Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

§ 1. Rozporzàdzenie okreÊla sposób i tryb udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´

w archiwach wyodr´bnionych, z wy∏àczeniem archiwum wyodr´bnionego Instytutu Pami´ci Narodowej — Komisji Âcigania Zbrodni przeciwko Narodowi

Polskiemu.

§ 2. Materia∏y archiwalne zgromadzone w archiwach wyodr´bnionych sà udost´pniane przez

1) umo˝liwienie zainteresowanym albo ich upowa˝nionym przedstawicielom osobistego zapoznania

si´ z oryginalnymi materia∏ami lub ich kopiami,

w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materia∏ów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materia∏ach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materia∏ów.

§ 3. 1. Materia∏y archiwalne udost´pnia si´ na podstawie pisemnego zg∏oszenia zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „zg∏aszajàcym”.

2. Zg∏oszenie sk∏ada si´ do organu, któremu jest

podporzàdkowane archiwum wyodr´bnione, zwane

dalej „archiwum”. Zg∏oszenie powinno zawieraç

1) imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci oraz adres do korespondencji — je˝eli zg∏oszenie sk∏ada osoba fizyczna lub jej upowa˝niony

przedstawiciel;

2) nazw´ i siedzib´ osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajàcej osobowoÊci prawnej

oraz imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu

to˝samoÊci osoby upowa˝nionej, której majà byç

udost´pnione materia∏y archiwalne — je˝eli zg∏oszenie sk∏ada osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materia∏ów archiwalnych lub okreÊlenie tematu, którego one dotyczà;

4) okreÊlenie celu udost´pnienia materia∏ów archiwalnych;

———————

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y

og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170,

poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

5) proponowany sposób udost´pnienia materia∏ów

archiwalnych.

3. Do zg∏oszenia za∏àcza si´ upowa˝nienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

§ 4. 1. Materia∏y archiwalne dotyczàce osób fizycznych udost´pnia si´ w pe∏nym zakresie tym osobom

do celów w∏asnych, je˝eli nie narusza to prawnie chronionych interesów paƒstwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych

w tych materia∏ach lub innych informacji podlegajàcych ograniczonemu dost´powi.

2. Materia∏y archiwalne, o których mowa w ust. 1,

zawierajàce chronione dane osobowe osób trzecich,

sà udost´pniane po anonimizacji tych danych.

§ 5. 1. Udost´pnienie materia∏ów archiwalnych

zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà wymaga pisemnej

zgody organu, któremu jest podporzàdkowane archiwum.

2. Zgod´ na udost´pnienie materia∏ów, o których

mowa w ust. 1, wydaje si´ na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „wnioskodawcà”.

3. Wniosek powinien zawieraç

1) imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci oraz adres do korespondencji — je˝eli

o udost´pnienie materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne ubiega si´ osoba

fizyczna lub jej upowa˝niony przedstawiciel;

2) nazw´ i siedzib´ osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajàcej osobowoÊci prawnej oraz imi´ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu to˝samoÊci jej upowa˝nionego przedstawiciela, któremu majà byç udost´pnione materia∏y archiwalne — je˝eli o udost´pnienie materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne ubiega si´ osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materia∏ów archiwalnych lub okreÊlenie tematu, którego one dotyczà;

4) okreÊlenie celu i uzasadnienie wykorzystania materia∏ów archiwalnych;

5) tytu∏ uprawniajàcy do uzyskania dost´pu do informacji niejawnych.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, za∏àcza

2) zaznacza brak zastrze˝eƒ odpowiednià adnotacjà

na zg∏oszeniu lub na wniosku.

1) kopi´ wa˝nego poÊwiadczenia bezpieczeƒstwa

wydanego przez w∏aÊciwà s∏u˝b´ ochrony paƒstwa lub pe∏nomocnika ochrony w rozumieniu

ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196,

poz. 1631, z póên. zm.2)), odpowiedniego do klauzuli tajnoÊci materia∏u archiwalnego, o którego

udost´pnienie ubiega si´ wnioskodawca;

2. Je˝eli przepisy prawa ograniczajà dost´p do informacji wskazanych w zg∏oszeniu lub wniosku, czynnoÊci, o których mowa w ust. 1, mogà byç poprzedzone z∏o˝eniem przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´

wyjaÊnieƒ lub oÊwiadczeƒ albo udokumentowaniem

uprawnieƒ do zapoznania si´ z treÊcià ˝àdanych materia∏ów archiwalnych.

si´

2) upowa˝nienie dla osoby, o której mowa w ust. 3

pkt 1 i 2.

