Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

§ 3. 1. Materiały zawierające informacje niejawne

utrwalone w formie pisemnej, zwane dalej „pismem”,

oznacza się w następujący sposób

1) na każdej stronie pisma umieszcza się

2. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób

wyraźny i w pełnym jej brzmieniu.

3. Wprowadza się następujące oznaczenia klauzul

tajności

1) „00”— dla klauzuli „ściśle tajne”;

2) „0” — dla klauzuli „tajne”;

3) „Pf”— dla klauzuli „poufne”;

4) „Z”— dla klauzuli „zastrzeżone”.

a) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej

— klauzulę tajności,

— numer egzemplarza pisma, a w przypadku

gdy pismo wykonano w jednym egzemplarzu

— napis „Egz. pojedynczy”,

.go

§ 1. 1. Oznaczenie materiału zawierającego informacje niejawne określoną klauzulą tajności polega na

umieszczeniu na nim odpowiedniej klauzuli tajności.

w.

rcl

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają

b) w lewym górnym rogu sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się oddzielone myślnikami: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, oznaczenie klauzuli tajności w sposób, o którym mowa w § 1 ust. 3, i numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane

w odpowiedniej ewidencji, łamany przez rok

lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo

zostało wykonane, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie

miejsca jego wykonania w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy,

1) informatyczny nośnik danych — materiał lub urządzenie w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia

17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.

Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2));

2) dokument elektroniczny — dokument w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy wymienionej w pkt 1;

3) poczta elektroniczna — środek komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia

18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.3));

ww

4) metadane — zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych

informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie

i długotrwałe przechowywanie;

5) ustawa — ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r.

o ochronie informacji niejawnych.

1) Zmiany

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały

ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149,

poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r.

Nr 25, poz. 162, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r.

Nr 178, poz. 1375.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127,

poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40,

poz. 230.

3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U.

z 2004 r. Nr 96, poz. 959 i Nr 173, poz. 1808, z 2007 r. Nr 50,

poz. 331, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 i Nr 216, poz. 1371 oraz

z 2009 r. Nr 201, poz. 1540.

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz

numer strony łamany przez liczbę stron całego

pisma;

2) na pierwszej stronie pisma umieszcza się również

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu

— nazwę miejscowości i datę podpisania pisma,

— napis o treści: „podlega ochronie do ...”, jeżeli został określony krótszy niż wskazany

w art. 25 ust. 3 ustawy okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę

służbową,

— w przypadku pisma, któremu nadano bieg

korespondencyjny pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska

adresata oraz imię i nazwisko, a w przypadku

wielu adresatów dopuszcza się możliwość

umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”,

— napis „Krypto” — w przypadku materiałów

kryptograficznych;

3) na ostatniej stronie pisma umieszcza się również

a) z lewej strony pod treścią

— liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników, jeżeli są dołączone do pisma,

— klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji,

— liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału

i jego odpowiednią jednostkę miary,

— w przypadku, gdy adresatowi wysyła się inną

liczbę załączników, niż pozostawia w aktach,

dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez

pozostawiania ich w aktach, napis „do zwrotu”— jeżeli załączniki mają zostać zwrócone

osobie uprawnionej do jego podpisania,

§ 5. Materiały w postaci prezentacji multimedialnych oznacza się w następujący sposób

1) na każdym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji multimedialnej umieszcza

się

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności,

b) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer slajdu lub strony łamany przez liczbę slajdów lub stron;

2) na pierwszym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji multimedialnej umieszcza się dodatkowo

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej oraz sygnaturę literowo-cyfrową, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 lit. b,

.go

b) z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją

o załącznikach w kolejności pionowej: nazwa

stanowiska oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do jego podpisania,

Poz. 1069

v.p

l

Dziennik Ustaw Nr 159

c) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej

— liczbę wykonanych egzemplarzy,

— adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację „adresaci według rozdzielnika”,

— imię i nazwisko lub inne dane identyfikujące

sporządzającego i wykonawcę.

§ 6. 1. Na pismach stanowiących załączniki, na

pierwszej stronie w prawym górnym rogu, umieszcza

się dodatkowo napis: „Załącznik nr ... do pisma nr ...

z dnia …”.

2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się,

w miarę możliwości, na innych niż pismo materiałach.

w.

rcl

2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści

b) napis o treści: „podlega ochronie do ...”, jeżeli

został określony krótszy niż wskazany w art. 25

ust. 3 ustawy okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową.

