowanych,

9) planów formowania jednostek zmilitaryzowanych,

10) programów i planów szkoleń z zakresu obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej,

militaryzacji,

11) planów reagowania kryzysowego,

12) dokumentacji posiedzeń zespołów reagowania

kryzysowego,

21) przedsięwzięć związanych z ochroną dóbr kultury,

płodów rolnych i produktów żywnościowych,

zwierząt gospodarskich, ujęć i urządzeń wodnych,

aparatury i dokumentacji naukowej, technicznej

i technologicznej, zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej,

22) kontroli zewnętrznych w zakresie wykonania zadań obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,

23) innych zagadnień, wyłączoną w trakcie wyrażania

zgody przez Centralne Archiwum Wojskowe.

4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „B10”

kwalifikuje się inną niż wymienioną w pkt 3 dokumentację dotyczącą zagadnień z zakresu obronności,

obrony cywilnej, militaryzacji i reagowania kryzysowego.