5. Materia∏y archiwalne zawierajàce informacje

niejawne mogà byç udost´pnione wnioskodawcy

w zakresie niezb´dnym do osiàgni´cia celu wyra˝onego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 4.

6. Materia∏y, o których mowa w ust. 1, udost´pnia

si´ w archiwach, w których sà one przechowywane,

wy∏àcznie przez bezpoÊredni wglàd w orygina∏y dokumentów lub ich kopie.

7. Fakt udost´pnienia materia∏u archiwalnego zawierajàcego informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà podlega odnotowaniu w karcie zapoznania si´ z dokumentem.

§ 6. 1. Udost´pnianiu podlegajà materia∏y archiwalne zewidencjonowane, dla których sporzàdzono Êrodki ewidencyjno-informacyjne.

2. Oryginalne materia∏y archiwalne udost´pnia si´

po nadaniu im paginacji lub foliacji.

3. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje si´

równie˝ do kserokopii i fotokopii dokumentów, je˝eli

archiwum nie dysponuje oryginalnymi materia∏ami.

4. Do udost´pniania posiadanych przez archiwum

Êrodków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udost´pnienia stosuje si´

1) § 2, 4, 5, 7—9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz

§ 11—13, je˝eli sà udost´pniane Êrodki ewidencyjno-informacyjne dotyczàce materia∏ów archiwalnych zawierajàcych informacje niejawne stanowiàce tajemnic´ paƒstwowà lub s∏u˝bowà;

2) § 2—4, § 7—9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3

oraz § 11—13, je˝eli sà udost´pniane Êrodki ewidencyjno-informacyjne dotyczàce materia∏ów archiwalnych innych ni˝ wymienione w pkt 1.

§ 7. 1. Osoba kierujàca archiwum

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych

w zg∏oszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalnoÊci udost´pniania materia∏ów archiwalnych;

———————

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y

og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149,

poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz

z 2007 r. Nr 25, poz. 162.

3. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zg∏aszajàcy lub wnioskodawca sk∏ada pisemne

oÊwiadczenie dotyczàce sposobu i zakresu ich wykorzystania.

4. Je˝eli w korzystaniu z materia∏ów archiwalnych,

udost´pnianych odpowiednio do okreÊlonego zg∏oszenia lub wniosku, nastàpi przerwa przekraczajàca

6 miesi´cy, ponowne wykorzystanie wymaga z∏o˝enia

nowego zg∏oszenia lub wniosku.

§ 8. Organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e

1) uzale˝niç udost´pnienie ˝àdanych materia∏ów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia

prac o wskazanej tematyce lub od przed∏o˝enia

przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ pisma polecajàcego w∏aÊciwej w tym zakresie instytucji lub

osoby;

2) udost´pniç materia∏y archiwalne, z wy∏àczeniem

lub ograniczeniem mo˝liwoÊci ich reprodukowania ze wzgl´du na

a) z∏y stan fizyczny materia∏ów archiwalnych,

b) ˝àdanie przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´

materia∏ów archiwalnych zb´dnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1;

3) ustaliç maksymalnà liczb´ jednostek archiwalnych, jaka mo˝e byç udost´pniona jednej osobie

w ciàgu dnia, z uwzgl´dnieniem wymogów bezpieczeƒstwa zasobu archiwalnego.

§ 9. Organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e

wyraziç pisemnà zgod´ na udost´pnienie materia∏ów

archiwalnych, od których wytworzenia nie up∏yn´∏o

30 lat

1) do celów badaƒ naukowych;

2) na potrzeby tworzenia

a) materia∏ów prasowych przez czasopisma w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia

26 stycznia 1984 r. — Prawo prasowe (Dz. U.