1) „udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

2) „kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

3) „odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

4) „kopiowanie stron od ... do ... tylko za pisemną

zgodą nadawcy”;

5) „odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

6) „wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”.

ww

3. W przypadkach uzasadnionych organizacją

ochrony informacji niejawnych na materiałach zawierających informacje niejawne można nanosić dodatkowe oznaczenia, inne niż te, o których mowa w ust. 1

i 2.

3. Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się załączniki oznaczone klauzulami tajności, to

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu nie

może być niższa niż klauzula załącznika o najwyższym stopniu tajności;

2) na piśmie przewodnim, jeżeli jego klauzula jest inna po odłączeniu załączników, zamieszcza się dyspozycję co do klauzuli tajności pisma po trwałym

ich odłączeniu; na każdej stronie pod numerem

egzemplarza zamieszcza się napis: „... (nazwa

klauzuli tajności) po odłączeniu załączników” lub

„Jawne po odłączeniu załączników”.

4. Przy rejestracji pisma przewodniego, o którym

mowa w ust. 3 pkt 2, we właściwej ewidencji, w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” wpisuje się adnotację o treści „... (nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu załączników” lub „Jawne po odłączeniu załączników”.

§ 4. 1. Dokumenty elektroniczne przetwarzane wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy, podlegające ewidencji

w elektronicznym rejestrze dokumentów, oznacza się

w sposób określony w § 3.

§ 7. 1. Na materiałach innych niż pismo klauzulę

tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się

przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii

lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli to

nie jest możliwe — na ich obudowie lub opakowaniu.

2. W przypadku dokumentów elektronicznych,

o których mowa w ust. 1, na każdej stronie w prawym

górnym rogu pod klauzulą tajności zamiast oznaczenia numeru egzemplarza umieszcza się napis „Egz.

elektroniczny”.

2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie

dźwięku, obrazu lub poczty elektronicznej powinno

być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej

klauzuli tajności, jeżeli istnieją takie możliwości techniczne.

§ 11. Na dokumentach elektronicznych nie dokonuje się skreśleń i adnotacji, o których mowa w § 9

ust. 1—3. Informacje o skreśleniach i adnotacjach

umieszcza się we właściwych ewidencjach lub metadanych dokumentu elektronicznego.

§ 9. 1. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustawowy okres ochrony

lub ustanowiony przez osoby, o których mowa

w art. 21 ust. 1 oraz art. 25 ust. 6 ustawy

§ 12. 1. Na zawierających informacje niejawne

kopiach, odpisach, wyciągach, tłumaczeniach pism,

wypisach z nich i wydrukach dokumentów elektronicznych przetwarzanych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy, oraz wydrukach z informatycznych nośników

danych przesyłanych jako załączniki do pism umieszcza się

1) skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie

w prawym górnym i dolnym rogu;

1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu

odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”,

„Tłumaczenie z języka” (nazwa języka — imię i nazwisko tłumacza), „Wypis” lub „Wydruk”;

.go

2) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis „Jawne” oraz datę, imię, nazwisko

i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

v.p

l

§ 8. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach

klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na

górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz, jeżeli

jest, na stronie tytułowej.

2. Na pismach zawierających informacje niejawne,

wobec których zniesiono lub zmieniono przyznaną

klauzulę tajności

1) na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreśla się dotychczasowe klauzule tajności;

2) nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się

nowe klauzule tajności;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodność” i odcisk tuszowej pieczęci z nazwą jednostki

lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki

wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis,

wyciąg, tłumaczenie, wypis lub wydruk.

2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wyciągu,

wypisu lub wydruku potwierdza podpisem odpowiednio kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej

lub inne osoby przez nich upoważnione, a tłumaczenia — osoba dokonująca tłumaczenia. Podpis wykonuje się czytelnie imieniem i nazwiskiem.

w.

rcl

3) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się datę,

imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych

adnotacji oraz wskazuje się podstawy dokonanej

zmiany.

2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim

zostały zarejestrowane we właściwej ewidencji,

numer wykonanego egzemplarza kopii, odpisu,

wyciągu, tłumaczenia, wypisu lub wydruku;

3. Na pismach zawierających informacje niejawne,

których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużeniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad

klauzulą tajności umieszcza się odpowiednio napis

„Skrócono okres ochrony do dnia ...” albo „Przedłużono okres ochrony do dnia ...”, a także datę, imię i nazwisko, podpis osoby dokonującej tych adnotacji oraz

wskazuje się podstawy dokonanej zmiany.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu odnotowuje się na ostatniej

stronie dokumentu, z którego sporządzono kopię, odpis, wyciąg, tłumaczenie lub wypis, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej,

w której sporządzono kopię, odpis, wyciąg, tłumaczenie lub wypis;

5. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3,

dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny.

Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu;

ww

4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1—3,

dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub jego

zastępca, kierownik archiwum lub jego zastępca albo

upoważnione przez nich lub przez kierownika jednostki organizacyjnej inne osoby.

6. W stosunku do pism znajdujących się w zbiorach dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustawowy lub ustanowiony

okres ochrony, czynności, o których mowa w ust. 1—5,

można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostępniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub

komórki organizacyjnej.

§ 10. W przypadku materiałów, o których mowa

w § 7 i 8, przepisy § 9 ust. 1—5 stosuje się odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materiałów.

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów,

wyciągów, tłumaczeń lub wypisów;

4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie lub wypis zostały zarejestrowane we właściwej ewidencji.

4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1—3,

wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu, natomiast numer, pod

jakim zostały zarejestrowane we właściwej ewidencji,

nanosi się dopiero po wykonaniu kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu.

5. Na wydrukach wymienionych w ust. 1 dokonuje

się adnotacji, o których mowa w ust. 3.

2) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, która

otrzymała dokument do wysłania;

§ 13. 1. Wydruki dokumentów przesłanych pocztą

elektroniczną, której infrastruktura znajduje się w strefie

bezpieczeństwa, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy,

oznacza się na zasadach określonych w § 12 ust. 1 i 2.

3. Adnotacji, o których mowa w ust. 2, dokonuje

się przed wysłaniem dokumentu.

3) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany

we właściwej ewidencji, liczbę stron dokumentu,

datę i godzinę nadania;

4) numer egzemplarza nadawanego dokumentu,

a w przypadku, gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, wpisuje się „Egz. pojedynczy”.

§ 15. 1. Materiały zawierające informacje niejawne

otrzymywane z zagranicy, w tym załączniki podlegające odłączeniu, oznacza się na górze i na dole pierwszej

i ostatniej strony krajowym odpowiednikiem zagranicznej klauzuli tajności.

.go

2. Na wydrukach wymienionych w ust. 1 dokonuje

się również adnotacji, o których mowa w § 12 ust. 3.

v.p

l

6. W przypadku wykonywania wydruku, kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych

nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3,

z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację

o wykonaniu wydruku, kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu. Napis na karcie powinien zawierać

adnotacje, o których mowa w ust. 3.

§ 14. 1. Na dokumencie otrzymanym za pośrednictwem narzędzia lub urządzenia kryptograficznego na

pierwszej stronie umieszcza się

1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub

urządzenia, za którego pośrednictwem dokument

otrzymano;

2) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, która

otrzymała dokument;

3) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany

we właściwej ewidencji, liczbę stron dokumentu,

datę i godzinę otrzymania;

§ 16. Materiały zawierające informacje niejawne

(części urządzeń, informatyczne nośniki danych) wykorzystywane w urządzeniach lub systemach przeznaczonych do wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych nie podlegają oznaczeniu zgodnie

z przepisami niniejszego rozporządzenia.

w.

rcl

4) numer egzemplarza otrzymanego dokumentu,

a w przypadku, gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, wpisuje się „Egz. pojedynczy”.

2. W przypadku materiałów zawierających informacje niejawne, wysyłanych za granicę w wykonaniu

umów międzynarodowych, stosuje się zasady oznaczania klauzulami tajności ustalone w tych umowach.

2. Informację potwierdzającą fakt nadania dokumentu za pośrednictwem narzędzia lub urządzenia,

o których mowa w ust. 1, jednostka lub komórka organizacyjna posiadająca takie narzędzie lub urządzenie

umieszcza na pierwszej stronie przekazanego do wysłania dokumentu, wymieniając

ww

1) rodzaj dokumentu w zależności od narzędzia lub

urządzenia, za którego pośrednictwem dokument

będzie wysłany;

§ 17. Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu

oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul

tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności

(Dz. U. Nr 205, poz. 1696).

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem

1 stycznia 2011 r.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

Elektronicznie

podpisany przez

Beata Jaszczyk

Data: 2010.08.31

18:24:30 +02'00'

— 12098 —

Poz. 1069

1069

v.p

l

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 13 sierpnia 2010 r.

w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej

klauzuli tajności

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.1)) zarządza się,

co następuje