Nr 5, poz. 24, z póên. zm.3)),

———————

3) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r.

Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114,

poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770,

z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198,

z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181,

z 2005 r. Nr 39, poz. 377 oraz z 2007 r. Nr 89, poz. 590.

b) programów radiowych i telewizyjnych przez

nadawców radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;

4) do celów w∏asnych osób fizycznych, je˝eli udost´pnienie materia∏ów archiwalnych dotyczàcych

tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów paƒstwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materia∏ach lub innych informacji podlegajàcych ograniczonemu dost´powi.

§ 10. 1. Udost´pnianie materia∏ów archiwalnych

mo˝e zostaç ograniczone ze wzgl´du na

1) ich z∏y stan fizyczny;

2) brak Êrodków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzeb´ wykorzystania materia∏ów archiwalnych

przez jednostk´ organizacyjnà przy wykonywaniu

jej ustawowych zadaƒ.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa

w ust. 1, organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona informuje o przyczynach ograniczenia zg∏aszajàcego lub

wnioskodawc´, wskazujàc równoczeÊnie przybli˝ony

termin udost´pnienia materia∏ów archiwalnych.

3. Udost´pnienie materia∏ów archiwalnych nie

uprawnia zg∏aszajàcego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.

§ 11. Materia∏y archiwalne udost´pnia si´ po okazaniu przez zg∏aszajàcego lub wnioskodawc´ dokumentu potwierdzajàcego to˝samoÊç.

§ 12. Je˝eli zg∏aszajàcy lub wnioskodawca podjà∏

lub podejmuje czynnoÊci zagra˝ajàce bezpieczeƒstwu

i integralnoÊci udost´pnionych materia∏ów archiwal-

Poz. 679

nych, organ, któremu jest podporzàdkowane archiwum, lub osoba przez niego upowa˝niona mo˝e pisemnie

1) wy∏àczyç mo˝liwoÊç korzystania z materia∏ów archiwalnych przez zg∏aszajàcego;

2) cofnàç wnioskodawcy zgod´ na korzystanie z materia∏ów archiwalnych.

§ 13. 1. Udost´pnianie materia∏ów archiwalnych

jest bezp∏atne, z zastrze˝eniem ust. 2.

2. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów zwiàzanych z udost´pnianiem

materia∏ów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierajà od zg∏aszajàcego lub wnioskodawcy

op∏at´ w wysokoÊci okreÊlonej w za∏àczniku do rozporzàdzenia.

3. Zg∏aszajàcy lub wnioskodawca wnosi op∏at´,

o której mowa w ust. 2, przed udost´pnieniem mu materia∏ów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materia∏ów.

§ 14. Traci moc rozporzàdzenie Rady Ministrów

z dnia 25 paêdziernika 2005 r. w sprawie sposobu i trybu udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w archiwach wyodr´bnionych, podporzàdkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi

w∏aÊciwemu do spraw wewn´trznych, ministrowi w∏aÊciwemu do spraw zagranicznych, ministrowi w∏aÊciwemu do spraw finansów publicznych, Szefowi Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, Szefowi Agencji

Wywiadu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta (Dz. U.

Nr 219, poz. 1847).

§ 15. Rozporzàdzenie wchodzi w ˝ycie po up∏ywie

14 dni od dnia og∏oszenia.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

Za∏àcznik do rozporzàdzenia Rady Ministrów

z dnia 3 czerwca 2008 r. (poz. 679)

OP¸ATY ZA UDOST¢PNIANIE MATERIA¸ÓW ARCHIWALNYCH W POSTACI REPRODUKCJI

1. Op∏aty za dwuwymiarowe kopie z materia∏ów p∏askich

2. Op∏aty za inne czynnoÊci zwiàzane z wykonywaniem reprodukcji

679

ROZPORZÑDZENIE RADY MINISTRÓW

z dnia 3 czerwca 2008 r.

w sprawie sposobu i trybu udost´pniania materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w archiwach

wyodr´bnionych

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z póên. zm.1))

zarzàdza si´, co nast´puje